クラウドPBXで電話環境を構築！メリットやポイントは？
現在、個人用の電話はほとんどがスマートフォンで、どこからでも自由に自分の電話番号から電話をすることができます。しかし、企業の電話運用はいまだにオフィスのデスク備え付けの固定電話機による運用がほとんどで、会社の電話を外に持ち出すことはできません。社用携帯としてガラケーやスマホを社員に支給している企業も増えていますが、会社の電話とは別の、社員個人の電話番号を使うため、会社の電話のように内線は使えませんし、料金も別途嵩んでしまいます。
しかし、新たな企業向けの電話運用として近年注目を集める「クラウドPBX」なら、会社の電話や内線を手持ちのスマートフォンで発着信できるので、個人向けのスマートフォンと同じように、会社にいなくとも、どこからでも自由に会社の電話を使うことができます。クラウドPBXは、このように会社の電話を自由に持ち運べることによって、様々なメリットが生まれます。
今回は、クラウドPBXでどのような電話環境が構築でき、どのようなメリットがあるのかを解説していきます。また、クラウドPBXの導入手順や、クラウドPBXで電話環境を構築する際にどういった点を工夫できるのかも併せて解説しますので、導入を迷っていらっしゃる企業の担当者様もぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXで構築できる電話環境とメリット
「クラウドPBX」は、簡単にいえば、従来企業向け電話運用として普及していた「ビジネスフォン」の仕組みをそのままクラウド環境に置き換え、改良して使いやすくしたサービスです。
クラウド環境というのは、インターネットにアクセスすることで必要なサービスを享受できる環境を指します。要するにクラウドPBXというのは、「インターネットにアクセスすることでビジネスフォンが使える（会社の電話が使えたり、他の社員と内線ネットワークを構築出来たりする）環境」といって差し支えないでしょう。
ここでは、クラウドPBXを導入することでどのような電話環境を構築できるのか、そしてどういったメリットがあるのかを、内線・外線に分けてまとめて紹介していきます。
内線
まず、クラウドPBXにおいてメリットが大きいのが「内線」の構築です。
従来のビジネスフォンのような固定電話運用の場合では、ビジネスフォンのシステムの中枢となる「主装置（PBX）」が会社など特定の拠点内に物理的に設置され、社内のすべての電話機・電話回線と有線接続される構造になっているため、内線は会社内（1つの拠点内）にある電話機同士でしか通話できません。そのため、同じ会社であっても別拠点であれば、連絡する際に外線を使う必要がありました。むしろ「内線は会社内でしか使えないものだ」というのが当たり前と思っていた方も多いでしょう。
しかし、クラウドPBXの場合は、ビジネスフォンと同じようにシステムの中枢を担い、電話機と回線を一元管理する主装置がクラウド環境に置かれているため、会社内に物理的設備を設置する必要がありません。そして、電話機と主装置はインターネット回線を介して相互接続するため、スマートフォンのようにモバイルデータ通信やWi-Fiが拾えるデバイスを使えば、無線での接続も可能になります。そのため、クラウドPBXは、「会社の外にいても会社の内線が使える」という、これまでの常識では考えられなかったような柔軟な運用ができるのです。
このように「場所に縛られず、どこからでも使える運用」であるクラウドPBXでは、特定の場所に縛られずにシステム上で繋がることができますから、たとえ数百キロ単位で離れた地方の支社であろうと、インターネットにさえ繋がれば、複数拠点間で内線が構築できます。つまり、沖縄支社と東京本社での内線通話も可能という事です。海外対応のクラウドPBXであれば、海外拠点との間にも内線ネットワークが構築可能なので、海外とも内線通話ができます。
なお、内線というのは内線通話時のみならず、「電話の取次ぎ」においても重要な役割を担っています。所定の着信を別の電話機に転送する、つまり電話の取次ぎがシステム的に行われる際には、内線が使われるからです。つまり、内線ネットワークを上記のように幅広い範囲に構築しておけば、社員が地方支社に出向していても、海外にいても、システム上は内線で繋がっていますから、本社の電話機から外出している社員のスマホへ、直接電話を取り次ぐことができます。
外線
クラウドPBXは、先述の通り、「場所に縛られず、どこからでも使える運用」であり、これは内線だけでなく、外線も同じです。つまり、「会社にいなくても会社の電話番号での発着信が利用できる」という、これまた従来のビジネスフォンでは考えられなかった運用が可能です。
商談等で外出していても、出張先にいても、はたまた在宅勤務であっても、どこからでも会社の電話番号を使っての通話ができます。また、外出先から会社の電話番号を使って客先に連絡を折り返す際にも、従来のようにわざわざ会社に帰社する必要がなく、会社の電話に留守電が残ってもどこからでも留守電が聞けるので、外出先から自宅へ直帰でも何の支障もありません。
また、海外から日本の客先へ外線で連絡する際にも、クラウドPBXであれば国内からの発信扱いになるので、通話料の削減にも役立ちます。
クラウドPBXで電話環境を構築する際のポイント
以上のように、クラウドPBXのメリットはすべて「場所に縛られずどこからでも使える運用」であることに端を発しています。どこからでも使えるからこそ、まるで会社の電話を自由自在に持ち運ぶかのような柔軟な運用が可能になりますし、従来会社でしか会社の電話が使えなかったことが原因で発生していた無駄な移動（外出先から会社への一時的な帰社など）もする必要がなくなりますし、外出している社員への電話の取次ぎも直接行えるので、より円滑に連絡が回るようになります。
ここからは、こうした便利なクラウドPBXをもっと合理的かつ利便性高く運用していくために行うべきことをいくつか紹介していきます。
複数拠点で内線を構築する
先程内線の説明をする際にも解説した通り、クラウドPBXでは複数拠点で内線を構築できます。全国各地の拠点と内線ネットワークを構築できるので、同じ会社である限り、別拠点への連絡を全て内線通話にできます。内線はビジネスフォンと同じように通話料無料になりますから、通話料大幅削減に繋がりますし、内線番号のみで通話できるようになるので、拠点別に少しずつ違う外線電話番号を管理する手間も減ります。
そして、先ほども触れた通り、内線転送による電話の取次ぎも非常に便利です。複数拠点が内線で繋がることで、いざ災害等で特定の拠点がストップしてしまった際にも、クラウドPBXであれば所定の問い合わせを特定の拠点の端末だけで鳴るように調整（鳴らし分け）できるので、全く別の拠点の社員が電話業務を巻き取ることができます。
これは電話業務専門のBPOが気軽に導入できる仕組みづくりが可能ということでもありますし、BCP策定を前提とした適切な危機管理にも繋がります。
状況に応じて使用する端末を使い分ける
クラウドPBXは、固定電話機でしか通話ができないビジネスフォンと違い、多種多様な端末で通話が可能である点も、柔軟な運用に繋がります。クラウドPBXはインターネットへの接続を前提とするので、たとえば、モバイルデータ通信が行えるスマートフォンだけでなく、Wi-Fiを拾えるタブレット端末やノートパソコン、無線／有線LANでのネット接続が可能なデスクトップパソコン、有線LANケーブルを接続して使用する据え置き型IP電話機などが通話用端末として対応しています。
「どこからでも使える」運用にとって、利用できる端末が多いということは、使う環境や状況などに応じて柔軟に接続する端末を使い分けることができるということでもあります。クラウドPBXは必ずしもスマートフォンを使って運用しなければならないわけではありませんから、使用する環境ごとに最適な端末を使い分けて運用するのが最も合理的です。こうした点で、対応端末の多さは大きなメリットになります。
たとえば、スマートフォンの電波が届かない地下やIP制限がかかったセキュリティルームで通話する場合や、コールセンターシステムと連携した利用をする場合などは、有線LANケーブルとヘッドセットマイクを接続したデスクトップパソコンで運用するのが最適ですよね。その他にも、小規模なオフィスや受付電話などには据え置き型IP電話機が扱いやすいですし、外出中や移動中の電話応対にはスマートフォンが適しています。
状況に応じてオプションを選択する
クラウドPBXは、月額料金にプラスしてオプション料金を別途支払うことで、便利な機能を使える「オプション機能」というものがあります。運用の目的や状況に応じて、こうしたオプション機能を柔軟に取り入れるというのも、クラウドPBXをもっと便利に使うために役立つ方法です。
たとえば、「IVR（自動音声応答）機能」や「音声ガイダンス」機能は、問い合わせ内容を切り分けて特定の部署のみに電話が繋がるようにしたり、時間外には自動アナウンスを流して留守電を残してもらうように設定できるなど、電話運用を合理的かつスマートにするために大いに役立ちます。また、「自動通話録音機能」や「モニタリング＆ウィスパリング機能」は、電話業務を主要とするコールセンターにおいてトラブル回避やオペレーションの品質向上につなげることもできますし、オペレーターの教育にも役に立ちます。
クラウドPBXで電話環境を構築する手順
以上のように、クラウドPBXで電話環境を構築し、状況に応じて一工夫加えることで、電話運用が非常に便利かつスマートになります。クラウドPBXのメリットは多岐にわたり、その重要性はとても大きなものです。すぐにでも導入を検討したいという企業様も多いことでしょう。
ここでは、クラウドPBXを導入する手順を簡単に紹介します。簡単に紹介とはいっても、クラウドPBXならではの条件や環境の違いによるトラブルを回避するための注意点も織り交ぜて解説しますので、思わぬ落とし穴にはまらないように検討を進めていってください。
クラウドPBXを選ぶ
クラウドPBXと一口にいっても、提供しているのは1つの会社ではありません。クラウドPBXは色々なベンダーが提供していて、ベンダーごとに利用している回線の種類から提供している機能の内容、料金、サービス品質に至るまでクオリティはピンキリ、要するにベンダーごとにバラバラだという点は要注意です。
クラウドPBXはその利便性だけでなくコストの安さでも注目されていますが、単に料金の安さで選んでしまうと質の悪いベンダーにあたりやすく、後々トラブルに巻き込まれやすくなります。そのため、料金よりもまず先に、自社で使いたい機能がちゃんと提供されているかやオプションの内容、サービスの品質に対する評価・口コミ、実際の操作性などを慎重に比較検討しましょう。
実際の操作性や使い勝手を契約前に体感できるように、実際の利用環境での無料お試し期間や、無料デモ機貸し出しなどのキャンペーンを行っているベンダーもあるので、そうした機会があれば迷わず試してみましょう。
ベンダーに申込む
上記のような慎重な検討を経て、晴れて契約するベンダーが決まったら、早速申し込みを行います。といってもやることは、携帯キャリアとの契約と同じように、必要な書類を準備して申込書を提出し、契約手続きを完了させることだけです。
クラウドPBXは主装置など大掛かりな物理的設備の設置が不要なので、特別な工事もなく、契約が完了すれば早ければ数日～1週間程度で回線が開通します。それまでの、回線やクラウドサーバー側（主装置側）の設定作業などはすべてベンダーに任せっきりでOKです。
ソフトフォンのインストール・設定を行う
クラウドPBXをスマートフォンやタブレット端末、パソコンなどで利用するには、俗に「ソフトフォン」と呼ばれる、IP電話の通話を行うために必要なアプリケーションをインストールする必要があります。スマホには単体で電話回線による通話機能はありますが、インターネット回線による通話機能はありませんし、パソコンはインターネット回線に接続は可能ですが、単体で通話するシステム自体がありません。それぞれに足りない機能を補ってくれるのが「ソフトフォン」なのです。
インストールするアプリもベンダーによって異なり、アプリストアでインストールできるものを使っている場合も多いですが、中にはオリジナルアプリを提供しているベンダーもあります。
ソフトフォンは大抵、開通完了してからインストールしますが、設定作業は、大抵の場合ユーザー自身で行うことになります。といってもさほど難しいことはなく、ベンダーから開通のお知らせと共に設定手順書が送られてきますので、基本はその手順書通りに行えばOKです。
テストして問題なければ構築完了
端末側のアプリインストールや設定作業が終われば、いよいよ運用テストです。社員とシステム管理者が連携して、管理コンソール画面の設定がちゃんと機能しているかどうかをチェックしていきましょう。優良なベンダーの場合では、テスト時にどこをチェックすればいいかもちゃんと教えてくれる場合もあります。
この時点で通話や通信に大きな不具合があれば、即座にベンダーに問い合わせましょう。新たな電話運用をこれから長期的に運用していくわけですから、心配しすぎということはありません。少しでも不具合を感じたら問い合わせをするくらいのほうが賢明です。サポートが手厚いベンダーなら、すぐに丁寧な回答をしてくれるはずです。
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クラウドPBXでより便利な電話環境を構築しよう
以上、クラウドPBXでどのような電話環境が構築でき、どのようなメリットがあるのかをメインに解説しました。また、それと併せて、クラウドPBXを更に便利に運用していくために出来る工夫や、クラウドPBXの実際の導入手順について紹介しました。
記事内で色々なメリットを紹介したように、クラウドPBXを導入すれば、これまでの常識を大きく超えるような柔軟な運用ができます。そして、導入手順もさほど難しくなく、大規模な工事など面倒な工程もありません。そのうえ、本記事では内線の活用による通話コストの削減の話しかしていませんが、クラウドPBXは通話料金の他にも色々な面で大幅にコストカットが可能な「格安」な運用としても知られています。
本記事以外にも色々な記事でクラウドPBXの利便性やメリットを掘り下げていますので、ぜひ他の記事もご覧いただきつつ、クラウドPBXの導入を検討してみてくださいね。