テレワークの課題とは？よくある課題と解決策を紹介
近年、新型コロナウイルスの感染拡大などもあり、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。しかし、テレワークはまだまだ新しい働き方のため、課題に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。本記事では、テレワークでよくある課題や解決策についてご紹介します。
テレワークの導入状況
総務省のデータによると、民間企業におけるテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大にともない、急速に導入が進んでいるとされます。ここで、テレワークを導入している
企業の割合や、職種別の実施率などをご紹介します。
テレワークの導入企業の割合
東京商工リサーチが行った調査によると、1回目の緊急事態宣言時にはテレワークの実施率が17.6％から56.4％に上昇したとしています。その後、一旦低下するものの2回目の緊急事態宣言時には再び38.4％まで上昇しています。
業種によって実施率に差がある
テレワークは業種によっても実施率に差があるとしています。実施率が高いのは、情報通信業（55.7％）、学術研究、専門・技術サービス業（43.2％）、金融業、保険業（30.2％）です。一方で、テレワーク化することが難しいとされる業種では、一様に実施率が低くなっています。例えば、宿泊業、飲食サービス業（11.1％）、運輸業、郵便業（11.3％）、医療、介護、福祉（4.3％）などが挙げられます。
参照：総務省「テレワークの実施状況」
企業が抱えるテレワークの課題
テレワークはメリットのある働き方ですが、まだまだ新しい働き方のため、課題もあります。ここでは、企業側が抱えるテレワークの課題についてご紹介します。
コミュニケーション不足
テレワークの課題として多いのが、コミュニケーション不足です。
総務省の「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」によると、テレワーク導入を検討している企業の約25％が「社員同士のコミュニケーション」を不安視しているとしています。
テレワークはオフィスで顔を合わせて一緒に仕事をすることが難しいため、コミュニケーション不足になることが考えられます。
出典：総務省「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」
時間・勤怠管理
テレワークは働いている姿が見えないため、勤怠管理がしにくいとされています。オフィスで働く場合は、タイムカードを利用したり、実際に出社する姿を見たりすることが可能です。しかし、テレワーク用の勤怠管理システムなどを導入していない場合は、自己申告しかないため、勤怠管理が難しくなるでしょう。
業務効率や生産性の低下
コミュニケーション不足に陥ると、業務効率や生産性の低下につながる可能性があります。例えば、適切なITツールが導入されていない場合、チーム間で必要な情報が共有されにくいという問題も発生しやすいでしょう。仕事をスムーズに進める上で、情報を共有するというのはとても重要です。しかしオフィスでは口頭で伝えるだけで済んでも、テレワークでは適切なツールが導入されていないと、一人ひとりにメールや電話などで個別に伝える必要があります。そのため、リアルタイムで情報を共有することは難しく、仕事が円滑に進まないことも考えられます。
さらに情報共有がうまくいっていないと、業務効率の悪化にもつながります。正しい情報が迅速に共有できないと、社内全体の業務が滞ってしまう可能性があるでしょう。例えば、オフィスだとすぐに渡せる書類も、テレワークだと共有に時間がかかってしまうことも考えられます。
ペーパーレス化やワークフローの問題
これまで紙ベースで契約や決裁作業が行われていた場合、ペーパーレス化やワークフローの問題も出てくるでしょう。全てを電子化できていない場合、押印をするためだけに出社するケースも多くあります。一部の業務のみ対面や出社が必要になると、決裁承認が遅延してしまうケースもあるでしょう。
セキュリティ
テレワークは自宅やサテライトオフィスなどで作業をするため、セキュリティ面も課題になりやすいです。そのため以下のようなリスクが考えられます。
・不正侵入のリスク
自宅でテレワークを行う場合は、家庭用のネットワークを使うケースがほとんどです。家庭用のネットワークは、オフィスのネットワークよりもセキュリティ対策が施されていないことが多いため、もしセキュリティ上の不備があると、不正侵入やマルウェア感染などのリスクがあるでしょう。
またセキュリティ対策が十分ではない個人のパソコンを使用することで、さらに不正侵入リスクが高まります。カフェなどで作業をする場合は、情報漏えいのリスクもあるでしょう。
・紛失のリスク
テレワークを実施する際、パソコンやUSBメモリなどの機器を社外に持ち出すこともあります。しかし持ち出すことによって、紛失や盗難によるリスクも高まってしまいます。
人事評価
テレワーク中は働いている姿を直接見ることができないため、人事評価も難しくなるでしょう。従業員の勤務態度をチェックできないため、仕事の成果に関わる活動をどのくらい行っているのか可視化しづらくなります。労働時間で判断することもできますが、オフィスよりも生産的な活動を行っているのかは見分けづらいでしょう。
成果物で判断できる仕事であれば評価もしやすいでしょう。しかし、成果を定量化しにくいバックオフィス業務ではどのように評価をするかによって、従業員間の不公平感を生み出す可能性があります。
労災認定
テレワーク中も業務中とみなされるため、労災が適用されます。しかし労災認定をするためには「業務起因性」「業務関連性」に当てはまっている必要があります。
例えば、自宅でテレワーク中にトイレに行こうとして階段から転落した場合や、サテライトオフィスに行く途中で事故に遭った場合は労災認定される可能性があります。しかし、私用で席を外した場合は、私的行為だと見なされて、認定されない可能性もあるでしょう。
テレワークの場合、私的行為なのかそうでないのかの判断がつきにくいケースがあります。そのため、あらかじめどのようなケースであれば労災認定されるのか、ルール作りをしておく必要があるでしょう。
従業員から見たテレワークの課題
ここでは、企業側だけでなく、従業員側から見たテレワークの課題についてご紹介します。
環境整備が難しい
自宅はオフィスと違って、働くための環境が整えられていないため、環境整備から行わなくてはいけません。仕事をするための十分な作業スペースや、業務を遂行する上で問題のないスペックのパソコンなどを用意する必要があります。しかし、こうした環境を整えるのは大変なため、機材をそろえるまで生産性が落ちる可能性があります。
また自宅では他に家族などがいるケースもあり、隔離されたスペースを確保できない場合は「仕事に集中できない」といった問題も出てくるでしょう。
コミュニケーションが取りにくい
オフィスで働く場合、従業員はお互い目の届くところで働いていることが多いです。そのためすぐにコミュニケーションが取れるため連携がしやすいですが、テレワークはそうはいきません。離れた場所にいるためアドバイスや相談、進捗報告がすぐにできないため「コミュニケーションを取りにくい」と感じることも多いでしょう。
健康管理
オフィスでは十分な作業スペースと作業用の椅子などが備えつけられていますが、自宅ではなかなか機材をそろえることは難しいでしょう。無理な姿勢での長時間労働や運動量の低下などにより、健康面で問題が出てくる可能性があります。またコミュニケーション不足によって、メンタル面で不調を感じる人もいるでしょう。
パソコン
自宅にパソコンがない場合「仕事に使うパソコンをどうするのか」という問題も発生します。企業側から貸与するのか、企業が補助金を出して従業員が購入するのかなど、ルールを決めておかないと、従業員同士で不公平感が発生する可能性があります。
テレワークの課題の解決策
テレワークの課題は、適切な対策をとることで解決につながる場合も多いです。ここでは、課題の解決策についてご紹介します。
クラウドサービス
テレワークに必要なクラウドサービスを導入することで、生産性を下げずに業務を行うことができるようになるでしょう。例えば、以下のようなサービスがあります。
・プロジェクト管理ツール
プロジェクトの進捗管理を行うツールです。ツールを見ればチームの進捗状況が分かるため「今、誰が何をやっているのか」が分かりやすくなります。
・グループウェア
グループウェアは、メール、スケジュール、ファイル共有、ワークフローなどの機能をまとめたツールです。グループウェアを活用することで、従業員同士の情報共有をスムーズに行えるでしょう。
クラウドフォン
クラウドフォンとは、交換機（PBX）をクラウド化して提供するサービスです。パソコンやスマホなどの機器とインターネット回線があれば、電話機能を利用できるので、テレワークに適しているでしょう。
パソコンやスマホなどに専用アプリをインストールして使用するため、社員の私用のスマホなど、さまざまな端末を子機として利用可能です。
業務フローや評価制度の見直し
企業側は、テレワーク向けの業務フローや評価制度を新しく作る必要があるでしょう。例えば、これまで口頭で業務指示を行っていた場合、チャットツールなどにログを残します。また稼働した日時を日報に残し、業務の生産性を計測するなどのルール作りが必要です。業務プロセスを可視化することで、評価がしやすくなるでしょう。
テレワーク導入手当・補助金
テレワークを導入する際には、新しい手当や補助金なども検討しましょう。例えば、パソコン、モニターなど作業環境に関する費用が支給されれば、個人負担が軽減されます。
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テレワークの課題を認識することが大切
テレワークが急速に拡大していく中で、さまざまな課題も浮き彫りとなりました。企業側は、テレワークの課題を正しく認識し、それに対する解決策を講じることが大切です。