在宅勤務の導入を検討中の皆さん！見逃していることはありませんか？
政府が提唱した「働き方改革」は2017年に盛り上がりを見せ、中でも在宅勤務という働き方の浸透が注目を集めました。在宅勤務とは、オフィスではなく自宅から遠隔で業務を行う比較的新しいワークスタイルです。すでに在宅勤務について他社の事例を耳にする機会や、実際に自社が検討や導入しているという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、在宅勤務の導入に関するポイントやおすすめのツールについてご紹介していきます。
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在宅勤務導入の必要性が高まっています
一般的に在宅勤務には、従業員のQOL向上・コスト削減・生産性向上などのメリットが期待できると言われています。政府は少子高齢化による労働力確保の必要性の高まりや、頻発する過労死などの労働問題を受け、「働き方改革」の一環として在宅勤務の導入を推進してきました。
また直近では、日本経済新聞が取りまとめた2020年2月付けの在宅勤務に関する緊急アンケートで全体の約62％の企業が「在宅勤務の導入を実施」または「実施を検討している」と回答しています。
2020年初めから世界的な大流行が始まった「新型コロナウイルス」の影響により、感染拡大防止を掲げ政府は不要不急の外出を自粛するよう国民へ要請を出しました。そのため、企業は今までになく急ピッチで在宅勤務導入の体制を整える必要に迫られている状況です。
在宅勤務の導入に必要なこと
「生産性向上」や「出勤の難しい状況でも勤務が可能になる」といった面がクローズアップされがちな在宅勤務ですが、その一方で導入に際しては従来の管理方法では対応しづらいという側面も存在します。特に従業員の勤務状況を遠隔で管理するには、従来とは異なる考え方やルールが必要です。
ここでは、在宅勤務の導入で必要となるポイントを6つ挙げて解説していきます。
勤怠管理の方法を整える
在宅勤務は新しい働き方として導入・検討する企業も増えている一方で、従業員の労務管理を行う難しさもあります。
エン・ジャパン株式会社が運営する人事向け総合情報サイト「人事のミカタ」のアンケート調査では、従業員300名未満の中小企業での在宅勤務導入率は2019年で14%。2年前と比較して6ポイント上昇していますが、中小企業では在宅勤務の浸透がなされているとは言い難い状況です。同調査では在宅勤務の導入で難しかったこととして、「在宅勤務社員の時間管理（68%）」「在宅勤務時の業務ルールの設定（59%）」といった決まりや規則に関する事柄が上位を占めています。
在宅勤務の場合は、オフィスなどでの通常勤務とは違い上司の目の届く範囲に従業員が居らず、どれだけ働いたか・業務を行っていたかを実際にその目で確認することができません。そのため勤怠管理についても、新しい方法の導入や整備が必要です。
就業中のルールを整える
在宅勤務の従業員とオフィスで働く従業員との間に壁ができてしまわないように、就業中の基本的なルールを整えておくことで生産性の向上が期待できます。ここでは、実際に在宅勤務を導入している企業が設けた就業中のルールに関してご紹介していきます。
日産自動車
日産自動車では、全社員を対象に在宅勤務制度を2014年に導入しました。すでに運用方法も確立されており、音声テレビ会議システム・社内チャットを活用し、業務中の在席状況も同僚へ通知できる環境が整えられています。
2014年3月末時点での在宅利用登録者数は約2,400人。月40時間以内であれば5日以上部分在宅勤務も可能で、育児・介護事由であれば所定内労働時間の50%まで上限を引き上げることもできます。在宅勤務時の作業場所は自宅に限りますが、対象者となる「生産工程以外で働く全従業員」は、月5日・1日8時間までの上限で制度の利用が可能です。
条件としては、制度利用者は事前にe-ラーニングを受講、在宅勤務開始前日までに期間中の業務計画を提出し上司からの承認を得なければなりません。そのうえで業務計画の内容を職場内に共有されます。
また、在宅勤務当日は上司へ業務開始・終了の報告をメールで行い、「Communicator」というツールを立ち上げておくことで在席状況を同僚と共有することを義務化しています。「Communicator」はMicrosoft社が提供する企業向けのインスタントメッセージ・プレゼンス情報表示用のクライアントソフトウェアです。「連絡可能」「会議中」「通話中」「取り込み中」「応答不可」「一時退席中」など、状況に応じて細かく表示を変更することが可能なため、社内で働く上司や同僚との間で起こる連絡のすれ違いリスクを減らすことができます。
JAL（日本航空）
日本航空では2014年に在宅勤務制度の導入後、繰り返しトライアルと改善を続けてきました。その結果、自宅だけではなく実家・喫茶店・図書館など多岐にわたる場所での制度利用が可能となり、一般的な「在宅勤務」よりも自由度の高い制度の運用を継続しています。特別な理由がなくとも制度を利用できるため社内に幅広く浸透し、今では多くの従業員に在宅勤務制度が利用されています。
在宅勤務の対象者は、デスクワークが中心の「間接スタッフ」約4,000人。週1日からの利用が可能で、実施者は月平均1～2回程度在宅勤務制度を利用しています。
また、勤務時間選択制度との併用や「半日年休＋在宅勤務」「在宅勤務＋直行直帰」など、組み合わせ勤務も可能です。在宅勤務時は、所定の労働時間分を勤務すれば勤務時間の一時中断が認められる「分割勤務制度」も導入されています。
条件としては、勤務時間選択制度の利用者は前日までに翌日の勤務時間の申請が必要です。また、情報漏洩防止のため、自宅・実家を「クローズ環境」、喫茶店・図書館などを「公共の場所」と2つの分類を行いました。特に後者で勤務を行う場合には、「紙資料の持ち出し禁止」「のぞき見防止フィルターを使用する」など、クローズ環境と比較し厳しいルールが設定されています。
在宅で仕事ができる環境やツールを用意する
在宅勤務を可能とする環境を整備するうえで、重要な役割を担うのが「グループウェア」です。あまり耳慣れない言葉ですが、グループウェアシステムには20年以上の歴史があります。近年では大企業の他、中小企業向けや特定の機能に特化したグループウェアも登場しており、その種類は多岐にわたります。その中で、自社に最適なグループウェアシステムはどれなのか、どのような機能を持つシステムを選ぶべきなのか、それぞれに搭載されている機能を鑑みた検討が必要です。
グループウェアシステムが提供する機能の代表例は、「メール機能」「掲示板機能」「社内SNS」「ファイル共有機能」「回覧・レポート」「Web会議機能」「スケジュール管理」「ToDoリスト」「日報」などです。
グループウェアには多種多様な機能が備えられています。一方で、多機能であるがために現場で働く社員へ浸透させるのに時間が掛かる、というケースも少なくはありません。グループウェアのメリットを最大限に引き出すためには、導入検討の段階で必要な機能と不要な機能を選別し、自社で行われている実際の業務に合う運用方法までをイメージしておくことが大切です。
一部が在宅勤務の場合、在宅勤務者の社内把握方法を整える
社内で働く従業員と在宅勤務者の間に起こりうるすれ違いの元に、誰がいつ在宅勤務で、誰がいつ出社予定なのか、把握ができないことが挙げられます。会議を参加者の一部が在宅勤務の日に開くのなら、web会議の環境を用意する必要があります。しかし在宅勤務であることを把握していないと、直前に慌ててweb会議で繋いで会議開始が遅れるケースや、最悪の場合は出社メンバーが「Aさんが来ない！」と思う一方でAさんは「web会議が繋がらない」と困ってしまうというすれ違いが発生してしまいます。
また、在宅勤務中のAさん宛てに電話が掛かってきたときに、外出中だと勘違いして折り返すと伝えたものの、いつまで経ってもAさんが会社に来ないため伝言できずに折り返しが遅れるということも起こりえます。取引先にも迷惑をかける可能性があるのです。
しっかり誰がいつ在宅勤務なのかを社内で共有できる仕組みが必要です。
社内とのコミュニケーションツールを用意する
「在宅勤務・デイズ2019」の実施結果報告のアンケートによれば、特別協力団体の中にも「多くの社員がチームメンバーとのコミュニケーションに問題を感じた」という企業があったと言います。
在宅勤務制度を導入すると、直接顔を合わせる社内勤務の従業員同士だけではなく、勤務する場所・時間が異なる在宅勤務者とのコミュニケーションを、一体どのような方法で取れば良いのかと困惑してしまう人がいるのも事実です。在宅勤務の従業員を含めた、チーム全体でのコミュニケーションを円滑に行うにはメール・電話だけでは限界があります。
社員間でストレスなく連携をするには、リアルタイムでスピーディな会話が可能な「チャットツール」や、遠隔地にいても相手の顔を見ながらミーティングが可能な「Web会議ツール」の導入がとても有効です。
在宅勤務者宛の電話対応を考える
「電話対応問題」は、在宅勤務導入のハードルの1つに挙げられることもしばしばです。
在宅勤務者宛の電話をオフィスで仕事をしている同僚が受ける形では、その都度「今日は在宅勤務のため電子メールで連絡を」と相手方へ回答するか、相手方の連絡先を確認したうえで在宅勤務者へ連絡する必要があります。電話対応の頻度によっては、オフィス勤務の従業員にかなりの負担が掛かってしまい、不公平感を感じる従業員が出てしまうことにもなりかねません。
社員の負担を回避するためには、「簡単に連絡を取れるようにする」「オフィスでの勤務と同様に電話応対ができるツールを利用する」といった整備が必要になります。
社内のコミュニケーションや社外からの電話対応はクラウドPBXで解決できます！
無駄なフローでオフィス勤務の従業員に負担を書けてしまう電話対応問題の解決には、「クラウドPBX」がオススメです。クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば利用することができるため導入コストが抑えられ、スピーディな導入ができます。ここでは、クラウドPBXについて解説していきます。
クラウドPBXとは
「PBX」は外線を社内にある複数の内線電話へつなげる他、内線同士で通話するために必要な電話回線の交換機です。従来のPBX導入では専用の設備を購入し、拠点ごとに設置する必要がありました。回線数の変更やその設定・保守期間が切れた際の買い替え・メンテナンスも業者へ依頼しなければならないため、PBX導入・運用には大きなコストが掛かってしまうのが常でした。
一方、「クラウドPBX」はインターネットを介して提供されるサービスです。従来のPBXとは違い交換機を購入する必要がなく、国内外へ拠点が分散している場合でもサービスを利用できるのが特徴です。回線数の増減・設定もブラウザ上から行うことが可能で、自社でメンテナンスを行う必要もなくなるため導入・運用面のコストを大幅に削減することが可能になります。
クラウドPBXで何ができる？
インターネットを活用したクラウドPBXであれば、PCやスマートフォンなどの端末を電話機にすることが可能で、自宅にいながら会社の電話に出たり、会社の電話番号で発信したりが可能です。在宅勤務者の持つスマホやPCがオフィスにある電話機の仲間入りするようなものです。
また、クラウドPBXの持つ機能の中でも特に有用なものが「CTI機能」です。CTI機能を備えたクラウドPBXは顧客から外線着信があった際、自動で電話番号から該当する顧客情報を検索してブラウザ上に表示することができます。電話を取る前に相手の情報が把握でき、顧客に応じた応対がしやすくなることは非常に大きなメリットです。
在宅勤務で導入されているクラウドPBX「ナイセンクラウド」
クラウドPBXの中でも、弊社が提供する「ナイセンクラウド」は大手上場企業から中小企業まで3,000社以上に幅広く導入されています。
「ナイセンクラウド」の強みはなんと言ってもそれぞれの企業のニーズに併せた対応が可能な点です。最短2日で開通ができ、1人～数千人規模までの回線数に対応可能です。安定稼働期間は8年目を迎えています。
また、電話機・PC以外にもdocomo・au・Softbank・Y!mobile・SIMフリーなどの全スマートフォンに対応。もちろんWi-Fiのみという場合でもサービスの提供を受けることが可能です。
複数の拠点間を内線化することで電話業務の効率を向上させられるうえ、海外拠点の内線化で日本の電話番号を利用できるので、年間数百万円規模のコスト削減を実現可能です。実際に在宅勤務に活用している企業様も多くいらっしゃいます。
ナイセンクラウドに関して1分にまとめた動画や詳しいサービスサイトも用意しております。せひチェックしてみてください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
在宅勤務の導入で働きやすさを実現しよう！
一言で言えば、在宅勤務制度は働き方の自由度が高くなる制度です。企業側には「人材確保・保持」「コスト削減」、従業員側には「家事・育児・介護との両立ができる」などのメリットがあります。
一方で在宅勤務制度の導入には勤怠管理の難しさやコミュニケーションが不足するリスクもあるため、各種ツールの活用による対策が必要です。中でも在宅勤務制度導入に際してハードルの1つとして挙げられやすい「電話対応問題」には、インターネットを活用する「クラウドPBX」が最適でしょう。
在宅勤務制度の導入を検討中の皆さんは、この機会に一度「クラウドPBX」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。