インターネットを利用して固定電話の番号を利用してみましょう
どのような業界・業種であってもビジネスに欠かせないものが電話業務です。社外のアポイントメントや各種連絡はもちろん、社内間の連絡にも使います。また、問い合わせ窓口などが用意されている場合は、特に電話を使うケースも多いでしょう。昔から多くの企業では固定電話を使った電話業務が主流でしたが、現在ではインターネットを活用したさらに効率的な仕組みが採用されつつあります。今回はそんなインターネットを活用した電話業務の仕組みや、固定電話番号を利用する方法についてご紹介します。
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インターネットを介して固定電話を利用できるクラウドPBX
クラウドPBXでは場所を問わず、インターネットを介して固定電話を利用することができます。例えば、外周り営業をしていても会社へかかってくる電話を携帯電話で受けることが可能です。では、従来のPBXとの違いやクラウドPBXのメリットなどをご紹介します。
従来のPBXとクラウドPBXとの違い
PBXとは、オフィス内にビジネスフォンを設置する時に導入する電話交換機のことで、主装置とも呼ばれています。PBXを設置することによって、ビジネスフォンが留守番電話機能を使ったり、転送保留をしたりすることができます。このように、PBXは内外線を制御する役割を果たすため、ビジネスフォンを使う際には必須の装置です。
電話業務を効率化できるPBXですが、一方でいくつのデメリットも存在します。例えば、PBXはオフィス内に設置する必要があるため、導入の手間がかかりがちです。工期や工事費用などがかかるほか、内線の各種設定・回線の増減・メンテンナンスなどの際にはつど業者に依頼する必要があり、導入や運用にコストがかかります。また、保守期限が切れると買い替えが発生することも大きな欠点と言えます。
そうした課題を解決しながら、従来のPBXの機能を据え置きで利用できる仕組みとして登場したのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXはインターネットを介して利用するサービスで、サーバー上にPBXの機能を置くことで実現しているものです。そのため、物理的に機器を設置する必要がなく、オフィス内に場所を取りません。もちろん、機器設置が必要なくなるので工事費用や設定変更にかかる費用、メンテナンス費なども不要です。さらに、クラウドPBXでは手持ちのスマホやタブレット、IP電話機、PCなどを使って通話をすることが可能です。そのため、電話端末費がかさんでしまう心配もありません。
このように、クラウドPBXにはさまざまなメリットがあります。では、次の章でさらに具体的に見ていきましょう。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには主に「業務面」「管理面」「経済性」の観点でメリットがあります。
メリットごとに詳しくご紹介します。
ハードウェアが不要で工事も必要ない
先ほどご紹介したように、クラウドPBXはインターネットの環境があれば利用できます。従来のPBXのようにハードウェアを必要とせず、設置工事の必要がありません。そのため、導入もスピーディで、スモールスタートが可能です。サービスにもよりますが、一般的には約5～7営業日で利用でき、サービスによっては最短即日で利用できるようになります。新規事業を始める際やベンチャー企業が、ローリスク・ローコストでスタートするのにはぴったりでしょう。
スマホや携帯電話でも固定電話の番号を利用できる
クラウドPBXを活用すれば、スマホや携帯電話からでも固定電話の番号で発信することが可能です。そのため、外出先や在宅勤務であっても、オフィスに居るときと同じように電話業務を行えます。ちなみに、利用の仕方は契約するクラウドPBX企業によって変わりますが、登録している携帯電話やスマホからのみ、固定電話を利用できるケースがほとんどです。
大幅なコストカットを実現できる
クラウドPBXを導入することで、さまざまな部分でのコストカットが実現できます。例えば通話料や端末費、メンテナンス、セキュリティに関わるものが挙げられます。クラウドPBXでは場所や距離を問わず、内線通話なら無料で利用できるので、月々の通話料金を定額に抑えられます。また、クラウドPBXはスマホでも利用可能なため、固定電話端末が要らず、端末購入費用もかかりません。さらに、定期的なメンテナンスはベンダー側が行うので、人件費など機器のメンテナンス費用は不要です。火災や津波、地震による機器損失がなく、緊急性の高い場合であっても事業を継続できる点も魅力の一つです。セキュリティ対策についてもベンダーが行うので、専門知識を持つ人材を新たに雇用する必要がなく、採用コストも減るでしょう。
その他、業務効率化に付随するコストカットも期待できます。クラウドPBXを活用すれば、在宅勤務でも電話対応が可能になるので、社員の交通費やオフィススペースの削減、各種備品代などにも影響します。
働き方が広がる
ネットワーク環境さえあれば利用できるシステムなので、クラウドPBXの導入によって多様な働き方を叶えられます。在宅勤務はもちろん、サテライトオフィス勤務やワーケーションなど、特定の場所に捉われることなく働くことが可能です。昨今は働き方改革の推進によって、大企業だけでなく中小企業においても多様な働き方の実現は喫緊の課題になっています。育児や介護など、個々人の環境に合わせてワークライフバランスを整えることができます。
電話業務の効率化が可能
クラウドPBXの最大のメリットは業務効率化に役立つ点です。社内外から会社の電話番号を使って発着信できたり、在宅勤務であっても内線取り次ぎができたりします。また、サービスにもよりますが、コールルーティング機能や録音機能、電話業務の状態をブラウザ上で可視化することが可能です。設定変更の際にもインターネット経由で一括変更ができるので、管理業務も効率化できるでしょう。
インターネットを介した固定電話の利用事例
次は、インターネットを介した固定電話の利用事例をいくつかご紹介します。
一つ目は在宅スタッフの多いA社の場合です。従来の方法では、在宅勤務のスタッフとのやりとりに不便さを感じていたそうです。社内と在宅スタッフとで連絡を取る際にも、毎度電話を切って他のスタッフにかけなおす手間がありました。また、在宅スタッフの場合には席を外している間に着信があって連絡に気付けないことも多々あるなど課題を抱えていました。そこでクラウドPBXを導入したところ、社内にいる相手に内線をかけるのと同じように在宅スタッフとやり取りすることが可能になり、スムーズな連絡ができるようになりました。自宅への着信を自動的にスマホ・PCの転送や着信履歴の確認がすぐにでき、必要な情報を知ることが可能になったとのことです。
二つ目は、工場・倉庫で業務を行なうB社の場合です。倉庫中を動き回ることが多いため、電話の取り次ぎが難しい現状がありました。担当が倉庫で作業していたり、車で移動していたりする場合、一度電話を切って携帯にかけなおすなどの手間があったそうです。また、移動距離が長いため保留相手を長く待たせたり、もう一度かけなおしたりする業務がスムーズにいかない課題もありました。しかし、クラウドPBXを導入したところ、PCやスマホなど状況に合った機器に転送ができるようになり、相手がどこにいても取り次ぎが可能になったそうです。かかってきた電話を切らずに携帯に転送できるので、確認作業や移動しながらスムーズに業務を行うことができるようになったとのことです。
三つ目は個人病院のC院の場合です。元々、時間外の電話に対応できなかったり、急な休診日を患者さんに周知する手段がなかったりしたそうです。また、忙しい時間帯や業務時間外での対応ができない課題を抱えていました。しかし、クラウドPBXを導入したところ、時間外の着信や休診日のお知らせでも自動アナウンスが対応してくれるようになりました。忙しくて電話に出られない場合でも自動アナウンスや転送機能を活用して細やかな設定ができるようになったとのことです。
インターネットを利用して固定電話を利用できる「ナイセンクラウド」
ここからは、インターネットを利用して固定電話を利用できるクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドの導入実績
ナイセンクラウドは大手企業から個人事業主様まで多種多様な業種で活用されており、導入企業も3,000社を超えています。クラウドサービスの強みを活かし、規模の拡大や縮小にも月単位で対応できるので、一時的に電話窓口を増やしたい場合などにも利用されています。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドの機能や特徴は多岐にわたり、多種多様なものを兼ね備えています。では、ここからその一部をご紹介します。
まず挙げられる特徴として、ナイセンクラウドでは地域型・非地域型の電話番号を使うことができます。地域型の電話番号では東京03・大阪06・北海道011・沖縄098など全国の局番に対応しています。また、非地域型の番号では050や0120・0800などのフリーダイヤルも利用可能です。そのため、新たに問い合わせ窓口を作ったり、テレワークでの電話業務も便利に行えたりします。先にご紹介したクラウドPBXのメリットももちろん持っているので、工事や電話端末の費用はかかりません。導入も最短即日で完了するので、とてもスピーディです。今すぐに電話業務を改善したい企業にとってはぴったりのサービスと言えるでしょう。
利用できる機能としては、大きく分けて、業務面・管理面に役立つ機能が多く搭載されています。例えば、複数端末で一斉着信ができたり、設定・変更が一括設定できたりします。利用できる端末の幅も広く、スマホ・タブレット・IP電話機・PCなどが使えるので、既存の手持ち機器を使って電話対応可能です。対応の際には着信相手の電話番号が表示されるほか、あらかじめコールルーティングの設定をしておけば受電前の切り分けができます。
その他にも、特定番号のブロック機能や自動アナウンス設定、留守番電話の音声データ化機能、電話履歴の確認機能などが搭載されています。オプション機能を追加すれば、さらに便利な機能が使えるようになるので、検討中の人はぜひ確認してみてください。
ナイセンクラウドの機能については動画でもご紹介しています。
ナイセンクラウドのプラン
ナイセンクラウドの料金プランは3つあります。それぞれ、一人用のライト・小規模向けのペア・中規模以上のプロに分かれています。初期費用は一律10,000円で、月額費用がそれぞれ異なります。ライトが2,000円、ペアが5,000円、プロが10,000円となっています。
5内線以上を使用する場合は追加料金が発生しますが、追加数が多ければ割引となります。さらにオプションの有無で金額は変動します。
詳しくはサービスサイトの自動見積もり機能、個別見積もりをご利用ください。
ナイセンクラウドの導入手順
最後にナイセンクラウドの導入手順についてご紹介します。契約する回線によっても手順は異なりますが、おおまかには以下のような手順で進みます。
まずは申し込みフォーム、または電話でお申込みください。その後、送付された書類に必要事項を記載し、必要な証明書のコピー各所を書いてお送りください。申込書が届き次第、順次開通手続きを行います。それに従ってID・パスワードも発行します。最後に使用端末に、発行された情報を設定し、発着信テストをして手続きは完了です。
このほかに、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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固定電話はインターネットを利用してどこからでも利用できる！
今回はインターネットを利用して固定電話を活用する、クラウドPBXサービスについてご紹介しました。今やインターネット環境さえあれば、世界中どこに居たとしても固定電話を利用することが可能です。国内の遠隔拠点はもちろん、海外でさえも環境さえ整っていれば電話をつなぐことができます。また、無料で電話ができたり、工事が不要だったりするので、大幅なコストカットを実現しながら業務効率化が図れます。
現在、電話業務に課題を抱えている企業の方や、コスト改善を目指している方は、ぜひナイセンクラウドをご利用ください。