固定電話の転送は企業にとって便利？不便？転送よりももっと優れた方法は？
ビジネスをするうえで欠かせない電話業務。社内での取り次ぎはもちろん、出先の担当者に連絡をしたり、遠隔地の拠点に連絡したりと、日々の業務の中で電話を使う場面は非常に多いです。特に込み入った内容はメールなどの文章では伝えにくく、電話を使った連絡ならば共有も楽です。一方で、外出先の担当者にすぐに電話を取り次げなかったり、転送する際の料金がかさんでしまったりするデメリットもあります。電話業務の多い問い合わせ窓口やコールセンターを擁している企業は、月々の通話料も決して安い支出とは言えないでしょう。
そこで今回は、固定電話の転送に関する内容を中心に、通話料を安くできる方法や便利なシステムについてご紹介します。電話業務に課題を感じている方はぜひご覧ください。
固定電話の転送サービスとはどのような機能？
固定電話の転送サービスとは、固定電話にかかってきた電話を、指定した別の固定電話やスマホなどに転送するサービスのことです。NTTなどの大手通信事業者や専門業者がサービスを提供しているほか、ビジネスフォンの内線転送機能の延長として、外部への外線転送機能がついているものもあります。転送元の固定電話にかかってきた電話をすべて転送する無条件転送や、転送元の電話に応答がない場合のみ電話を転送する無応答時転送など、契約する事業者やビジネスフォンの機能によってサービス内容は異なります。
転送サービスを活用することで外出先でも電話が取れるようになるため、機会損失を生みにくいというメリットや電話対応専門のスタッフを雇う必要がなく人件費を節約できるメリットがあります。
固定電話の転送は会社には不向き。不便な理由
一見すると便利に見える固定電話の転送サービスですが、ビジネスの用途で活用するに不便なケースも少なくありません。では、具体的にどのような点が不便なのか理由を確認してみましょう。
転送先は1つの番号につき1つしか選べない
固定電話の転送サービスは、オフィスに人がいなくても自動で電話を転送してくれるメリットがあります。一般的に、転送サービスでは固定電話の電話番号1つに対して、転送先に指定できるモバイル端末は1台のみです。そのため、転送先のスタッフが商談中で電話に出られなかったり、転送先を1つしか選択できずに有効活用できなかったりすることもあります。
転送先の電話から折り返ししづらい
転送されてきた電話の相手に折り返し電話をかける場合、相手に通知される電話番号は発信するモバイル端末の電話番号になります。相手がモバイル端末の番号を知っているのなら問題ありませんが、固定電話の番号しか知らない場合には、電話に出てくれない可能性が高くなります。そのため、固定電話による転送は、ビジネスチャンスを逃してしまったり、顧客の信用を失ってしまったりする懸念があります。
転送元に通話料が発生する
固定電話の転送では、転送元の固定電話から転送先のモバイル端末への通話料が発生します。通話料は転送先のモバイル端末のキャリアによって異なりますが、固定電話からモバイル端末へ電話をかける場合と同じ通話料がかかります。通話時間が長くなればなるほど通話料は増えるので、1回の通話時間が長くなりがちな人や、通話時間が短くても着信回数が多い場合は通信費用が割高になります。
また、フリーダイヤルの番号に掛かってきた電話をモバイル端末に転送する場合、転送元はフリーダイヤルと転送の両方の通話料を負担しなくてはならず、余計にコストがかさんでしまいます。
固定電話の転送よりも優れた「クラウドPBX」の活用
クラウドPBXとは、会社内の外線接続や内線電話の管理などを制御する電話交換機「PBX（Private Branch Exchange）」を社内に設置するのではなく、クラウド化してインターネット上に設置したものです。クラウドPBXを活用することで、従来の電話業務にありがちな課題を解決できるようになります。
ビジネスフォンにはビジネスをサポートするさまざまな機能がある一方、普通の電話機に比べてサイズが大きく場所を取ったり、利用人数分のビジネスフォンを用意しなくてはならなかったりする欠点があります。また、導入にはまとまった費用が必要なほか、増設や移転の際には工事が必要になるため、出費がかさんでしまうこともデメリットです。
対して、クラウドPBXは社内のレイアウト変更や電話機を移動する際に工事が不要で、ほぼすべての手続きをインターネット上で行うことができます。また、スマートフォンやPCをビジネスフォンとして活用できるようになるため、電話端末の購入やリース、維持費といったコストを削減できます。
このように、インターネットさえ通じていれば身近な端末で利用可能なので、社員のスマホを内線電話として利用し、外出先で内線電話を使用したり、会社の固定電話に掛かってきた電話に対応したりすることができます。
ここでは、クラウドPBXのメリットをより業務に具体的に確認してみましょう。
登録した端末で同時着信が可能
クラウドPBXの大きな特徴は、代表電話に着信があると、内線電話として登録してある複数のモバイル端末に着信音が鳴る「同時着信機能」です。複数の固定電話やモバイル端末へ同時に着信するため、電話を取り逃す心配がなく、素早い電話応対が可能になります。
スマホやPCで固定電話の番号を使って発信できる
クラウドPBXを導入するメリットとして、モバイル端末からの発信でも代表電話番号が通知できる点が挙げられます。
通常、固定電話から転送された電話へ折り返し連絡をする場合、相手先の電話に表示される電話番号がモバイル端末の番号になってしまうという欠点がありました。しかし、クラウドPBXではモバイル端末から代表電話番号を使って電話をかけられるほか、会社にかかってきた電話を外出中の担当者に内線転送することが可能です。社内の内線電話と同じように電話の引き継ぎができるので、相手を待たせることもなく、折り返しの電話をかける手間も減らすことができます。
転送ではないので転送時にかかる通話料が掛からない
クラウドPBXでは、社員のスマホを内線電話として登録することができます。代表電話番号にかかってきた電話を、内線通話で社外の担当者のスマホへ引き継ぐことも可能です。内線電話として登録されたスマホは、社外で内線電話として利用できます。つまり、転送サービスと同じようでありながら、実際は転送サービスではないため、転送元にかかっていた通話料は発生しません。
また、クラウドPBXによる内線通話は日本国内だけでなく海外でも利用可能です。海外拠点とのやり取りが多い場合には大きなコストカットになるでしょう。
固定電話の転送にお悩みなら「ナイセンクラウド」はいかがですか？
「固定電話にかかってくる電話を逃したくない。けれど、ずっとオフィスにいるわけにもいかない」と、そんな悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。これまでご紹介したように、クラウドPBXを導入すれば、このようなトラブルは一挙に解決できます。
しかし、現在はさまざまなクラウドPBXサービスがあり、どれを選ぶべきか迷っている方も少なくないでしょう。そこで、弊社が提供するクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」についてご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドを使えば、お手持ちのスマートフォンやPCをビジネスフォンのように使うことができます。お手持ちのスマートフォンやPCを活用するため、ビジネスフォンを新たに購入する必要がなく、リーズナブルな導入が実現します。
いつでもどこでも会社の電話を取ることができるようになるため、在宅ワークやテレワークにも非常におすすめです。社内はもちろん、社外や遠隔地、海外であっても内線通話が可能で、転送の際にいちいち電話番号を入力することなく、内線番号を押すだけで簡単につなぐことができます。
また、東京03や大阪06、北海道011といった地域型の電話番号や、050・0120・0800などの非地域型の電話番号も利用可能です。特に新規事業を開業したり、新たに問い合わせ窓口を開設したりする際に役立つでしょう。
そして何と言っても、通話料が安くなるのが大きなメリットです。ナイセンクラウドでは内線間通話が無料です。そのため、今まで社内外のスタッフ間の電話連絡にかかっていたコストをカットできます。加えて、外線の通話料金も3分8円～となっており、海外の拠点から発信する場合も同様です。内線・外線どちらを使っても、通話料が安くなります。
その他にも、ナイセンクラウドには電話業務をより便利に、より効率化する機能が多数搭載されています。それぞれの機能について簡単にご紹介します。
◎着信履歴が見える化！便利なWeb確認で営業管理もラクラク
ナイセンクラウドでは、いつ、誰が、誰へ、どの程度通話したかなど、通話履歴が確認できます。着信履歴はWebから簡単に確認できるので、漏れてしまった電話でもかけ直ししやすくなります。また、在宅勤務などのリモートワークであっても、どの社員がどれだけの電話業務をしているのか活動が可視化できます。業務が見えるようになると、それぞれの売上や営業コストなども割り出せるため、生産性の改善にも役立つでしょう。
◎非通知電話や特定番号のブロック機能
あらかじめ設定をしておくことで、特定の電話番号から電話がかかってきたり、非通知番号から着信があったりした際に、さまざまな方法でブロックすることができます。設定や変更はWeb上で設定できるため簡単に設定できます。
◎IVRや音声ガイダンス機能
ナイセンクラウドでは、IVR・音声ガイダンス機能が利用できます。IVRとは音声案内による自動応答システムのことです。例えば、何かお問合せの電話をした際、「商品の修理については1を、料金のお問合せについては2を、それ以外のお問い合わせについては9を押してください」などの音声ガイダンスが該当します。自動応答設定をしておくことで、あらかじめ顧客の要件を切り分けることができるため、電話業務の効率化が可能です。取り次ぎなどの手間も減るため、従業員の負荷や伝達ミスも減らせます。
◎共有しやすい留守番電話データ
ナイセンクラウドには録音された通話履歴を、メール添付可能なMP3形式のデータに変換することができます。出先でメッセージを確認したい場合や、別拠点に対応履歴を引き継ぐ場合に重宝するでしょう。文字による伝達でなく実際の通話内容を確認できるため、認識の齟齬も生まれにくいメリットがあります。
このように、ナイセンクラウドには電話業務を効率化させたり、お得に使えたりするような機能が充実しています。サービスサイトで詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。また動画でも機能を説明しています。参考にご覧ください。
ナイセンクラウドの料金
次に、ナイセンクラウドの料金体系についてご紹介します。料金体系は「ライトプラン」「ペアプラン」「プロプラン」の3種類で、使う方のシチュエーションに応じたものから選択できます。
ライトプランは、個人経営の方向けのプランです。初期費用が10,000円、月額費用が2,000円とリーズナブルな価格で導入できます。支払い方法は自動振り込みとクレジットカードから選択できます。外出が多く、出先で固定電話の機能を使いたい方にはぴったりのプランです。
ペアプランは、1~2名の利用に適したプランです。外出の頻度が多く、開業して間もない頃におすすめです。内線機能は利用可能で、着信もスマホやPCに取り次げます。初期費用は、10,000円で月額費用は5,000円です。内線端末台数は2内線で、自動振り込み・クレジットカードの2種類の支払い方法から選べます。
プロプランは中・大企業の向けのプランで、ナイセンクラウドの機能をフルに活用したい場合におすすめです。3つのプランで唯一電話によるサポートがあります。初期費用と月額費用は各10,000円で、内線端末台数は5内線から利用可能です。5内線以上に増やす場合は内線数を1つ増やすごとに1,000円加算されますが、内線数に応じて割引が適用されます。支払い方法は自動振り込み・クレジットカード・請求書払いから選べます。
また、これら3つのプランとは別にオプションが存在します。オプションには録音機能やモニタリング機能をはじめとした、9つの実用的な機能が用意されています。自動見積りと個別見積りが可能なので、ぜひお気軽にお問合せください。
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このほか、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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転送よりもクラウドPBXを利用しよう！
今回は固定電話の転送機能から、転送機能の欠点、転送よりも便利なクラウドPBXについてご紹介しました。固定電話の転送は、通話料や取り次ぎの利便性の悪さなどからビジネスには不向きです。しかし、クラウドPBXの仕組みを活用すれば、転送にまつわる課題を解決できるだけでなく、通常よりもさらに効率的な電話業務が実現します。クラウドPBXを使って、電話業務の効率化を目指しましょう。