パソコンでも内線が使用できる!内線化のメリットは?

2020年10月28日電話業務の効率化

便利な機能が多く搭載されているパソコンは、今や仕事やプライベートでもよく使われ、生活になくてはならないものです。また、パソコンと同じくらい、ビジネスや生活に欠かせないものが電話です。商談の調整や新規顧客の獲得、社内での連絡など、多くの場面で使われています。しかし、在宅勤務が進んだ今、自宅にはビジネスフォンがないため、電話業務に課題を抱えている方も少なくないでしょう。中には「パソコンを使って電話ができれば便利だが、どうやってやるのか分からない」という方もいるのではないでしょうか。

実はパソコンを電話として内線化するサービスはいくつかあり、得られるメリットも多数あります。ただ、PCを内線化するには「クラウドPBX」と呼ばれるシステムを活用する必要があります。そこで今回は、パソコン内線化のメリットやクラウドPBXについて解説します。パソコンを利用して電話をしたい方や電話業務を効率化したい方は、ぜひご一読ください。

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パソコンで内線が利用できるメリット

パソコンの内線化とは、固定電話の内線と同じようにパソコンで内線通話が行えるようにシステムを構築することです。従来のビジネスフォンの役割をPCで代用できるようになると、端末代などのコストカットができるだけでなく、業務効率化も果たせます。

パソコンで内線が利用できるようになると、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。パソコンで内線が利用できることでいくつかメリットが生まれますが、その中でも特に注目したい3つの利点についてご紹介します。

わざわざ電話機を用意する必要がない

まず、電話機が不要になる点です。既存のパソコンにソフトをインストールするだけで電話が利用できるため、固定の電話機を用意する必要がありません。そのため、電話機の購入費用が抑えられます。

通常、ビジネスフォンを導入するためには、専用電話機の他に主装置を購入する必要があります。主装置や専用電話機の設置には10万円以上のコストがかかるので、大きな出費となります。しかし、パソコンを電話機の代わりとした仕組みを活用すれば、主装置を設置する必要がなく、低コストで導入が可能です。そのため、予算を抑えたい小規模オフィスや、多くの電話端末が必要になるコールセンターにおすすめです。

また、電話機がないことでデスク周りがスッキリとします。従来のように電話端末を使う場合には、電話線の位置など配線周りの制約を受けるケースは少なくありませんでした。しかし、パソコンから電話を発着信できるようになればビジネスフォンが不要になります。そのため、端末が占めていたスペースや配線がなくなり、単純にデスク周りのものが減るので作業効率も上がるでしょう。

ヘッドセットを付けてパソコンを操作しながら通話ができる

次に、パソコンを操作しながら通話ができる点もメリットの1つです。コールセンターと言えば、パソコンの前でヘッドセットを付けながらオペレーターが会話をするのが一般的です。電話機とパソコンが一体となっていることで、電話を取ったり、顧客情報を入力したりする一連の流れがスムーズになります

ノートPCなら外出先や自宅でも利用できる

内線化するパソコンがノートPCであれば、場所を選ばずに利用できることも大きな魅力です。移動ができないデスクトップ型のPCに比べて、持ち運びができるノートPCは、外出先や自宅などどこでも利用できます。出張など外出する際にも便利です。
通常、外出したり在宅で勤務したりするときに内線を利用して社内の人間と連絡をとることはできません。連絡を取りたいのであれば外線を使って会社に連絡を取る必要があり、内線と違って通話料が発生してしまいます。ノートPCを内線化できれば、その分の通話料をカットできます

さらに、パソコンを使った内線は、パソコンを起動させているときにしか着信しません
いつでもどこでも内線を使って連絡が取れる環境は、在宅勤務やテレワーク中の方にとって非常に便利ではありますが、連絡がとれてしまうことで、逆にプライベートの時間にまで仕事の連絡が掛かってきてしまいやすいという問題もあります。そのような状況では、仕事とプライベートのオンオフ切り替えがうまくできません。
スマホで内線を使う場合は着信ルールで着信可能な時間を設定することでこの問題を解決できますが、パソコンで内線を使う場合は、着信ルールの設置をしていなくてもパソコンさえ閉じてしまえば着信することはありません。自宅での仕事を終えたら、パソコンを閉じるという動作によって、仕事とプライベートのオンオフ切り替えがうまくできるようになります

パソコンで内線を使うならクラウドPBXを導入しましょう

パソコンで電話をできるようにするには、クラウドPBXの導入が必要です。では、クラウドPBXとはどのようなものか、説明していきます。

クラウドPBXとは?

そもそもPBXとは、Private Branch Exchangeの頭文字を取った略称で、電話交換機のことです。主に、外線との接続を管理したり、内線同士をつなげたりする役割があります。

オフィス内にPBXを設置することで、ビジネスフォンなどに代表されるような便利な機能が扱えるようになります。一方で、工事の必要があったり、メンテナンス費がかかったりするなど、いくつかの課題も抱えていました。

 

対してクラウドPBXとは、PBXの役割を、インターネットを介して代用するものです。つまり、インターネット環境さえあれば内線や外線通話、転送などを行うことができるようになります。工事も不要なので導入費用が低コストで済み、スピーディーに導入できます

パソコンを内線化する以外のクラウドPBXのメリット

パソコンを内線化できる点以外にも、クラウドPBXのメリットはいくつかあります。代表的なクラウドPBXのメリットについて詳しく解説しましょう。

スマホも内線化できる

まず、スマホの内線化ができることが大きなメリットです。パソコンだけではなく、スマホなどのモバイル端末を内線化することも可能で、スマホにアプリをインストールするだけで会社の電話機として利用できるため導入も簡単です。

これにより、オフィスの外にいてもオフィス内で対応するように電話の発着信が容易に行えます。例えば、業担当が外出先で自身のスマホで会社の電話を受けたり、発信できたりするため顧客からの問い合わせにスムーズに対応できます。今まで以上に迅速な電話業務が叶うため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

導入費用を大幅に削減できる

次に、導入コストが従来のPBXほどかからない点です。通常、ビジネスフォンを導入する場合はPBXの設置・設定・配線工事・端末代金など、費用面・運用面で大きくコストがかかります。一方、クラウドPBXの場合は設置・設定・配線工事の手間がかかりません。加えて、社員個人のスマホや業務用のパソコンを子機として利用できるため、電話機の購入費用も大幅に削減できます。

さらに、クラウドPBXの内線通話は、世界中どこにいても無料です。遠隔地の拠点や国内外の拠点での通話が多い場合には、大幅なコストカットが見込めます。

災害に強い

そして、クラウドPBXには災害時でも電話ができるという強みがあります。地震などの自然災害で自社が倒壊したり、電話回線が切れてしまったりした場合でも、クラウドPBXではWiFiがつながる環境であれば、内線化したスマホやパソコンを使用して連絡系統を維持することができます。

中にはクラウドでのサービス提供ということで不安を感じている方もいるでしょう。しかし、多くのクラウドPBXは、トラブルがあったとしても、24時間365日回線がダウンしないように対策が取られています。さらに、クラウドPBXは大手サーバーメーカーによるセキュリティ対策が取られているため、セキュリティレベルにも不足はありません。事実、長期にわたって安定稼働を続けるベンダーも存在しています。

電話業務の効率化ができる

最後に、細かいコールルーティングができるのもクラウドPBXの大きなメリットです。例えば、最初に総務部に電話を鳴らし、誰も取ることができない場合には営業部に通知するといったように、細かい設定が可能です。着信があったらすべての電話機を鳴らす形で電話業務を行っている場合、転送や取り次ぎが多く、余計な手間がかかってしまったり、保留による待ち時間が顧客にストレスを与えてしまったりするという課題がありました。しかし、コールルーティングができるようになると、顧客をたらい回しにすることなくスムーズな対応ができるようになります。

また、しつこい営業電話にはブロック機能を使い、業務の妨げとなる電話を減らすこともできます。さらに、IVR機能を使って「商品については1を、会社案内については2を、その他については9を押してください」というようなアナウンスを流し、お客様の要件を事前に振り分けたうえで電話対応をすることも可能です。

サービスにもよりますが、これらの設定変更も基本的にはシステム上で行えるため、運用の際にも非常に便利でしょう。

パソコンの内線化に対応したクラウドPBX「ナイセンクラウド」

このように便利なクラウドPBXのサービスは、さまざまなベンダーで展開されていますが、パソコンの内線化に対応したクラウドPBXを選ぶなら、ぜひ当社の「ナイセンクラウド」をご利用ください。

ナイセンクラウドとは?

ナイセンクラウドは、2,000社以上の企業様に導入されているクラウドPBXサービスです。電話業務を効率化させるための実用的な機能に加え、低コストで利用できることから個人事業主から大企業まで、様々な方にご利用いただいています。

 

ナイセンクラウドの大きな特徴は、その名の通りさまざまな端末を内線化できることです。利用端末はPCやスマホ、IP電話機などで、内線化だけでなくこれらの端末で03・06・050・0120・0800の番号などでの発着信が可能になるため、ノンストレスな顧客対応が実現します。また、着信時には複数端末の一斉呼び出しや、内線・外線への取り次ぎが可能です。

ナイセンクラウドには、ウェブ電話帳に登録している相手の名前を通知したり、着信時のポップアップ通知をしたりする機能がありますので、PCやスマホでもスムーズな電話業務が実現します。さらに、電話番号や曜日時間別に着信ルールの設定が可能です。留守番電話や自動応答・転送・着信拒否など業務に合った細やかな設定ができます。

 

ここでご紹介した以外にも、全通話録音やIVR、通話モニタリング・ウィスパリング、電話会議などの便利なオプション機能を用意していますので、ナイセンクラウドを導入すれば電話業務全般の効率化が実現します。

 

ナイセンクラウドについて1分でわかる動画も用意しております。こちらをご覧になればどのようなサービスかご理解いただけると思います。ぜひご覧ください。

ナイセンクラウドの費用・プラン

次に、ナイセンクラウドの費用やプランについてご説明します。ナイセンクラウドには、ライト・ペア・プロの3つの料金プランがあり、いずれも初期費用は10,000円です。

ライトはお一人で運営している企業向けのプランで、月額費用は2,000円です。1台なので内線通話は利用できませんが、外出先での固定電話や各種オプション機能が使えます。

ペアプランは1人ないし2人で運営している、スタートアップ企業に合ったプランで、月額費用は5,000円です。内線端末台数は2内線で、会社にかかってきた電話をスマホやパソコンで受けることができます。

プロは、中規模以上の企業向けプランで、月額費用は10,000円です。内線機能の利用はもちろん、機能をフルに活用したいお客様におすすめです。5内線まで利用することができ、5内線以上は1内線につき1,000円加算されますが、内線数に応じて5~20%の割引が適用されます。また、万が一のトラブルに安心の電話サポートにも対応しています。

 

実際に内線の数や利用するオプションや回線を選択いただくことで自動見積もりが可能です。お問い合わせいただければ個別見積もりも可能です。

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ナイセンクラウドの導入事例

最後に、ナイセンクラウドの導入事例として、工場・倉庫での業務と顧客対応を両立した事例をご紹介します。

 

A社は本社とは別に倉庫があり、倉庫中を動き回りながら仕事をするため、電話の取次ぎがネックになっていました。担当者が倉庫の中で作業中だったり、移動中だったりする場合は、1度電話を切ってから担当者の携帯にかけ直すというステップを踏む必要がありました。また、移動距離が長いため、保留にしたまま相手を待たせてしまうケースもありました。

そこで、こうしたトラブルを解消するべく、ナイセンクラウドを導入しました。導入後は、3桁の内線番号を押すだけで外線を担当者に取次ぎできるようになり、スマホ・パソコンなど自分の仕事に合った機器を使って、確認作業や移動しながらの業務が実現しました

結果的に、スムーズに取り次ぎができるようになり、以前のように相手を待たせてストレスを与えることのないコミュニケーションが叶いました。

パソコンの内線化でコスト削減、業務効率アップを目指しましょう

今回はパソコンを内線化することで得られるメリットを中心にご紹介しました。

パソコンを内線化することで、「電話端末のコストカット」「パソコン操作と通話の同時進行」「場所の制限を受けない」という3つの利点が生まれます。

また、パソコンを電話として利用するためにはクラウドPBXの仕組みが必要ですが、クラウドPBXにはスマホなどのモバイル端末を活用することができたり、導入コストが安かったりすることなど数多くのメリットがあります。特に、当社のナイセンクラウドには電話業務に役立つ機能が多数搭載されています。各企業の状況にあった料金プランの中からお選びいただけるため、業務にフィットしたプランを選びやすいのが特徴です。

「電話業務を改善したい」「電話に関わるコストカットをしたい」と考えている方は、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。