固定電話の費用が高くて困っているなら。企業の電話費用は安くできる!

2020年12月11日電話業務の効率化

業務用の連絡手段として、固定電話を採用している会社は数多くあります。しかし、固定電話の本体料金や工事費用の高さに悩む方は少なからずいるでしょう。そこでこの記事では、固定電話の費用、固定電話の初期費用や運用コストを抑える方法を詳しくご紹介します。固定電話は高いと感じている方はぜひご一読ください。

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企業の皆さん、固定電話は高いと思いませんか?

固定電話を導入・運用するうえで、電話端末や主装置の更新などは定期的にお金がかかります。まずは、実際に固定電話を企業が利用するにはどの程度の費用が必要になるか紹介します。

端末費用

固定電話の端末を購入する場合、新品は1台あたり1万円~3万円、中古品は2,000円~1万円ほどが相場価格です。高性能モデルは1台あたり7万円~8万円の製品もあり、最大接続数や通信履歴の保存件数などが多いことが特徴です。大規模なコールセンターであれば端末を揃える時点で数百万円のコストが必要になることがあり、初期費用の多くを端末代金が占めることも十分に考えられます

リース契約を利用する場合は月額数千円ほどで新品を利用できますが、リース料率がかかる分、本体を一括で購入するよりも割高になります。そのうえ、途中解約もできません。運用コストを抑えたい場合、比較的安価な電話機を選ぶか、再リースを行うことで同一機種を長期的に利用する方法がおすすめです。

主装置(PBX)の費用

固定電話を使用して通話を行うには、主装置(PBX)を購入して固定電話と接続することが必要です。主装置を設置することで、1つの電話番号を複数の電話機で共有したり、内線を利用できます。ある程度の規模の企業にとっては必須のものといえるでしょう。

主装置には電話回線を利用するPBX、ネット回線を利用してIP電話を繋ぐIP-PBX、クラウド技術を利用したクラウドPBXがあります。PBXもしくはIP-PBXは直接ハードウェアを購入する必要があります。価格重視の廉価モデルである場合、約3万円~10万円ほどが相場価格です。大手企業向けの高性能モデルになると、100万円を超える製品が増えてきます。数百台の電話を接続する、同時複数通話をするなどの目的がある場合には高性能モデルがおすすめです。

工事費用

新しく固定電話を設置する場合、配線や交換機などの設置が必要であり、1台あたり平均1万円~2万円ほどの工事費用がかかります。主装置と電話機を接続したり、電話線を敷いたりすることが作業内容に含まれるので、新品、中古を問わず、電話を設置する際には工事費用が発生します。またオフィスのレイアウトを変えたい、社員が増えたので増設したい、オフィスを引っ越すというときも工事が必要になります。

月々の利用料金

固定電話サービスの基本利用料は、1回線あたり月額1,500円~2,500円ほどが相場価格です。固定電話への通話料金は3分8円前後、携帯電話への通話料金は1分15円~16円ほどが相場価格になっています。営業電話を掛けることの多い企業や海外に拠点を持ち国際電話をよく掛ける企業は、特に通話料が高額になりやすい傾向にあります。また、発信番号表示やキャッチホンなどの有料オプションサービスを利用する場合、平均して月額100円~500円ほどの費用が別途必要になります。音声ガイダンスや電話会議などの追加機能は月額2,000円~5,000円ほどが相場価格です。

電話の転送料

電話転送サービスを利用すれば、外出中でも固定電話に掛かってきた電話を携帯やスマホで受けることができて便利です。特に個人事業主の方やまだ起業して間もない社員の少ない会社では利用していることが多いのではないでしょうか。

しかし転送サービスには利用料が掛かる上に、転送元に対して転送先へ発信する際に通話料が発生してしまい、電話の転送をよく利用する場合は大きなコストとなってしまいます。

高い固定電話を安くするためのポイント

固定電話を導入する際には、端末本体に加えて工事費用・月額料金・主装置などの費用がかかり、導入コストが高くなることが珍しくありません。そのため、電話にかかるコストを安く抑えるには、いくつかのポイントを踏まえて準備を行うことが重要になります。

では次に、比較的実践しやすく、節約効果が見込めるポイントを紹介します。

端末は新品にこだわらない

新品を購入する場合に比べて、中古のビジネスフォンは格安で購入できる製品が多数あります。電話機の購入費用を抑えたい場合、少し型が古い中古品がおすすめです。というのも、電話機は型落ちすると最新型と機能にさほど大きな違いはないものの安価になる傾向があるためです。少し古いものを選んで購入することで、比較的高性能の製品を安価に購入できるでしょう。どのような目的でビジネスフォンを導入、増設するかを事前に明確化して、自社に必要なビジネスフォンのスペックを見極めることが導入コストを抑えるポイントです。

購入、リース、BYODの違いを理解する

ビジネスフォンを導入する期間や目的によっては、端末を購入するよりもリース契約やBYOD(Bring Your Own Device)を活用したほうが低コストで電話を使えることがあります。

BYODとは、従業員の個人端末を業務用端末として扱う手法です。個人端末に適切なセキュリティ対策を施すことが前提になりますが、会社側にとっては初期費用を安く抑えられるメリットがあります。従業員にとっても、複数の端末を持ち歩く必要がなくなり、業務上の負担が少なくなることがメリットです。携帯端末から社内システムにアクセスできる業務体制を構築しやすくなるので、業務効率の向上が図れます。

一方で端末の紛失やデータ持ち出しなどによる情報漏えいを起こすリスクは高くなります。BYODを導入する会社は、端末の利用範囲や運用方針を決めたうえで、従業員へのセキュリティ教育を正しく実施することが運用効率を向上させるポイントです。

PBXとクラウドPBXの違いを理解する

クラウドPBXとは、前述した主装置(PBX)をデジタル化してクラウド環境で運用するサービスです。クラウドPBXはネット回線を経由して通話を行うシステムであり、電話回線を使うことなく通話サービスを利用できます。

クラウドPBXを導入しない場合、PBXのハードウェアを自社オフィスに設置する必要があります。また、業務用端末を追加・削除するには、その都度、電話回線の工事が必要です。その他にも、本体の保証期間が切れたり、事業拠点を移したりする際には、PBXを再び購入して設置する必要があります。PBXは業務の効率化を図るうえで欠かせないツールですが、ハードウェアの購入費用や工事などに高いコストがかかることがネックです。

対してクラウドPBXでは、クラウド環境を活用することで電話番号の追加や削除はクラウド上で簡単に設定でき、手持ちのビジネスフォンやスマホ、パソコンなどの端末で電話を利用できるようになります

クラウドPBXを新しく導入することによる具体的なメリットに関しては、次章で解説します。

「固定電話が高い!」と思うならクラウドPBXがおすすめ

固定電話を導入するには、端末本体の料金やPBXの購入費用など、さまざまな初期費用および運用コストが必要になります。そのため、電話を低コストで導入するにはクラウドPBXがおすすめです。では実際に、クラウドPBXを導入することで得られるメリットについて解説します。

電話環境の構築と運用の両方に掛かるコストを削減できる

クラウドPBXは、電話機とネット環境が揃っていれば導入できる通話サービスです。PBXのハードウェアを直接購入、設置する場合と比べて、初期コストを削減できるというメリットがあります。クラウドサーバーのメンテナンスはサービス提供者側が行うので、クライアントは運用コストを抑えながら通話サービスを利用できます。

また、事業拠点を複数展開する会社である場合、クラウドPBXを導入することで工事費用やPBXの購入費用の大きな削減が見込めます。クラウドPBXは電話機を複数接続できるサービスなので、ネット環境が整っていればひとつのクラウドPBXを複数の事業拠点で共有する使い方ができます。

スマートフォンやパソコンをシステムと連携させることで、固定電話が無くても電話環境を構築できることも特徴です。スマホやノートPCなどの持ち運びのできる端末でも利用できるため、どこからでも会社の代表電話番号での発着信、また内線通話が可能です。内線通話は通話料が無料であるため、外出中や在宅勤務中の社員と内線通話ができることで通話料を削減することができます。電話転送サービスを使用している場合は、そのサービス利用料も、転送時の通話料も掛かりません。今までは海外拠点から顧客に電話を掛ける、またその逆は、国際電話の通話料が問題で現実的ではありませんでしたが、クラウドPBXであれば国内にいるのと同様の通話料で発着信が可能になります。

コスト削減だけでなく業務効率も改善できる

携帯端末をクラウドPBXを登録すれば、会社に着信した電話を従業員の携帯端末へ直接取り次ぐことができます。通常は担当者が不在の場合は再度電話を掛けてもらうか、担当者に電話があったことを伝えて折り返しする必要があります。しかし担当者が会社に戻ってきて電話ができるときに、電話を掛けてきた相手が電話できる状況とは限りません。すれ違いが起こり、電話することができたのが後日になってしまうこともあります。しかしクラウドPBXなら担当者が電話できるチャンスを逃さずに商談を進めることができます

また、オフィスの電話と担当者の携帯端末の両方で同時に着信する設定にしておけば、直接担当者が電話に出ることもできます。電話の取り次ぎや伝言は意外と負担になっているため、オフィス勤務の社員にとってもメリットがあります。

クラウドPBX「ナイセンクラウド」とは

導入するクラウドPBXを探す際には、基本機能が充実しており、導入実績が豊富である製品を選びたくはないでしょうか。弊社が提供する「ナイセンクラウド」をご紹介します。

ナイセンクラウドの機能紹介

ナイセンクラウドは、2,000社以上に導入されているクラウドPBXです。1台の端末で03・06などの全国局番、050番号、0120・0800の着信課金型番号(フリーダイヤル)を使い分けられるようになっており、ネット環境が整っている場所であれば屋内外を問わず内線および外線電話を利用できます。

携帯電話から固定電話の番号を使って発信できるので、不在着信へのかけ直しや問い合わせなどの際に相手方が電話に出やすくなる効果が見込めます。会社宛てに着信した電話を特定の端末へ取り次いだり、複数の端末を一斉にコールしたりできるので、ナイセンクラウドを導入することで電話対応をスムーズに行えるようになります。

また、電話を受けた際に、発信者番号や時間帯によって着信ルールを設定できることもナイセンクラウドの特徴です。留守番電話・自動応答・鳴りわけ・転送・着信拒否など、状況に応じてシステム側で自動的に対応するように設定できます。

その他有償オプションとして、自動通話録音・電話会議・通話モニタリングおよびウィスパリング・IVRなどの機能も利用できます。詳しくはサービスサイトや紹介動画をご覧ください。

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ナイセンクラウドの料金

ナイセンクラウドでは、利用できる内線端末台数に応じて3種類の料金プランを用意しています。初期費用は一律1万円で、月額料金は2,000円、5,000円、1万円からの3種類です。

2,000円のライトプランは個人事業主向けであり、電話番号の使い分けや各種オプションの利用を検討されている方に適しています。

5,000円のプランでは2台の内線が利用でき、会社に着信した電話をスマートフォンやPCへ取り次ぎできます。外回りの頻度が高い、起業から間もない会社におすすめのプランです。

月額料金が1万円からのプランは中規模以上の会社におすすめするプランです。クラウドPBXとしての内線機能をフルに活用したい方に適しています。利用できる内線端末台数は基本5内線で、内線数を1つ追加するのに1,000円掛かりますが、内線数が多ければ割引が適用されます。

詳細な料金に関しては、サービスサイトの自動見積もりや個別見積もりをご利用ください。

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固定電話を高いと感じるならクラウドPBXに乗り換えましょう

固定電話を新しく導入するには、小規模なオフィスでも数十万円の初期費用がかかることは珍しくありません。もし、固定電話を高いと感じるなら、クラウドPBXを導入することをおすすめします。固定電話の費用でお悩みの方は、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。