海外拠点の内線はどうしたらいい？海外でも内線を無料で使用する方法
グローバル化が進んだ昨今、海外に拠点を置く企業も多くなりました。海外支社と日本国内の本社で連絡を取る場合は、メールや電話などを使っている企業がほとんどだと思いますが、急ぎの用件では特に電話を使うケースが多いでしょう。しかし、海外の拠点と通話する場合は基本的には外線でのやりとりとなるため、国際電話扱いとなり高額な通話料がかかってしまいます。
そこでこの記事では、海外拠点の内線を構築する方法や、海外でも国内の拠点と同じ内線を使用する方法をご紹介します。
海外拠点の内線構築の方法
海外拠点の内線構築の方法には、次の2つの方法があります。詳しく見ていきましょう。
国内拠点とは別に拠点ごとに内線を構築する
1つ目の方法に、国内拠点とは別に、各国の拠点ごとに内線を構築するというものがあります。例えば、アメリカに展開している支店において内線を構築したい場合、シカゴ支店やニューヨーク支店といった、それぞれの拠点内に内線を構築するのです。この方法で内線環境を構築している企業は多いでしょう。
しかし、この方法では拠点同士を内線で繋ぐことはできません。従来通りのそれぞれが独立した内線システムを構築するに留まり、拠点間の通話は外線を利用する必要があります。
クラウドPBXで国内も海外拠点も内線化する
2つ目の方法に、クラウドPBXを用いて、国内及び海外拠点もまとめて1つの内線にするという方法があります。クラウドPBXとは、オフィス内に設置されているPBXをクラウド化したもので、インターネットを介して通話ができるサービスです。インターネット環境さえあれば、場所を選ばずに通話や通信することが可能で、細かな設定も簡単に行えます。この仕組みを導入することにより、国内外を問わずに拠点間の内線化が実現します。例えば日本に本社、アメリカに支社のある会社では、本社内で内線を利用しているのと同じようにアメリカ支社に内線で電話を掛けることが可能になります。
クラウドPBXで海外拠点を内線化すべき理由
クラウドPBXで海外拠点を内線化すると、さまざまなメリットがあります。この章では、その中でも3つのメリットに絞ってご紹介します。
国内からでも簡単に電話の増設・移設などの設定ができる
クラウドPBXを利用すれば、国内にいても、海外拠点で利用する電話の増設や移設が簡単に設定できます。スマートフォン・PC・IP電話など、いくつかの端末を内線電話機として使用できるため、設定が完了すれば、すぐにでも電話の増設と移設が可能です。
国内拠点と海外拠点間で内線で通話ができる
クラウドPBXを採用することで、国内拠点と海外拠点間も内線で無料通話ができます。海外に事業展開をしている企業では、国際電話を頻繁に利用するケースも少なくないでしょう。一般的に、こうした場合には国際電話サービスを使って通話したり、ローミングサービスを活用して転送通話をしたりします。国際ローミングサービスとは、滞在先の地域の電話回線を利用するものですが、利用の際には国内の携帯電話会社が定める、「国際ローミング料金」を払う仕組みになっています。通信キャリアや地域によっても異なりますが、1分あたり70～150円ほどの料金が発生するため、非常に高額です。しかし、クラウドPBXを活用すれば内線電話として海外と連絡を取り合えるため、費用面での心配はありません。
海外拠点から日本の電話番号を使って外線が掛けられる
クラウドPBXなら、海外拠点から日本の電話番号を使って外線をかけることができます。通話料の問題だけでなく、海外からの電話は詐欺の可能性を疑われて電話に出てもらえない問題もあります。海外拠点に担当の部署があったり、担当者が海外拠点に出張中であったりしても、日本拠点の電話番号を利用して電話が掛けられるクラウドPBXがあれば、電話の相手に怪しまれることなく海外から日本の取引先に電話を掛けることができます。
まだまだある！クラウドPBXのメリット
クラウドPBXを導入するメリットは、他にもあります。この章では、クラウドPBXのメリットをご紹介します。
スマホやPCを電話機として使用できる
クラウドPBXはスマートフォンやPCを電話機として使用することができます。社員がすでに利用している手持ちの携帯電話を業務用電話として活用できるようになるので、非常に経済的です。会社から支給されたスマホと2台持ちする必要がなくなり、外出中でも会社にかかってきた電話をそのまま受けられるため、機会損失や折り返しの手間が減ります。折り返すためにオフィスに帰社する必要もなくなります。
ちなみに、こうした従業員が持つ端末を業務でも活用することを「BYOD（Bring Your Own Device）」と言います。BYODが可能になると会社側が業務用端末を購入する必要がなくなるので、導入に必要なまとまった資金を減らすことができます。製品にもよりますが、電話機の価格は約3~4万円の相場なので、数百から数千規模の用意が必要な大企業にとっては大きなコストカットになるでしょう。
電話の取次ぎが簡単
電話の取次ぎが簡単な点もクラウドPBXの特徴です。クラウドPBXでは、外出中であっても社内の電話のように取次ぎができます。出られなかった場合でも会社の代表番号を使ってコールバックすることができるので、クライアントの信頼感を損なう心配もありません。
取次ぎ先は海外拠点だけでなく、国内の支社間、在宅勤務者、外出中の社員など、端末さえ登録しておけばどこにでも取り次げます。
電話の相手を確かめてから担当者が直接電話に出ることもできる
クラウドPBXでは、ディスプレイに電話番号が表示されるので、電話の相手を確かめたうえで担当者が直接電話にでることもできます。そのため、電話に出る前に要件をある程度切り分けられるようになります。対応速度が向上するだけでなく、要件のたらい回しがなくなり顧客満足度の向上も見込めます。
事業継続計画（BCP）対策としても有効
他にも、クラウドPBXは事業継続計画（BCP）対策としても期待を寄せられています。万が一の災害時には通信設備を復旧しなければ通信ができませんが、クラウドPBXであれば復旧作業をサービス運営会社に一任できるため、初動対応を他のことに振り分けられます。BCP対策はすべての企業でコスト削減や利便性向上といったようなメリットを実感できるものではありませんが、自治体を中心にBCP対策を目的としたクラウドPBXの導入を行うケースが増えてきています。
また、成長中の企業において、オフィス移転がこまめに予想される場合、その度に電話番号を変えていては業務に支障が出る可能性があります。そのようなときでも、クラウドPBXを活用することで継続して同じ番号を利用できるのは大きなメリットと言えるでしょう。
海外拠点の内線化に対応したクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ここからは、海外拠点の内線化に対応できる当社のクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」についてご紹介します。
ナイセンクラウドは、どこでも会社の電話番号での発着信ができるよう、各種IT端末の内線化を実現したサービスです。自宅や出先でもビジネスフォンのように扱うことができるほか、電話業務に役立つ機能を豊富に取り揃えています。企業の規模や業界業種を問わず、現在では6,000社以上の導入実績があります。
使用できる端末は、ソフトフォンを入れたパソコン、SIP対応の電話機、専用のアプリを入れたスマホです。対応している電話回線には、NTTの電話回線・地域電話回線の他、Rakuten回線やKDDI回線、NURO回線などがあります。Wifi環境下ではSIMカードも必要ありません。
では、そんなナイセンクラウドの機能について詳しくご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドの機能についてご紹介します。ナイセンクラウドでは導入・運用・管理の場面で役立つ機能とオプションを用意しています。
まずは次の動画をご覧ください。ナイセンクラウドについて1分の動画にまとめています。
動画で紹介したように、ナイセンクラウドには様々な機能・特徴が備わっています。企業のコスト削減や電話業務の効率化に役立ちます。
◎地域型／非地域型の電話番号にも対応
東京03や大阪06、北海道011から沖縄098までの全国の固定電話番号に対応しています。また、IP電話である050番号やフリーダイヤル0120・0800もお使いいただけます。
◎設置・設定変更の手間いらず
ネットワーク環境があれば利用できるため、設置工事は必要ありません。設定の変更もウェブで行えるので、ナイセンクラウドであれば業務状況に応じた臨機応変な対応が可能です。
◎内線通話はどこでも無料
どこであっても内線間の通話は無料です。ナイセンクラウドの魅力は何といっても内線電話を社外に持ち出せる点です。離れた拠点間同士や海外から本社などの電話でも、内線であれば通話料はかかりません。
◎Wifi環境下であればSIMカード要らず
各キャリアと契約しているスマートフォンは勿論、Wifi環境下であればSIMカードすら必要ありません。今は使っていない古いスマートフォンやipadでも、Wifiを利用することで電話機として活用することができます。
◎留守番電話メール機能
かかってきた電話に出られなかった場合に、留守電の音声をMP3形式に録音し、メール添付して送信する留守番電話メール機能があります。留守番電話センターに接続する必要がありません。
◎曜日や時間帯、着信番号に応じて着信ルールやアナウンスの設定機能
定休日や平日の営業時間外はその旨のアナウンスを流したり、特定の番号からの着信では指定する内線だけを呼び出したりできます。
◎発着信Web履歴閲覧機能
いつ誰が誰に電話をかけたなどの通話履歴をWeb上で確認できるため、電話業務を可視化できます。
このほかにも、様々な機能やオプションを用意しています。サービスサイトで詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドのプラン
ナイセンクラウドでは企業規模や状況に合うよう、3つのプランを用意しています。
料金プランは、利用する端末台数で分かれており、月額料金は以下の通りです。プランに関わらず、初期費用は10,000円です。
- ライト（1人用）：2,000円
- ペア（1～2人用）：5,000円
- プロ（5内線）：10,000円
ライトプランは運営を一人で行っている個人事業者向けです。一人の回線であるため内線機能はありませんが、外出先で固定電話を使いたい人には向いているプランです。
ペアプランは小規模事業者向けです。内線を2つまで利用できるので、会社の固定電話番号への着信を出先で受けることができます。
プロプランは中規模以上の事業者向けです。内線を5つ以上利用できるので、ナイセンクラウドを存分に活用したい企業におすすめです。なお、プロプランで6内線以上に増やす場合、1内線ごとに1,000円ずつ加算されますが割引が適用されます。
開業時にはライトプランを選び、事業が拡大していくと共にプランを変更していくなど、そのときの状況に合わせてプランを選んでいくことも可能です。個別見積り、自動見積りが可能ですので、せひお気軽にお問合せください。
ナイセンクラウドを海外拠点で使用している事例
ナイセンクラウドを海外拠点で使用している事例をご紹介します。
拠点が複数ある会社で、従来の電話環境では通話料が高額になってしまっていたケースです。これまでご説明したように、従来型の方式では国際電話の通話料や転送費用などがかさんでしまう課題がありました。
しかし、ナイセンクラウドを導入すれば、どれだけ話しても内線同士の通話料は無料になるため、離れた海外拠点とも内線が利用でき、通話料を大幅にカットすることができました。年間300万円掛かっていた国際電話の通話料を3分の1以下まで下げることにも成功しました。
担当者から顧客へ電話を掛けるときだけでなく、顧客から海外の担当者に電話を掛ける際も国内での通話扱いとなるため、顧客とコミュニケーションが取りやすくなったというメリットもありました。
このように海外を含め、複数の拠点間とのやり取りにはクラウドPBXは欠かせません。業務の拡大にともなって、海外にいる社員や顧客とのやりとりも増えていくはずです。コスト削減、生産性向上のために、こうした仕組みを積極的に採り入れてみましょう。
海外拠点も国内拠点と一緒に内線化しましょう
国内で少子高齢化が進む中、ビジネスを拡大していくためには今後ますます海外市場への参入が必要になるはずです。おのずと海外拠点を持つことになる企業も増えていくでしょう。そうした状況でも柔軟な対応ができるよう、今のうちからクラウドPBXを活用して、電話環境を整えておくのが良いでしょう。すでに海外拠点がある企業はもちろん、海外展開を検討している企業は、ぜひ海外拠点との内線化を行って電話環境の合理化を図りましょう。