固定電話をコードレスで使用するならクラウドPBX
固定電話をコードレス化するには、子機のあるコードレスフォンを導入する他に、クラウドPBXという便利なサービスがあります。そこで今回は、固定電話をコードレス化するメリットやコードレス化する方法について紹介すると共に、コードレス化に必要なクラウドPBXのサービスについても解説していきます。固定電話をコードレス化して、より効率的な電話環境を構築したいと思っている方は、ぜひご参考ください。
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固定電話をコードレスで利用できるメリット
まずは、コードレスによるメリットについてご紹介していきます。固定電話をコードレス化することによって、「どこでも移動しながら利用できる」「他の人に取り次ぐのが簡単」といったメリットがあります。この2つのメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。
どこでも移動しながら利用できる
まず、コードが無いのでどこでも移動しながら利用できるのが最大の魅力です。設置場所を選ばないのはもちろんのこと、デジタルコードレスタイプであれば、ポケットに入れて持ち歩くことも可能です。また、コードレスになることで会議室への移動中や何か作業をしながら会話ができるので、業務が効率的になるでしょう。
コードレスビジネスフォンは従来のコード有りの物と異なり、大きさがだいぶ小さくなっています。そのため、机上の設置スペースが少なく済むので、机上を広く使うことができます。さらに、コードが無いことから設置場所に制約がないのもメリットの一つです。つまり、オフィスのレイアウト変更の際の影響を受けません。例えば、新卒の社員が入ってきたり突然の人員増強などにより、オフィスのレイアウト変更をしなくてはならないときにも、容易に対応できるでしょう。
他の人に取り次ぐのが簡単
次に、コードレスで利用できるメリットとして、他の人に電話を取り次ぐのが簡単なことが挙げられます。通常のビジネスフォンの場合、保留ボタン・取り次ぎ先番号を押して、問い合わせ内容を伝える作業が発生します。一方、コードレスの場合は転送先の人が近くにいれば、保留ボタンを押して、子機を手渡しするだけで済むので、取り次ぐのが非常に楽になります。
固定電話をコードレスで使用する方法
固定電話をコードレスで使用する方法として、「子機のある電話機を利用する」「クラウドPBXを利用する」の2つの方法があります。では、この2つの方法についてご紹介します。
子機のある電話機を利用する
まずはじめに、子機のある電話機を利用する方法があります。子機のある電話機は「コードレス電話機」と呼ばれ、固定電話回線に接続された親機と子機の間を無線通信で結ぶ電話機のことを指します。携帯電話が普及している現在では子機は珍しく感じませんが、コードレス電話機は発売当初、子機の存在はとても画期的でした。
ちなみに、基本的には子機は親機の近くでしか通話が不可能で、子機のみがコードレスになります。そのため、外部への通話を目的とするというよりは、自宅やオフィスの内部で通話するために使われることが多いです。
クラウドPBXを利用する
次に、クラウドPBXを利用する方法があります。個人事業主の利用はもちろん、企業での利用でもおすすめの方法です。
クラウドPBXとはPBXをインターネット上で利用できるサービスのことです。そもそも、会社での電話業務ではPBXと呼ばれる構内交換機が必要になります。私たちが普段何気なく利用している内線・外線の取り次ぎや転送機能などは、このPBXの機能によって使用できるようになります。PBXは電話業務に欠かせない装置でしたが、一方でコスト面や導入面でのデメリットがいくつもありました。
例えば、導入やメンテナンスに工事が必要だったり、設定変更の際には別途専門業者に依頼する必要などがあったりしました。また、オフィスの移転などの際には、再度導入にかかわる作業が必要になるなど、何かと手間がかかりがちな欠点があります。
クラウドPBXはそうした課題を解決するべく、物理的な制約を受けない新たな電話制御システムとして開発されました。通常のPBXはハードウェアであるため、物理的に接続した電話でしか利用できないが故にコードレス化ができませんでしたが、クラウドPBXはインターネットにさえ接続できれば使用できます。つまりスマホやPCなどでも利用ができるということで、スマホで固定電話の番号を使って発着信したり、固定電話とスマホ間で電話の取り次ぎが可能になります。固定電話のコードレス化といっても良いでしょう。
また、クラウドPBXにはこれらの課題を解決するだけでなく、電話業務を効率化する豊富な機能が多数搭載されています。次の章で詳しくクラウドPBXのメリットについて紹介します。
固定電話のコードレス化以外のクラウドPBXのメリット
固定電話のコードレス化以外にもクラウドPBXのメリットは多数あります。その中でも代表的な6つの要素をご紹介します。
外出中も離れた拠点でも同一の固定電話番号を利用できる
まずはじめに、外出中でも離れた拠点でも、同一の固定電話番号を利用できる点です。先ほど説明した通り、スマートフォンで利用ができるため、外出先からでも固定電話の番号を使った発着信ができます。また、クラウドPBXに接続できれば使用ができるため、離れた拠点でもスマホだけでなくPCや固定電話機を使用して電話番号を共有することができます。
従来の電話対応では営業が外から携帯電話で取引先に電話をすると、知らない携帯番号だからと怪しまれ、電話をしてもお客様が中々電話に出ないケースも少なくありませんでした。しかし、クラウドPBXを利用していれば、外出先からでもすぐに代表電話の番号で発信ができるので、顧客とのやり取りもスムーズになります。また、複数の拠点で固定電話番号を共有することができることで、わざわざ拠点ごとに電話番号を用意する必要がなく、顧客にとっても問い合わせ先が分かりやすくなります。さらに一部の拠点が研修で電話対応ができない際に、他の拠点が対応することも可能になります。
外線を利用していた通話を内線化してコスト削減
外線通話を内線化し、コスト削減ができる点も大きなメリットと言えるでしょう。内線通話料金は無料のため、今まで外線を利用していた通話を内線化できれば通話料を抑えることが可能です。例えば会い出中の社員のスマホとオフィスの固定電話との通話は通常外線を使用しますが、クラウドPBXにスマホを登録すれば、内線での通話が可能になります。海外支社とのやりとりも内線化することができるので、国際電話の高額な通話料金に悩まされることもなくなるでしょう。
ビジネスフォンが必要ない
続いて、ビジネスフォンの必要が無くなるのもメリットの一つです。クラウドPBXのサービスは、インターネットにつながるデバイスであれば利用ができます。したがって、お手持ちのスマートフォンや携帯電話をそのままビジネスフォンとして活用することができるのです。つまり、オフィスの机の上に置いてある固定電話は不要となります。ルールをきちんと制定する必要がありますが、個人のスマートフォンや携帯電話もビジネスフォンとして使えるため、社用携帯をわざわざ用意する必要がありません。したがって、これら電話機を新たに購入するコストを大幅に抑えることができるのです。
オフィスの引っ越しや回線増設の際に工事が必要ない
オフィスの引っ越しや回線増設の際に工事が必要ないというメリットがあります。
従来のPBXは、まずPBX自体がオフィスに必要です。そして、このハードウェアが買い替えが必要で、オフィスの引っ越しをや回線増設をする際には、必ず専門の業者による工事が必要でした。
一方、クラウドPBXは、インターネット上にPBXが存在するため、オフィスにPBXを置く必要がありません。したがって、PBXの購入は不要ですし、引っ越しの際の電話回線の工事も不要です。メンテナンスについても、ソフトウェアの提供元が随時行ってくれます。さらに、回線の増減については、パソコンのブラウザ上で簡単に操作できます。そのため、工事やPBXの購入や買い替えに関わるコストが削減でき、非常に経済的です。
テレワークの導入も簡単
続いて、テレワークの導入も簡単に済むというメリットも見逃せません。クラウドPBXで個人のスマートフォンを内線化しておくと、テレワーク中の自宅からも顧客の電話に対応することができるようになります。スマートフォンからの発信も、顧客には代表番号として通知されるため、不審に思って拒否されることはありません。よって、場所を問わずに顧客対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。特に、CTI機能と連携をすることで、顧客情報がスマートフォンに表示されたり、通話を録音できたりと、より便利でスムーズな対応ができるようになります。
これらの機能を活用することで、テレワークの導入も簡単に行うことができるでしょう。
電話業務の可視化が可能
最後に、電話業務の可視化が可能となるのも大きなメリットです。クラウドPBXを導入すると、着信履歴、通話記録、発信履歴の全てがWEB上に一覧でわかるようになります。したがって、いままで数値化するのが難しかった、営業で使っていた電話の成約率などの計算や営業効率を見ることができるようになります。それ以外には、コールセンターの稼働率なども算出することができるでしょう。
固定電話のコードレス（無い線）化なら「ナイセンクラウド」
固定電話のコードレス化なら当社の「ナイセンクラウド」をご利用ください。ここでは、ナイセンクラウドの特徴や機能、料金プランについてご紹介します。
ナイセンクラウドの特徴
ナイセンクラウドは、全国3,000社以上の導入実績があるクラウドPBXサービスです。電話業務の質を向上させる実用的な機能に加え、低コストで利用できることから個人事業主の方から大企業にわたるまで広くご利用いただいています。
大きな特徴は、ナイセンクラウドの名の通り、PC・スマートフォン・IP電話機を内線化することで、どこでも自由な取り次ぎが可能になり、通常は固定電話でしか使用ができない03・06などの全国局番、0120・0800のフリーダイヤル、050での発着信が可能になります。
電話会議や全通話録音、IVRなどのオプション機能もあるため、状況に応じて使い分けることで電話業務が効率化するでしょう。
ナイセンクラウドの機能
次に、ナイセンクラウドの基本機能についてです。ナイセンクラウドの便利な機能をいくつかご紹介させていただきます。
はじめに、着信時、どこに・誰からかかってきたかを表示する機能は、どこの電話番号宛てに、誰からかかってきたが一目でわかるようになるので、安心かつ便利です。複数の電話番号を登録できるため、例えば企業の取引先向けに公開している電話番号、一般消費者の問い合わせ窓口として公開している電話番号があるとき、どちらに掛かってきた電話番号かを確認してから電話に出ることができます。
次に、時間帯・曜日別・着信番号ごとに詳細な着信ルールやアナウンス設定ができる機能は、土日と平日の9～18時以外は営業外のアナウンスを流し、特定の電話番号からの着信は特定の内線のみ呼び出すなど、自由度の高い設定ができます。個人で経営されているクリニックなどでは、診療時間帯以外はアナウンスを流す設定にして利用されているケースが多いです。
最後に、電話履歴をウェブで確認できる機能は、いつ・誰と誰が・何秒通話したか等、通話履歴をウェブで確認できるようになるため、営業業務の見える化に役立ちます。また、受け取ることができなかった電話の履歴も確認できるので、電話のかけ直しも行いやすいです。
このように、さまざまな機能がナイセンクラウドにはあります。1分の短い動画でもまとめているので、ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドの料金プラン
内線クラウドの料金プランについてご説明します。ナイセンクラウドは、ライト・ペア・プロの3つの料金プランがあります。いずれも初期費用は10,000円です。月額2,000円から始めることができます。
ライトはお一人様向けのプランです。契約は1台なので内線通話はご利用いただけませんが、外出先での固定電話や各種オプションサービスが使えます。
ペアプランは一人ないし二人で運営している、起業したての会社に合ったプランです。2内線で内線通話を無料で行えます。また、会社にかかってきた電話をスマホやパソコンで取り次ぐことが可能になります。
プロプランは、中規模以上の企業向けのプランです。各種機能をフルにご使用いただけます。また、5内線まで利用することができ、5内線以上は1内線につき、1,000円が加算されますが、追加数が多ければ割引が適用されますのでご相談ください。
具体的な料金はサービスサイトの自動見積もり機能や問い合わせによる個別見積もりで確認できます。
このほかに、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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固定電話をコードレス化して、電話を便利に使いましょう
固定電話をコードレス化する方法は、「子機のある電話機を利用する」「クラウドPBXを利用する」と2つありますが、ビジネスシーンで活躍させると考えるとクラウドPBXのサービスを利用すると良いでしょう。クラウドPBXを利用することで、コードレス化できるだけではなく、業務効率化、コスト削減が実現できます。クラウドPBXを利用することで、より良い電話環境を構築していきましょう。