会社の移転に伴う電話の設定が面倒!クラウドPBXなら手間いらず

2020年10月28日ビジネスフォン

会社の移転は、企業が事業を継続・成長させていくうえで避けて通れないイベントです。移転の際、特に電話は移転期間中も業務を遂行していくうえで不可欠なツールですから、滞りなく移転手続きを進めることが何よりも求められます。

ところが、電話環境の移設については、電話番号の取得から工事の手配まで、時間と手間がかかることが少なくありません。もちろんコストも馬鹿にできないでしょう。忙しい移転中、何とか負担を軽くする良い方法はないものでしょうか。

今回は、こうした声に応えるべく、近年普及が急速に進んできているビジネス向けの電話システム「クラウドPBX」をご紹介します。

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会社の移転に伴う電話の設定

会社の移転に伴う電話の設定については、必ず押さえておくべきでしょう。手続きの流れを順に見ていきましょう。

移転先でも現在の番号が使えるのか確認

ビジネスにおいて欠かせない道具である電話。その番号は、会社にとって顧客や取引先と出会うための扉を開く鍵とも言える大切なものです。

この電話番号ですが、回線の種類や契約内容によっては移転に伴い変わる可能性があります。まずは、移転先でも現在の番号が使えるのか、それとも変更の必要があるのかを確認しましょう。変更が必要になれば、顧客や取引先への周知やホームページ・名刺などに記載された番号を変えなければなりませんから、疎かにできません。

 

確認は、NTT東日本/西日本のHPか、局番なしの「116」への電話で行うことができます。電話番号は、管轄区域のNTT局の通信センターで管理されています。したがって、会社の移転先が同一市区町村であっても、NTT収容局が変わると電話番号も変わることになります。移転の際、どうしても電話番号を変更したくないと考えるのであれば、現在の番号が使える住所をNTTに確かめながら候補先を検討するとよいでしょう。

また、番号ポータビリティ・サービスの活用も考えられます。こちらも固定電話番号の取得方法により利用の可否が異なってくるので、確認しておく必要があります。

現在の番号が使えるなら手続きを。使えないなら新しい番号を取得

現在の電話番号が引き続き使用できるかどうかの確認が済んだら、次のステップはNTTやプロバイダへの移設申込です。現在の番号が使えるならすぐに、使えないなら新しい番号を取得してから手続きに入ることになります。いずれにしても、会社移転の際は電話の移設手続きを最優先すべきです。

いくら新オフィスが整えられていても、電話・インターネット回線が開通していなければ当然電話を使うことができません。移設手続きは、2週間から1ヵ月ほどの時間がかかります。また、電話回線は利用中のキャリアに、ビジネスフォンは業者に、それぞれ別に手配をしなければなりません。そのため、少なくとも移転の1ヵ月前には契約中のキャリアに連絡を入れておく必要がありますし、並行して工事を依頼する業者を選び出して打ち合わせを済ませておくと安心です。早めに計画を立てることができれば、ビジネスフォンの移設工事を電話回線の移設工事と同じ日程で組むことが容易になり、移設をスムーズに行うことができるでしょう。

移転先のオフィスで設置工事

会社において電話を移転するとはすなわち、ビジネスフォンの移転を指します。オフィスでは家庭と違い電話機の数が多いため、専門的な知識を持った業者による設置工事が不可欠になってきます。設置工事とひと口に言ってもさまざまな工事が含まれ、移転に伴う基本的な工事としては、主装置設置工事・電話配線工事・電話機設定工事が挙げられます。これらすべてが滞りなく完了してはじめて円滑な電話・業務が可能になるのです。

電話の移設をスムーズに行うには、業者選びが成否を分けると言っても過言ではありません。主装置の適切な場所への設置、業務に支障が出たり美観を損ねたりすることがないよう新オフィスのレイアウトにふさわしい配線、留守番設定や外線転送機能ほかオフィスに合わせた適切な電話機能の設定などが特に大切ですが、業者により力量差が出やすい工程でもあります。

これらの点について、見積もりの段階できちんとした提案を出すことができるかを見極めましょう。また、業者との関係は設置で終わりではありません。増設が必要になったときや、急な障害が起きたときの対応についてあらかじめ確認しておき、アフターフォローの期待可能性までを見据えたうえで信頼に足る業者を見つけ出すことが大切です。

取引先への連絡やHPの記載修正

会社の移転の際には、電話番号の変更の有無にかかわらず取引先への連絡が必要です。ただ、電話番号が変わる場合にはとりわけ入念な周知が求められるでしょう。取引先からの連絡に対して電話番号が変わった旨を伝えるアナウンスを行い、混乱を避けることが大切です。このアナウンスは、現在利用中の電話回線キャリアで申し込むことができます。

一方、電話番号が変わらない場合であっても、移設工事中は半日ほど電話が使えなくなります。アナウンスと合わせて転送サービスを利用して、工事中であっても常に対応できる体制をとっておくと良いでしょう。

 

また、会社の移転は取引先だけに伝えれば完了という訳ではありません。新たな見込み顧客への周知にも気を配り、せっかく築きかけている関係を損なうことがないように努めることが大切です。HPにて移転の知らせを行い、記載を修正しておくことはもちろん、SNSなどでも移転の告知を拡散しておくとより効果的です。

クラウドPBXなら会社の移転に伴う電話の設定が楽になる!

会社の移転に伴う電話の設定はとても面倒なことが多いものです。電話の設定にかかりきりになってしまうと、ただでさえ忙しい移転作業中の業務に支障が出る恐れがあります。これを解決するのが、クラウドPBXと呼ばれるサービスです。クラウドPBXなら会社の移転に伴う電話の設定が楽になるでしょう。

 

クラウドPBXとは、電話を交換するPBX(主装置)をクラウド化することで、インターネット上での通話・通信を可能にするものです。電話環境がネット上で完結しますから、これまでのようにハードウェアとしてのPBXを拠点ごとに設置する必要がなくなり、拠点が分散していてもサービスを利用できます

会社の移転に伴う電話工事はもちろん、メンテナンスやサポートが切れたときの買い替えなど、今まで必要だった業者への依頼が一切不要になります。工事にかかる高額の移転費用がかからなくなり、ネット環境さえあれば申し込んでから間を置かずに使用を開始することが可能です。同様に、増設や設定の変更もWEB上で簡便に済ませることができます。

 

クラウドPBXの導入により、移転に伴う電話番号変更の問題も解消されます。同様に、移転に関する周知に関してもその手間を大幅に減らすことができるので、何かとやることが多い移転時の業務の省力化・効率化への大きな寄与も期待できます。

クラウドPBXのその他のメリット

クラウドPBXを導入するメリットはそれだけではありません。

電話代が安くなる

クラウドPBXでは、あらゆる電話代を安くすることができます。クラウド上に主装置機能が置かれるため、ネットワーク内にあるすべての端末間での内線通話が国内はもとより海外とも可能です。通話料金がかからない内線通話ネットワークを広く構築することで、電話代の大幅な削減が実現するでしょう。

また、使い方によっては外線通話料金を大幅に安くできる可能性もあります。クラウドPBXではサービスにより違いはあるものの、全国一律3分8円といった割安の通話が可能になります。

さらに、オプション機能を安価で利用できます。IVR(自動音声応答システム)や自動録音機能など、業務効率化に役立つ機能が月々数百円~といった低価格でオプションとして付けられるサービスもあります。これまでのPBXの仕組みでは、機能追加や設定変更にはふつう数万円から数十万円の費用を要していたことを考えると破格と言えるでしょう。

スマホやPCを電話機にして社外でも電話対応できる

クラウドPBXは内線通話機能の社外への持ち出しを可能にします。したがって、外勤中の社員がスマホやPCを電話機にして、社外にいながら代表電話への対応をすることが可能になります。一旦社内からの伝言を受けて折り返し電話を入れるといった煩わしい手順が不要になり、直接電話に応じることで顧客満足度の維持と業務の効率化が図れます

発信についても、会社の番号で掛けることができれば相手方に安心感を持たせることができるでしょう。これまでのように、社員個人の携帯電話番号で発信することで相手に警戒心を抱かせ、電話に出てもらえずにビジネスチャンスを逃すといった心配や個人の携帯番号が相手に知られてしまうというリスクがなくなります。

複数拠点を内線化できる

クラウドPBXでは、これまでのようなオフィスごとといった場所の制約から逃れて内線環境を構築することができます。国内はもちろん、海外にある支店など複数拠点を内線化することが可能になりますから、こうした拠点間でのやりとりが多いと考えられるのならばメリットは大きいでしょう。

また、従来の拠点ごとに電話番号を取得するやり方では連絡体系の管理に手間取ることも少なくありませんでした。社内での情報共有に時間がかかったり、顧客がどこに電話を掛けたらよいのかが分かりづらかったりするからです。内線化によって全拠点が統一した電話番号で結ばれれば、社内管理の点でも顧客対応の点でも分かりやすさと使い勝手の向上が期待できるでしょう。

会社を移転するなら電話は「ナイセンクラウド」にしませんか?

クラウドPBXを導入すれば、会社の移転に伴う電話の設定が楽になるだけでなく、コスト削減や業務の効率化が期待できることがお分かりいただけたことでしょう。早速導入をご検討されている方にご紹介したいのが、弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。

 

ナイセンクラウドはその名前からも分かるように、電話交換機能をクラウド化することで内線通話環境の社外への拡大を実現しています。電話機やスマホ・PCなど、登録済みであれば端末を選ばず、国内・海外から内線通話を使用することができます。スマホで会社の電話番号が利用できるため、最近のリモートワーク化の流れにより多くの企業様に導入いただいております

インターネット環境があれば設置工事は不要ですから、会社移転に伴うクラウドPBXへの移行であっても忙しい皆様の手を煩わせる心配はありません。開通はお申し込みから約10日前後、素早い設置をお約束します。また、設定の変更はWEB上で行うことができます。これまでのように、設定変更のたびに業者に依頼して工事日程を調整したり、高額の費用を支払ったりする必要はありません。たとえば、「明日から電話を5台増やして欲しい」といったご要望にもWEB上の管理画面を操作するだけで簡単に変更が可能です。

 

スマホやPCを活用しての電話業務は、着信時の相手方情報の一覧表示やウェブ上での通話履歴の確認など、ナイセンクラウドが備える充実した機能により、これまでより格段に効率化できます。初期費用は一律10,000円~・月額費用2,000円~(1内線)と、従来のシステムを移転する場合に比べ電話環境の構築の大幅なコストダウンを実現します。

その他詳しい機能や特徴などは、ぜひサービスサイトや紹介動画をご覧ください。

 

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会社の移転に伴う電話の設定もこれで安心!

ビジネスを続けていくうえでは、事業の拡大や従業員の増加への対応などにより会社移転の必要性が生じることは珍しいことではありません。すでに多くの書類や機器で一杯になった旧オフィスから新オフィスへの移転は、新たに事業を立ち上げる時に負けず劣らず多大な労力とコストがかかります。できるだけ効率よく安価に移転を済ませたいとお考えになることは、どの企業においても同様でしょう。

会社の移転に伴う電話の設定は、スムーズな電話環境の構築を可能にするクラウドPBXの導入をおすすめします。導入後も電話料金の大幅な削減が期待できます。急な設定変更への迅速な対応も容易です。

2,000社を超える豊富な導入実績がある「ナイセンクラウド」は、企業規模・業種を問わず様々なシーンで活用されています。ぜひ会社の電話に関する悩みはナイセンクラウドにご相談ください。