AI留守電とは？活用するメリットや類似サービスを紹介
近年、ビジネスの現場ではAI（人工知能）の活用が急速に進み、業務のあり方を大きく変えつつあります。その中でも、特に大きな変革を遂げているのが「電話業務」の領域です。
かつては人が対応するのが当たり前だった電話業務ですが、現在ではAI技術を組み合わせることで、その効率性と品質を劇的に向上させられるようになりました。例えば、コールセンターではAIが顧客からの問い合わせに24時間365日自動で応答したり、かかってきた電話の内容をAIがリアルタイムで要約し、オペレーターの業務を支援したりする仕組みが導入されています。
このように、さまざまなシーンで活躍の場を広げている電話AIですが、本記事ではその中でも特に多くのビジネスパーソンにとって身近であり、導入しやすい「AI留守電」に焦点を当てて、その機能やメリットを詳しく掘り下げていきます。
なお、AI留守電以外にも、AIが電話業務をどのように効率化するのか、その全体像にご興味のある方は、下記の記事でAI自動応答やAI電話代行といった、さらに進んだ活用事例についても詳しく解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。
参考記事：電話業務にAIを活用するメリットとは？導入方法やサービスを紹介
https://naisen-telework.jp/improving-telephone-efficiency/denwa-ai/
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
AIによる留守電対応機能とは？
AIによる留守電対応には主に次のような機能が備わっています。
文字起こし機能
AIによる留守電対応では、自動的に電話に出て応答し、相手の要件を尋ねる機能が備わっています。応答中の会話は録音しており、それをさらに自動的に文字起こしする仕組みです。音声とテキストの両方で記録が残されるため、AIが電話の相手とどのようなやり取りをしたのか詳しく把握できます。
通知
AIが電話に出て相手とやり取りをした後、メールやチャットなどでその内容を通知する機能も備わっています。担当者がすぐに対応できない場合でも、顧客から電話が来たことや要件を把握できます。通知は1人だけでなく、複数人に同時に行う設定も可能です。部署内の社員全員に通知が行くようにすれば、情報共有もしやすくなるでしょう。
発信元の表示
電話のナンバーディスプレイには、電話帳に登録されている電話番号のみ発信元の名称が表示されます。電話帳に登録されていない電話番号の場合には、電話番号そのものは表示されても、どこなのか分かりません。
AI留守電対応では、電話帳に登録されていない電話番号でも、発信元を表示できる機能が備わっています。ベンダーが保有している電話帳データベースと照合して判別する仕組みです。どこからかかってきているのかあらかじめ分かるため、対応しやすくなります。
AI留守電を自社に導入するには？
AI留守電の利便性を理解すると、次に考えるべきは「どのようにして自社に導入するか」という点でしょう。
AI留守電をビジネスの現場で活用する方法は、大きく二つあります。一つは、法人利用を前提とした専門的なサービスを導入する方法、もう一つは、特定のスマートフォンが標準で搭載している機能を活用する方法です。
それぞれの特徴を理解し、自社の規模や用途に合った最適な方法を選択することが重要です。
AIによる留守電機能に対応したサービスを導入する
企業や組織として、会社の代表番号や部署の番号でAI留守電を利用したい場合、最も確実かつ効果的なのは、AI留守電機能を備えた法人向けサービスを導入することです。これらのサービスの多くは、クラウドPBX（インターネット回線を利用した電話交換機システム）やIVR（自動音声応答システム）といった、電話業務全体の効率化を目的としたソリューションの一部として提供されています。
法人向けサービスを導入する最大のメリットは、組織的な電話応対の課題を解決できる点にあります。個人のスマートフォンで留守電を設定するのとは異なり、会社の正式な電話番号にかかってきた着信を対象にできるため、ビジネスとしての信頼性を損ないません。
例えば、クラウドPBXサービスである「ナイセンクラウド」は、AIを活用した留守電機能を提供しており、多くの企業で導入されています。このサービスを利用すると、営業時間外や担当者不在時にかかってきた電話に対し、AIが自動で応答します。相手がメッセージを残すと、その音声データは即座に高精度なAIによってテキスト化され、指定したメールアドレスに通知が届きます。
この仕組みにより、担当者は外出先や移動中でも、スマートフォンの画面で留守電の用件をすぐに確認できます。音声メッセージを再生するために静かな場所を探したり、何度も聞き返したりする手間は一切不要です。テキストで内容を一目で把握できるため、緊急性の高い用件に素早く対応したり、担当者への情報共有をスムーズに行ったりできます。これは、ビジネスにおける機会損失を防ぎ、顧客満足度を向上させる上で非常に大きな利点といえるでしょう。
さらに、法人向けサービスは複数人での管理・共有が容易である点も魅力です。受信した留守電メッセージ（テキスト）をチームの共有チャンネルに通知する設定にすれば、「誰が」「いつ」「どのような用件で」電話をかけてきたのかを関係者全員がリアルタイムで把握できます。これにより、「担当者しか内容を知らない」といった情報の属人化を防ぎ、組織全体での対応力を強化します。
導入にあたって大掛かりな工事が不要なサービスがほとんどで、Webからの申し込みで短期間に利用を開始できる手軽さも、多忙なビジネスの現場にとっては見逃せないポイントです。組織として本格的に電話応対のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進したいと考えるなら、信頼できる法人向けサービスの導入が最も賢明な選択となります。
iPhoneであれば「ライブ留守番電話」も便利
法人向けの本格的なサービス導入とは別に、より手軽にAIによる留守電の利便性を体験できる方法があります。それは、iPhoneに標準搭載されている「ライブ留守番電話」機能の活用です。この機能は、iOS 17以降を搭載したiPhoneであれば、追加のアプリケーションや特別な契約なしで利用できます。
「ライブ留守番電話」は、電話に出られないときに相手が留守電メッセージを話し始めると、その内容がロック画面にリアルタイムで文字起こし（書き起こし）されるという画期的な機能です。従来の留守電のように、まずメッセージが全て録音され、通知が来てから再生して内容を確認するというステップを踏む必要がありません。
例えば、会議中に重要な取引先から着信があったとします。その場で電話に出ることはできませんが、「ライブ留守番電話」が機能すれば、相手が話し始めたメッセージが即座に画面にテキストとして表示されます。「急ぎの件でご連絡しました。〇〇の件、至急ご確認ください」といった内容であれば、会議を一時中断してでも対応すべきだと判断できます。反対に、「また後ほど改めます」といった内容であれば、そのまま会議に集中できます。
このように、用件の緊急性や重要度を瞬時に判断し、その後のアクションを柔軟に選択できるのが「ライブ留守番電話」の最大のメリットです。電話をかけてきた相手のメッセージを見ながら、必要であればその場で「応答」ボタンをタップして会話に参加することも可能です。
社用の携帯電話として従業員にiPhoneを支給している企業であれば、この機能を活用することで、個々の従業員の電話応対の効率を大きく向上させられます。特に、営業担当者や現場で作業するスタッフなど、オフィス外での活動が多く、すぐには電話に出られない状況が多い職種において、その真価を発揮するでしょう。
ただし、この機能には留意すべき点もあります。「ライブ留守番電話」は、あくまでそのiPhone本体にかかってきた電話のみが対象です。会社の代表番号や部署の番号にかかってきた電話をAIで応対する、あるいはチーム全体で留守電の内容を共有するといった、組織的な運用には対応していません。
そのため、個人の利便性を高めるための補助的なツールと位置づけ、会社全体の電話応一元管理や効率化を目指すのであれば、前述した「ナイセンクラウド」のような法人向けサービスの導入が不可欠です。
参考：https://support.apple.com/ja-jp/105066
AIによる留守電対応のメリット
AIによる留守電対応機能を利用するとどのようなメリットが得られるのか、詳しく見ていきましょう。
簡単な用件なら自動で対応できる
AI留守電対応では、簡単な内容の要件ならスタッフが直接出ることがなくてもAIだけで対応できるのがメリットです。そのため、コア業務で忙しいときなどに電話対応に時間を取られることがなくなります。
よくある質問などはあらかじめ登録しておくと自動での回答が可能です。Webサイトへの誘導もできます。
複雑な内容の問い合わせにはスタッフが対応する必要がありますが、それでも電話対応に費やす時間を大幅に短縮できるでしょう。電話に出るために仕事が中断されることが減るため、仕事に集中して取り組むことができ、業務効率アップが期待できるでしょう。
営業時間外でも対応できる
大半の企業では、電話での問い合わせに対応できるのは営業時間内に限られています。営業時間は主に平日の昼間の時間帯で、夜間や土日祝日などには電話での問い合わせを受け付けていないところが多いです。そのため、顧客が問い合わせをしたくても翌日や翌営業日まで待たなければならないことがあります。
AI留守電なら、営業時間かどうかにかかわらず、24時間365日いつでも電話対応可能です。
自動で対応できるため、スタッフに負担がかかってしまうことはありません。AIだけで対応できない内容の場合には、翌営業日にスタッフが対応しますが、録音やテキストで記録が残されています。そのため、スムーズな対応が可能です。
用件を簡単にチェックできる
通常の留守電でも、音声で相手が用件を残して伝えられます。しかし、音声の場合だと、最初から最後まで全て聞かないと内容を把握するのは難しいです。どうしても時間がかかってしまうでしょう。飛ばしながら聞いた場合には、重要な内容を聞き逃してしまう可能性もあります。
その点、AI留守電なら音声だけでなく、テキストに変換されたデータも作成されます。サービスによってはAIで内容を自動要約する機能も利用可能です。
多言語に対応できるサービスもある
AI留守電対応のサービスの中には、日本語だけでなく外国語にも対応しているサービスもあります。外国人や外国企業と取引のある企業の場合には、外国語での対応ができると便利でしょう。
工事不要で導入できる
AI留守電対応を導入する上で、専用のIP電話機やアダプターなどが必要な場合もありますが、工事は必要ありません。中にはスマホで利用できるサービスもあり、その場合にはアプリをインストールするだけで導入できます。そのため、導入のハードルが低いのがメリットです。
AI自動応答、AI電話代行サービスとの違い
AIを活用した電話関連サービスの世界は、「AI留守電」だけにとどまりません。よく似たサービスとして「AI自動応答（AI-IVR）」や「AI電話代行（ボイスボット）」が存在します。これらのサービスは一見すると似ているように感じられるかもしれませんが、その役割や得意とする領域には明確な違いがあります。自社の抱える課題に対して、どのサービスが最も有効な解決策となるのかを見極めるためには、それぞれの特性を正しく理解しておくことが極めて重要です。
| サービス種別 | 主な目的 | AIの役割 | 対応範囲 | 導入が適しているケースの例 |
| AI留守電 | 不在時の用件記録と可視化 | 一方的な伝言の音声認識・テキスト化 | 一方通行の用件受け付けのみ（双方向の対話はしない） | 営業時間外や担当者不在時の一次受付、用件の確認効率化、聞き逃し防止 |
| AI自動応答
（AI-IVR） |
定型的な問い合わせへの自動対応 | シナリオに基づく音声認識と音声合成による対話 | FAQ対応、簡単な予約受付、資料請求など、定められた範囲での双方向対話 | コールセンターの一次受付（あふれ呼対策）、よくある質問への対応自動化 |
| AI電話代行
（ボイスボット） |
広範な電話業務の自動化・代行 | 自然言語処理技術を駆使した、より人間らしい柔軟な対話 | 複雑な予約変更、注文受付、カスタマーサポートなど、非定型な内容も含む高度な双方向対話 | 受電業務全体のDX推進、24時間365日の顧客対応窓口の設置、人手不足の解消 |
AI留守電と比較して、どちらを導入すべき？
どのサービスを導入すべきかの判断は、「解決したい課題の深さと広さ」に依存します。まずは電話の取りこぼしを防ぎ、用件の確認を効率化するところから始めたいのであればAI留守電といえるでしょう。
定型的な問い合わせ対応の自動化が急務であればAI自動応答といえます。そして、電話業務全体の変革を目指すのであればAI電話代行です。このように、自社の状況を客観的に分析し、最適な一手を選択することが、AIを活用した電話業務改革を成功に導く鍵となるでしょう。
ナイセンクラウドならAI留守電サービスが使える！
ナイセンクラウドは、クラウドPBXのサービスですが、近々AI電話代行のサービスにも対応を予定しています。クラウドPBXは、クラウド上にPBXを構築してスマホやPC、タブレット端末などのデバイスを電話機として使用できるサービスです。インターネット環境さえあれば、どこからでもPBXに接続できて、会社の電話番号で発着信できます。
また、かかってきた電話に出られないときもナイセンクラウドなら便利に用件を確認できます。AI留守電機能を搭載しており、電話の相手が留守番電話に残したメッセージを自動でテキストに文字起こしでき、メールで内容が届けられます。これにより、毎回音声データを確認しなくても、留守電の内容が簡単に確認できます。
さまざまな機能が満載のナイセンクラウドについて、詳しくは次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
AI留守電対応は、AIが電話に出て顧客の用件を聞いて一次対応をしてくれるサービスです。顧客とのやり取りを録音してテキストに変換するなどの機能が備わっています。簡単な用件であれば、担当者に代わることなく、AIだけでの対応もできるため便利です。折り返し電話をかける際にも、AIとのやり取りの内容を把握しやすいため、スムーズな対応ができます。業務効率化も期待できるため、電話対応で時間を取られることが多い場合には、AI留守電対応サービスの導入を検討してみましょう。