クラウドフォンにデメリットはある？クラウドフォン利用の注意点
従来からの企業向け電話システムとして広く普及しているビジネスフォンを、クラウド・インターネット回線に置き換えたシステム「クラウドフォン」は、近年急成長を遂げており、画期的な仕組みとしてたびたび話題に上がっています。
クラウドフォンは、これまでのビジネスフォンの仕組みを基本的には踏襲しながら、設備をクラウド化したことで、ビジネスフォンよりも大幅に便利かつ柔軟な運用を、はるかに低コストで実現しています。しかしながら、クラウドフォンは便利である反面デメリットがあることも確かです。
今回は、クラウドフォンにおいて想定されるデメリットに焦点を当て、メリットと比較しながら解説していきます。また、クラウドフォンを利用する際の注意点も併せて解説しますので、導入の際はそうしたことも意識しながら検討していきましょう。
クラウドフォンのメリット
結論から申し上げますと、クラウドフォンの最大のメリットは「場所を問わずに運用できる」電話システムであることです。
従来、企業向け電話システムとして広く導入されていた「ビジネスフォン」は、固定電話機での運用であることもあって、必要な設備すべてを会社などの拠点内に設置・配線する必要があるので、「特定の拠点や会社に結び付き、その外では全く使えないシステム」でした。
なぜ会社内でしか使えないのかというと、ビジネスフォンは回線や電話機を一元管理する「主装置（PBX）」を会社内に設置しなければ成り立たない電話システムだからです。会社内に物理的な主装置を設置したうえで、その主装置と固定電話機を有線で結び配線することで成り立っているシステムなので、会社内にすべての設備が配置され、会社内で完結しています。
ビジネスフォンがあることで、他のデスクへの電話の取次ぎや、会社用の電話番号を使った発着信、社内の電話機同士の内線通話といったことができますが、上述の通り、これらのことは会社など特定の拠点内でしかできません。
これに対してクラウドフォンは、回線や電話機を一元管理する主装置を会社内に設置せず、クラウド上、すなわちインターネット回線上に仮想的に設置します。また、固定電話機以外にスマートフォンなどの持ち運び可能な電波を発するデバイスを使うことで、遠隔で設置している主装置に対し、インターネット回線を利用して相互接続します。
このようにクラウドフォンの場合では、主装置はインターネット回線上にあり、インターネット回線さえ繋がっていればどこでも相互接続が可能なので、クラウドフォンは拠点内に縛られることがありません。これが、クラウドフォンが「場所を問わずに運用できる」電話システムであるゆえんです。
では、場所を問わずに運用できることでどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なメリットは以下の通りです。
- 主装置を設置する必要がなく、導入費用が安く、手間もかからない。またメンテナンスもベンダーに一任できるので、維持管理費用も不要
- 東京と大阪・東京とアメリカといった、離れた場所にある国内外の別拠点間でも場所の制限なく内線が構築できるので、海外支社とも無料通話ができ、通話料を大幅に節約できる
- 外出先や出張先でも会社用の代表番号での発着信が可能なので、会社の電話番号を使うために出社・帰社する必要がない
- 出社不要なのでテレワークや在宅勤務など新しい働き方への移行ができ、感染拡大防止にもなる
- 出払っている担当者に対してもそのまま無料で電話の取次ぎ（内線転送）ができる
このように、「場所を問わない運用」というクラウドフォンの特徴を活用することで、従来からは考えられないより便利で柔軟な電話運用が、大幅に低いコストで可能になっているのです。
クラウドフォンにデメリットはある？
クラウドフォンは、以上のように色々なメリットがあり、一見すると導入に際し文句なしといっていいくらい、従来のビジネスフォンに比べれば非常に利便性が高くなっています。ただ、クラウドフォンにデメリットがないわけではなく、いくつかの代表的なデメリットが挙げられます。
ここでは、クラウドフォン運用に際し考えられる代表的なデメリットを4つ取り上げ、それぞれについて解説していきます。
特定の電話番号が利用できないケースがある
クラウドフォンは、電話システムではありますが、通話の際に利用するのは電話回線ではなく、インターネット回線です。インターネット回線での音声の伝送は普通の電話とは違った技術を用いており、一般的な電話では普通に使える番号がクラウドフォンでは利用できないケースがあります。
特に、自身の発信番号として「03」や「06」などの市外局番がついた固定電話回線の電話番号が利用できないケースに関しては最大限警戒する必要があります。何故なら、こうしたケースに当てはまるベンダーと契約してしまうと、会社ですでに持っている電話番号を変えないといけなくなるからです。
特に会社代表番号を固定電話番号に設定している会社は多いはず。これは、固定電話番号に一定の社会的信頼性があるからです。会社の代表番号が「050」で始まるIP電話の番号だと、少し怪しく感じますよね。これは「050」の番号を取得するのが比較的容易で安価だからです。
また、IP電話専用回線を使っているベンダーの場合では、これに加えて、特定の電話番号に発信できないという制限もあります。たとえば、「110」や「119」といったいわゆる「緊急通報用番号」です。これは、発信先の位置情報をもとに最寄りの警察署や消防署につながる仕組みになっている番号だからで、固定電話と違ってインターネット回線を使った電話には位置情報が載らないため、発信できないのです。
しかしながら、これは必ずしもすべてのベンダーに当てはまるデメリットではなく、たとえば「ひかり電話」などの回線を使用しているベンダーであれば、市外局番つきの固定電話番号も使えますし、緊急通報用番号にも発信できます。また、緊急通報番号への発信不可だけが不安という事であれば、最寄りの警察署等に直接つながる電話番号を控えておくことでリスク回避できます。
初期設定が必要
クラウドフォンは、固定電話の運用と違って物理的な設備の設置工事が不要である代わりに、初期設定が必要になります。
サーバーへの情報登録や細かい通信設定に関しては、社内のシステム管理者が担当しますが、個別のデバイスへの設定に関しては個々人が設定しないといけない場合もあります。クラウドフォンは基本的には、スマートフォンやノートパソコンなどのデバイスに通話用のアプリケーション（ソフトフォンアプリ、ないしクラウドフォンアプリなどと呼びます）をインストールして、通信設定を行って初めて通話可能になるからです。
しかし、クラウドフォンの設定はそこまで難しいものではなく、他でたとえるならばLINEやSkypeなどを使い始める時と同じです。ベンダーによっては詳細な手順書を送ってくれる場合もあります。そうした手順書に従って1つ1つ設定していけば誰でも簡単に設定できる程度の難度なので、手間はかかってしまいますが、そこまで時間はかかりません。
むしろ物理的な設備の設置工事が必要になるビジネスフォンの運用のほうが、開通までにははるかに長い時間を要します。
セキュリティ対策はベンダー依存
クラウドフォンは、運用の中枢である主装置の設置が不要で、ベンダーが用意してくれている遠隔の主装置を借り受けることで運用します。その場に主装置がない運用なので、主装置の設置や維持管理が不要である代わりに、ユーザー自身からは主装置に手出しできないということになります。つまり、通信のセキュリティ対策がベンダーに依存するということです。
しかし、逆に考えればそうしたセキュリティ対策をしっかりしているベンダーと契約すればある程度は安心できるでしょう。ベンダーによってはこちらで何もしなくともVPN接続と同等のセキュリティ通信を行ってくれるベンダーもありますので、そうした場合はベンダーに対策を一任できます。
また、運用に使う端末は手元にあるわけですから、端末側にセキュリティ対策を施すという手もあります。VPNを組むなど通信手段に関するセキュリティ対策は専門知識がないとちょっと大変ですが、スマホにセキュリティロックをかける、紛失対策でGPSタグをつけるなどの対策くらいは誰でもできるはずです。電話帳アプリやクラウドフォンアプリの起動にパスワードをかけられるアプリロック系のソフトウェアを使ってもいいかもしれません。
電話回線に比べると安定性は劣る
クラウドフォンは、前述の通りインターネット回線による通話を行う電話システムです。特にスマートフォンなど電波を発するデバイスでの通話を行う際には無線通話になってしまうので、電話回線に比べるとどうしても通話品質は落ちてしまいます。
それだけではありません。従来であればネット回線と電話回線は別物でしたが、インターネットを使った通話をするクラウドフォンを導入することによって、通常のメールやインターネットアクセス、データアップロード等に使うインターネット回線にトラフィック（負荷・混雑）が集中してしまうことになります。負荷がネット回線に集中することで、クラウドフォンの通信が不安定になるリスクもないとは言い切れません。
しかし、通話品質や通信品質に関しては、有線回線や固定電話回線比較するとどうしても差が出るというだけで、実際の利用にそこまで支障があるかといわれたら、そこまでではありません。また、こうしたサービス品質に関してはベンダー側も設備投資をするなどして日々改善を行っています。
そして、通信環境については今後、5Gの導入で劇的に改善する可能性が高いです。5Gが普及すれば、4Gとは比較にならない大量のデータをより短時間で送受信できますし、同時接続台数も飛躍的に増加して、クラウドフォンの通信安定性も飛躍的に向上するといわれています。そのため、このデメリットも大した問題ではありませんし、問題があるにしても、もう数年耐えれば解決するかもしれません。
クラウドフォン利用の注意点
このように、クラウドフォンには確かにいくつかのデメリットもあることがわかりました。しかし、デメリットの内容を1つ1つ見てみると、意外と気にするほどでもない、場合によっては無視できるレベルでは、と思った方も少なくないはずです。特にビジネスフォンと比較して得られるメリットの大きさに比べれば、デメリットははるかに小さいと言えるでしょう。
しかし、やはり新しい技術を使った通話システムという事で、電話とはどうしても使い勝手が変わってしまうのは間違いありませんし、導入に際してはいくつかの注意点があります。ここからは、クラウドフォン導入の際に意識するべき注意点について解説していきます。
利用したい電話番号を使用できるか事前に確認を
これは先ほどもデメリットのところでも述べた問題ですが、ベンダーの利用している回線の種類によって、「利用できない番号がある」というのはやはり注意するべきです。軽く復習すると以下の通りです。
- 回線の種類によっては、これまで使ってきた会社の固定電話番号が利用できない場合がある
- 「050」ではじまるIP電話専用番号しか使えず、電話番号の変更を求められるケースがある
- 「緊急通報用電話番号」などの短縮ダイヤルに発信できない場合がある
更にプラスすると、このような問題もあります。
- ベンダーによっては「ナンバーポータビリティ」が使えない場合がある
- あまりないが、場合によっては「フリーダイヤル」が使えない場合がある
ナンバーポータビリティとは、携帯電話の「MNP」のように、別の通信事業者と契約する場合でも今まで使っていた番号を引き継げるシステムのことで、特にビジネスフォンからクラウドフォンへ移行する場合には、ナンバーポータビリティは必須といっていいほど重要な手続きです。ナンバーポータビリティができなければ結局は電話番号を変えて運用しなければなりません。また、これはあまりありませんが、フリーダイヤルが利用できないケースもあります。
いずれにせよ、これまで会社で使っていた電話番号をクラウドフォンでも利用できるのかについては、特に念入りにベンダーに確認を取り、慎重に検討していくようにしなければなりません。
利用の際のルールを周知させよう
便利なものほど、リスクが大きいもの。これはクラウドフォンでも変わりません。どこへでも持ち運び可能な運用だからこそ、デバイスの紛失リスクや、紛失・盗難をきっかけとした機密情報漏洩リスクには十二分に注意する必要があります。
スマートフォンの場合では、最近の機種であれば指紋認証・顔認証・パスコードに加え先述したアプリロックを組み合わせることでそれなりにリスクは防げますが、特に古いPCやタブレットだとそうした認証系のセキュリティがどうしても甘くなってしまいます。そうしたデバイスは遠隔で操作が難しいというのもネックです。
このような場合、最も安全なのは利用の際のルールをきっちり決め、場合によっては利用時間を制限したり貸与返却の際に記帳をつけるなどして物理的に管理してしまうことです。とはいえ、拠点に縛られずにどこででも利用できるクラウドフォンの強みをそうした縛りで制限してしまうのももったいないですから、毎日ではなく一週間に一度そうした物理的管理を導入するというだけでもいいかもしれません。
もし不安であれば、遠隔でデバイス管理が可能な「MDM（モバイルデバイス管理サービス）」を導入するのもおすすめです。
インターネット回線の安定した場所で利用しよう
クラウドフォンは、有線あるいは無線のインターネット回線を使って通話を行うので、電話回線と違って何よりも重要なのはインターネット回線の安定性です。
外出先や移動中でも通話ができるのがクラウドフォンのメリットではありますが、特に移動中は電話回線の電波と同じようにネット回線も途切れやすく、特に持ち運び可能なデバイスを利用する際には音が途切れたり雑音が入ってしまうこともあります。そして注意するべきはインターネット回線と電話回線は別物という事です。電話は繋がっても、ネットが繋がらないケースがあり得るからです。
できれば、クラウドフォンを利用する際にはインターネット回線が安定している場所(Wi-Fiが飛んでいるような場所)に行くようにしましょう。地下や山間部に近い森の中など、あるいは人が大勢集まって歩いているような場所ではうまく回線が繋がらず使い物にならない場合もありますので、ある程度人の少ない、ある程度開けた場所が理想です。利用に際して移動ができるのがクラウドフォンのメリットですから、色々移動して比較的近いネットが安定するスポットを見つけておくことをおすすめします。
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クラウドフォンはデメリットよりもメリットがたくさん！
クラウドフォンのメリットを比較しつつ、クラウドフォンのデメリットと、導入の際の注意点を解説しました。
本記事内でも説明した通り、デメリットはある程度対応・対策が可能なものがほとんどですので、あまり気にすることはありません。しかし、注意するべき点に関しては契約した後ではどうにもならないようなレベルのものもありますので、導入前にはしっかりとこうした点を意識して、慎重に検討・判断するようにしてください。
便利なシステムは、最もパフォーマンスの発揮できる環境で、最適に利用するのが一番です。そうした理想的な条件・環境をベンダー選びも含めて検討しつつ、最高に快適なクラウドフォンライフを目指しましょう。