起業するなら電話選びは大切！費用削減・業務効率のための電話の選び方
起業したり、個人で仕事を始めたりする際、準備しなければならないものは数多くあります。その中でも、まず整えなければならないのが電話周りの環境ではないでしょうか。企業の大小や業界業種を問わず、ビジネスにおいて電話は必須のアイテムです。特に、自分1人しかいない個人事業主の場合、顧客や取引先から電話が入った際、常に対応できる態勢にしておかなければ折角のチャンスが水の泡です。逆に、電話連絡がスムーズにいけば、それがビジネスチャンスに繋がるでしょう。
しかし、企業や個人事業主が利用する電話には固定電話・携帯電話・IP電話・クラウド電話などの選択肢があり、どれを選べばいいのか迷う方もいるかもしれません。そこでこの記事では、起業したばかりでも、規模の大きい会社でも使いやすい、クラウドを活用した電話についてご紹介します。
起業する際の電話の選択肢
電話を選ぶ際には、コストや効率、使いやすさを考えて色々な選択肢を検討してみましょう。では、選択肢ごとにご説明します。
電話は使用しない
企業でもっとも普及しているのが、ビジネスフォンを使用した電話システムです。PBX（Private Branch Exchange：電話交換機）という装置によって内線同士の通話や保留、転送といった機能が使えます。しかし、こうした機能は主に複数人数で使うのに向いているシステムです。そのため、起業したばかりの方や個人事業主の方が1人で使う場合には、こうした機能はあまり必要ないかもしれません。
また、コスト面で見てみると、加入権・契約手数料・電話機の購入など初期投資に最低10万円ほど必要になるほか、月々の回線使用料や通話料金も発生します。さらには、回線工事をする必要もあるので、電話の導入には費用と時間の両方が費やされることになります。
電話以外のメールやチャットなどの連絡ツールが普及している現在、電話がなくても顧客と連絡を取ることは可能です。電話を使用しないというのも1つの選択肢でしょう。
しかし、電話を導入しないという選択肢にはデメリットもあります。
取引先からすると、相手方の組織に電話番号の記載がないと取引ができない場合があるのです。企業間の取引では固定電話番号があった方が社会的な信頼が高いとされています。
また、起業の際に避けては通れない登記において、電話番号は必須項目です。プライベートで利用している電話番号を登録することもできますが、後々登録した電話番号を変更する際は費用も時間も掛かってしまうため注意が必要です。
こうして見てみると、ビジネスを始める際、電話を使用しないという選択肢は現実的ではないでしょう。会社用に電話番号を取得しておきましょう。
携帯電話
今や携帯電話やスマートフォンは1人1台、ビジネスパーソンなら社用・私用との2台を持ち歩く時代です。フリーランスで仕事をするにしても、打ち合わせや顧客の訪問で外出するケースは多いため、通信端末はビジネスにおいて必需品です。携帯電話やスマートフォンは、外出先でメールのチェックができますし、インターネットを使ってさまざまな検索が可能です。最近では、キャッシュレス決裁アプリが増えてきているので、財布を忘れてしまってもスマホがあれば買い物をしたり、電車に乗ったりすることもできます。
しかし、だからと言って携帯電話やスマートフォンだけを用意すればいいかと言えばそうではありません。先ほどご紹介したように固定電話番号は信頼度に影響するため、取得するのがベターです。金融機関で法人用の口座を開設する際は、携帯電話の番号では開設できず、固定電話の番号が必須となります。
また、携帯電話番号からの着信だと、どこからかかってきた電話か分からないことも多く、電話に出てもらえない場合があります。携帯電話だけではファックスの送受信もできないことも、場合によってはデメリットになり得るでしょう。
便利で多彩な機能を持つ携帯電話およびスマートフォンですが、起業するには不十分です。
家庭用電話機
自宅の外にオフィススペースを借りて仕事をする方もいますが、起業する方の中には自宅で仕事をする方も多いでしょう。そのため、家庭用電話機をビジネス用に使用している人もいます。家庭用電話機は、ビジネスフォンに比べて機能が少ない分、導入金額が安く済みます。
ただし、家庭用電話機は、基本的に1つの電話番号に対して1台の電話機で受信するため、仕事用と私用とで電話番号を分ける場合は、電話機が2台必要になります。
また、外出時に家庭用電話機にかかってきた電話を取るには、有料の電話転送サービスの契約が必要です。しかし、着信であっても転送する度に転送通話料金がかかり、料金は割高なことが多いため、月額に換算するとかなりの費用がかかります。そのため、外出が多い個人事業主の方には家庭用電話機や転送サービスの利用はおすすめできません。
クラウドPBX
これまでPBXは、ある程度の規模のオフィスやコールセンターには欠かせないものでした。しかし、機器と繋がっている範囲しか内線化できないうえに、導入設置費のコストやメンテンナンス、オフィスの移転にともなう工事など、いくつかのデメリットがありました。
そこで近年では、ネットワークを介してPBXの役割を担う「クラウドPBX」と呼ばれる仕組みが注目を集めています。クラウドPBXでは、オフィスの外でもインターネットが繋がる場所であれば、内線・外線・転送機能等が利用できます。
クラウドPBXは、サービスを提供している業者と契約を結び、その業者が構築したクラウド環境にインターネットを通じてアクセスし、通話を行う仕組みです。また、従来のPBXが持つ機能に加えて、クラウドPBXは電話業務に役立つ機能を多数搭載しています。
では、そんなクラウドPBXについて詳しく見ていきましょう。
クラウドPBXが起業時の電話に最適な理由
クラウドPBXにはたくさんのメリットがあります。これから起業をする方にクラウドPBXが特におすすめである理由を4つご紹介します。
導入に掛かる期間や工数が少ない
新規にオフィスを探して事業を始める場合は、物件の内見・申込み・審査を経て、オフィスの場所が決定してから電話の申込みを始めるのが一般的です。この間、2～3週間くらいは番号が決まらないケースも少なくありません。
しかし、クラウドPBXで電話番号を取得すれば、オフィスに入居したり、法人登記をしたりする前から電話番号を利用できます。会社を立ち上げる際には、やらなければならないことがたくさんあり、それぞれ時間もかかります。クラウドPBXを利用して、電話システムの導入にかける時間を短縮しましょう。
圧倒的な安さ
クラウドPBXを使えば、会社の固定電話番号にかかってきた電話を直接スマホに着信させることができます。したがって、転送サービスの月額費用や転送通話料は発生しません。1台のスマホで会社の代表番号もプライベートの番号も使い分けられるため、社用・私用両方に使えて端末購入費用の削減になります。
さらに、国内の遠隔地はもちろん、海外とも内線通話ができるため、国内外にある拠点間でのやりとりが多い場合や海外出張が多い場合には大幅なコストカットが見込めます。海外から発信する場合も国内の固定電話番号を用いて発信するため、国際電話ではなく国内から発信したものと同じ扱いになります。
企業規模拡大の際に増設しやすい
従業員を新たに雇い入れたり、オフィスを借りたり、地方や海外に進出したりするなど、徐々に人が増えていった場合、各人が使う電話回線の増設をどうするかが大きな課題になります。これから新たにビジネスを興すのであれば、将来の事業規模拡大を見据えてクラウドPBXを導入することをおすすめします。
従来の固定電話用PBXでは、回線数・端末数の変更に専門業者による大がかりな配線工事が必要で、依頼してから工事まで1ヶ月以上かかるケースもありました。一方、クラウドPBXは最短即日から数週間で導入が完了します。設定の変更が必要な場合でも、インターネット上で設定を変えるだけで済むため、専門業者による工事は一切不要です。
オフィス、外出先、海外、自宅･･････、どこでも使用できる
起業間もない頃の経営者はプライベートの時間もなく、ほとんどの時間を仕事に割くことが多く、オフィスや外出先、海外、自宅などあらゆる場所で仕事の連絡を取る必要に迫られることが多いです。クラウドPBXなら場所に縛られずに会社の電話番号で発着信が可能であるため、起業したばかりの人にとって使いやすいツールです。「会社を大きくしていこう」「事業を拡大させよう」とがむしゃらに頑張っている経営者には、特にクラウドPBXがおすすめです。
起業するなら「ナイセンクラウド」を導入してみませんか？
ここまでクラウドPBXの利便性の高さについてご紹介してきましたが、現在日本ではさまざまなサービスが展開されています。今回は当社が提供する「ナイセンクラウド」についてご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドはクラウドPBXの利点をフルに活かし、場所を問わず電話を内線化することができます。リース不要なうえに、設置や設定変更も工事が要りません。一般的なサービスだと契約期間が決められて途中で解約できないケースもありますが、ナイセンクラウドはいつでも解約することができます。加えて、低コストで最短即日で導入できるため、使いたいときにすぐに始められることも大きなメリットです。起業したばかりで電話が急に必要になった場合に便利です。
東京03や大阪06といった番号はもちろん、北海道011~沖縄098の全国の固定番号を使うことができます。また、050・0120・0800といった番号も取得可能です。フリーダイヤルが簡単に導入できるので、お客様窓口を新設する際もスムーズに済みます。
また、ナイセンクラウドでは端末に電話番号と発信者が表示されるため、どこの誰から電話があったのか、瞬時に見分けられるようになり、電話に出る前に要件の切り分けが可能です。電話の履歴はWebで確認可能で、営業活動を振り返るのにも役立ちます。特に、テレワークで営業状態が可視化しにくいといったお悩みをお持ちの場合は、管理業務の効率化が図れるでしょう。
その他にも、着信ルールやアナウンスを設定したり、着信のブロックなども行えたりします。留守番電話のメッセージを音声データとしてメールで送ることもできるため、何かトラブルがあったときにもすぐに留守電を確認できるので安心です。
このように、ナイセンクラウドには電話業務を効率化する機能がたくさんあります。ご紹介したもの以外にも、便利な機能やオプションがついているので、ぜひお試しください。
【こちらもご覧ください】1分で分かるナイセンクラウド
ナイセンクラウドの費用
ナイセンクラウドの初期費用は一律10,000円、月額費用は2,000円～で利用できます。料金プランは、「ライト」「ぺア」「プロ」に分かれていて、月額費用が2,000円・5,000円・10,000円です。
内線通話はどこでも無料、外線通話は3分あたり8円～と非常に低コストで運用可能です。
サービスサイトでは自動見積もりが可能です。お気軽にお試しください。また個別見積もりを承っています。
ナイセンクラウドの導入事例
ナイセンクラウドは起業時の導入に向いているのと同時に、リモートワーク時にも力を発揮するシステムです。実際に、在宅勤務者が多い企業や、拠点を多く構える企業での導入実績を多く持ちます。こうした企業では「在宅社員が多いのでコミュニケーションが取りにくい」、「拠点や支店間の電話連絡に費用がかかってしまう」といった問題点がありました。
ナイセンクラウドを導入した結果、「在宅社員同士の連絡が増えて業務の遂行が円滑になった」、「拠点同士・社員同士の電話代を削減できた」といった喜びの声をお寄せいただいております。
テレワークが推進されたことや、フリーランスを始めとした多様なワークスタイルが認められている現在、ナイセンクラウドは時代に即した電話設備です。今現在のナイセンクラウドの導入実績は3,000社以上。業種・業態に関わらず広くご利用いただいております。
漫画でわかるナイセンクラウド
当社ホームページでは、ナイセンクラウドの魅力を漫画で分かりやすく解説しています。機能の具体例について、さらに詳しく知りたいという方はぜひご覧ください！
＞＞漫画でわかるナイセンクラウド＜＜
電話は起業時に欠かせないもの！だからこそ賢い選択をしましょう
今回は起業する際に必要な電話の選択肢としてクラウドPBXをご紹介しました。
起業する際、電話とインターネット環境の準備は必須です。この2点さえあれば、オフィスでなくても、自宅や外出先で仕事をすることができますし、事業拡大後も対応しやすいでしょう。コストを抑えるという点でも有効なクラウドPBX。ぜひこれから起業する予定の方はクラウドPBXの導入をご検討ください。