海外への電話転送は高くなりがち･･････。費用を抑えて電話転送する方法は？
ビジネスにおいて便利な電話の転送機能。転送機能には内線電話への転送のようにビジネスフォンに備わっているようなシンプルなものもあれば、大手キャリアのオプションサービスを利用した不在転送もあります。しかし、不在転送などのオプションサービスは転送する度に転送通話料が発生するため、コストがかかってしまいます。そこで、近年はインターネットを介した便利で低コストな方法が活用されはじめています。
この記事では、まずは転送の仕組みについて解説し、海外に低コストで電話を転送する際に役立つサービスとしてクラウドPBXをご紹介します。
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電話の転送では転送元に費用がかかります
今や多くの企業でコスト削減は大きな課題となっています。一口にコストカットといっても製造費を削ったり、設備費を削ったりとさまざまな方法がありますが、業務やプロダクトの質が落ちてしまう場合も珍しくありません。そうしたときに、もっとも削減しやすく、業務の質にも影響を与えにくいのは電話などの通信費を削減する方法です。
どの業界・職種においても、電話による問い合わせ業務や社内間での通話転送は起こり得えます。そのため、まずは電話業務の中でも費用がかさみやすい転送費にフォーカスして支出を減らすことが大切です。
ここで改めて、転送機能について簡単におさらいします。一般的な電話転送は、大手通信キャリアを中心にサービスが展開されています。例えば、NTTの自動転送サービスには「ボイスワープ」というサービスがあります。このサービスには、2つの機能があります。1つは、外線着信があると転送元の電話機は鳴らさずに、あらかじめ登録した携帯電話や外出先の電話に即座に転送するものです。もう1つは、着信時に転送元の電話機を鳴らした後、一定時間応答しなければ転送するものです。また、登録した電話番号からの電話のみ着信や転送をする機能などもついています。
ボイスワープをビジネスで利用する場合、加入電話では月に800円、ひかり電話では月に500円と工事費の2,000円がかかります。また、固定電話までの通話料は発信者側が負担しますが、転送元から転送先までの通話料は転送元の負担となります。そのため、携帯電話やスマートフォンへの転送が多いと、通話料が多くかかってしまうというデメリットがあるのです。
電話転送先が海外の場合は
次に、電話の転送先が海外の場合について考えてみましょう。海外に事業展開していたり、国内外を経由した電話対応が多かったりすると、海外に電話転送をしたい場面もあるでしょう。この場合、国際ローミングサービスを利用するのが一般的です。
国際ローミングとは、国内で契約している携帯電話を海外でもそのまま利用できるサービスです。国内の携帯電話会社が、滞在している国や地域の電話会社の回線を借りて契約者にサービスを提供する仕組みによって、国内で使用している携帯電話をそのまま利用できます。なお、請求については、滞在地で利用した料金が現地の電話会社から国内の携帯電話会社に請求され、携帯電話会社から契約者に請求がいく流れになっています。そのため、契約者が海外から国内に電話をかけた場合、契約者は国内の携帯会社が定める国際ローミング利用料金を支払うことになります。一方、電話を受けた側には料金はかかりません。
また、海外にいる契約者が国内からの電話を受けた場合も、その地域の通信網を利用するため、該当地域の電話会社が定める国際ローミング利用料金を支払います。なお、電話をかけた側は、国内通話の料金のみを支払います。
利用する通信キャリアや地域、端末によって料金が異なりますが、アメリカから日本へ発信した場合、通話料は140円／1分ほど、アメリカ側で着信があった場合は165～175円／1分ほどの料金が発生します。また、携帯電話・スマートフォンからの通話では、1分あたり40～78円ほどの費用がかかります。
このように、国際ローミングを利用すると、発信でも着信でも料金が発生してしまいます。発着信・通話料の双方とも国内通話に比べると高額になってしまうため、注意が必要です。
では、国内の転送電話と同様に海外で電話を使用したい場合、どのようなコスト削減方法があるのでしょうか。次の章でご紹介します。
海外への電話転送をするならクラウドPBXを利用しましょう
企業内で複数の電話機を使用する場合、今まではPBX（構内交換機）という機材を設置して、内外線の制御を行っていました。PBXを使用するには専用の機器を購入したり、レンタルしたりして拠点ごとに設置・運用・管理しなければなりません。また、移設や増設には工事をともなうため、その費用もかかります。これらのデメリットを解消したのが、クラウドPBXです。
クラウドPBXなら電話転送サービスを使用する必要がない
クラウドPBXは、ハードウェアである従来のPBXをインターネット上でクラウド化したものです。インターネットにつながっていれば、離れた拠点にある電話を簡単に内線化することができます。電話転送サービスを利用する必要はありません。クラウドPBXは、オフィスや外出先、海外といったように場所による制約も受けないため、どこでも同じように電話対応することができます。
さらに、発信時にはスマートフォンやPCなど、登録しているすべての端末から固定電話の番号で架電することができます。そのため、取引先に不安を与えることもありません。
内線なら無料
従来のPBXでも、電話会社の回線を使用しない内線電話同士の通話は無料です。ただ、離れた拠点と通話する時には、同じ会社同士の通話であっても外線通話扱いになるため、電話料金が発生します。
一方、クラウドPBXではインターネットを介して利用するため、遠隔地であっても登録してある端末同士であれば内線通話として無料で通話できます。
外線でも国内電話と同じ扱いになるから安い
これまでご紹介してきたように、クラウドPBXでつながったすべての端末は内線電話として利用できるため、海外と国内の拠点間通話は無料となります。また、海外から国内のお客様に対する発信や、国内のお客様からの電話を海外で着信する場合も、国際電話を利用せずに国内の通話として電話ができるため、外線電話の通信費も大幅に削減ができます。
海外への電話転送が多いのなら「ナイセンクラウド」を導入してみませんか？
ここまでクラウドPBXを利用するメリットをご紹介しましたが、クラウドPBXのサービスにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、当社が提供している「ナイセンクラウド」について、特徴や機能をご紹介します。
ナイセンクラウドの特徴
ナイセンクラウドは、会社規模や業種を問わず幅広い企業にサービスを提供しています。現在3,000社以上の導入実績を誇り、各種メディアの掲載実績なども豊富です。ナイセンンクラウドでは、月単位で規模の拡大・縮小に柔軟に対応できるため、一時的に電話を増やしたい場合にも利用されています。
では、ナイセンクラウドの特徴について具体的にご紹介します。
対応している電話事業者が豊富
まず、利用できる電話事業者の選択肢が多いことが挙げられます。
現在、地域型電話番号では、東京03・大阪06・北海道011～沖縄098まで、全国の市外局番に対応していて、NTT東西・auひかり・Softbank光などのサービスが使えます。非地域型電話番号では、050や0120・0800が利用でき、楽天（旧Fusion）やKDDIが対応しています。なお、ここで挙げた電話事業者以外についても取り扱いができる可能性がありますので、気になる方はお気軽にお問合せください。
複数端末での一斉着信
また、ナイセンクラウドでは電話がかかってくると、登録した複数の端末に一斉着信させることが可能です。複数の端末で着信する際は、特定の端末のみ呼び出したり、複数の電話番号を使い分けたりすることも可能です。例えば、Aの番号にかかってきた電話は001～006の端末を一斉呼び出し、Bの番号にかかってきた番号は002と004の端末のみを呼び出すような使い方ができます。
一斉着信の様子はこちらの動画でご確認いただけます。
他にも、時間帯や曜日、電話番号によって、呼び出す端末を変えるなどの着信ルールや、営業時間外のアナウンスを流すなど、自由度の高い設定が可能です。着信時には、どの電話番号宛てに誰からかかってきたかが表示されるため、取次ぎがスムーズに行えます。また、非通知や特定の電話番号をブロックするなどの機能も搭載されています。
さまざまな端末が活用できる
ナイセンクラウドはPC・スマートフォン・IP電話機が使えるため、PCにインカムをつけて対応することもできますし、外出先や在宅勤務ではスマートフォンで対応することができます。IP電話機はLANケーブルで接続しますので、電話線が不要なことも魅力の1つです。さらに、Wi-Fi環境があれば、古いスマートフォンをインターネットにつないで電話機として使用することもでき、端末購入費を抑えることができます。
そして、契約している複数の端末は管理画面で一括管理でき、対応履歴をWebから確認できたりするため、運用も手軽になるはずです。
導入費用が安い
ナイセンクラウドのもう1つの強みはコスト面です。クラウドPBXは、高価な主装置やビジネスフォンのリースは必要ありません。インターネット回線があれば設置や設定変更の工事も不要なので、大幅なコスト削減につながります。
また、通話料も安くなります。内線通話は無料で、外線電話は3分8円～でかけることができます。また、フリーダイヤルの番号からの発信は、固定電話だと3分8円、スマートフォンなど携帯電話回線ならば3分17円の料金です。
ナイセンクラウドの料金
ナイセンクラウドには、1人で会社を運営している方向けの「ライト」、1～2人で会社を運営している方向けの「ペア」、中規模以上の会社向けの「プロ」の3つのプランがあります。
「ライト」は内線端末が1台利用でき、内線機能は利用できません。外出先で固定電話利用や、オプション機能を主に利用する方に向いているプランです。初期費用は10,000円、月額2,000円です。
「ペア」では、2内線利用できるため、外出先でもスマートフォンやPCを使って受けることができます。なにかと外出することの多い、起業したての会社に向いているプランです。初期費用10,000円、月額5,000円です。
「プロ」では、端末は5台以上利用できます。中規模以上の会社で機能をフルに活用したい場合に向いているプランです。5内線までは初期費用10,000円、月額10,000円です。
5内線を超える場合は、1内線増えるごとに1,000円加算されます。ただし、30内線以上になる場合は加算分に応じて割引率が適用されます。
この他にオプション機能の料金を足したものが、ナイセンクラウドの料金となります。サービスサイトにて自動見積もり、また個別見積もりが可能です。お気軽にお問い合わせください。
ナイセンクラウドの活用事例
では、実際にナイセンクラウドがどのように活用されているか、具体的な例を2つご紹介します。
◎海外に工場がある会社の事例
ナイセンクラウド導入前は、国際電話料金が何万円、何十万円となってしまう課題を抱えていました。しかし、導入後は海外や国内の拠点を内線化することができ、無料通話が実現しました。また、海外から国内へのお客様への電話や、国内のお客様から海外にいる担当への電話は国際電話を使用せずに通話ができるため、大きなコスト削減となりました。
◎在宅ワークをしている会社の事例
ナイセンクラウド導入前は、会社と在宅スタッフの連絡は外線を使用しなければならず、また在宅スタッフが席を外している時には電話に出られず、スムーズに連絡がとれない問題がありました。また、在宅スタッフからお客様へ発信する際には、会社の電話でなくスタッフ個人の固定電話か携帯電話番号からの連絡になるため、お客様へ不安を与えてしまうこともありました。しかし、導入後はどこにいても電話に気付けるようになったうえに、在宅スタッフからの発信も会社番号からの発信になるため、お客様により満足いただける対応ができるようになりました。
海外への電話転送は方法を見直してみましょう
今回は、海外への電話転送を中心に、国際電話の仕組みやクラウドPBXの機能・事例をご紹介しました。クラウドPBXを利用して、離れた拠点や海外の担当者の携帯端末を内線化することはコスト面にも、利便性の面にも大きく影響します。ご紹介した内容を参考に、電話の利用方法をぜひ一度見直してみましょう。