AI留守電とは？活用するメリットや類似サービスを紹介
近年、ビジネスの現場ではAI（人工知能）の活用が急速に進み、業務のあり方を大きく変えつつあります。その中でも、特に大きな変革を遂げているのが「電話業務」の領域です。
かつては人が対応するのが当たり前だった電話業務ですが、現在ではAI技術を組み合わせることで、その効率性と品質を劇的に向上させられるようになりました。例えば、コールセンターではAIが顧客からの問い合わせに24時間365日自動で応答したり、かかってきた電話の内容をAIがリアルタイムで要約し、オペレーターの業務を支援したりする仕組みが導入されています。
このように、さまざまなシーンで活躍の場を広げている電話AIですが、本記事ではその中でも特に多くのビジネスパーソンにとって身近であり、導入しやすい「AI留守電」に焦点を当てて、その機能やメリットを詳しく掘り下げていきます。
なお、AI留守電以外にも、AIが電話業務をどのように効率化するのか、その全体像にご興味のある方は、下記の記事でAI自動応答やAI電話代行といった、さらに進んだ活用事例についても詳しく解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。
参考記事：電話業務にAIを活用するメリットとは？導入方法やサービスを紹介
https://naisen-telework.jp/improving-telephone-efficiency/denwa-ai/
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AIによる留守電対応機能とは？
AIによる留守電対応には主に次のような機能が備わっています。
文字起こし機能
AIによる留守電対応では、自動的に電話に出て応答し、相手の要件を尋ねる機能が備わっています。応答中の会話は録音しており、それをさらに自動的に文字起こしする仕組みです。音声とテキストの両方で記録が残されるため、AIが電話の相手とどのようなやり取りをしたのか詳しく把握できます。
通知
AIが電話に出て相手とやり取りをした後、メールやチャットなどでその内容を通知する機能も備わっています。担当者がすぐに対応できない場合でも、顧客から電話が来たことや要件を把握できます。通知は1人だけでなく、複数人に同時に行う設定も可能です。部署内の社員全員に通知が行くようにすれば、情報共有もしやすくなるでしょう。
発信元の表示
電話のナンバーディスプレイには、電話帳に登録されている電話番号のみ発信元の名称が表示されます。電話帳に登録されていない電話番号の場合には、電話番号そのものは表示されても、どこなのか分かりません。
AI留守電対応では、電話帳に登録されていない電話番号でも、発信元を表示できる機能が備わっています。ベンダーが保有している電話帳データベースと照合して判別する仕組みです。どこからかかってきているのかあらかじめ分かるため、対応しやすくなります。
AI留守電を自社に導入するには？
AI留守電の利便性を理解すると、次に考えるべきは「どのようにして自社に導入するか」という点でしょう。
AI留守電をビジネスの現場で活用する方法は、大きく二つあります。一つは、法人利用を前提とした専門的なサービスを導入する方法、もう一つは、特定のスマートフォンが標準で搭載している機能を活用する方法です。
それぞれの特徴を理解し、自社の規模や用途に合った最適な方法を選択することが重要です。
【企業向け】ナイセンクラウドのAI留守電機能を利用する
企業が本格的にAI留守電を導入するのであれば、クラウドPBXサービスであるナイセンクラウドの活用がおすすめです。ナイセンクラウドが提供するAI留守電機能は、単に音声を録音するだけではなく、録音された内容を即座にMP3形式で指定のメールアドレスやチャットツールへ通知する仕組みを持っています。これにより、移動中や会議中であっても、電話の内容を文字で素早く確認できるため、折り返し連絡の優先順位を瞬時に判断できるようになります。
ナイセンクラウドの大きな特徴は、物理的な電話機に縛られず、スマートフォンやパソコンをビジネスフォンとして利用できる点です。AI留守電機能もこのクラウド環境と密接に連携しており、事務所に不在の状況でも全自動で正確なメッセージ管理が行われます。文字起こしの精度も高く、聞き取りにくい音声でも文脈から推測してテキスト化するため、聞き返しによるタイムロスを最小限に抑えることが可能です。
また、導入にあたって大がかりな回線工事を必要としない点も、スピード感を重視する現代のビジネス環境に適しています。既存の番号をそのまま利用できるケースも多いため、取引先への周知などの手間をかけずに、最新のAI機能をビジネスに取り入れられます。コストパフォーマンスにも優れており、電話代行サービスを雇うよりも安価に、かつ24時間365日の対応体制を整えられる点が多くの企業から支持される理由です。
詳細については、以下の公式サイトで機能やプランを確認してみてください。
【個人向け】iPhoneであれば「ライブ留守番電話」が便利
個人で利用するスマートフォンにおいて、特別なアプリをインストールせずにAI留守電に近い利便性を得られるのが、iPhoneの「ライブ留守番電話」機能です。これはiOS17から導入された画期的な機能で、着信時に相手が留守番電話にメッセージを残している最中、その内容をリアルタイムで画面上にテキスト表示してくれます。
ライブ留守番電話機能とは
ライブ留守番電話は、デバイス上のAIが音声を解析し、メッセージの録音が行います。また、発信者が話している内容を即座に文字に変換する機能が備わっています。従来のように、相手がメッセージを残し終わってから録音データを再生する手間がありません。相手の話している内容を画面で見ながら、今すぐ出るべき重要な電話なのか、後で対応しても問題ない用件なのかをその場で判断できます。この機能の最大の特徴は、録音中に自分から電話に出て会話を開始できる点にあり、ビジネスチャンスを逃さない仕組みが整っています。
ライブ留守番電話の設定方法
この機能を活用するためには、iPhoneの設定アプリから簡単な操作を行う必要があります。
1.「設定」アプリを開く
2.「電話」をタップ
- 「ライブ留守番電話」をオンにする
キャリアが提供する従来の留守番電話サービスとは独立して動作するため、別途月額料金が発生することはありません。ただし、最新のOSにアップデートされている必要があるため、事前に自身のiPhoneのバージョンを確認しておくとスムーズです。
ライブ留守番の活用シーン
この機能の活用シーンは、手が離せない作業中や静かな場所での会議中といった場面でしょう。電話が鳴った際、マナーモードにしていても画面を見れば相手の用件が文字で流れてくるため、音を出さずに内容を把握できます。例えば、宅配便の再配達確認や急ぎでない知人からの連絡であれば、そのまま録音を最後まで続けさせても問題ありません。一方で、取引先からの緊急案件であると判断した場合は、録音の途中であっても応答ボタンを押して直接会話を開始するといった柔軟な対応が可能です。
ライブ留守番電話の注意点
非常に便利な機能ですが、いくつか留意すべき点も存在します。まず、この機能はiPhone本体で音声を解析してテキスト化するため、端末の電源が切れている場合や圏外にいる場合には作動しません。また、発信者側には通話料が発生する仕組みである点も理解しておく必要があります。日本語の文字起こし精度は高いものの、周囲の騒音が激しい場合や相手の滑舌によっては、誤変換が生じる可能性も否定できません。キャリア側の留守番電話サービスを併用している場合は、どちらが優先されるか設定状況によって異なるため、事前の動作確認をしましょう。
AIによる留守電対応のメリット
AIによる留守電対応機能を利用するとどのようなメリットが得られるのか、詳しく見ていきましょう。
簡単な用件なら自動で対応できる
AI留守電対応では、簡単な内容の要件ならスタッフが直接出ることがなくてもAIだけで対応できるのがメリットです。そのため、コア業務で忙しいときなどに電話対応に時間を取られることがなくなります。
よくある質問などはあらかじめ登録しておくと自動での回答が可能です。Webサイトへの誘導もできます。
複雑な内容の問い合わせにはスタッフが対応する必要がありますが、それでも電話対応に費やす時間を大幅に短縮できるでしょう。電話に出るために仕事が中断されることが減るため、仕事に集中して取り組むことができ、業務効率アップが期待できるでしょう。
営業時間外でも対応できる
大半の企業では、電話での問い合わせに対応できるのは営業時間内に限られています。営業時間は主に平日の昼間の時間帯で、夜間や土日祝日などには電話での問い合わせを受け付けていないところが多いです。そのため、顧客が問い合わせをしたくても翌日や翌営業日まで待たなければならないことがあります。
AI留守電なら、営業時間かどうかにかかわらず、24時間365日いつでも電話対応可能です。
自動で対応できるため、スタッフに負担がかかってしまうことはありません。AIだけで対応できない内容の場合には、翌営業日にスタッフが対応しますが、録音やテキストで記録が残されています。そのため、スムーズな対応が可能です。
用件を簡単にチェックできる
通常の留守電でも、音声で相手が用件を残して伝えられます。しかし、音声の場合だと、最初から最後まで全て聞かないと内容を把握するのは難しいです。どうしても時間がかかってしまうでしょう。飛ばしながら聞いた場合には、重要な内容を聞き逃してしまう可能性もあります。
その点、AI留守電なら音声だけでなく、テキストに変換されたデータも作成されます。サービスによってはAIで内容を自動要約する機能も利用可能です。
多言語に対応できるサービスもある
AI留守電対応のサービスの中には、日本語だけでなく外国語にも対応しているサービスもあります。外国人や外国企業と取引のある企業の場合には、外国語での対応ができると便利でしょう。
工事不要で導入できる
AI留守電対応を導入する上で、専用のIP電話機やアダプターなどが必要な場合もありますが、工事は必要ありません。中にはスマホで利用できるサービスもあり、その場合にはアプリをインストールするだけで導入できます。そのため、導入のハードルが低いのがメリットです。
AI留守電のおすすめ活用シーン
AI留守電は、あらゆる業界において業務効率化の鍵となります。例えば、少人数で運営している士業事務所や不動産会社では、接客中や外出中に電話が集中することが珍しくありません。このような場面でAI留守電を導入していれば、全ての入電を文字で記録できるため、重要度の高い案件から順次対応するといった効率的な運用が実現します。
| 活用シーン | 具体的なメリット |
| 営業時間外の受付 | 夜間や休日の問い合わせを文字で即座に把握し、翌営業日の準備を早められる |
| 現場作業の多い業種 | 工事現場や配送中など、手が離せない状況でも用件の見落としを防げる |
| カスタマーサポート | 定型的な問い合わせを自動でテキスト化し、担当者の確認工数を削減する |
| 営業電話のフィルタリング | 営業の電話を文字で判断し、本来集中すべき業務の妨げを最小限にする |
また、クリニックや飲食店においても大きなメリットを発揮します。診療中やランチタイムのピーク時など、スタッフが電話に出られない時間帯であっても、予約の変更や欠勤の連絡などを正確に把握可能です。録音を聞き返す時間は短縮され、テキストをパッと見るだけで内容が理解できるため、スタッフ間の情報共有もスムーズに行えます。
AI自動応答、AI電話代行サービスとの違い
AIを活用した電話関連サービスの世界は、「AI留守電」だけにとどまりません。よく似たサービスとして「AI自動応答（AI-IVR）」や「AI電話代行（ボイスボット）」が存在します。これらのサービスは一見すると似ているように感じられるかもしれませんが、その役割や得意とする領域には明確な違いがあります。自社の抱える課題に対して、どのサービスが最も有効な解決策となるのかを見極めるためには、それぞれの特性を正しく理解しておくことが極めて重要です。
| サービス種別 | 主な目的 | AIの役割 | 対応範囲 | 導入が適しているケースの例 |
| AI留守電 | 不在時の要件記録と可視化 | 一方的な伝言の音声認識・テキスト化 | 一方通行の用件受け付けのみ（双方向の対話はしない） | 営業時間外や担当者不在時の一次受付、用件の確認効率化、聞き逃し防止 |
| AI自動応答
（AI-IVR） |
定型的な問い合わせへの自動対応 | シナリオに基づく音声認識と音声合成による対話 | FAQ対応、簡単な予約受付、資料請求など、定められた範囲での双方向対話 | コールセンターの一次受付（あふれ呼対策）、よくある質問への対応自動化 |
| AI電話代行
（ボイスボット） |
広範な電話業務の自動化・代行 | 自然言語処理技術を駆使した、より人間らしい柔軟な対話 | 複雑な予約変更、注文受付、カスタマーサポートなど、非定型な内容も含む高度な双方向対話 | 受電業務全体のDX推進、24時間365日の顧客対応窓口の設置、人手不足の解消 |
AI留守電と比較して、どちらを導入すべき？
どのサービスを導入すべきかの判断は、「解決したい課題の深さと広さ」に依存します。まずは電話の取りこぼしを防ぎ、用件の確認を効率化するところから始めたいのであればAI留守電といえるでしょう。
定型的な問い合わせ対応の自動化が急務であればAI自動応答といえます。そして、電話業務全体の変革を目指すのであればAI電話代行です。このように、自社の状況を客観的に分析し、最適な一手を選択することが、AIを活用した電話業務改革を成功に導く鍵となるでしょう。
ナイセンクラウドならAI留守電サービスが使える！
ナイセンクラウドは、クラウドPBXのサービスですが、近々AI電話代行のサービスにも対応を予定しています。クラウドPBXは、クラウド上にPBXを構築してスマホやPC、タブレット端末などのデバイスを電話機として使用できるサービスです。インターネット環境さえあれば、どこからでもPBXに接続できて、会社の電話番号で発着信できます。
また、かかってきた電話に出られないときもナイセンクラウドなら便利に用件を確認できます。AI留守電機能を搭載しており、電話の相手が留守番電話に残したメッセージを自動でテキストに文字起こしでき、メールで内容が届けられます。これにより、毎回音声データを確認しなくても、留守電の内容が簡単に確認できます。
さまざまな機能が満載のナイセンクラウドについて、詳しくは次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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まとめ
AI留守電対応は、AIが電話に出て顧客の用件を聞いて一次対応をしてくれるサービスです。顧客とのやり取りを録音してテキストに変換するなどの機能が備わっています。簡単な用件であれば、担当者に代わることなく、AIだけでの対応もできるため便利です。折り返し電話をかける際にも、AIとのやり取りの内容を把握しやすいため、スムーズな対応ができます。業務効率化も期待できるため、電話対応で時間を取られることが多い場合には、AI留守電対応サービスの導入を検討してみましょう。