固定電話をスマホで受けるメリットと方法

2020年10月28日電話業務の効率化

仕事やプライベートで固定電話を利用されている方は多くいます。固定電話であれば電話番号の信頼性があるため、企業でも使用されているケースが多いです。そんな固定電話ですが、皆さんはスマホを使って固定電話宛ての電話を受けられることをご存知でしょうか。今回は固定電話をスマホで受けるメリットとその方法などについて解説します。

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固定電話をスマホで受けるメリット

まずは、固定電話をスマホで受けることのメリットから考えていきましょう。スマホを活用するだけで利便性が大きく向上します。

固定電話の電話機が不要

スマホで固定電話を受けられれば、固定電話の電話機の設置が不要です。固定電話の電話機を社員の数だけ用意している企業も少なくありませんが、スマホを活用すればそうした手間やコストを削減できます。ビジネスの必需品であるスマホに、固定電話の電話を受けるという役割を増やすだけで、オフィスを無駄なくシンプルに変えられます。固定電話機用の電話機はコストがかかるだけでなくデスクの上のスペースを消費します。また、複雑な配線も厄介で、維持や管理には意外に手間になりがちです。固定電話をスマホで受けるだけでそうした手間からも解放され、オフィスもすっきりと変えられるでしょう。

どこでも電話ができる

スマホを使って固定電話を受けられるため、どこからでも着信に対応することができます。スマホであれば場所を問わず、即座に反応できるようになるでしょう。外出中で会社に不在だとしても、テレワーク中だとしても、固定電話宛の電話をスマホで受けられるのでお客様にも迷惑がかからず、機会損失も生みません。さらにオフィスでの席を固定する必要がないため、フリーアドレス制を導入しやすくなります。

移動しながらでも電話できる

スマホの特徴でもある移動しながらの通話も可能です。固定電話であれば、会社の自分の席など決まった場所でなければ電話を受けられません。しかし、スマホであれば営業先への移動中や出張中など、さまざまな場面で電話を受けられます。固定電話の場合だと、どうしても場所や時間に拘束されてしまいます。業務中に移動がなく、常に誰かが滞在している会社であれば問題はないかもしれませんが、多くの職場の場合そうもいきません。特に営業職の方は会社よりも外にいる時間の方が長いケースも多く、社外との打ち合わせで移動が多い社員もいるはずです。そうした際に、場所にこだわらず自由に移動しながら固定電話の着信に対応できるのは大きなメリットでしょう。

固定電話をスマホで受ける方法

では、固定電話をスマホで受ける方法にはどのような方法があるのでしょうか。ここでは代表的な2つの方法を解説します。

電話転送サービスを利用する

電話転送サービスとは、オフィスなどの固定電話にかかってきた電話を、スマホや他の固定電話に転送するサービスを指します。携帯電話に着信した電話を固定電話に転送したり、さらには日本国内で受信した電話を海外へ転送したりできるサービスもあります。ビジネスチャンスを逃さずに電話に出られるため、電話転送サービスは古くから人気のあるサービスです。しかし、転送の際に転送元から転送先への通話が発生するため、転送元に通話料が掛かってしまうというデメリットもあります。そのため、電話が高い頻度で転送される会社であればあるほど、電話料金も高額になってしまうのです。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXを利用して固定電話をスマホで受けることが可能です。電話転送サービスとは異なり、転送ではなく直でスマホに電話が繋がるため、転送時の通話料をカットすることができます。電話転送の頻度に比例して通話料金が上昇してしまうことが電話転送サービスのネックでしたが、クラウドPBXであればその心配はありません。さらに電話転送サービスよりも高機能なサービスを多数利用できるので、ビジネスの効率は格段にアップします。固定電話をスマホで受けたいのであれば、クラウドPBXの利用がおすすめです。

固定電話をスマホで受けられるクラウドPBXとは

電話転送サービスよりもおすすめなクラウドPBXですが、一体どのようなサービスで、どのようなメリットがあるのでしょうか。クラウドPBXについてご説明します。

PBXとは?

まずは、クラウドPBXについて説明する前に、PBXについてご説明します。PBXとはPrivate Branch Exchangeの略で、構内交換機を指します。PBXはオフィスに設置する電話装置のハードウェアであり、電話を交換する役割を担っています。つまり、外線を複数の電話機につなげたり、内線同士を相互接続したりしています

PBXの機能を使うためにはハードウェアを購入する必要があり、会社の拠点ごとにPBXを設置する必要があります。また、回線の増減や細かい設定、定期的なメンテナンスも必要です。そのため、何か不具合があればその都度プロの業者に修理を依頼する必要があり、手間やコストがかかります

ちなみに、PBXは安いもので50万円程度、高額なもので700~800万円ほどの費用がかかります。その他、配線や工事費も10~40万円ほどの料金がかかるため、スタートアップ企業や中小企業にとっては大きな支出になってしまうでしょう。場合によっては工事期間も長引いてしまう可能性があるので、すぐに使いたい方や導入費用を節約したい方にはあまり向かない仕組みです。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、インターネット経由でPBXを利用できるサービスを指します。インターネット経由であるため、通常のPBXと違ってオフィスへの設置の必要がなく、設置や保守に必要な手間やコストも削減することができます

クラウドPBXでできること

まず、クラウドPBXでは電話環境をスピーディに構築できます。ハードウェアの購入や工事といった手間が発生しないので、導入のハードルが極めて低いです。サービスによって差異はありますが、インターネットからの申し込みから数日で利用開始できる場合が多いです。

そして、固定電話の番号を固定電話機だけでなく、スマホやPCを使って発着信できます。ハードウェアがないため、使用にあたり通常のPBXのように物理的に接続する必要がなく、外出先でスマホを使って固定電話を受けられるようになります。また、日本国内だけでなく、海外に拠点があっても簡単に電話環境を整備できます。拠点が離れていても内線を繋ぐことが可能です。テレワークにも柔軟に対応できます。

さらに、フレキシブルな運用も実現できます。クラウドPBXではブラウザから簡単に設定の変更を行えるので、細かい設定変更の度に業者を呼んで対応してもらう必要はありません。人員の増加や事業所の拡大など、仕事環境の変化に対して自社内で簡単に対応できます。

クラウドPBXのメリット

できることの多いクラウドPBXですが、代表的なメリットについても解説します。

まずは導入コストが安く、維持管理が簡単な点が挙げられます。本来のPBXを導入するためには、PBXのほかにもビジネスホンの購入が必要で、大規模な工事も発生します。それなりのまとまった資金がかかるため、導入ハードルが高いのがネックとされています。しかし、クラウドPBXではPBXやビジネスホンを購入する必要がなく、インターネット環境さえあれば導入を進められるので、誰でも気軽に始められます。維持管理もブラウザから行えるので、状況に応じて手軽にチューニングすることができます。

また、導入後の運用コストも低く抑えることが可能です。拠点間での通話や外出中の社員のスマホからの連絡を外線から内線に変更することができるため、通話料が0円となります。海外からの発着信も国内での通話扱いとなるため、内線・外線ともに通話料を従来よりも大幅にカットすることができます。

そして、クラウドPBXは高機能であることもポイントです。例えば、発着信機能や録音機能、自動応答機能にレポーティング機能など、業務をより効率的に進められる機能が備わっていることが多く、コスト削減をしながら効率化も進めることができます

固定電話をスマホで利用できる「ナイセンクラウド」のご紹介

固定電話をスマホで受ける際に便利なクラウドPBXですが、様々な種類のクラウドPBXが提供されています。この記事では弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。

ナイセンクラウドの機能

ナイセンクラウドには多くの機能が備わっています。

まず、外出先や海外での発着信が可能で、オフィスとの電話の取次ぎも行えます。使用可能な端末としては、スマホ・PC・IP電話機のいずれかで、社内ではIP電話機、外出先や在宅勤務ではスマホ、コールセンターではPCといった使い分けができます。かかってきた電話に関しては、複数端末での一斉着信が可能です。ビジネスホンのような運用が可能で、特定の端末のみ呼び出す設定にも柔軟に対応しています。また、複数の電話番号を一括運用することもでき、代表電話番号・通販窓口・フリーダイヤル番号などを同時に管理できます。

また、内線通話はどこでも無料です。外線は海外でも国内での通話扱いとなるため、国際電話のコストが負担になっている企業ではナイセンクラウドを導入することでコストの削減が可能です。海外に拠点があり、年間300万円以上の費用が電話に掛かっていた企業では、ナイセンクラウドの導入後100万円以外に費用を抑えられた事例もあります。

さらに、電話履歴をウェブで確認できるので、営業の見える化も進みます。受け取れなかった電話もウェブで確認できるので、電話のかけ直しも容易です。細かな着信ルールの設定や非通知番号・特定番号のブロック設定も可能です。

 

さらにオプション機能では、自動通話録音機能・モニタリング&ウィスパリング機能・電話会議機能・音声ガイダンス機能などを用意しています。会社のニーズに合わせて必要な機能を選べるので、余分な機能によって料金が高くなる心配もありません。無駄なく最適な社内電話環境構築のソリューションとして、ナイセンクラウドをご利用いただけます。

次の動画ではナイセンクラウドについてご紹介しています。ぜひご覧ください。

ナイセンクラウドの導入事例

「拠点が複数ある会社の場合」と「在宅勤務の社員の多い会社の場合」の2つのシーンでの導入事例をご紹介します。

まずは、複数拠点を持つ会社での導入事例です。この会社では、高額な通話料や拠点ごとに異なる電話番号での運用に悩んでいたそうです。しかし、ナイセンクラウドの導入後は、いくら話してもどんなに離れていても拠点同士での内線通話は無料で済むため、通話料金のコスト改善が実現しました。さらに、電話番号を統一できるので、お客様にも分かりやすく、会社側でも管理しやすい環境を構築できました。

続いて、在宅勤務の社員が多い場合の事例を見ていきましょう。もともと社内と在宅勤務のスタッフとのやりとりに不便さを感じていて、離席中の連絡対応に課題を抱えていました。ナイセンクラウドを利用し始めると、社内にいる相手に内線をかけるのと同じ感覚で、在宅勤務のスタッフとのやり取りが可能になり、ストレスが軽減しました。さらに、スマホで受けることができるため電話に出やすくなり、管理画面で着信履歴を確認することもできるので、不在時での対応に悩むこともなくなりました

ナイセンクラウドの料金

事例からナイセンクラウドを導入するメリットや固定電話をスマホで受けられるようになるメリットについてご理解いただけたのではないでしょうか。最後にナイセンクラウドの料金についてご紹介します。ナイセンクラウドには「ライト」・「ペア」・「プロ」の3つのプランがあります。

ライトは1人用ですので内線機能はありません。個人事業主などで外出先で固定電話宛ての電話をスマホで受けたい方におすすめのプランです。初期費用が10,000円、月額費用が2,000円です。

ペアは1~2人で運営されている企業向けのプランで、内線機能が利用可能です。社外でも会社に掛かってきた電話をスマホやPCに取り次げます。初期費用が10,000円、月額費用が5,000円です。

プロは中規模以上の会社向けのプランで、内線機能を含め、ナイセンクラウドの機能をフルに活用できます。初期費用が10,000円、月額費用が10,000円です。5内線以上は1内線1,000円で追加も可能ですが、内線数が増えると割引の対象となります。具体的な金額はサービスサイトの自動見積もりか、お問い合わせによる個別見積もりを用意しておりますので、お気軽にご利用ください。

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ナイセンクラウドを使って固定電話をスマホで受けられるようにしましょう!

今回は固定電話をスマホで受けるメリットとその方法について解説しました。固定電話をスマホで受けられるようになれば社内の業務効率がアップするだけでなく、お客様の利便性も向上します。ナイセンクラウドは機能も充実しており、利用シーンにフィットしたプランを選べます。ぜひナイセンクラウドで社内の電話環境を改善させましょう。