クラウドPBXと携帯で電話の利便性が向上する！使い方は簡単？
社用携帯としてスマホを社員に支給している企業が増えています。しかし、企業向けの電話運用として完全な形で携帯を使うのではなく、「ビジネスフォン」等のオフィス備え付けの従来型の固定電話運用ではカバーしきれない範囲の連絡（外出時の連絡など）を目的として、あくまで補助的な意味合いで支給している企業がほとんどです。
しかし、スマートフォンは半無線的な運用は可能なものの、電話回線を利用した通話しかできない「携帯電話」です。そのため、通常の運用では外線しか発信できず、内線は使えません。そうした補助的な運用では、ビジネスフォンに加えて余計にコストが嵩んでいくだけです。せっかくスマホを社用携帯として支給しているのなら、運用を一本化し、スマホでも内線が使えるようにすれば合理的ですが、そうしたことは不可能と思っていませんか。実は、「クラウドPBX」を導入すれば、それが可能になるのです。
今回は、携帯とクラウドPBXを組み合わせることでどのようなメリットが生まれるのかについて、スマートフォンの利用を前提として解説していきます。また、クラウドPBXに興味を持っていただいた方向けに、導入方法についても簡単に紹介しますので、既にクラウドPBXの導入を検討中の方も是非参考にしてみてください。
クラウドPBXとは？
「クラウドPBX」は、新たな企業向け電話システムとして近年話題になっている新世代の電話運用サービスです。もっと具体的に説明するとするなら、企業向け電話として普及していた「ビジネスフォン」の仕組みを改良し、クラウド環境に置き換えたサービスといえば最適でしょうか。
ここでは、クラウドPBXがどういう仕組みを持っているのかを掘り下げつつ、クラウドPBXとビジネスフォンの違いと、クラウドPBXで利用できる端末について解説します。
クラウドPBXとビジネスフォンの違い
冒頭でも軽く触れたビジネスフォンは、従来、企業向け電話として広く一般に普及しており、今もなお多数の企業で運用が維持されています。ビジネスフォンとは、簡単に定義するなら「複数の電話機で回線を共有する」ことを目的としたシステムです。
たとえば、特定の電話番号（回線）に対する複数の着信を、複数台の電話機で同時に応対する（外線着信）、いったん受けた着信を別の電話機に転送する（電話の取次ぎ）、社内の複数台の電話機同士で通話する（内線通話）などが可能です。おおよそ会社で多くのビジネスマンが何の気なしに行っている電話業務の殆どが、ビジネスフォンの仕組みで成り立っているものです。
複数台の電話機で回線を共有し、上述した色々な業務を可能にするために、ビジネスフォンでは「主装置（PBX）」と呼ばれる構内交換機を社内に設置します。電話回線（外線・内線）と、社内のすべての固定電話機をその主装置に有線接続することで、主装置側で回線と電話機の割り当てや切り替え、接続解除といった処理が自動で、あるいは電話機側の操作に従って半自動で行えるようになります。これがビジネスフォンの仕組みです。
クラウドPBXはビジネスフォンをベースに改良されたシステムなので、主装置を用いて回線や電話機を管理するという仕組み自体は同じです。しかし、ビジネスフォンのように物理的な主装置を社内に設置するということはせず、主装置はクラウド環境上に仮想的に設置します。クラウド環境とは、インターネットにアクセスすることで求めるサービスを得られる環境のことで、つまりインターネット回線そのものに主装置の機能を搭載しているような状態になります。
クラウドPBXでは、このクラウド環境に設置された主装置に対して、インターネット回線を介してスマートフォンなどのインターネット接続が可能で自由に持ち運べるデバイスを相互接続することで、ビジネスフォンと同じ構造を疑似的に再現しています。ちなみに、ビジネスフォンは電話回線を接続するのに対し、クラウドPBXは通話の際もインターネット回線に接続します。
以上のように、主装置の設置場所と接続方法・使用する端末が大きく違うビジネスフォンとクラウドPBXですが、一番の違いは運用が「会社内でしか使えないのか、あるいは会社内外を問わずどこでも使えるのか」。このうち、前者がビジネスフォンで、後者がクラウドPBXです。
ビジネスフォンは主装置が会社内に置かれていて、その主装置に対して電話機も回線も有線接続されて固定されているので、電話運用は会社でしか使えません。それに対してクラウドPBXは、主装置を会社に置かず、文字通りクラウド（＝雲）上に置いているようなものなので、会社から得意先や客先に外出していても、在宅勤務でも、場所に関係なく会社の電話が利用できます。
クラウドPBXで利用できる端末は？
以上のようにクラウドPBXは場所に関係なくどこからでも使える電話運用です。しかし、クラウドPBXが便利なのはそれだけではありません。
クラウドPBXは通話用端末として多種多様なデバイスに対応しています。たとえば、スマートフォンだけでなく、Wi-Fiをつかめばネットに接続できるタブレット端末やノートパソコン、無線／有線LANで接続できるデスクトップパソコン、有線LANで接続できる据え置き型IP電話機などです。
利用できる端末が多いメリットは、使う環境に応じて接続する端末を変えることができる点です。たとえば、コールセンターシステムと連携して電話応対専門部署で運用するならデスクトップパソコンでヘッドセットマイクをつけた通話が最適ですし、小規模なオフィスあるいは受付電話等には据え置き型IP電話機が最適です。そして、もちろん外出中や移動中の電話応対にはスマートフォンが最適になります。
クラウドPBXと携帯を組み合わせるメリット
冒頭でも述べたように、現在では時代の流れもあって連絡手段が多様化し、人の動きも流動的になる中で、ビジネスフォンのような固定電話の運用と、社用携帯での運用を並行している企業が大多数となっています。しかし、ビジネスフォンと社用携帯では結局は両方電話回線を使用する運用なわけで、いわば二重契約のような感じになっています。
その状態でも確かに運用に支障はないのですが、費用面では結局携帯の分だけ高くなるので、合理性を欠く、言うなれば「もったいない」運用なのです。もし携帯と組み合わせるなら、携帯で会社の電話や内線が使用できるクラウドPBXが最も合理的です。
ここでは、社用携帯のスマートフォンと、画期的な電話システム「クラウドPBX」とを組み合わせることでどのようなメリットが生まれるのかを紹介します。
外出中やテレワーク中でも会社の電話が利用できる
クラウドPBXは、先ほども説明した通り、場所に関係なくどこでも使える便利な運用です。そのため、会社にいなくても会社の電話が利用できるという、これまでのビジネスフォンの運用では考えられなかった柔軟な運用が可能です。
たとえば、商談等で客先に外出しているとしても、出張中でも、はたまた感染拡大防止策でテレワーク中であっても、どこからでも会社の電話が使えます。また、外出先から会社の電話で折り返すのにも会社に帰社する必要がないですし、出張も自宅～出張先の直行直帰で何の支障もありません。
「場所に関係なくどこでも使える」というのをこのように具体的に言い換えると、いかにクラウドPBXが便利なものかわかっていただけるのではないでしょうか。
海外にいても会社の電話が利用できる
クラウドPBXなら、海外にいたとしてもインターネット回線を介して主装置にアクセス可能ですので、会社の電話がそのまま利用できます。通常の携帯であれば海外ローミングや国際電話の利用でちょっとした連絡でもびっくりするくらいの高額の通話料が請求されますが、クラウドPBXと組み合わせることで、国内通話扱いで会社の電話が利用できます。また、海外拠点と国内拠点の間の連絡には内線通話も利用できます。
拠点内を移動しながらでも電話が利用できる
ビジネスフォンの厄介なところは、固定電話機を使わないといけないことです。固定電話機では有線の電話回線が引かれているため持ち運びは不可能ですから、製造業や物流業のように実際の作業場とデスクが全く別の場所にある場合に移動しながら電話するといったことができません。そうした会社でも携帯とビジネスフォンの二重契約になっていることが多いですが、これこそクラウドPBXに一本化するべき例です。
クラウドPBXならば、携帯を使えますし、しかも内線通話ができるので、本社の上長などと在庫状況や作業の進捗をやり取りするにあたり、実際に倉庫や作業場に移動して確認しながら通話することが可能です。迅速な作業や対応が要求される業種ですから、不正確な情報を曖昧な認識で伝えてしまうとよろしくありません。そうした時にクラウドPBXが役立ちます。
内線や外線の取り次ぎが繋がりやすくなる
従来のビジネスフォンでは、特定の担当者宛てに電話の取次ぎをしたいとき、担当者に内線で了解を取ってからボタンで着信を転送するのですが、取次ぎ相手がデスクにいなければ電話を取ることができません。こうした時、会社にいる内勤者が伝言を控えておき、状況に応じて担当者の帰社時あるいは携帯の外線に用件を連絡するなどどのみち内勤者の負担が増えてしまいます。
しかし、クラウドPBXであれば直接担当者の携帯宛に会社の電話から取次ぎが可能なので、内勤者の手をわずらわせなくて済みます。また、もしタイミングが悪く担当者が電話に出られなかったとしても、担当者の携帯から会社の電話を使って折り返しが可能です。こうしたメリットにより、断然取次ぎが繋がりやすくなるでしょう。
クラウドPBXの使い方・導入方法
以上のように、クラウドPBXと携帯を組み合わせることにより色々なメリットが生まれます。このような劇的な変化や利便性の向上を考えると、すぐにでも導入したいと思った方も少なくないのではないでしょうか。実はクラウドPBXは、このように非常に便利なだけでなく、導入も非常に簡単なのです。ここからは、クラウドPBXの導入方法、利用開始までのプロセスを簡単に紹介します。
ベンダーに申し込む
クラウドPBXは1つの会社ではなく色々なベンダーが提供しているので、多数ある中から特定のベンダーを選ぶ必要があります。単に料金の安さで選ぶのではなく、自社の使いたい機能や世間の評判、予算などと照らし合わせながら、慎重に比較検討しましょう。手元に用意するのはスマートフォン（等の通話用デバイス）だけでOKです。社用携帯がなければ必要な数だけ買っておきましょう。既に社用携帯が支給されているならそれを転用してもいいですし、社員の私用スマホを仕事に転用（BYOD）してもいいでしょう。
契約するベンダーが決まったら、早速申し込みを行いましょう。といってもやることは、必要な書類を準備し契約手続きを完了させることだけです。クラウドPBXは主装置など物理的設備の設置が不要なので工事も特になく、契約さえ完了すれば、開通までのこまごまとした作業はベンダー側で行いますので、回線やサーバー側（主装置側）の設定などはすべて任せてしまってOKです。
携帯にソフトフォンをインストールする
クラウドPBXをスマートフォンで利用するには、俗に「ソフトフォン」と呼ばれる、スマホでIP電話の通話を行うためのアプリケーションをインストールすることが求められます。スマホは、通常の状態では電話回線を使ってしまうので、内部的に制御して通信手段を変える必要があるからです。
インストールするアプリもベンダーによって異なり、オリジナルアプリを提供しているベンダーもありますが、基本的にはiOSならAppStoreで、AndroidならGoogle Play Storeでダウンロードできるソフトフォンである場合が多いです。
ベンダーの指示通りに設定する
開通手続きまではほぼすべての作業をベンダーにお任せしてOKでしたが、開通完了してからの携帯側の設定は自社で行う必要があります。アプリによって設定手順は異なりますが、基本的にベンダーから開通のお知らせと共に設定手順書が送られてきますので、その通りに行えばOKです。
システム管理者に任せる場合と、実際に使う社員自身に設定してもらう場合が考えられますが、これは自社の判断で大丈夫です。スマホやアプリに慣れた若い社員が多いなら自身で行ってもいいですが、高齢の社員が多い企業なら、システム管理者が一括でやったほうが早いかもしれません。
利用開始
スマホ側のアプリインストールや設定が終われば、いよいよ利用開始です。システム管理者は社員が自身のスマホの設定を行っている間にでも、現場に合うように管理コンソール上で鳴らし分け等の設定を行い、実際に運用を開始してみましょう。この時点で通話や通信に大きな不具合があれば、即座にベンダーに問い合わせし、共有しましょう。サポートが手厚いベンダーなら、すぐに返信をくれますし、かなり親切丁寧に教えてくれるはずです。
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クラウドPBXを携帯を組み合わせて働きやすい環境を目指そう！
クラウドPBXと携帯（スマホ）を組み合わせるメリットと、クラウドPBXの導入手順について解説しました。
これまではビジネスフォンとスマホ両方で電話回線の運用となっており、利便性はスマホ分のコスト増で置き換えている、あまり合理的とは言えない運用でした。しかしクラウドPBXなら、スマホからでも会社の電話を使って発信したり、内線通話をしたりすることができるうえ、運用はインターネット回線が繋がる場所であればどこからでも行えます。
クラウドPBXに変えることで、会社内の固定電話機が不要になるうえ、物理的設備に縛られないスマートでシンプルな運用ができるのに、離れた拠点とも内線通話が可能になるなど運用コストは大幅に下げることができます。
運用が便利になってコストは大幅に下げられると聞けば、クラウドPBXに移行しない手はないはずです。ただし、ベンダーによって提供する機能やサービス品質は異なりますので、最初は慎重に導入を検討してみてください。