会社の電話にかかるコストはどのくらい？節約の方法
自社の電話代に関して、普段どのくらいのコストがかかっているのか把握している人はどれほどいるでしょうか。電話代は、気にしてみると意外とかかっていることに驚くことも多いです。塵も積もれば山となるという言葉通り、月々ほんの少しのコストを削減していくだけでも、大きな利益改善に繋がっていきます。
今回は、そんな電話のコストを削減する方法についてご紹介していきます。
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会社の電話、どのくらいのコストが掛かっていますか？
まずは会社での電話代が1ヶ月あたりどのくらいかかっているのか、計算をしてみましょう。
今回は例として、営業部の人数が50人、1人当たり1回3分の電話を1日に50回している会社の場合を考えます。1ヶ月の電話の基本料金が5,000円、通話料が3分8円の場合を考えます。
このとき、通話料は3分ごとに8円かかるということなので、3分の電話の場合、1回あたり8円の通話料になります。この会社の1ヶ月の営業日数を20日だとした場合、1ヶ月あたりの電話料金は以下のように計算できます。
8（円／回）×50（回／人）×50 （人）×20（日）＋5000（円／月）＝400,000円＋5,000円＝405,000円
今回の例では、1ヶ月あたり405,000円の電話代がかかっていることが分かりました。実際には営業部以外の社員も電話を使いますし、3分以上の通話が生じることもあり、これ以上掛かっているはずです。
これはあくまで例ではありますが、実際に自社の電話代が月にどのくらいかかっているのかということを考えていくのは、コスト削減に着手するうえでとても重要なことです。
会社の電話コストを節約する方法
会社の電話コストがどのくらいかかっているかの計算方法が分かったところで、会社の月々の電話代を節約していくためにはどのような方法を取ればいいのでしょうか。ここでは、主な方法を4つ挙げていきます。
メールやチャットなどの他のツールを活用する
近年、電話以外にもメールやチャットなど、さまざまなコミュニケーション方法が増えています。若い世代の中では電話よりもメール、メールよりもチャットの方がなじみ深いものとなっていることも多いほどです。そのため、それらのメールやチャットのツールを今以上にうまく使っていくことで、コストの節約や業務の効率化に繋げることができます。
メールやチャットは電話とは違い、お互いにやり取りのみに集中しなければならないということがなく、気が付いたタイミング返信すれば良いので時間を拘束せずにコミュニケーションを取ることがメリットです。そのため比較的気軽に、そして簡単に連絡を取りやすい特徴があります。また、送信した内容がテキストで残るため、記録を残しておきたいやり取りなどでは電話よりもメールやチャットの方が向いています。
電話の法人用プランを活用する
企業の規模にもよりますが、基本的には電話の回線契約を法人用に変えるだけでコストを抑えることができます。電話の法人用プランの場合は回線の大口契約を前提としているため、1つ1つ個別に契約をするよりも安くなることが多いためです。
また、携帯電話の契約の場合には、法人用としてキャリアから提示されているプランの他に、それぞれの企業に合わせた相対契約というものがあります。相対契約とは、通信業界で2004年からはじまった法人契約の種類で、通信事業者と企業が個別で交渉をすることによって、提供されるサービスの料金や内容をそれぞれの企業の使い方に合わせて決めていく契約です。
なお、通信事業者の提供するプランの中で、企業の携帯電話の使用量に応じた1番安いプランを自動的に適用する契約をしている場合は、あえて相対契約をする必要はありません。適宜安いプランの提供を受けることは、通信事業者の提供する既存の料金プランが一新されたときに企業側が結果的に損をしてしまうといった、相対契約を結んだ時に生まれるリスクをなくすことができます。
利用中の電話サービス・プランを見直す
固定の電話代とは、基本的には「オプション料金」「通話料金」「基本料金」の合計金額となります。同じ企業でも、その時期や状況によって電話の使い方はまちまちとなります。そのため、定期的に現在の電話の使用状況に合った契約になっているのかどうかを見直すことで、電話コストの節約に繋げていくのが重要となります。ここでは、節約に繋がる5つの方法を紹介していきます。
オプション料金の見直し
オプション料金は、月々定額で契約していることが多いものです。オプションは基本的に、企業側で必要なものを取捨選択して追加していくものとなっています。以前は必要としていたために付けていたオプションが、環境や状況の変化で必要なくなっていることもあるため、定期的に現在付けているオプションが本当に必要なのかどうかを見直すことで、コスト削減を進めていくことができます。
通話料金の見直し
通話料金は、料金の加算が3分単位であることが多いですが、プランによっては90秒単位や1秒単位といった契約ができることもあります。通話料金が3分単位で切り替わる場合、10秒の電話であろうと2分50秒の電話であろうと同じ通話料金がかかるということになります。90秒単位や1秒単位の契約は、3分単位の契約に比べて同じ時間で換算すると高くなりますが、通話する回数が多く通話時間が短い場合などには多少単価が高くても短い単位の契約を結んだ方が結果的に安くなることが多いです。
契約する通信事業者の見直し
会社の固定電話から携帯電話に発信する際、着信先が同じ通信事業者の提供する携帯電話の場合には通話料が安くなったり、無料になったりすることがあります。そのため、自社の法人携帯と固定電話の契約を合わせることなども節約に繋がっていきます。
お得なサービスの確認
法人用に限った話ではありませんが、NTTの固定電話から携帯電話に発信する場合、特定の番号を付けて発信することで通話料金を下げてくれるサービスがあります。サービスを使う際に特別な申し込みは不要で、発信したい携帯電話番号の前に、北海道・東北・関東・甲信越エリアの場合には「0036」、それ以外のエリアの場合には「0039」を付け加えて発信をするだけで通話料金を下げることができます。
ただし、ひかり電話などの場合は利用することができないこと、通話時間が短すぎる時は割安にならない場合があることなどには注意が必要です。
必要な機器の見直し
電話を受けたり掛けたりするには、当然ながら電話機が必要です。また、企業のオフィスでは複数の電話機で電話を同時に受けたり、内線をつなげるために必要な機器（主装置）が利用されています。これらの購入費やリース代などは高額となるため、本当にそれらの機器が必要かどうかの見極めも重要です。購入する場合は、必要以上の数を用意していないか、また最新型でなくても十分であるため中古を購入できないか確認してみましょう。また、一度リースを組んでしまうと、長期間一定の金額を支払う必要が生じてしまい、固定費がかさんでしまいます。リースの場合は契約前にしっかり検討が必要です。
クラウドPBXを導入する
クラウドPBXとは、PBXをクラウド化したもののことです。PBXとは、Private Branch eXchangeの略語で、日本語では構内交換機と呼ばれています。これは、オフィス内に設置した電話回線を相互で接続し、電話網を構成するための電話交換機のことです。PBXを設置していれば、社外から来た電話を社内の別部署に繋げるなどのコントロールが可能になります。
クラウドPBXは、PBXの機能をクラウド上に置き、インターネット経由で使えるサービスのことです。従来の、オフィス内に専用の機械を設置して使用していたPBXとは違い、オフィス内に専用の機械を設置する必要がなく、PBXの導入時にかかるような特別な工事費はかかりません。通話料自体も固定電話やIP電話よりも安いことが多いです。また、主装置の購入費、リース代などは高額になりやすい一方、クラウドPBXなら必要な人数分のライセンスを契約するため、人数の増減など状況に応じたサービス利用が可能で、さらなるコストカットが可能です。
クラウドPBXで会社の電話コストはどのくらいカットできる？
クラウドPBXを導入することで、どのくらいの電話コストが節約できるのでしょうか。ここでは、節約できる要素を4つ紹介します。
設置工事・増設工事がゼロになる
従来のPBXを設置する場合、それぞれのオフィス単位で専用のPBXの機械を設置しなければならないこと、機械自体の費用もかかることなどから、多くの導入コストがかかっていました。また、PBXで使う回線数の増減や設定の変更をしたいときには専門業者への依頼が必要で、ランニングコストも多くかかっていました。
クラウドPBXの場合は従来のPBXとは違い、オフィス内にPBXの機械を設置する必要がありません。またオフィス単位でしか使えないということもなく、インターネットが繋がってさえいれば世界中どこであっても使うことができます。
さらに、クラウドPBXで使う回線数の増減や設定の変更をしたいときにもパソコンのブラウザ上で行うことができるため、専門の業者への依頼をする必要がなくなります。
そのため、導入コストやランニングコストが従来のPBXよりもかからず、コストカットに繋がります。
スマホやPCを使うので端末料金もカット
クラウドPBXはインターネット上でサービスが提供されるものです。そのため、スマートフォンのアプリやパソコンのソフトウェアを使うことで、会社の電話機と同じように使うことができるようになります。
外回りをする時には、社員が個人で使っているスマートフォンに専用のアプリを入れることで、会社の電話として使うことができるようになります。社員の個人携帯を使用するため、法人で携帯を追加契約する必要がなくなり、契約に伴う費用や端末代などのコストが削減できます。
また、社員も会社支給の携帯と個人用の携帯の2台持ちをして使い分けを行う必要がなくなります。さらに、携帯をクラウドPBXを使って内線化することで、自宅でのリモートワークも可能になります。このとき、アプリ内で業務時間以外では着信をしないように設定できるため、個人のプライベートが侵害される恐れはありません。
内線を広く活用して通話料カット
従来のPBXの場合では、オフィスごとに内線を構築することしかできませんでした。しかし、クラウドPBXの場合にはオフィスという概念にとらわれることなく、国内支部はもちろん海外支部であってもインターネットにさえ繋がっていればクラウドPBXを使って内線を構築することができます。今までは国内の拠点から国外の拠点で電話を掛けるには通話料が割高な国際電話を使う必要がありましたが、クラウドPBXで国内拠点も海外拠点もまとめて内線化することで、内線を使った通話が可能になります。内線通話を使う場合は通話料金が無料となるので、コストが大幅に削減されます。
サービス次第では外線も安くなる
クラウドPBXのサービスによって利用できる通話料のプランが異なるため、クラウドPBXのサービス選びは非常に重要です。今よりも安いプランが利用可能なサービスがないか、チェックしてみましょう。
会社の電話のコストカットなら「ナイセンクラウド」
クラウドPBXのサービスを提供している企業はいくつかありますが、ここでは弊社が提供する「ナイセンクラウド」についてご紹介します。
ナイセンクラウドなら通話料が安い
ナイセンクラウドは、0120や0800の電話番号での発着信が可能です。通話料金は、固定電話からの場合は3分8円～、携帯電話からの場合は3分17円～となっています。
NTT東日本・西日本や楽天コミュニケーションズ社と契約していた電話番号の場合、ナイセンクラウドに変更しても引き続き同じ電話番号を使うことができます。また、0120や0800のフリーダイヤルを引き続き使いたい場合も、番号ポータビリティをすることで変わらずに使うことができます。
※例外もあるため、気になる方は是非事前にお問い合わせください。
ナイセンクラウドなら内線で国内・海外の拠点間で通話料ゼロ
インターネットが繋がっていて、専用アプリを入れたスマートフォンやソフトフォンアプリの入ったパソコンがあれば、世界中どこにいても内線で通話をすることができ、通話料金も無料となります。海外の拠点と日本の拠点間や外出先から会社へ、またはその逆などでも無料で通話できるため、通話料の大幅な削減に繋がります。ナイセンクラウドを導入したことで、年間300万円以上掛かっていた国際電話通話料を、100万円以下に抑えることができた事例もございます。
ナイセンクラウドなら機能も豊富
ナイセンクラウドには、さまざまな機能が付属しています。その中でも、オプション料金のかからない機能を4つ紹介します。
どこにいても会社の番号で発着信が可能
スマートフォンの専用アプリを使えば、外回り中などの社外にいるときでも会社にかかってきた電話を受けたり、会社の電話番号から発信したりといったことができるようになります。
どこにいても会社の番号で発着信できることは、リモートワークの推進にも繋がるでしょう。また、外出中でも電話を受けたい際は、今までなら転送サービスを利用する必要がありましたが、転送サービスを利用することなく外出中にも電話を受けられるようになり、転送サービスの利用料や通話料削減にも有効です。
複数の電話番号が使用可能。通話履歴も簡単に確認可能
ナイセンクラウドでは、複数の電話番号をまとめて管理することができます。代表番号や問合せ窓口など複数の番号を運用している企業は、ナイセンクラウドを導入することで番号の管理が容易になるでしょう。また、電話を受けるときに発信元の電話番号の表示はもちろんのこと、発信元がどの電話番号に対してかけているのかの表示をすることもできます。
さらに、電話をした時刻や相手、通話時間などの履歴をウェブ上で確認ができ、営業業務の視認化に役立ちます。不在着信などの確認もウェブ上でできるため、折り返しの連絡もしやすくなります。
留守番電話のメッセージをメールで送信
ナイセンクラウドには留守番電話で録音された音声をMP3形式のファイルにしてメールで送る機能が付いています。そのため、留守番電話センターに問い合わせて聞くといった作業をせずに、添付されたファイルを開いて聞くだけで確認ができます。
番号別・時間別のルール設定が可能
ナイセンクラウドでは、曜日や時間帯、着信する番号ごとに指定した時間帯は録音してあるアナウンスを流すなどの細かい着信ルールが設定できます。営業時間外の着信にはその旨を録音したアナウンスを流したり、特定の電話番号から着信が来た場合には特定の内線だけを呼び出したりするなどといったことが可能です。
また、非通知番号や特定の番号からの着信に対してブロックをする機能があります。着信側の電話は鳴らすことなく相手には呼び出し続けているように聞こえたり、アナウンスを流したりといった設定ができるので、相手にブロックされていることを悟られない仕様となっています。
この他にもナイセンクラウドには様々な機能を用意しています。ぜひサービスサイトにて詳細をご確認ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
会社の電話にかかるコストを見直してみよう
この記事では、会社の電話にかかるコストを節約するためにはさまざまな方法があることを紹介してきました。こまめに電話コストを見直し、最適化していきましょう。
また、クラウドPBXは従来のPBXよりもコストが大幅に削減できるのでおすすめです。クラウドPBXの導入を前向きに検討しているものの、どのサービスを選べば良いか分からない方は、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。