会社の電話代を削減するには?賢く電話を導入しよう

2020年9月15日電話業務の効率化

企業は売上を上げることを重要視しがちですが、いかに経費を抑えることができるかも重要視しなければいけないポイントです。企業の経費の中でも、通信費が非常に経費を圧迫していることが多く、特に電話代はコスト削減に取り組むだけ最大9割の削減が可能になります。

しかし、コストを削減したくても取り組み方がわからないことが多いでしょう。ここでは、企業の電話代を削減する方法についてや、電話代を削減する手段の1つとして注目されているクラウドPBXについて紹介をしていきます。

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企業が経費を抑えるには?電話代は削減できる?

経費とは利益を得るためにかける費用のことで、収入を得る目的で直接使った費用と業務を管理するうえで使った費用の2種類が存在します。経費には主に人件費、消耗品費、接待交際費、旅費交通費、研修費、通信費の6種類があります。

経費の中でも通信費は、工夫次第で削減できる費用です。通信費は、企業形態や社員数、業種によっても異なりますが年間10万円で済む企業もあれば、1億円以上かかる企業もあります。

そして、通信費の半分の割合を占めているのが電話代です。電話代を抑えるには、企業の通信システムを見直すことで大幅な削減が期待できます。

会社の電話代を削減するには?

ここでは、会社の電話代を削減する方法として3つご紹介します。

電話以外のコミュニケーションツールを活用する

最近のビジネスでは、社内間の連絡事項やコミュニケーションを図る際にコミュニケーションツールを活用している企業が増加しています。増加している背景としては、スマホの普及によって時間や場所に縛られることなく連絡できるようになり、通話ではなくITツールを活かした連絡手段が増えたことが理由です。

今までであれば、電話やメールで連絡を取りながら社内外のコミュニケーションを行っていましたが、スマホが浸透してきたことでLINEやslackなどで手軽にメッセージによって連絡を取り合えるようになりました。

電話をかける場合、相手側の都合などを考慮して電話しても大丈夫であるかを確認する手間が必要です。しかし、チャットツールであれば相手の都合を気にすることなくメッセージを送ることが可能で、相手側も手が空いたタイミングですぐにレスポンスを返してくれる可能性が高いです。

また、メッセージにサイトURLを添付することが可能なので、複雑な説明も簡単に伝えることができます

しかし、社内の連絡はチャットツールでも問題ありませんが、社外とのやり取りは未だに電話やメールでの連絡が主流なので、活用できるシーンは限定的なものとなります。

電話サービスの加入先を見直す

企業の電話代を削減する方法の1つとして挙がるのが、加入している電話サービスを見直すことです。企業の多くは、最初に契約したプランの利用頻度が少なかったり、オプションも使用されていない機能が多かったりと、無駄な契約内容が多いことがあります。

そこで、契約内容をしっかりと見直し最適な内容に改善することで、コストを削減することができます。

また、電話サービスを提供している業者もさまざまなプランを提供しているので、企業が契約している業者自体を切り替えることでコストを削減することが可能です。まずは、自社で回線診断を行い契約しているプランの利用状況を把握し、複数の業者のプランを比較検討することで自社に最適の業者を選ぶことが大切です。

クラウドPBXを利用する

今までオフィスで利用されている電話機は「ビジネスフォン」と呼ばれ、外線・内線また内線間を繋ぐ交換機である「主装置」を設置することで、複数の電話回線を利用したり、留守番電話機能を持たせたりしています。

しかし、主装置の機能はオフィス内での利用に限定されるため、携帯電話へ電話を転送する場合は電話転送料金が別途かかるうえに、内線利用もできません。また、主装置設置の工事費用、オフィス移転による工事費用などコストと手間がかかります。

そこで、主装置の機能をサーバ上で提供可能になった「クラウドPBX」を利用することで、コストを大幅に削減することが可能です。

クラウドPBXは、スマホやパソコンでクラウドPBXのアプリをダウンロードすることで、外出先でも内線通話が使用可能になります。また、クラウドPBXは月額使用料がありますが、比較的に低価格で提供しているプランが多く設置工事費用も不要なため、従来の主装置を設置する場合よりもコストと労力をかけることがありません。

会社の電話代を大幅にカットできるクラウドPBXのメリット

ここでは、クラウドPBXを導入することで得られるメリットについて詳しくご紹介します。

工事不要

クラウドPBXが登場する前までは、電話線を用いて電話と電話を接続させる「レガシーPBX」を利用するのが一般的でした。しかし、レガシーPBXは工事担任者と呼ばれる資格を持つ人による設置工事や、電気通信事業法で監督が必要と定められています。

したがって、導入やオフィス移転の際は専門の業者に依頼をする必要があり、またハードウェアの購入・メンテナンス費用も重なるため導入コストや管理コストが大幅にかかってしまうことが課題でした。

一方、クラウドPBXはクラウドサービスの一種です。クラウドサービスは、ネットが繋がっていれば利用できるサービスなので、ハードウェアの購入する必要もなく、システムはサービスの提供側が管理しているのでメンテナンスの必要もありません

スマホを使って会社の番号で発着信できる

クラウドPBXは、サーバ上で従来のビジネスフォンの機能を利用することができるので、オフィスにある電話機だけでなく、スマホやパソコンがビジネスフォンとして利用可能です。スマホからクラウドPBXを利用する方法は、クラウドPBXの専用アプリをダウンロードしてアカウント情報を入力するだけなので非常に簡単です。

クラウドPBXは、会社の代表電話番号をスマホ利用することも可能です。そのため、外出先から取引している企業へ電話する際も代表電話番号から発信することができます。また、着信の場合でも代表電話番号宛ての電話をスマホに着信することが可能です。

通常は自身のスマホの番号で発信を行えば、通話料がその都度かかるため、経費として都度申請する手間が発生します。しかし、クラウドPBXは発信時も会社の代表番号が利用できるので、通話料はそのまま会社の費用になり、煩わしい経費申請からも解放されます。そして、わざわざ社用携帯を購入して配布する必要もないので、社員の持つスマホをそのまま使用できるのも大きなコストカットとなるでしょう。

拠点が分かれていても、すべて内線化できる

クラウドPBXは、世界中どこにいても内線電話を利用することができます。従来は、拠点が離れていれば拠点ごとに主装置を設置し、拠点ごとでしか内線電話を利用することができませんでした。

しかし、クラウドPBXはサービス契約と簡単な設定を行えば拠点ごとにPBXを設置せずとも内線電話が利用可能になり、円滑な社内コミュニケーションが図れる電話環境が構築できます

また、内線通話は通話料が無料なので通話料の大幅な削減が可能です。外出の多い営業や海外展開している企業の通話料は高額になりがちですが、クラウドPBXによってすべて内線化することで費用をかけずに、リアルタイムで気軽にコミュニケーションが取れます。

また、電話回線だと日本と海外で音質に差が出てしまうケースがありますが、クラウドPBXは海外との電話でもネット回線さえ安定していれば、クリアな音質で通話できます。

会社の電話代を抑えるクラウドPBXなら「ナイセンクラウド」

クラウドPBXサービスの1つである「ナイセンクラウド」は、弊社が2012年に運営を開始したサービスで、8年間の運営で2,000社以上の企業に利用されている安定稼働実績があります。ナイセンクラウドは楽天、KDDI、NTT全国局番や一部電話事業社にも対応し、北海道から沖縄までの全国局番も対応可能です。

ナイセンクラウドの料金プランについてとナイセンクラウドの主な特徴についてご紹介します。

ナイセンクラウドの料金

ナイセンクラウドの料金は、契約する端末台数と電話回線数合わせた合計金額です。ナイセンクラウドの料金プランには3つのタイプがあります。

 

1つ目は、「ライトプラン」です。ライトプランは、1人で経営している企業向けのプランで、外出先で電話を利用することが多い方におすすめです。ただし、ライトプランは内線機能が利用できないので注意が必要になります。

初期費用は10,000円で月額費用は2,000円になります。内線端末台数は1内線で、支払い方法は自動振り込みかクレジットカードの2種類から選択可能です。

 

2つ目は、「ペアプラン」です。ペアプランは、1人もしくは2人で経営している企業向けで、外出の機会が多い起業して間もない企業におすすめです。内線機能を利用できるので、会社にかかってきた電話もスマホやパソコンに取り次ぎできます。

初期費用は10,000円で月額費用は5,000円になります。内線端末台数は2内線で支払い方法は、自動振り込みとクレジットカードの2種類から選択可能です。

 

3つ目は、「プロプラン」です。プロプランは、中~大企業の規模向けでナイセクラウドの機能をフルに利用したい企業におすすめで、3つのプランで唯一電話サポートがあるプラントなっています。

初期費用は10,000円で月額費用も10,000円です。内線端末台数は5内線からですが、5内線以上は1つ内線を増やすごとに1,000円加算されますが、増やす内線数に応じて割引が適用されるケースもあります。支払い方法は自動振り込み、クレジットカード、請求書払いから選択可能です。

 

また、3つのプランとは別にオプション料金が存在します。オプションには、「対象・時間別設定」、「留守番電話メール」、「発着信web履歴」などの9種類のオプションがあり、複数端末で契約していても1契約あたりの料金で利用できます。

選択できる電話回線業者

ナイセンクラウドは、Rakuten、KDDI、NTT、NUROなどの電話事業者の回線を選択可能です。ここで挙げた回線業者以外でも接続も可能な場合があるので、お気軽にお問い合わせください。

特にRakutenはナイセンクラウドと1番相性がよく、柔軟な対応が可能です。通話料金は3分8円~。利用できる番号は、IP番号「050」とフリーダイヤル「0800」「0120」の3つになります。

KDDIは、電話をかける回数が多い場合にお得な回線です。通話料金は3分8円~、1分3.3円~、1秒0.08円~と分課金・秒課金が可能です。利用できる番号は、東京の市外局番番号「03」、IP番号「050」、フリーダイヤル「0800」「0120」の4つになります。

NTTは、すでに利用している番号や地域の番号に対応が可能で、フレッツ・ひかり電話サービスに契約していることが必須条件です。通話料金は3分8円~となります。利用できる電話番号は、全国の電話番号の北海道011から沖縄の099までが選択できます。

NUROは、高速インターネット対応しており、楽天ブロードバンドプレミアム、NUROBizプランを契約することが必須条件になります。通話料金は、3分8円~です。利用できる番号は、東京や神奈川、愛知、大阪、京都、福岡など全国の一部電話番号です。利用できる電話番号が知りたい場合は、事前にお問い合わせください。

ナイセンクラウドの特徴

ナイセンクラウドの主な特徴を3つご紹介します。

 

1つ目は、クラウドを利用した内線通話です。

ナイセンクラウドは、アプリをスマホやパソコンでインストールすることで内線化させることが可能です。社外にいる社員への連絡も内線通話になるので通話料金はかからないうえに、着信電話は内線で転送可能となるので折り返しする手間が省けて迅速に対応することができます。

 

2つ目は、通信コストの削減です。

内線化することによるコスト削減だけではなく、拠点が違う社員や海外にいる社員との電話転送などの通信費も削減できます。また、外線はすべて固定の電話料金なので海外との国際通話料金を気にする必要はありません。

 

3つ目は、電話以外の機能が豊富なことです。

ナイセンクラウドには、電話業務を効率化してくれる機能が豊富に用意されています。「留守番電話機能」は、留守番として録音された音声をメールに添付して送信してくれるので、外出先でも留守電を確認してスピーディーに対応することができます。また、発信履歴をWEB上で確認できるので、いつ誰と通話したかを可視化できるようになっています。他にも自動録音機能番号別の着信設定など業務効率化に役立つ機能が豊富にあります。

 

より詳しい機能や特徴、価格などはサービスサイトに詳しくまとめていますので、ぜひご確認ください。

また、ナイセンクラウドについて1分にまとめた動画もあります。短い時間でナイセンクラウドについて知ることができますので、こちらもぜひご覧ください。

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クラウドPBXを賢く利用して会社の電話代を削減しよう

企業の多くは通信費を削減するために、電話回線契約の見直しや電話以外のコミュニケーションツールを活用するなどの方法をとっていますが、より効率的に電話代を削減することができるのがクラウドPBXです。

クラウドPBX「ナイセンクラウド」を利用して会社の電話代を削減しつつ、業務の効率化を図ってみませんか。