テレワーク導入なら助成金を活用しましょう！助成金に関する基礎知識
新型コロナウイルスが猛威を振るうなか、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。ただ、価値観を改めることの難しさはもちろん、新しいシステムの構築を伴うことによる手間とコスト負担から、とくに資金に余力のない中小企業でテレワーク導入に二の足を踏む例もまた少なくないのが現状です。
そこで、この記事では助成金を活用したテレワーク導入の効果的な進め方を解説します。まずは、助成金に関する基礎知識を解説し、次にテレワーク導入効果の飛躍的向上が見込まれるクラウドPBXというシステムをご紹介していきます。
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助成金とは？
ここでは助成金の意義や性質、さらには補助金との違いについて解説します。
何のためのもの？
助成金の主な交付主体は厚生労働省で、交付目的は「労働者の職の安定」あります。助成金は、雇用機会の拡大や人材育成を支援するためのものであり、新たな従業員の雇用や定年延長、さらには従業員への研修や教育の際に活用されるのが一般的です。
近年では育児休暇制度の充実や障がい者雇用の推進といった社会情勢を反映した助成金も増加傾向にあるなど、変化が激しいという特徴もあります。助成金を上手に活用するためには、新規の助成金募集や要件についての最新情報に常にアンテナを張っておくことが大切です。
助成金は返済が必要？
助成金は融資とは異なり、返済義務を伴わない資金として活用できます。ただし、 助成金自体の返済は不要でも、助成金の活用によって得られた利益の一部を返還しなければならないこともあるので、詳細を確認しておく必要があります。
また、自社負担費用が必ず発生することにも注意が必要です。申請にあたっては助成金の趣旨に立ち返り、短期的な利益のみならず、自社の成長に繋げるための活用を考えていくことが大切です。
補助金との違いは？
補助金も助成金と同様に国や地方公共団体、あるいは民間団体から交付されること、原則として返済が不要であることは変わりません。
ただし、補助金が、高度な技術を持ちながらも予算が限られてしまう中小企業の研究開発などの事業に対する支援のために交付されるのに対して、助成金は雇用増加や人材育成施策を支援するために交付されるというように交付目的が異なります。そのため、交付時期についても補助金が事業実施後に限られるのに対して、助成金は種類によって施策の実施前であることもあれば、実施後になることもあります。
また、補助金は一般に予算の枠が決まっているため、交付を受けるためには審査に合格する必要があります。公募要領によっては抽選や先着順で決められることもあり、申請が必ず通るとは限りません。しかし、助成金に比べると種類が豊富で、かつ支給される額も500～5,000万円、場合によっては1億円を超えることもあるなど、非常に高額になります。加えて、経費の適用範囲が広いことも挙げられるでしょう。
一方、助成金は受理要件さえ満たしていれば、ほぼ100%支給されるものです。原則として随時申請することができ、複数の助成金の交付を受けることも可能です。ただし、人気が高い助成金だと早期の受付終了もあるため、申請のタイミングには注意が必要です。国や自治体の最新情報をHPなどでチェックしておくとよいでしょう。
テレワークに関する助成金
テレワークは政府が推進する働き方改革の核となる政策であり、コロナ禍を乗り切る施策でもあるため、助成金の拡充も図られています。ここでは、テレワークに関する助成金について解説していきます。
テレワークに関する助成金の種類は様々
テレワークに関する助成金は、さまざまな省庁、あるいは地方自治体によって交付されています。助成金を活用してテレワーク、とくに在宅勤務が可能な業務には積極的に採り入れてもらい、感染拡大の回避はもちろん、これまで通りの業務の継続と労働環境の安定化を図っていくことを目指すねらいがあります。
支援の主な対象となるのは、感染症拡大防止の観点からテレワーク導入の必要性・緊急度が高いと考えられる中小企業や個人事業主です。これはPCやタブレットなどの端末購入費はもちろん、勤怠管理ツールなど各種システムの構築にかかる費用といった導入コストの高さから、大企業に比べテレワークが浸透していない現状があるためです。
現在も、厚労省による「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」や東京都の「テレワーク定着促進助成金」をはじめとして、多種多様な助成金が用意されています。興味を持たれた方は、国や自治体のHPで概要を掴んでから問い合わせてみるとよいでしょう。
助成金には申請期間が決まっているので注意
助成金は、対象とする事業主や交付要件が異なるため、一見しただけでは理解しづらく、導入のハードルが高いと感じてしまうことでしょう。そして、申請期間が決まっていることはもちろん、制度の発表後に要件の追加や緩和が行われることもあります。本格的に申請を検討するときには、常に最新の情報を押さえておくことが不可欠です。
とくに新型コロナウイルス感染症関連の助成金支給申請については、特例措置により申請期限が延長されています。判定基礎期間の起算方法が通常と異なる場合がある点にも注意が必要です。
また、助成金の申請にあたっては、必要書類の収集などの申請準備に時間を取られるものです。助成金の申請を検討されるのであれば、余裕を持ったスケジュールを組んでおくことをおすすめします。
企業がテレワークに関する助成金を利用するには？
企業がテレワークに関する助成金を利用するには、どのようなことに気を付けたらよいのでしょうか。3つのポイントをご紹介します。
常に最新情報をチェック
助成金は、タイムリーな施策により迅速かつ精度の高い支援効果を上げることを目指す制度です。したがって、刻々と変わる社会や環境の状況に応じて助成金の内容に変更が加えられるのは、効果の最大化を図るうえでも避けられません。
そして、数ある助成金制度のなかでも社会に及ぼす影響度や緊急性の高さに鑑みれば、テレワークに関する助成金に関しては、ことのほか適切な運用が求められることもまた事実です。したがって、企業が助成金を利用するときには、時宜に適った見直しが行われるものとあらかじめ想定して動く必要があります。マスコミ報道はもとより、HPや広報誌に目を通して、常に最新情報をチェックしておきましょう。
条件や申請期間などを公式サイトでチェック
テレワークに関する助成金の情報のなかでも、条件や申請期間などの制度利用の根幹に関わる項目に関しては、公式サイトで必ずチェックしておくことが大切です。
とくに、テレワーク関連の助成金は、勢いの衰えを見せないコロナ禍を受けて急遽新設されたものが多いという特殊な事情があります。実際のところ、細かな条件まできちんと詰められないまま見切り発車的に公募が開始されたり、支援や補償の範囲を拡げるために条件が緩和されたりすることも珍しくありません。
条件適格化や二次公募などのチャンスを確実にモノにするためには、日々のチェックが重要です。申請期間についても、前述のように期限の厳守はもちろん、特例措置による申請期限の延長がないか把握しておきましょう。
助成金申請の相談会やコンサルタントを利用する
自力で情報を掴んでおくことは大切なことです。しかし、テレワークに関する助成金の申請手続きに関わる全ての情報を把握することが簡単でないことはもちろん、公募がかけられている助成金が自社や自分にとって有効な制度であるか判断できないケースもあります。
そのようなときには、相談会やコンサルタントを利用するのが効率的です。例えば、神奈川県では、テレワークの導入や厚労省の助成金制度の申請手続きに関する無料の個別相談を、電話やWeb会議で受けられます（2021年1月現在）。自治体によってはこのようにテレワーク推進の援助を行っているため、調べてみることをおすすめします。
なお、相談員は社会保険労務士など実務に精通した人間がコンサルタントを務めるのが一般的です。謝礼金を支払って申請代行を任せることもできますから、より深い相談が必要だと感じられたときには継続的な利用を検討するとよいでしょう。
テレワーク導入と同時に検討すべきクラウドPBX
助成金を活用してテレワークの導入をご検討されている事業主の方々におすすめしたいのが、クラウドPBXと呼ばれるシステムです。コロナ禍により一段と導入傾向に拍車がかかっているテレワークでの業務の効率化と生産性の向上に資するものとして、今注目を集めているのです。どのようなシステムなのかみていきましょう。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、文字通りPBXをクラウド化したものです。
PBXは電話交換機とも呼ばれ、オフィスでビジネスフォンを使うときの外線の転送・保留や内線同士の接続などの電話交換機能を一手に引き受ける装置です。オフィスに欠くことのできない役割を持っているので、これまでは拠点ごとにPBXを構内に設置しなければなりませんでした。
一方クラウドPBXは、PBXの機能をソフトウェア化してインターネット回線を使って通信を行う仕組みです。クラウド化によってこれまでのようなハードウェアとしてのPBXが不要となります。そのため、新規導入時はもちろん、回線の保守・管理などのメンテナンスや、買い替えにかかる手間と費用の大幅な削減が実現します。また、従来のPBXとは異なり、国内の複数拠点はもちろん、海外にある支店などの端末と内線通話が可能となり、通話料金も国内料金が適用されます。
このような基本的特長を持つクラウドPBXは、テレワーク導入に際しても多くのメリットをもたらします。
会社が新たに端末を用意しなくても、テレワーク社員の端末に専用アプリをインストールするだけですぐに通話を開始できます。その際、ビジネスフォンの機能をそのまま引き継ぐことができるので、0120などフリーダイヤルを含む会社番号での発着信が可能になります。社員が自分のスマホでプライベートの番号を用いることなく顧客と通話できるので、出社する必要がありません。
とくにコロナ禍の只中にある現況はもちろん、災害時のリスク回避の観点から、BCP（事業継続計画）対策の必要性が多くの企業の間で急速に共有されてきています。クラウドPBXであれば、自宅やサテライトオフィスなどから会社の代表番号や内線を利用して社員が顧客対応をしたり、社員間で業務連絡したりすることが可能です。
ナイセンクラウドとは
テレワーク導入を検討するときには、コスト削減やリスク回避をはじめとするさまざまな課題が出てきます。そのような課題を解決するものとして、クラウドPBXが大いに役立つシステムであることがお分かりいただけたことでしょう。
テレワークに関する助成金については、クラウドPBXの導入そのものは支援の対象になっていません。しかし、クラウドPBXを活用して社内の電話システムを刷新することで多くのメリットが得られるのであれば、テレワーク導入の機会に併せて実施する方が長い目で見れば合理的です。
そこで、数あるクラウドPBXサービスからおすすめしたいのが、「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドには、前述のクラウドPBXが持つ基本的特長をテレワークの現場で存分に活かせる、さまざまな仕組みや機能が用意されています。
まず、「1対多」の通話を基本的な使い方として想定しているため、顧客からの着信に対してネットワーク内のメンバー全員が対応することが可能です。また、特定の端末を着信しないように設定できるので、テレワーカーがいる社内事情を踏まえた効率的かつきめの細かいチーム運用が実現します。
さらに、顧客との通話履歴をいつでもWebの管理画面から参照できます。電話業務の見える化の実現により、テレワーカーの現況把握や折り返し電話などの迅速な顧客対応ができるようになるでしょう。
加えて、外線通話も、国内の固定電話回線の使用により通話料金は国内外問わず3分8円～と格安で運用可能です。また、リースではなくクラウドサービスのため、高価な装置を借りたり、設置工事を頼んだりといった負担や手間から解放されます。
そのほかにも、ナイセンクラウドは留守番電話機能や着信時に相手情報の一覧表示する機能などを備えており、テレワークでの電話業務をサポートします。
機能について詳しくは動画やサービスサイトをご覧ください。
料金については個別見積もりや自動見積もり機能でご確認いただけます。
テレワーク導入なら助成金やクラウドPBXを活用しましょう
新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐため、テレワーク導入の検討を始める企業が急増しています。コロナ禍はたしかに未曽有の危機ではありますが、新しい社会システムの構築を目指すうえでは、千載一遇のチャンスと捉えることもできるでしょう。
また、テレワークは元々、多様な働き方を用意することで個人や家庭の事情で社会参加が難しい人々を社会に迎え入れることを目指す「働き方改革」の軸となる政策として打ち出されたものでした。人材不足を補う働き方としても期待されているテレワークは、企業の経営をより強固なものにできる働き方の1つです。
しかし、テレワーク化を進めるには、助成金の対象範囲だけでは充分な体制を整えることができません。そこで、クラウドPBXを併用することで、電話番のための出社をなくし、自宅に居ながらオフィスと同様の電話環境を構築してみてはいかがでしょうか。