企業が固定電話を安く使用するためのポイント

2020年11月16日電話業務の効率化

会社が利益を生み出す方法は売上を伸ばすだけにとどまりません。人件費や物品購入代など、支出を抑えることで利益を増やすことも可能です。ビジネスにおいて電話は必要不可欠ですが、ご自身の会社では毎月いくらの電話代を支払っているのか把握しているでしょうか。知らず知らずの内に無駄なお金を支払い続けている可能性もあります。

この記事では、固定電話を安く導入・利用する方法をお伝えします。さらに、PBX(主装置)をクラウド化にすることのメリットや、クラウドPBXサービスの「ナイセンクラウド」をご紹介します。

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企業が固定電話を安く使用する方法

少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、働くスタイルの多様化などの課題を解決すべく、政府が「働き方改革」を掲げました。企業は社員一人一人のライフスタイルを尊重しながらも、効率的で生産性の高い働き方を推奨し始めています。テレワークが主流となりつつある現代ビジネスでも、顧客とのやり取りや社員同士の業務連絡で欠かせない電話は必須アイテムです。それでは、企業が固定電話を安く使用するための方法をいくつか紹介します。

電話機や主装置などは中古のものを購入する

固定電話や主装置は新品だけでなく中古品が販売されているのはご存知でしょうか。基本的な機能は新品でも中古でも変わりありません。新品の電話機であれば、最新の機能が追加されているものがあります。そのため、新品の固定電話を購入される企業が多いです。しかし、オフィス規模が大きければ大きいほど、固定電話導入時に高額の費用が発生します。

初期費用をできるだけ抑えるのであれば、同じメーカーでも中古の固定電話や主装置を選びましょう。企業が求める機能や性能が充分に備わっているものであれば、新品を買う必要はなく固定電話や主装置の導入コストを削減できます

電話機や主装置のリース契約の内容を見直す

固定電話や主装置を導入する際、購入せずにリース契約するパターンがあります。リースとは、リース会社に料金を毎月支払い、電話機を借りるシステムです。購入費用がかからず、金銭的に余裕がない起業したての会社が初期費用を抑えるため、固定電話や主装置をリースすることが多いです。リース契約をする場合、本体価格以外にも、契約手数料、保険料、税金、金利が発生します。

リース会社によって異なりますが、電話機や主装置のリースを途中で解約することはできません。そのため新規契約の際や契約更新のタイミングでの見直しが重要です。電話代の削減を検討しているのであれば、電話機や主装置のリース契約の見直しをおすすめします。見直しをすることで月々のリース代が下がる場合があります。

電話回線のプランを見直す

電話回線を見直し、運用上の無駄を見つけ、ランニングコストを抑えるのも一つの手です。通信業界はサービスの全体像や料金体系が分かりづらく、業者の言い値で同じサービスを利用し続けてしまうケースが往々にしてあります。一度、契約している通信業者に問い合わせ、値下げができないか聞いてみましょう。契約時には無かったお得なプランが打ち出されていることもあります

電話回線の事業者を乗り換える

電話回線の事業者を乗り換えて、固定電話料金を安くする方法もあります。携帯電話やスマートフォンのキャリアを変更する際に、既存の電話番号をそのまま移行するMNP(ナンバーポータビリティ)制度というものはご存知かと思われます。固定電話でもMNPを利用することが可能です。新しいプランやオプション、お得なキャンペーンなど、事業者独自のサービスが展開されています。電話料金が高いなと感じたら、一度、電話回線業者の乗り換えを検討してみましょう。

クラウドPBXを利用する

固定電話をクラウド化する「クラウドPBX」という、ソフトウェアタイプのPBXが登場しています。パソコンやスマートフォンにクラウドPBXをダウンロードすることで、外出先でも会社の代表番号での着信、内線通話が可能です。

従来のPBXは交換機であるPBXをオフィス内や建物内に設置しなければなりませんでした。そのため、電話回線の工事や機器の設置、電話機の回線数の増減時には業者に対応してもらわなければならず、手間と高額な費用を負担する必要がありました。

クラウドPBXはインターネット回線を利用しており、クラウド上にPBXが設置されているので、工事は不要です。保守・メンテナンスもサービス提供者が行うので業者を呼ぶ必要がなく、運用費用を削減できます。

また、従来のPBXを使用している企業の多くは、高額なビジネスフォン(主装置)を購入したり、複数年リース契約したりしています。この場合、従業員が離職してもその分の費用を払い続けなければなりません。一方、クラウドPBXであれば必要なID数を都度利用することができるため、従業員の増減に無駄なく対応することが可能です。

固定電話を安く運用するならクラウドPBXが1番

電話料金を見直すだけで、コストをカットできます。しかし事業者の変更や契約の見直しを行う場合、手続きに時間を要するだけでなく、思っていたよりもコスト削減の効果が出なかった、ということも少なくありません。PBXをクラウド化することが固定電話を安く利用するベストな手段です。クラウドPBXについて、その特徴やメリットをもう少し詳しくご紹介します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXについて説明する前に、従来のPBXについて説明します。PBXは、発着信制御、内線同士の通話、ダイヤルイン機能、代表番号着信機能、転送機能など、企業と顧客をつなぐ重要な役割を担い、オフィスの指定の場所に置く必要があります。つまり、企業は各拠点ごとにPBXを設置する必要があります。

一方、クラウドPBXは、PBXの機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを指します。つまり従来のPBXと異なり、拠点ごとに物理的に設置をする必要がありません。企業のテレワーク導入が増え、拠点間のコミュニケーション不足を補完するツールとして注目を浴びています。

クラウドPBXはインターネット接続を活かしたさまざまなビジネスツールと連携させることも可能です。社内チャット機能や名刺管理、情報共有や報告・連絡業務に使用できるグループウェアなど、どれも現代のビジネスに欠かせないツールばかりです。また「CTI」により電話着信の際に顧客情報をPC画面に表示されることが可能です。従来のPBXで便利なオプションツールを導入するとなると、さまざまなサービス提供会社と契約しなければなりませんでしたが、クラウドPBXはこれらのサービスを一元管理できます

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXはサービスを提供している業者と契約を結び、その業者が構築したクラウド環境にインターネットを通じてアクセスし、通話を行う仕組みです。従来のPBXが持つ機能に加えて、クラウドPBXは電話業務効率、経費削減の2つの面で効果的な働きをしてくれます。ここでは、クラウドPBX運用のメリットを紹介します。

コスト削減が可能

クラウドPBXを導入することの最大のメリットは、導入・運用コストを抑えられる点です。会社内に交換機を設置する必要がないため、初期費用を削減できます。

また、インターネット回線を利用するためスマホやパソコンなどでも利用ができ、新たに端末を購入する必要がありません。スマホで利用できるという点から、外出中でもインターネットにさえ繋がる環境であれば利用できるので、出張中や営業で外出中の社員との電話連絡を内線として扱い、通話料を大幅にカットすることも可能です。もちろん海外でも同様に内線が使用できます。

初期費用、運用中のランニングコストを抑えられるのが最大の特徴です。

すぐに利用できる

インターネット環境さえあればすぐに利用できるクラウドPBXは、ハードウエアの購入、PBXの設置工事が不要なためスピーディーに導入できます。ローリスク・ローコストで優れた電話環境を構築できるので、新規事業を始める企業やベンチャー企業がスモールスタートでビジネスを始める際にぴったりです。

電話業務の効率もアップ

クラウドPBXは内線・外線・転送をスマートフォンやパソコンで発着信できるシステムです。会社にかかってきた電話を外出中の社員に転送する場合、伝言を聞いて折り返さなければなりません。クラウドPBXはその場で外出中の社員に取り次ぐことが可能です。社員が少ない企業でもスムーズで迅速な対応を可能とし、顧客満足度の向上にも繋げられます。

テレワーク化にも対応できる

経済の発展を目的とした働き方改革が、企業のテレワーク化を促しています。時間や場所が限定されないテレワークにおいて、クラウドPBXが重要な役割を持ちます。テレワークで自宅や自分の携帯電話からコールするとなると、個人番号を使わなければなりません。クラウドPBXは自宅や外出先でも会社の代表番号で発着信できます。自宅にいながらもオフィスワーカーと同じようにお客様に対応することが可能です。

コールセンターの設置も容易

業務効率化の観点から、多くののコールセンターでクラウドPBXが導入されています。従来型のPBXは、回線の増設や設定、保守が切れたときの買い替え、メンテナンスも業者に依頼しなければならず、PBX導入時の初期費用、運用中のランニングコストなど、多額のコストがかかっていました。

クラウドPBXは、回線の増設や買い替えの際に発生する膨大なコストを抑えられます。コールセンター業務は固定電話サービスの不足がすなわち、顧客の満足度に大きく関与します。クラウドPBXは電話回線増設時の工事を必要としません。クラウド上でスピーディーにサービスを拡張することができるクラウドPBXは、コールセンター業務で顧客満足度向上に貢献しています

クラウドPBX「ナイセンクラウド」のご紹介

ここからは上場企業から個人事業主まで、2,000社以上の導入実績を誇るクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。

ナイセンクラウドの機能

ナイセンクラウドは弊社が2012年にサービスを開始したクラウド電話サービスです。会社規模、業種に関係のない、導入企業のニーズに合わせたサービス提供で、Twitter支持率でも業界No.1です。

ナイセンクラウドでは国内外問わず、拠点間同士の通話は内線扱いになるので、業務のやりとりで発生する通話料を大幅に削減できます。

東京03/大阪06など、全国の固定電話番号をスマートフォンやパソコンで発着信できる機能、留守番電話メッセージをメールに添付し送信する機能など、ナイセンクラウドならではの豊富な機能を備えています。

ナイセンクラウドの機能については、1分の動画で分かりやすく紹介していますので、ぜひご覧ください。

ナイセンクラウドの導入事例

ナイセンクラウドの導入事例をご紹介します。

 

▼拠点が複数ある会社の導入事例
拠点間同士で連絡を取ると高額な通話料が発生していました。同じ会社なのにも関わらず番号が違うことで管理や情報共有に手間がかかります。どんなに離れた場所でも無料の内線通話が可能なナイセンクラウドによりコスト削減を実現し、さらには電話番号を統一した結果、会社内での管理が容易となり、業務効率化にも成功しました。クラウドPBXで固定電話を安く使用できている事例です。

 

▼個人病院の導入事例
通常、固定電話には時間外の電話対応ができない、急な休診日に通知ができないなど、イレギュラーな出来事に対応できる機能が備わっていません。ナイセンクラウドは、時間外や急な休診日の際にも、自動アナウンスやWEBからの簡単操作で事前に用意したアナウンスを流せる機能で患者様に的確な対応をすることが可能です。時間・電話番号ごとにアナウンスを変えられるので、時間外や急な休診日でも細やかに対応することができるようになりました。

ナイセンクラウドのプラン

ナイセンクラウドには「ライトプラン」、「ペアプラン」、「プロプラン」と3つのプランを用意しています。おひとりで運営されている会社様であればライトプラン、1~2人運営されている会社様であればペアプラン、中規模以上の会社様であればプロプランがおすすめです。企業の規模や状況に応じて最適なプランをお選びいただけます。

とくに中規模以上の企業様向けであるプロプランでは、内線数が増えると割引となるため、大規模な電話環境をお得に構築することが可能です。

 

具体的な費用については、サービスサイトで自動見積もりが可能です。また、個別見積もりにも対応しております。お気軽にご利用ください。

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固定電話を安くするならナイセンクラウドを導入しましょう!

行政による働き方改革、社員のワークスタイルの多様化など、ビジネスの現場はめまぐるしく変遷しています。固定電話を安く利用するため、クラウドPBXを導入する企業が増えてきました。費用の面だけでなく、業務効率化の面でも優れた機能をもつクラウドPBX。ぜひ導入をご検討ください。