クラウドPBXに変えれば費用は安い？なぜコスト削減ができるのを解説します
「クラウドPBXは安い」と聞いてはいるけれど、具体的にどう安いのか、なぜ安いのか気になる方も多いのではないでしょうか。クラウドPBXは、クラウドサービスとなり、他のサービスと同様に、物理的な機器などを必要としないため、安さにつながっています。そのほかにも、クラウドPBXが安いのには理由があります。本記事では、クラウドPBXにかかるコストが安い理由や、コストの内訳、自社に合ったクラウドPBXを導入するポイントなどをご紹介します。
クラウドPBXにかかるコストが安い理由
クラウドPBXは従来のPBXよりも安いコストで運用できます。ここでは、コストが安い理由をご紹介します。
工事が不要
クラウドPBXは通常のPBXのような配線工事が不要なため、工事費用を削減できます。従来のPBXはオフィス内に機器を設置し、電話回線の工事も必要でした。そのため、導入までにコストも時間も必要になっていたのです。
しかしクラウドPBXは、機器の設置が不要です。また、設置に伴う配線工事なども必要ありません。工事が不要なので、サービスごとに異なりますが、申し込み後に約3日～1週間程度で利用が開始できます。
電話交換機や社用携帯を新たに購入しなくて良い
クラウドPBXは、物理的な電話交換機を購入しなくて良いため、コストを削減できます。特に拠点が多い企業の場合、拠点ごとに電話交換機の設置が必要でした。これらの費用がかからないため、大幅なコスト削減につながるでしょう。
また、クラウドPBXは社員の私用スマホを社用電話として利用できます。そのため、新たに社用携帯を購入する必要がありません。さらに、社員同士の通話は内線扱いになり、外線対応もスマホ一つされば行えるようになります。営業マンなど外出の多い職種やテレワーク化を進める企業にとって、大きなメリットといえます。
外線の通話料が安い
クラウドPBXは、距離によって通話料が変わることはありません。電話回線を用いる通常の外線通話の場合、距離ごとに通話料が異なります。しかし、クラウドPBXはインターネットか回線を通話になるため、距離に関係なく安価な通話料で利用できます。
各拠点の内線化により通話料を抑えられる
クラウドPBXは、複数拠点を内線でつなぐこともできます。主装置を集約できるため、多拠点の内線化が可能になりました。拠点間の通話が内線化によって無料になるため、コストの大幅な削減が期待できるでしょう。また、拠点ごとにPBXを設置しなくても良いため拠点ごとの回線工事のコストも削減できます。
さらに、クラウドPBXはインターネット回線を用いているので、安定した回線を引ければ海外でも利用可能です。これまで海外拠点と通話を行う際には、国際電話料金や転送費用などの支払いが必要になっていました。クラウドPBXなら、内線端末同士の通話料は無料になるため、外線通話料、国際電話料金、転送料金などのコストカットも期待できます。ただし、各国のインターネット状況によって内線化ができない場合があります。あらかじめ問い合わせておくことをおすすめします。
クラウドPBXのコストの内訳
ここでは、クラウドPBXの導入にかかるコストの内訳をご紹介します。
初期費用
クラウドPBXは、工事費用は不要ですが、回線割り当てやサーバー登録などの初期費用が必要です。初期費用は回線数やサービスタイプによって異なりますが、10,000～50,000円ほどが相場とされています。さらに、社用スマホを購入する場合は、スマホの購入費用が必要になります。
月額利用料
クラウドPBXは、ベンダーが構築した環境を利用するための「月額利用料金」が必要です。ベンダーごとに料金が異なりますが、1ユーザーあたり1,000～2,000円が相場です。ユーザーが増えるほど、利用料金も増えます。
通話料金
クラウドPBXは、距離に応じた通話料金の変動はありません。そのため、定額の通話料がかかります。以下の料金が一般的です。
・固定電話：3分8円
・スマホでの通話：1分15円～16円
・フリーダイヤル：1分10円～3分10円
さらにインターネット環境さえあれば、内線通話同士は無料です。ただし、通話料定額プランは設定されていないことが多いため、外線通話の頻度が多い場合は注意が必要です。
安いクラウドPBXと高いクラウドPBXの違いは？
クラウドPBXはサービスごとに価格に違いがあります。ここでは、価格が違う理由について解説します。
マルチテナント型とシングルテナント型
マルチテナント型は、複数の企業で同じサーバーとクラウドPBXシステムを共有して利用する形態のことを指します。短期間で利用開始できるため、より安価なコストで利用できます。ただし、セキュリティ面やカスタマイズの自由度では、シングルテナント側の方が有利です。
シングルテナント型は、一つの企業が自社専用のクラウドPBXシステムを構築する形態です。納期やコストがマルチテント型よりも高価ですが、セキュリティ面やカスタマイズの自由度が高いのが特徴です。
それぞれ、メリット・デメリットがあるため、自社に適した形態を選ぶ必要があります。
機能の豊富さ
マルチテナント型とシングルテナント型では、機能も多さも異なります。一般的に、シングルテナント型の方が機能は豊富です。マルチテナント型は、安価で導入できますが、利用したい機能やプランがない可能性があるため、下調べが重要です。
シングルテナント型は高価ですが、機能が豊富です。またオプション機能が豊富なケースも多いため、後からオプションで欲しい機能を追加することもできるでしょう。
拡張性
拡張性を重視するのであれば、シングルテナント型がおすすめです。マルチテナント型は、回数の増減ができなかったり、プランの変更ができなかったりする場合があるため、注意しなくてはいけません。
社員の増減など、環境の変化が少なく、小規模な企業の場合はマルチテナント型、中～大規模で環境が変化しやすい企業であれば、シングルテナント型がおすすめです。
音声品質
インターネット回線の影響を受けやすいのは、マルチテナント型といわれています。また安価な分、音声品質にかけるコストがカットされていないか確認する必要があります。
シングルテナント型の方が一般的に音声品質は良いとされていますが、その分高価になります。そのため、無料トライアルなどで音声品質を確かめ、コストと品質のバランスが良いかどうか確認しましょう。
自社に合った安いクラウドPBXを導入するポイント
では、自社に合ったクラウドPBXを導入するにはどの点を確認すればいいのでしょうか。ここでは、クラウドPBX導入時に知っておきたいポイントをご紹介します。
自社にあった構成を明確にする
まず。自社にあった構成を明確にしましょう。自社に必要な構成や機能が分かることで、適正な価格のサービスが分かりやすくなります。そのため、導入時には自社にどんな機能が必要なのか、どんな目的でクラウドPBXを使用するのかを明確にしておきましょう。目的が明確化されれば、自社に必要な機能をピックアップしやすくなります。
そして、必要な構成や機能が分かったら、自社に必要な機能を搭載しているものを選びます。機能が多いほどやれることも多いですが、その分、費用がかかります。自社で使わない機能が多い場合、自社に合った機能だけを選択できるサービスがおすすめです。
コストパフォーマンスを重視する
費用対効果の高いクラウドPBXを選ぶことも重要です。クラウドPBXを導入することによって業務が効率化され、粗利額が増えれば、費用対効果が高いといえます。しかし、粗利額が増えても、それ以上のコストがかかっていれば、見直しが必要です。
さらに、クラウドPBXの価格は、商品ごとに異なります。導入する際には、複数のクラウドPBXサービスの見積もりを取ってから選ぶことをおすすめします。さらに機能だけでなく、操作性や支払い方法なども確認しておきましょう。支払い方法はサービスごとに異なるため、あらかじめチェックしておく必要があります。さらにサービスによっては、利用人数ごとに費用が異なるので確認しましょう。
通信コスト全体の見直しを行う
クラウドPBX導入の際に、企業の通信コスト全体の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。場所や距離に関係なく無料で利用できる内線通話を積極的に活用することで、通話料の削減が期待できます。さらに、社用携帯を購入するのではなく、社員のスマホを利用すれば、端末購入に関するコストの削減も期待できるでしょう。
また、これまで自社で行っていたPBXの保守管理は、クラウドPBXに移行することで不要になります。その分、メンテナンスコストを抑えることにつながるでしょう。
無料トライアルを利用する
あらかじめ使い勝手が分かっていれば、導入後の失敗を少なくできます。事前に、自社にどのようなサービスや機能が必要か確認しておいても、実際に利用してみると足りない機能や不要な機能が出てくることも多いです。また、気になる音声品質や使い勝手も、無料トライアルがあれば、実際運用する際と同様な使い方ができるため、確認できます。さらに、ベンダーの対応も確認しておきましょう。
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クラウドPBXがなぜ安いのか知ろう
クラウドPBXは、物理的な機器が不要で、企業ごとに必要な機能を柔軟に選択できるため、従来のPBXよりもコストを削減できます。価格の違いを理解すれば、自社に適したコストパフォーマンスの良いサービスを導入して運用することができるでしょう。クラウドPBXのサービスは多種多様なため、機能、品質、価格、セキュリティ対策、サービス体制など、さまざまな部分をチェックし、自社に最適なクラウドPBXの導入を目指してみてはいかがでしょうか。