リモートワークでも電話を使いたい!社外で会社の電話を使うには?

2020年10月28日テレワーク・在宅勤務

近年は「働き方改革」の一環としてリモートワークを導入する企業が増えつつあります。適切な形で実践できれば、会社にとって大きなメリットが見込める勤務形態です。しかし、社外から電話対応を行う方法で悩んでいる企業も少なからずあるでしょう。

当記事では、リモートワークを導入するメリットについて紹介するとともに、リモートワーク中に電話対応をするうえで役に立つシステムについてもあわせてご紹介します。

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リモートワークは便利?「電話」が意外な落とし穴

自宅や外出先から業務を行えるリモートワークは、通信端末とインターネット環境があれば実施できる働き方として日本国内で注目されつつある勤務形態です。

ここでは、リモートワークを導入することで得られるメリットと、運用するうえで課題となりやすい電話の扱い方について解説していきます。

リモートワークのメリット

企業はリモートワークを導入することでコスト削減、社員のストレス軽減といったメリットを得られます。

実際に、リモートワークを実践することで残業時間を6割削減してコストカットを実現した事例もあります。また、出勤に費やす時間が削減されることで社員も充分な睡眠時間と余暇の時間を確保できるので、生産性も向上します。

さらに、満員電車で通勤する必要がないなどの労働環境が向上することによって、会社にとっては離職率の改善や業務効率の改善といったメリットが見込めます。リモートワークを導入していることで、会社から遠い場所に住んでいる人が求人に応募しやすくなる効果も見込めるでしょう。場合によっては自社に必要な人材を採用しやすくなる可能性もあるので、リモートワークは自社にとって長期的な利益に繋がる施策なのです。

その他にも、社員の自宅や外出先などから業務を行えるので、出勤日をずらせば、社員全員が出社できるほどのスペースのあるオフィスを確保する必要がなくなるうえに、交通費も抑えられます。

 

以上のように、労働環境の向上、およびコスト削減と生産性向上を両立できるリモートワークを導入することは、経営層、社員の両方にとってさまざまなメリットがあるのです。

リモートワークにおける「電話」の問題

メリットの多いリモートワークですが、導入する上でオフィスに掛かってくる電話への対応方法で悩む企業は少なくないでしょう。

リモートワークにおける電話業務の体制が整っていないと、電話がかかってきた際の取り次ぎに時間がかかるほか、転送サービスを利用する場合は別途コストが必要など手間とコストがかかります。転送サービス自体は月額880円ほどで導入できますが、転送元から転送先への通話料金は契約者の負担になるので注意が必要です。

 

一方、実務面における影響としては、外出先から電話を折り返す、発信する際に企業用の番号を使えないことがデメリットになります。電話を折り返す際には会社の電話番号が使えないので、電話を受けた顧客が電話に出てくれなかったり、個人の携帯を使用する場合は電話番号が取引先や顧客に知られたりするリスクがあります。

また、社員の個人情報を守るために会社から端末を支給する場合は、端末本体と月々の契約料金が必要となりコストがかかります。日経BPコンサルティングの統計によると、法人用携帯1台当たりの月額総料金は平均6,500円ほどのようです。従業員数によっては月数十万円ほどの出費になるので、電話料金の高さに悩む意外と多いことが分かります。

 

したがって、リモートワークを導入する企業は電話連絡の方法、および情報セキュリティ面における課題をいかに低コストで解決するかが重要になります。

リモートワークでも会社の電話が使える「クラウドPBX」

オフィスの電話で内線が利用できたり、外線に繋げたりする役目を担っているのがPBX(電話交換機)です。PBXは工事でオフィス内に設置します。PBXがあることで企業は電話を便利に使用することができるのです。

そしてPBXをクラウド化したものをクラウドPBXといいます。通常のPBXと異なり、インターネット回線を通して電話を発着信できることが特徴のシステムです。クラウドPBXは日本国内でシェアを伸ばしつつあり、導入することで企業、社員の双方にさまざまなメリットをもたらしてくれます。

会社の番号がスマホで発着信できる

クラウドPBXに社員が使うスマホを登録することで、外出先からでも会社の番号を使って電話できるようになります。不在着信に対して折り返しを行う際にも、顧客や取引先と電話が繋がりやすくなることは大きなメリットです。会社の番号を使って発信できることは、問い合わせ先からの信用性向上に繋がります。

また、クラウドPBXではPCやスマホなどのブラウザから利用する端末の登録、変更、削除が自由に行えます。システムに登録した端末はスマホ・固定端末を問わず、任意の電話番号で発着信できるようになるのです。会社の番号をそのまま携帯電話で着信できるようになれば、取次の手間がなくなり、リモートワークでもまるでオフィスにいるかのように電話を利用することができるのです。

社外にいても内線が使える

PBXをクラウド化することで、社外に居る社員と内線通話を利用して通話ができるようになります。ネット回線を用いて電話を繋いでいるので、場所を問わず内線を利用することが可能です。もちろん、外出先から電話をかける際にも、社員のスマホから会社へ内線電話として繋げることができます。内線であれば通話料金は無料になるので、クラウドPBXを導入することで社内連絡にかかる電話料を確実に削減できます。

さらに外出中の社員に対して会社にかかってきた電話を、内線として社員の端末に転送できます。電話の取次ぎがスムーズに行えるので、業務効率および顧客満足度の改善が見込めます。

社員に会社からスマホを支給するよりも安い

会社から社員に業務用のスマホを支給する場合、端末を購入する料金と月々の基本料金を支払う必要があります。近年では1台月額1,000円ほどで契約できる法人向けプランも登場していますが、従業員50人ほどの企業でも端末を揃えるのに数十万円、月額料金も最低5万円程度のコストがかかります。

一方で、クラウドPBXの月額料金は1回線あたり1,000円~2,000円ほどが相場です。月額料金は端末を購入する場合と大差ありませんが、従業員が日常的に使っているスマホやPCを直接活用できることがクラウドPBXのメリットです。端末料金を一部もしくは全額節約できるので、従業員数によっては十万円単位でコストを抑えられます。

通話する際には無料の専用アプリをインストールするだけでクラウドPBXのサービスを利用できるようになります。簡単に導入できます。

リモートワークだけじゃない!クラウドPBXのメリット

リモートワークを一部社員でのみ実施する場合でも、クラウドPBXを導入することで会社全体の業務効率向上、コスト削減などに繋げることができます。ここでは、具体的にどのようなメリットを得られるのかをご紹介していきます。

設置、増設、設定が工事要らずで簡単

通常のPBXは1台あたり数十万円~数百万円ほどの設置費用がかかるほか、設置する際にも工事費用として数万円ほどは必要です。設置工事が完了するまで電話を利用できないことも難点であり、既存の回線を用いる場合は2週間、新しく回線を設置する場合は1ヶ月ほど電話サービスを利用できなくなってしまいます。

 

一方で、クラウドPBXは工事不要で電話サービスを契約、利用できることが特徴です。申し込みから開通までには平均2週間ほど必要ですが、種類によっては早ければ申し込み後1週間ほどで利用できるサービスもあります。クラウドPBXの初期費用は1万円~5万円、月額費用は1回線あたり2,000円ほどが相場と、導入・運用コストを抑えることができます。

さらに、回線数を増やしたり、事業所を移転したりする際にも、クラウドPBXなら工事不要です。すぐに電話機能を使い始めることができます。

また、クラウドPBX契約前と同じ電話番号をそのまま利用できることが多いので、クラウドPBXはスムーズに導入できるシステムとなっています。

海外拠点や海外出張でも利用可能

インターネット回線を用いて信号を送受信しているので、ネット環境が整っている場所であればクラウドPBXは日本、海外を問わず利用できるシステムです。もちろん、複数の事業拠点を繋ぐ手段としてもクラウドPBXは効果を発揮します。複数の事業拠点を持っている企業の場合、東京から北海道、沖縄といった遠隔地への連絡でも内線として通話料無料で発信できますし、海外の拠点から日本の拠点へも内線通話を用いて通話することが可能です。

海外から折り返しの電話をかける際にも、日本にある拠点の電話番号を用いて発信できることもクラウドPBXの強みです。そして、海外出張中の社員に電話がかかってきた場合でも内線電話で転送できるのでスムーズに対応できるようになります。

海外拠点を持っている、もしくは海外出張を行う社員がいる会社にクラウドPBXはおすすめできるシステムです。

着信ルールの設定で電話取次ぎ業務を効率化

クラウドPBXの中には、時間帯や着信番号などによって着信ルールを設定できるサービスがあります。例えば営業時間外はかかってきた電話に対して自動音声(IVR)を流すようにしたり、着信番号や電話の応対状況に応じて転送時に呼び出す端末を個別に設定したりできます。複数の事業拠点を持つ会社であれば、支社Aにかかってきた電話を支社Bに転送するように設定することも可能です。着信ルールを設定することで、取り次ぎに掛かる時間を短縮しスムーズに電話を繋げることができます

また、呼出先を指定するほかにも、特定の番号を指定してブロックできることもできます。例えば無差別な営業電話をブロックすることによって、会社の売上や信用にかかわる電話に時間を割きやすくなります。

リモートワークでも電話を使うなら「ナイセンクラウド」

リモートワークを効率良く実施する方法として、クラウドPBXを導入することは有効な手段です。クラウドPBXにはさまざまなサービスが存在しますが、弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」は個人事業主から大手企業まで幅広い層に導入されており、導入企業は2,000社を超え、スマホ、IP電話、PCによる電話の発着信が可能です。ナイセンクラウドによるリモートワークの活動は、テレビでも連日取り上げられました。

 

発着信時に利用できる局番は市外局番やフリーダイヤル(03、06、0120、0800など)です。ナイセンクラウドでは既存の電話番号をそのまま利用できるケースが多いのですが、不安な場合は導入前にご相談ください。

システムに登録した端末であれば日本国内、および海外から内線電話を発着信できます。もちろん、外出先で受信した電話を内線電話として社内へ取り次ぎできます。内線間での通話は無料であり、外線発信を行う際の料金は3分8円~です。初期費用や月額料金はクラウドPBXとして業界最安値クラスとなっています。リモートワークを導入しない場合でも、ナイセンクラウドを利用することで電話にかかるコストを大幅にカットすることができます。

 

申込からサービス開通までにかかる期間は3日~1週間ほどで、工事は不要です。なお、既存の電話番号を使用する場合は比較的早めにサービスを利用できるようになります。

「ナイセンクラウド」の具体的な性能や料金プランなどに興味を持たれた方は、ぜひ「ナイセンクラウド」公式ホームページや公式動画をご覧ください。

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電話の問題を解決してリモートワークを取り入れよう

リモートワークを実施しながらスムーズに電話対応を行うには、クラウドPBXを導入することが有効な手段です。電話機能を持った端末とネット環境が揃っていれば導入可能で、月額数千円~1万円ほどの安いコストで導入できることも特徴となっています。リモートワーク時の電話取り次ぎや営業電話のかけ方で悩んでいる方は、ぜひクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。