「台風でも出社しなければ・・・・・・」いえ、そんなことありません!

2020年10月28日テレワーク・在宅勤務

2019年秋は超大型台風が相次いで上陸し、各地に大きな被害をもたらしました。マスコミで「不要の外出を控えましょう」との呼びかけがなされ、鉄道会社が計画運休を実施したことは記憶に新しいところです。このように危機感は社会で確実に共有されていたはずなのに、悪天候の中でも普段通り通勤ラッシュに加わり出社する人や会社近くに泊まり込む人の姿が見られました。

今、少子高齢化社会に向けた政府の取り組みである「働き方改革」のもと、テレワークをはじめとする出社にこだわらない、多様で柔軟な勤務スタイルの導入が急ピッチで進んでいます。それにも関わらず、この流れに逆行するかのごとく、台風の日に社員たちを会社に向かわせる原因はどこにあるのでしょうか。なぜ、企業は出社を止めることができないのでしょうか。

今回は、未だに日本社会に残存している「台風でも出社しなければいけない」という価値観と仕組みを説明したうえで、社員が出社しないでもこれまで通り業務を回していくことができる方法をご紹介します。

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台風でも出社しないといけない理由

命の危険を冒してまで会社に向かう人々が後を絶たないのは、わが国の多くの企業の間でこれまでに培われてきた価値観や仕組みが大きく関係します。こうした企業文化と言われるものの多くは、合理的であるがゆえにこれまで長い間共有されてきました。

しかし一方では、時代に合わなくなり、新たな形につくり変える必要性が出てきたものも少なくありません。台風でも出社しないといけない理由として、この点を明らかにしてみましょう。

「やる気=出社」と考える上司

被災の危険を冒してまで社員を出社に駆り立てる理由の1つが、「やる気=出社」と考える上司の存在です。社会の空気が変わってきたとはいえ、一般的な管理職の世代では「這ってでも出ていくのがやる気のある社員である」といった精神論がまだまだ健在です。「台風ごときで出社を諦めるとは何ごとか!」という訳です。

厄介なのは、このような価値観が人事評価に影響する可能性があることです。「成果」ではなく「態度」、つまり「どれだけ会社に従順であるか」が評価基準として重視されるのであれば、評価を下げたくない社員は自らの意思に反して会社に向かう選択をするでしょう。

判子文化

日本独特の判子文化も出社を余儀なくさせている理由になっています。世界を見渡しても、現在ビジネスの場面で印鑑を使用しているのは、わが国の他では台湾と韓国だけと言われます。日本の企業においては、契約の真正性を保証するうえで押印は不可欠の手続きです。組織内のメンバーの合意を下から上のポジションに積み上げていき、最終的にトップが意思決定を行うというわが国の企業活動の進め方にフィットしたシステムだからです。

こうした文化のもとでは、「台風で出社がたいへんなことは判っているが、書類に印鑑を押すために会社に出ていかなければならない」という、誰が考えても不合理な行動がまかり通ってしまいます

電話対応

日本の企業では、代表電話を活用しての顧客対応が一般的です。台風により出社する者が1人もいなくなり、代表番号を留守番電話にしてしまうと、顧客や取引先からの連絡・問い合わせにすばやく対応することができません。このような状態は顧客満足度を低下させ、ビジネスチャンスの喪失に繋がる危険性が高まります

したがって事業継続の観点から、どのようなときでも必ず代表電話に出られる人員を確保しておかなければならないという方針が採られることになります。台風のときでも電話対応のために一部の社員を出勤させる企業が少なくないのは、このような理由によります。

台風の日に出社しなくても仕事ができる企業になるには?

では、台風の日に出社しなくても仕事ができる企業になるにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、その手段を考えていきます。

社内チャットツールやタスク管理ツールでしっかり報連相

「やる気=出社」とみなし、台風下でも会社に出てくることを求める上司の多くが、「在宅勤務になると部下をきちんと管理できなくなるのではないか」と考えているそうです。直接顔を突き合わせないと、報連相をはじめとする業務上のコミュニケーションがうまく取れなくなると恐れているのでしょう。この恐れを解消するためには、ツールの活用が効果的です。

社内チャットツールは、離れた場所にいる者同士のやり取りがすばやく、手軽に行えます。メールのやり取りのような時間差が生まれにくいので、出社しなくても社内勤務時とほぼ変わらない情報伝達・共有が期待できます。いつでも部下の業務の進捗具合を確かめることができ、必要に応じて指示を与えることができるでしょう。

また、「サボり」やオン・オフの切り替えの難しさから、作業効率が低下する恐れへの対処も必要です。作業効率を維持するには、タスク管理ツールを活用して部下の進捗状況の見える化をするのが有効です。業務の締め切りなど時間管理を意識させると同時に報連相を徹底させることで、在宅の部下を的確に管理することができるでしょう。

電子契約書、電子印鑑サービスの活用

書類に押印するために出社を余儀なくされる弊害を避ける方策としては、電子契約書・電子印鑑サービスの活用が考えられるでしょう。このサービスは、契約当事者双方が印鑑や手書きの署名に代えて、インターネット上で電子署名を交わすことで契約書をやり取りするものです。電子契約の利用は、一部導入を加えても2020年1月時点で国内企業の4割強にとどまっています。

ただし、テレワークを推進する政府が、オンラインで契約を交わすことができる電子システムを策定する方針を打ち出していることもあり、今後は「脱ハンコ化」・「電子化」の流れが加速化することは間違いありません。なお、インターネット上でのやり取りにつきものである「なりすまし」や「改ざん」については、WEB上に電子印鑑の押印記録が残されるため心配要りません。判子文化において最重要視されてきた、押印による契約の真正性の担保に影響を与えることはないでしょう。

クラウドPBXでスマホやPCを会社の電話に

電話対応に関しては、自宅でスマホやPCを使って会社の電話に出られるシステム「クラウドPBX」を導入することで、台風下での出社問題をクリアできるでしょう。

クラウドPBXは、電話を交換する役割を担うPBX(主装置)をクラウド化することで、インターネット上での通話・通信を可能にします。場所を選ばずに電話環境を組むことができるようになるほか、設定や機能の入手をインターネット上で完結できる特長があります。ハードウェアとしてのPBXを拠点ごとに設置する必要があったこれまでのPBXシステムと異なり、初期費用や運用にかかる手間・コストの大幅な削減が期待できることから普及が進んでいます。

クラウドPBXの代表番号発着信機能を使用すれば、代表番号への着信を電話対応担当者のスマホやPCに繋ぐことができるようになり、折り返し時の代表番号での発信も可能になります

自宅にいながらスマホで会社の電話番号を使った発信が可能なため、台風の影響を受けることなく仕事に取り組むことができます。

また、台風は地域によってその時々の状況が変わります。クラウドPBXでは、ある1つの拠点に割り振った電話番号を他の地域の拠点でも発着信することが可能です。例えば台風が東京に上陸している間、台風がすでに通り過ぎた大阪の支社で東京本社宛ての電話に対応することが可能になります。複数の拠点がある場合、業務が困難な地域の業務もカバーできるというメリットがあります。

また、クラウドPBXには、通信料金がかからない内線同士の通話や他の電話機やモバイルへの転送機能も備わっていますから、必要に応じて担当者に取り次ぐことで顧客や取引先への迅速な対応ができるでしょう。顧客満足度を維持でき、ビジネスチャンスの喪失を防ぐことが期待できます。

クラウドPBXなら台風以外でもこんなに役立つ

クラウドPBXの活用により、荒れ狂う台風のなか困難を押して出社せずとも、電話対応業務を通常通り行うことができます。しかし、クラウドPBX導入のメリットはそれだけではありません。ここでは、数多くのメリットの中から3つご紹介します。

複数の拠点を内線化

クラウドPBXでは、主装置がクラウド上に置かれるため、ネットワーク内にある限り、端末の現在地がどこであっても内線同士で通話できます。国内はもとより海外も含めた複数の拠点の内線化が可能になるということです。グローバル化した現在、国内はもとより海外に支店を設けている企業が少なくありません。内線電話は通話料がかからないので、時間を気にせずに海外の拠点と連絡がとりやすくなるでしょう。

また、拠点ごとに電話番号を取得するこれまでの仕組みでは管理が煩雑になりがちで、情報共有が不便になったり、顧客に不親切であったりする弊害がありました。内線化によりすべての拠点で1つの電話番号を使えるようになれば、シンプルな連絡網を構築することができます。業務の効率化と顧客満足度の向上が図れるでしょう。

外出中・出張中の社員が電話に出られる

クラウドPBXは、内線通話機能の社外への持ち出しを可能にしますから、スマホなどモバイル端末を持つ外出中・出張中の社員が代表電話への着信に出られるようになります

これまでのビジネスフォンの仕組みでは、出先にいる社員宛ての電話には、社内からの伝言を受けてから折り返し連絡を入れる形が採られてきました。このタイムラグにより、今度は顧客の方が電話に出られなくなるなど不便なこともままありました。

クラウドPBXであれば、外にいる担当者にそのまま内線転送することができるので、社内にいるときと変わらない取次ぎにより顧客の満足度を損ねる心配がなくなります。出先の担当者にしても折り返し電話をする必要がなくなり、業務の効率化が果たせるでしょう。

電話に掛かるコストを大幅カット

クラウドPBXは、電話に掛かるあらゆるコストの大幅カットを実現します。

ソフトウェアで提供されるクラウドPBXは、インターネット環境があれば設定のみですぐに利用できます。従来のPBXシステム導入におけるハードウェアとしての主装置の購入や、電話回線工事など電話環境を組むための、数百万から数千万円の多額の初期投資が不要になります。

また、導入後の管理・維持費用も割安です。サービス提供会社が日常的にシステムのメンテナンスを実施していますし、そもそもハードウェアがないので修理や点検にかかる費用を考える必要がありません

そして、通話コストの大幅削減の実現については言うまでもないでしょう。クラウドPBXでは、外出中の社員とのやりとりや拠点間同士の連絡などを、国内外問わず料金不要の内線通話とすることができます。電話によるこうした頻繁なやりとりが想定できるのであれば、クラウドPBX導入による通話コスト削減の効果は高いでしょう。

台風の日に出社しているなら「ナイセンクラウド」はいかがですか?

クラウドPBXを導入すれば、台風の日にまで社員に出社を強いなくても、充分電話対応業務が行えることがお分かりいただけたことでしょう。いま市場には数多くのクラウドPBXサービスが参入しています。どのサービスを選んだら良いのか迷われている方にご紹介したいのが、弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。

ナイセンクラウドは、クラウド上の電話交換機能サービスを使うことで、従来のビジネスフォンの仕組みでは不可能である内線通話の社外持ち出しを実現しています。電話機はもちろん、スマホ・PCを使って、どこからでも会社の代表電話番号での発着信・内線通話をすることが可能になります。登録した複数端末での一斉着信はもちろん、特定の端末のみ呼び出すなどきめの細かい設定が可能です。これまで2,000社以上の企業に導入されてきました。

また、外線通話も、国内の固定電話回線の使用により通話料金は国内外問わず3分8円~。海外との頻繁なやりとりが想定される場合であっても、通話料を格段に安く抑えられます。そして、クラウド上のサービスですので高価な装置のリースや設置工事は不要です。

留守電話・ウェブ上での通話履歴の確認・着信時の相手方情報の一覧表示をはじめとする豊富な機能により、在宅での電話業務を強力にサポートいたします。

詳しい機能についてはサービスサイトでご紹介しております。また、短い動画にもまとめていますので是非ご覧ください。

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台風の多い日本は出社しない環境づくりが大切!

日本は地理的要因から古来より台風の通り道になってきました。専門家によれば、近年立て続けに襲来する台風の発生原因はまだ分かっていませんが、日本近海の海水温が上昇傾向にあるため今後も大型の台風が上陸する可能性が高いそうです。したがって、台風のたびに危険を冒してまで出社する現在の企業体制を改め、出社しないでも事業を継続できる環境づくりが大切になってきます。

また、出社を困難にする原因は台風などの自然災害だけではありません。テレワークを含む多様な働き方が広く認知されれば、個人や家庭の事情で社会参加が難しい人々を働く場に迎え入れることができます。クラウドPBXを導入することで、台風時に出社しないでも電話業務に支障が出ることなく事業を継続していける体制をつくることが可能です。そして、電話業務の効率化とコストダウンとともに、出社にこだわらない柔軟な働き方が可能になります。

ぜひクラウドPBXをはじめとした様々なツールを活用して、台風でも出社しなくても済む環境を構築していきましょう。