クラウド電話なら転送サービスの契約は不要！お得に電話を運用する方法
様々な利便性とメリットで知られ、画期的なサービスとして近年話題の「クラウド電話」。
クラウド電話を導入することで、電話の「転送」に関してもこれまでより便利になるという事実は意外と知られていません。企業で働いているサラリーマンの方で、デスクの電話に来る着信を社用スマホに転送しているという方も多いのではないでしょうか。実は普通の電話とクラウド電話で転送の仕組みは違い、クラウド電話を導入すれば便利なだけでなくもっとお得に転送機能が使えるようになるのです。
今回は、普通の電話とクラウド電話の転送の仕組みの違いを説明したうえで、クラウド電話を導入することで転送がよりお得になる理由について解説していきます。クラウド電話とはそもそも何なのか、クラウド電話の賢い選び方なども含めて解説していきますので、クラウドでの電話運用を検討されている企業担当者様もぜひ参考にしてみてください。
クラウド電話とは
クラウド電話とは、企業向けに特化した電話システムの1つで、原理としては従来企業に広く導入されていた固定電話による企業向け電話運用、いわゆる「ビジネスフォン」とよく似通っており、むしろクラウド電話は、ビジネスフォンをより便利な形に改良したものと位置づけることができます。
ビジネスフォンの仕組みは、まず主装置（PBX）と呼ばれる構内交換機を社内に物理的に設置したうえで、外線・内線といった電話回線と、複数の固定電話機をすべて主装置に有線接続することで成り立ちます。主装置を中心としてすべての設備が有線接続されていることで、主装置が回線や電話機を一元管理できる仕組みとなっているのです。
ビジネスフォンというのは簡単に言えば、特定の電話番号宛ての複数の着信を複数の固定電話機で応対することなど「回線を複数の電話機で共有する」仕組みであり、その仕組みは、組織運用には欠かせないものです。こうした仕組みがあることで、会社で当たり前のようにやっている電話業務、たとえば電話の取次ぎ・内線通話といった仕事ができるようになります。
クラウド電話も「主装置で電話機や回線を一元管理する」仕組みであることは変わりありませんが、主装置はビジネスフォンと違って社内に設置する必要はなく、クラウド上、つまりインターネット回線上に仮想的に設置したものを借り受けて使用します。そして、クラウド上にある主装置と、IP電話機や持ち運び可能なスマートフォンなどの通話用デバイスを、インターネット回線を介して相互接続して一元管理する仕組みです。つまりビジネスフォンの仕組みをそのまま、クラウド環境に置き換えたもの、といえるでしょう。
しかしこの置き換えこそが大きな利便性の元となっており、主装置を社内に設置する必要がなく、どこへでも持ち運べるスマートフォンなどをインターネット回線で接続して運用できることによって「場所を問わずどこででも（ビジネスフォンと同様の）運用環境を維持できる」のです。このメリットこそ、企業の電話運用を大きく変える画期的なものとなります。
電話を転送する仕組み
電話の転送機能にはいくつかのパターンがありますが、よく知られているのはアナログの固定電話回線を使った場合の、つまり、ビジネスフォンの転送機能です。
この場合、転送のためにコストがかかることになります。しかしクラウドPBXを導入すればこのようなデメリットが解消されます。
ここでは、クラウドPBXを導入すれば電話転送がどう変わるのかを、内線転送・外線転送それぞれ解説していきます。
通常の電話の場合
ビジネスフォンの転送機能は、大まかに2つに分かれており、会社内の固定電話機から同じ社内の別の固定電話機宛てに着信を転送する（いわゆる電話の取次ぎをする）「内線転送」と、別拠点の電話窓口や外出中の社員の携帯電話などに着信を転送する「外線転送」があります。
たとえば客先から掛かってきた電話をデスクの電話機で受け、別の担当者へ電話の取次ぎを行う場合には、「内線転送」にあたり、社内に張り巡らされた内線ネットワークを介して着信を切り替えます。この場合は内線しか使っていませんので、転送の際に通話料金等追加費用はかかりません。
逆に、たとえば外出時や出張時などに、自分のデスクの電話機から外出先に持ち歩く社用あるいは私用のスマートフォンや携帯電話に着信を転送している、といった場合、これは「外線転送」にあたります。先ほどの内線転送であれば特に手続きもなく無料で利用できますが、外線転送の場合には電話転送サービスの利用手続きと、月額利用料の支払いに加え、転送をするたびに自分のデスクから携帯電話までの転送にかかる通話料金も逐一負担しなければなりません。
また、転送サービスは「転送先に指定できる電話番号は1つだけ」という制限があり、もし転送先を変えたい場合は、一度会社に戻って電話番号を指定し直さないといけないという余計な手間もかかります。
クラウド電話の場合
それでは、クラウド電話の場合はどうでしょうか。
先ほども説明したように、クラウド電話は場所の制限がなく、どこででも電話運用が維持できるうえ、電話転送機能もクラウド電話自体に備わっているので、電話転送サービスを利用する必要がありません。
具体的にどういうことか、通常の電話の場合に挙げた同じシチュエーションを例に説明しましょう。たとえば、客先からかかってきた電話に対し、別の部署の担当者に電話を取次ぎする場合、担当者がデスクにいればビジネスフォンの場合では内線転送ができますが、もし担当者が外出していたらどうでしょう。社内におらず内線でつながっていない担当者には、電話を取り次ぐことができません。
しかし、クラウド電話の場合では、「場所の制限なく」、持ち運び可能なデバイスで電話運用ができるので、会社にかかってきた電話を、外出している担当者の携帯電話宛てに直接「内線転送」することが可能になります。固定電話で運用するビジネスフォンであれば携帯電話宛てに転送する時点で「外線転送」となっていましたが、場所の制限なく携帯電話で運用するクラウド電話では、遠隔にある主装置を通じて、外出先の担当者の携帯電話も会社の電話と内線ネットワークでつながっているからです。
電話転送だけじゃない！クラウド電話がお得な理由
以上のように、クラウド電話を利用すれば、転送サービスを利用する必要もなく転送通話料もかからないので、電話転送において地味にネックとなる費用面の問題はすべてカットできますし、転送に際し手間もかかりません。このように電話転送だけを見ても存分に便利かつお得に思えるクラウド電話ですが、それ以外にも色々なコスト面でのメリットがあります。
ここでは、クラウド電話がお得な理由を、電話転送以外の色々な面から説明していきます。
導入コストが安い
クラウド電話の大きな特徴として宣伝文句にもよく使われるのが、「導入コストが安い」ということです。
先ほども説明した通り、従来のビジネスフォンでは固定電話での運用となるため、拠点内に主装置や回線、固定電話機などの設備を設置しなければならず、機器購入にかかる費用はもとより、設置工事・メンテナンス費用なども膨大にかかってしまいます。それに対してクラウド電話は主装置をはじめ物理的設備の設置がほぼ不要なので、そうした設備における設置・工事・メンテナンスにかかる費用もまた一切不要となります。
更には、ビジネスフォンでは電話機も主装置に対応した純正の固定電話機しか使えませんが、クラウド電話では手持ちのスマホや携帯電話、パソコン、タブレット端末など色々なハードウェアに対応しているので、社用に既に配布・設置している機器や社員の私用デバイスを転用でき、工夫次第でデバイス購入費用すらもカットできます。
内線通話の範囲を広げられる
地方拠点、海外拠点など多くの拠点を持つ企業であれば、クラウド電話を導入することで連絡の手間とコスト両面でより便利になる可能性があります。
クラウド電話を導入することで場所を問わない電話運用ができることは先に説明した通りですが、このことのメリットは、場所に関係なくどこからでも主装置にアクセスできることによって、拠点を跨いだ内線ネットワークの構築が可能になることです。
従来のビジネスフォンでは、拠点内でしか電話運用ができないので、同じ会社であっても場所を跨いだ内線構築は不可能です。そのため、別拠点への連絡は外線を利用する必要がありました。
それに対してクラウド電話では東京-大阪といった離れた拠点間でも関係なく内線通話ができるので、内線網の範囲が劇的に広がり、通話料を大幅に削減できます。また、設定すれば海外拠点とも内線通話が可能になるベンダーもあります。
外線の通話料が安い
クラウド電話は、電話回線ではなくインターネット回線を使った通話技術（VoIP）を用いた電話システムです。
これまで、転送の件も含めて内線をパワーアップすることでお得に運用するということばかりにフォーカスを当ててきましたが、実は外線の通話料も、アナログ電話回線に比べると大幅に安いことがよく知られています。
固定電話回線の場合、電話番号に付与されている「市外局番」をはじめとして、ある程度位置情報に応じた電話番号の割り当てが行われるので、発信元から着信先までの物理的距離の長さに応じて通話料は高くなっていきます。
それに対して携帯電話の通話やVoIPでの通話の場合、割り当てられる電話番号に位置情報が関係しないので、基本的に全国一律料金となります。
そしてクラウド電話を含むVoIPの場合、そもそもベースとなる通話料基準も固定電話に比べると大幅に安く、固定電話なら3分40円～50円かかっていた通話が、VoIPなら3分8円～と、およそ5分の1以下のコストで済みます。なお、クラウドPBXではベンダーによって通話料は異なりますので契約前にしっかり確認しましょう。
電話番号は最低限あればいい
固定電話での運用が前提となっているビジネスフォンでは、拠点ごとにシステムが完結してしまう造りとなっているので、拠点ごとに別の電話番号を発番するのが当たり前でした。しかしそれでは、拠点が多い会社であればあるほど複雑でややこしくなってきます。クラウド電話を導入すれば、拠点に依存しない電話運用が可能になり、複数拠点で同一の電話番号を持つことができます。
つまり、会社用の電話番号が最低限で済み、拠点別にわざわざ発番せず、たとえば本社用の問い合わせ番号で統一できるのです。番号が最低限の数に統一できれば、外から見ても分かりやすいですし、中の社員としても回線の管理の手間が最低限で済んでいいことづくめです。
それでは本社に電話が集中しないのか、と思われるかもしれませんが、同じ電話番号を限りなく共有できるのがクラウド電話なので、本社用電話番号あての電話を別拠点で受けることもできますし、何なら問い合わせ応対の機能自体を地方拠点に丸ごと巻き取ってもらう事も可能になります。
クラウド電話の選び方
ここまで、クラウド電話の利便性を内線や転送といった面を中心に見ていきました。これだけの便利かつ低コストでの運用ができるならすぐにでも導入したいと思われた方も多いかもしれません。
ここからは、クラウド電話の賢い選び方のポイントを解説していきます。
番号変更が不要のものを選ぶ
クラウド電話では、ベンダーによって使っている回線の種類が異なるので、発信の際に使える電話番号の種類が限られてしまうことがあり、場合によっては既に持っている固定電話番号等を引き継いで利用できないことがあります。
企業にとって、電話番号を変えるというのはそれだけでも大きな手間になります。固定電話番号は今も尚ある程度の社会的信用の証となっており、IP電話専用の050番号など取得が簡単な番号に安易に変えてしまうと、こうした社会的信用が失われてしまう事にもなりかねません。
覚悟を持って変えたいという場合には構いませんが、既存の電話番号をそのまま利用したい場合は、慎重にベンダーに確認を取りましょう。
欲しいオプションのあるものを選ぶ
先ほども説明した通り、クラウド電話とビジネスフォンは仕組みがよく似ています。クラウド電話でもビジネスフォンで使える大抵の機能が搭載されていますから、特にビジネスフォンを利用してきた企業にとっては、これまで使ってきた機能をそのまま利用できることも多いです。
ただし、クラウド電話ではベンダーによって提供されている機能が違うことや、ベンダーによって追加料金なしで使える「基本機能」と追加料金が必要な「オプション機能」の内容も異なるという点に気をつけなければなりません。
おそらくはビジネスフォンで使える機能をそのまま使えるのが一番と考える企業が多いでしょうが、もしかしたら、クラウド電話ならではの新しい機能を使いたいという場合もあるかもしれません。そうした機能がある場合、使いたい機能を一覧にしてまとめておくことをおすすめします。その上で、使いたい機能を基準にベンダーを選べば、契約後にうっかり使いたい機能が使えないというミスも発生しませんし、希望通りのサービス品質に満足できる可能性も上がるでしょう。
料金プランに柔軟性のあるものを選ぶ
クラウド電話の場合、料金体系はたとえば1台いくらの従量制など、基本的に柔軟に契約回線数を変更できるものが多いです。しかし、想定契約回線数に応じたプラン分けをしているベンダーもあり、最初からある程度契約回線数や端末台数（ID数）が決まっていれば、今後の成長も見据えた規模感のプランで契約しておいた方がお得になるケースもあります。
基本的には企業の経済活動と言うのは事業の規模拡大を目指して行われますから、それに合わせて人員や社員が使う電話回線の数は増えていくことを想定して行われるものです。しかし、近年の未曽有のパンデミックなど事業縮小に転じざるを得ない想定外の事態も起きうるのがこの世界ですから、できればプランとのバランス感を見据えながら、拡大・縮小どちらにも手が打てるような想定で動けるよう、なるべく双方向で柔軟性が高い料金プランのベンダーを探してみましょう。
クラウド電話で賢く転送機能を活用しよう！「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、IP電話機、スマホなどに対応しているクラウド電話です。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しているため、多くのケースで既存の電話番号をそのまま利用することができます。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
企業規模に応じて3つのプランから選ぶことができます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
＞＞スマフリの詳細をチェックする＜＜
クラウド電話を使ってお得に電話転送を利用しよう
クラウド電話は電話転送にとってどんなメリットがあるのか、ということを中心に解説しました。そのうえで、クラウド電話の賢い選び方のポイントも併せて紹介しました。
クラウド電話は電話転送だけではなく、場所を問わない電話運用をより低コストかつよりシームレスに行えることで、業界の常識を大きく変えるサービスとして大変注目を集めていますが、まだまだ成長段階にある業界で、ベンダーごとの品質の差はどうしても大きくなってしまうのが実情です。
この記事を参考に、クラウド電話のベンダーを慎重に賢く検討していくことをおすすめします。