【土日もOK】休日対応可能な電話代行サービスは？
休日である土日や祝日にも電話対応が必要な企業もあるでしょう。しかし、自社内だけで土日や祝日の電話対応をするのは難しい面も多いです。そこで、電話代行サービスを利用する方法があります。
電話代行サービスの土日や祝日の対応状況はまちまちです。平日しか対応していないところもあるため、土日や祝日に対応しているところに絞った上で検討する必要があります。
本記事では、土日祝日に電話代行サービスを利用するメリットや必要性について解説し、対応しているサービスを紹介していきます。
土日祝日に電話対応は必要？
最初に土日や祝日の電話対応は必要なのかどうか見ていきましょう。
土日対応が必要となる業種・サービス
土日や祝日の電話対応の必要性は、業種やサービスの種類による面が大きいです。例えば、一般の消費者を顧客としている企業なら、土日や祝日に問い合わせの電話がかかってくることもあるでしょう。土日や祝日に電話対応できる体制を整えておけば、顧客にとっての利便性が向上します。
反対に、法人相手のサービスを提供していて、土日や祝日に問い合わせの電話がかかってくることがほとんどない企業もあるでしょう。そのような場合には、土日や祝日に電話対応できる体制が整っていなくても問題ありません。
ただ、顧客企業がサービス業や販売業などで土日に稼働している場合には、自社でも土日や祝日に電話対応できる方が良いでしょう。トラブル発生時にすぐに対応できます。
土日祝日の電話対応における課題
土日や祝日に電話対応できる体制を整えるには、社員のうちの誰かが土日や祝日出社していなければなりません。交代で行う方法で対応できますが、休日出勤手当や時間外労働手当が発生し、人件費がかさみます。社員にとっては休日が減るため不満につながることも多いです。
土日や祝日の電話対応を専門に担当するスタッフを雇う方法もありますが、人件費がかさむことには変わりありません。良い人材がなかなか見つからないこともあるでしょう。
そのような事情から、土日や祝日の電話対応が必要でも、自社内で対応できる体制を整えるのは難しいのが実情です。
土日祝日に電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用すれば、社員が土日祝日に出社することなく電話対応できるため、次のようなメリットがあります。
機会損失を防ぐ
土日や祝日の電話対応が難しいということで、平日のみの対応にしてしまうと、どうしても機会損失が発生してしまいます。急いでいる人なら、同業他社に流れていってしまうでしょう。
電話代行サービスで土日や祝日も電話対応できる状態にしておけば、そのような機会損失がなくなるのがメリットです。成約につながる電話を取りこぼしなく受けられます。
コスト削減
土日や祝日の電話対応を電話代行サービスに任せれば、社員が休日出勤することはありません。休日出勤手当や時間外労働手当などのコストが発生せずに済みます。
電話代行サービスの料金が発生しますが、それでも社員に休日出勤をさせるより安く済むことがほとんどです。
社員の負担軽減
社員が休日出勤をして対応するのは、負担が大きいです。休日が減ることで、疲れが十分に取れず、業務効率が悪化してしまうこともあるでしょう。
電話代行サービスを利用して休日の電話対応をすれば、そのようなこともありません。社員は土日や祝日にきっちり休めるため、モチベーションも上がりやすいです。
顧客満足度の向上
顧客が土日や祝日に電話をかけたときに、平日と同じように対応してもらえれば、顧客満足度は向上します。自社に対するイメージも良くなり、自社の製品やサービスを今後も利用したいと考えてくれるでしょう。
土日祝日も対応可能な電話代行サービス5選
土日や祝日でも対応可能な電話代行サービスのうち、代表的な5つを見ていきましょう。
ベルシステム24
ベルシステム24は一般企業向けに、営業支援などを中心としたアウトソーシングサービスを幅広く提供している企業です。「e秘書」というサービス名で電話代行サービスも提供しています。24時間対応のオプションサービスを付けることで、土日や祝日にも対応可能です。他に多言語サービスのオプションもあります。
秘書センター
秘書センターは電話代行サービスと保守代行サービス、受注代行サービスを提供している企業です。電話代行サービスでは、土日や祝日はもちろんのこと夜間の対応も依頼できます。料金が従量課金制のため、コール数が少ない場合には、コストもあまりかからないのがメリットです。報告もさまざまな形態に対応しています。
平日昼間は自社の社員が電話対応し、土日や祝日や夜間のみ利用することも可能です。
セントラル・アイ
セントラル・アイはコールセンター代行や秘書代行などをしているサービスです。電話代行サービスも提供しています。50年以上の長期にわたるノウハウの蓄積があり、導入実績も15,000社以上と非常に豊富です。官公庁からも100以上の案件受託の実績があります。
電話代行サービスに関しては24時間365日稼働しており、年末年始やお盆などの時期も含め、土日や祝日の対応が可能です。また、申し込みから実際に導入できるようになるまで時間がかかりません。最短1日で導入できます。
オフィスジャパン
オフィスジャパンは事業者向けのサービスを幅広く提供している企業で、その中に電話代行サービスもあります。24時間365日対応しており、土曜日のみの利用や日曜・祝日のみの利用も可能です。オプションサービスも豊富で、受電のたびに電話で報告を受けることもメールやチャットなどで報告を受けることもできます。フリーダイヤルの利用やIVR連携なども可能です。
電話代行サービス
「電話代行サービス」という名称の企業が提供している電話代行サービスがあります。その名の通り、電話代行サービスを専門に行っているのが特徴です。不動産や士業、水道修理、ネットショップなど特定の業界に特化したプランを設けています。求人受付やクレーム対応など、特定の用途の受付に特化したプランも利用可能です。
また、平日のみや土日祝日、24時間対応などさまざまなパターンから選択できます。月間コール数も10〜15コール程度のプランから100〜300程度まで幅広く選択可能です。営業電話や間違い電話、いたずら電話などはカウントされないのもメリットです。
電話代行とあわせてクラウドPBXの導入もおすすめ
電話代行サービスを導入すれば電話業務が効率化されて、社員の負担も軽減できます。そして、クラウドPBXもあわせて導入すれば、さらなる効率化も可能です。
クラウドPBXとは、社内に主装置を設置せずに利用できる電話サービスのことです。クラウド上にPBXが設置されており、インターネットに接続できる環境ならオフィス以外の場所でも利用できます。PCやスマホなどを電話機として使用することも可能です。営業で外出中の社員やテレワーク中の社員もオフィスの電話番号を使用して発着信できます。電話機として使用している端末は内線化されるため、離れた場所で内線通話ができるのもメリットです。
工事不要で利用できるため初期費用が安く、申し込みから実際に使えるようになるまで時間もかかりません。電話代行サービスとあわせてクラウドPBXの導入もぜひ検討してみてください。
電話代行への転送設定も簡単！クラウドPBXの「ナイセンクラウド」
電話代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもあわせてチェックしてみてください。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
土日や祝日でオフィスが休みの日でも顧客から緊急の問い合わせに対応できるようにしておくのが望ましいです。業種によっては土日や祝日の電話対応が必須の場合もあるでしょう。しかし、自社内で土日や祝日の電話対応をするのは社員の負担が大きくコストも軽視できません。
そのため、土日や祝日の電話対応は電話代行サービスを利用するのがおすすめです。低コストで機会損失を防止できて、顧客満足度の向上も期待できます。
クラウドPBXと併用すればさらに便利になりますので、ぜひ両方とも導入を検討してみましょう。