固定電話で内線を使用する方法。オフィスの電話環境を整えましょう

電話業務の効率化

オフィスに備えつけられている固定電話は「ビジネスフォン」や「私設電話」などと呼ばれ、内線を使って業務連絡をしたり、電話を取り次いだりといったことができます。また近年では、より優れたツールも登場してきています。

この記事では、固定電話を使って内線を利用する方法を中心に、オフィスの電話環境を整えるための手段について詳しくご紹介します。

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固定電話で内線を使用するメリット

ビジネスフォンなど、固定電話を使って内線を使用するメリットについて、代表的なものを2つご紹介します。

社内で連絡が取りやすくなる

内線電話では通話料が掛からないため、内線電話で社内間の連絡を行えば、コストを掛けずに迅速なやり取りが可能になります。特にオフィスが広く、複数の階数にまたがっている場合、別の階にいる同僚に用がある際にわざわざ本人のいるところまで移動するのは大変です。行って戻ってくるだけで業務時間のロスになってしまいます。しかし内線を使用できれば、自分の席にいながら遠くにいる同僚に連絡を取ることができます。

電話の取り次ぎができるようになる

担当者のデスクが離れていたりする場合に、相手に転送する旨を伝えた状態で保留ボタンを押し、担当者の内線番号あてに電話をかけることで電話を取り次ぐことができます。部署が異なるとオフィスの席も離れている企業が多いと思いますが、顧客からの問い合わせに対して別の部署の担当者につなぐ必要がある場合もあります。その際に顧客に長い時間待たせることなく、別部署の担当者に繋ぐことができます

固定電話で内線を利用するには?手順・方法

固定電話で内線を利用するためには、「PBX」という装置を取り付けるなど工事が必要になります。ここではその工事の手順や方法についてご紹介するほか、クラウドPBXの概要と設定方法についても解説します。

主装置(PBX)を用意して工事を依頼する

そもそもビジネスフォンを利用するためには、交換機器工事・電話配線工事・電話機設定工事が必要になります。PBXの導入は、この中の「交換機器工事」にあたるものです。

そもそもPBXは電話の内外線を制御して内線通話や転送などを可能にするもので、ビジネスフォンには欠かせないものです。基本的にPBXはオフィスに設置され、工事が必要になります

ちなみに、工事の規模はPBXの種類によって異なります。例えば、相談窓口やコールセンターといった規模の大きいオフィスで用いられる「unPBX」と呼ばれるPBXの場合は、大きな箱型の機器を設置するなどかなり大規模な工事をする必要があります。また、企業の規模が大きくなれば電話機を増設にともなって、追加工事が必要なケースもあります。便利な仕組みではありますが、コスト的にいくつかの課題も抱えています。

クラウドPBXを用意して自分で設定する

クラウドPBXはクラウド上にPBXの機能を持たせることで、PBXの役割を代用したものです。オフィスに機器を設置する必要がなくなるため、よりスムーズに導入できます。また、サービスにもよりますが、多くのクラウドPBXには電話業務を効率化する機能がいくつか搭載されているため、業務効率化も期待できます。クラウドPBXでは設定も簡単なので、運用も楽でしょう。

主装置(PBX)よりもクラウドPBXが優れている理由

従来型のPBXよりもクラウドPBXの方が利点が多く、優れていると言われています。では、一体どのような利点を持っているのでしょうか。ここからは、クラウドPBXが主装置(PBX)よりも優れている点を4つご紹介します。

工事の必要がなく設定が簡単

クラウドPBXは前述した通り、従来のPBXのように導入するためのさまざまな工事をする必要がなく、すみやかに利用を始められることが特徴です。特に起業したばかりの企業・ベンチャー企業などには早さとコストパフォーマンスが求められますが、そうした場面においてもクラウドPBXは最適でしょう。設定も各種インターネットブラウザを経由で行えるため、簡単かつ、臨機応変に運用していくことができます。

複数拠点や海外でも内線が利用できる

クラウドPBXは、内線を使って離れた場所にある拠点同士をつなげられる優れた特徴を持っています。また、複数の拠点間で内線を共用することもできます。旧来型のPBXでは、機器が設置されている一つの拠点の内部でしか内線の利用ができず、離れた拠点との通話をする際には外線を使用しなくてはなりませんでした。しかし、クラウドPBXでは国内の遠隔地はもちろん、海外であったとしても複数の拠点間で内線通話が可能です。インターネットを活用することで、物理的な距離による制約を受けることがなくなり、どこでも内線通話ができます。

スマホで内線が利用できる

クラウドPBXのサービスは、インターネットにつなげられるデバイスであれば、どのようなデバイスであっても利用できるという特徴があります。つまり、スマートフォンや携帯電話であっても、インターネットにつなげることができるならビジネスフォンとして使用することができるということです。外出先や在宅勤務でも内線を利用することができます。

また、ルールを策定することで私用のスマートフォンや携帯電話もビジネスフォンとして活用することができ、社用携帯も不要です。これによって電話機を新規購入する際のコストも抑えることができます。

費用を格段に抑えることができる

従来のPBXの場合、PBX装置の取り付けや電話回線などの工事を行う必要があり、導入するだけで数十万円という費用がかかってしまいます。また、オフィスを移転する場合も、その都度数万円のお金をかけて移設工事を行わなくてはなりませんし、社員が増えたときも追加購入と工事費用で数万円がかかってしまいます。しかし、クラウドPBXを導入するだけこれらの費用をカットすることができます。社員の増減があっても、極めて柔軟性を持った運用をすることができます

また、海外を含めた複数拠点間の通話も内線で済むので、通話料も格段に押さえられます。特に海外との国際電話がかさんでいる企業や、テレワークで転送電話が増えた企業などにはぴったりでしょう。その他、ビジネスフォンの端末購入費なども削減できます。

固定電話で内線を使用するなら「ナイセンクラウド」をご利用ください

弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」には便利な機能や特徴が多く備わっています。ここではナイセンクラウドの機能・特徴のうち、固定電話で内線を使用する際に便利になるものをご紹介します。

ナイセンクラウドの機能・特徴

ナイセンクラウドのさまざまな機能・特徴のうち、固定電話で内線を使用する際に役立つ機能をご紹介します。

◎03や06などの全国局番、050、0120、0800でどこでも発着信可能
03・06などの全国の局番、050、0120・0800(フリーダイヤルなどの着信課金型番号)を使用できます。外出先であったり、海外にいるときでさえも、日本国内の固定電話の番号で発着信することができます。電話を掛ける際は、電話の相手に国内の固定電話の番号が通知されるため、スマホで掛けたり海外から掛けたりするよりも、相手に安心して電話に出てもらえます
また海外から発信する場合でも国内での電話として扱われるため、海外拠点と国内拠点間の内線だけでなく、海外拠点と国内の顧客間の外線においても通話料を削減することができます

◎複数の端末で一斉着信
通常のビジネスフォンと同じように、着信時は設定した電話機やスマホ、PCなどの端末を一斉に呼び出します。特定の端末のみを呼び出す設定にも対応しています。また、複数の電話番号を取得して設定することもできるため、番号1はある部署の従業員のみ着信し、番号2は別の部署の従業員のみ着信させる設定も可能です。

◎どの番号宛てに、誰からの着信であるかを表示
ナイセンクラウドでは、電話番号を複数設定することができますが、着信があったときにどの電話番号宛てに掛かってきたのかを表示させることができます。また電話帳機能により電話番号から誰からの電話であるかも表示させることができるため、「○○部署の電話番号に△△会社の田中さんから電話が来た」とすぐに判断することができます。その電話の相手を担当している従業員が直接電話に出ることができます。社内においては電話の取次ぎをする手間を省くことができ、また電話の相手には待たせることなく担当者が対応できます。

◎対象時間別に着信ルール・アナウンスを設定
時間帯や着信番号、曜日といった条件ごとに、着信ルールやアナウンスの設定を詳細に行うことができます。この機能を使うことで、「平日の営業時間外と土日は営業外のアナウンスを流す」「特定の電話番号から着信があった場合に特定の内線のみを呼び出す」といった設定も可能です。

◎非通知の電話や特定の電話番号からの着信をブロックできる
非通知番号や特定の電話番号からの着信に対し、着信の切断・話中・自動アナウンス・相手方のみに呼び出し音を鳴らし続けるといった設定ができます。迷惑電話に悩んでいたり、特定の電話番号からのしつこい営業に困っている場合に有効です。

◎電話履歴の可視化
ナイセンクラウドでは、いつ・誰が・誰と・どれだけ通話したかをWeb上から確認できます。業務状態が可視化されるため、コールセンターで業務改善のためのボトルネックを発掘したり、テレワークで見えにくくなった勤怠状況の確認にも役立ちます。

このほかにもさまざまな機能が多数備わっています。基本機能以外に自動録音機能やIVR・音声ガイダンス機能などのオプションも用意しております。

詳しくはナイセンクラウドのサービスサイトや紹介動画をご覧ください。

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ナイセンクラウドは最短即日で導入できます。まずはサービスサイトからお問い合わせ、もしくはお電話にてお問い合わせください。日本全国からお申込みいただけます。

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オフィスの固定電話は内線を使って賢くお得に利用しましょう

固定電話で内線を使用するメリットや方法を中心に、オフィスの電話環境を整えるための手段についてご紹介しました。クラウドPBXを導入してすれば、社外でも内線を使用することができるようになり、圧倒的なコスト削減につがなります。また業務効率も改善できます。ぜひ、クラウドPBXを導入してオフィスの電話環境を整えてみてください。