固定電話をクラウド化するメリットと運用ポイント

電話業務の効率化

メールやSNS、チャット、ビデオ会議などインターネットを使ったコミュニケーションツールが広く普及した現代でも、ビジネスの世界ではまだまだ固定電話による音声通話は根強い需要があります。中規模以上の企業で固定電話機の台数が一定以上ある場合は、構内交換機(PBX:Private Branch eXchanger)と呼ばれる装置をオフィス内に設置するのが一般的です。PBXは、会社の代表番号にかかってきた外線電話を社内の複数の電話機に繋いだり、社内の内線電話機同士を繋げたりといった電話の取りまとめと取り次ぎをします。

しかし、インターネットの発達に伴ってクラウド型PBXが登場したことで、固定電話のネットワークがクラウド化されつつあります。この記事では、固定電話のクラウド化について、そのメリットと運用のポイントを解説します。

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固定電話をクラウド化するってどういうこと?

電話といえば実体のあるものですから、それをクラウド化するといわれてもイメージがしづらいかもしれません。ここでは、固定電話をクラウド化するとはどういうことかを詳しく解説します。

スマホやPC、タブレットで固定電話が利用できるクラウドPBX

固定電話をクラウド化するということは、一言でいえばPBX機能をクラウド上のシステムで実現することです。従来はオフィスや工場、ホテルなどで設置されたPBXが複数の電話回線を取りまとめており、それによって内線電話による通話が可能になっていました。これらの電話環境を構築するには、専用のPBX機器を社内に設置して管理・運用する必要があります。

しかし、クラウドPBXの登場によりクラウド上で電話の管理・運営が可能になり、従来型のPBXの設置が必要なくなりました。そして、PBXが設置された場所でしか複数の電話機で電話番号を共有したり内線をつないだりができなかったのが、クラウドPBXによって電話機の設置場所の制約がないフレキシブルな電話網が構築できるようになりました。クラウドPBXはPC、スマートフォン、タブレットでも電話番号を共有して発着信することができ、外出先からでも会社の固定電話を使用して電話することが可能なので、ビジネスの現場では革新的なシステムとして注目されています。

工事や設定の変更もクラウド上で可能

従来のPBXはベンダーに機器の据付工事、電話線の配線工事、各種設定を依頼しなければなりませんでした。設定を変更するにもベンダーに依頼せねばならず、工事・設定が終わるまで何日もかかり、業務に支障が出ることも珍しくありません。

その点クラウドPBXは設置工事も配線工事もなく、設定変更もPCやスマートフォンからブラウザ上で行えます。設定変更は早ければその日のうちに終わるので、業務が滞ることもありません。設定では、外線を受信するPCやスマートフォンの登録・追加、外線に発信するときの電話番号の設定、着信の優先度設定など行います。設定作業内容は、知識がなくてもできるように分かりやすいものがほとんどです。

固定電話をクラウド化するメリット

固定電話のクラウド化がどのようなことか、イメージが掴めたでしょうか。では、固定電話をクラウド化するメリットについて整理してご説明します。

すぐに導入できる

従来のPBXは装置の設置、電話線の配線、装置の設定を行うために導入に時間がかかっていました。また、回線の追加やオフィスのレイアウトを変更するたびにPBXの接続カードを追加し、電話線を引き直さなければならず、その都度多くの手間と費用が発生していました。

一方、クラウドPBXは物理的に機器を設置する必要がなく、インターネットの環境さえあれば最短即日ですぐに導入できます。サーバーの登録や端末の設定が必要になりますが、完了すればすぐに稼働を開始できます。従来のPBXで必要だった回線工事を行うためのベンダー選定、打合せ、工事の段取り、工事期間中の手間を考えるとクラウドPBXは遥かに気軽に導入できます。

保守の面でも従来のPBXは機器の耐用年数が6年とされており、定期的に交換する必要があり、その都度工事に日にちを取られました。その点、クラウドPBXはシステムのソフトウェアをアップデートしておけば常に最新の状態で利用でき、システムの更新に時間を取られることもありません

場所にとらわれず固定電話の番号が利用できる

クラウドPBXは、スマートフォンやPCなどに専用のソフトウェアをインストールすれば、それらの端末でオフィスの固定電話に着信した電話を取ることができ、また逆に会社の固定電話の番号で発信することができます。これによって外出をしていても、テレワークで自宅勤務をしていても場所にとらわれずにオフィスの番号で発着信できます。オフィス間や外出している社員同士で内線通話をすることも可能です。多様な働き方が増えていく現代にぴったりといえる電話の形といえるでしょう。

スマートフォンで使用する際は、スマートフォンの番号と固定電話番号の2つの電話番号を1つのスマートフォンで使い分けることができます。そのため、個人のスマートフォンの電話番号を明かさずに固定電話番号での外線の着発信ができるため、個人情報を守りながら安心して使用できます。

増設や移転にともなう工事が必要ない

従来のPBXは、回線を増設するにはPBX本体のカードスロットに接続カードを追加するか、それでも回線が足りない時はPBXそのものを増設する必要がありました。従業員が増えたり、拠点が増えたり、オフィスのレイアウトが変わったり、オフィスが移転したりした場合は都度それに合わせて什器を調達し、PBXの増設工事や移設工事、設定変更をせねばならず、そのたびに大きなコストがかかっていました。また、電話回線の規模が一定以上になると設定に高度な専門知識を要するようになり、回線をカスタマイズする必要が出てきてPBXの保守・運用に多大な労力を要します。

一方、クラウドPBXでは回線を増やす際にはブラウザ上で設定変更を簡単に行うことができ、電話機端末を追加する時も管理画面上でアカウントを追加するだけで行えます。また、オフィスが移転した場合でも、それまで持っていたネットワークと設定をそのまま使うことができ、増設や移転に伴う工事が必要ありません。わざわざ専門の業者を呼ぶ必要もなく、すべて社内で対応することが可能になります

各種費用を削減できる

固定電話をクラウド化することで各種費用を削減できます。

従来は同じ企業であっても異なる拠点間の場合は外線通話料がかかりましたが、クラウドPBXでは場所や距離に関係なく内線が利用でき、すべての内線通話が無料です。また、外出先からオフィスにかける電話も内線扱いとなり、通話料がかかりません。海外から日本のオフィスにかける場合も内線扱いとなります。さらに、海外から外線で日本国内に電話を掛ける際は日本国内での発信として扱われるため、国際電話の通話料に頭を抱えていた企業は大きなコスト削減となるでしょう。

また、クラウドPBXはスマートフォンやPCなどを内線電話として使用できるので、高価なビジネスフォンを購入したりリースしたりする必要がありません。外出の多い営業担当者のために社用携帯を契約している企業も多いと思いますが、社員の個人のスマホをクラウドPBXに登録すれば、外出先でも会社の固定電話番号を使用することができるので、社用携帯の契約も必要なくなります

働きやすい職場づくりに繋がる

クラウドPBXはさまざまなコミュニケーションチャネルに対応し、働きやすい職場の環境を作ることに繋がります。離れた所にいる社員や外出中・出張中の社員、テレワーク中の社員と気軽に電話をすることができるため、コミュニケーションロスを防ぎ、業務が滞るのを防ぐことができます。その結果として残業時間の削減や出張コストの削減、またテレワークを推進することで通勤定期代の削減やオフィスのテナント賃貸料の削減、社員が生産性を高めることができる多様な働き方の選択ができます。

クラウド化した固定電話の運用ポイント

ここからは、クラウド化した固定電話のメリットを最大限引き出すための運用ポイントについて解説します。

社員のスマホも登録しましょう

社員所有のスマートフォンをクラウドPBXで内線電話に登録すれば、会社の固定電話の番号でどこでも発着信が可能であることは先述した通りです。登録の手間は掛かりますが、一度登録すれば大幅なコストカットが可能です。社員にとっても社用携帯と個人の携帯を2台持ちする必要がなく、外出中に掛かってきた顧客からの電話のためにわざわざ会社に戻って折り返しをする必要もなくなります

全社共通の電話番号にしたら運用のルールを決めましょう

クラウドPBXに社員のスマホを登録したら、次は運用ルールの取り決めをします。クラウドPBXはWeb上での設定画面で運用ルールを設定することが出ます。例えば、休憩時間中や外出中の場合に内線端末を呼び出す着信の振り分け優先順位を設定したり、通話中に着信した場合に保留にするか留守番電話にするかなどの着信ルールを設定したりします。また、営業時間外には電話を鳴らさず、営業時間外を伝えるアナウンスを流す設定にすることもできます。このように運用ルールは細かく設定できるので、社内の現状に合わせて取り決めるといいでしょう。そして社内にしっかり周知させましょう

電話の稼働状況をシステム上で振り返りましょう

クラウドPBXは電話の稼働状況をシステム上の管理画面で確認することができます。通話中の件数、保留中の件数、待ち呼中の件数、応答率などの稼働状況をモニター上で確認すれば、取りこぼしの防止と応答率の向上に役立てることができます

また、各端末を使用している社員のステータスを管理者が把握することで、状況に応じた着信振り分けをすることが可能になります。会社の電話回線数に対して対応できる社員の数が少ない場合には、稼働状況を確認することで着信順位を適切に設定することができるでしょう。

固定電話をクラウド化するなら「ナイセンクラウド」

最後に、固定電話をクラウド化するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。ナイセンクラウドなら最短即日で導入できます。

ナイセンクラウドの機能

まず、ナイセンクラウドを紹介する動画をご覧ください。1分の短い動画です。

ナイセンクラウドでは社内、社外、外出先、地方拠点、海外のどこでも、オフィスの代表固定電話で着発信したり、内線電話を使用したりすることができます。着信した外線を登録した電話機やPC、スマートフォンに対して一斉に呼び出すことも、特定の端末だけど呼び出すこともできます。複数の電話番号を設定できるため、代表番号は複数の電話機で受信して顧客は特定の番号だけ着信するといった運用も可能です。

着信時間別に応答アナウンスを設定したり、特定の電話番号をブロックするなども可能です。電話対応のできる人数が限られる企業や個人クリニックなどで、これらの機能を利用すれば業務効率の改善につながります。

他にも、自動通話録音機能やIVR、音声ガイダンス機能などのオプションも必要に応じて選択して利用することもできます。詳しくはサービスサイトをご覧ください。

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ナイセンクラウドの費用

ナイセンクラウドでは、1人で運営している個人事業者向けのライト、少人数で運営している小規模事業者向けのペア、中規模以上の会社向けのプロ、これら3種類の料金プランを用意しています。どのプランも初期費用は1万円です。ライトの月額費用は2,000円、ペアの月額費用は5,000円、プロの月額費用は1万円です。

プランに応じて利用できる内線数や機能に違いがあり、オプションの有無でも金額が異なります。サービスサイトの自動見積もり機能では、条件を設定することで簡単に見積金額を確認することができます。個別見積もりにも対応しています。

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固定電話はクラウド化して利用しましょう

これから新たに起業して固定電話を導入する方、既存の電話システムの料金や利便性に疑問や問題を感じている方には固定電話のクラウド化がおすすめです。固定電話をクラウド化することで、今よりもさらに働きやすい環境が実現するでしょう。コスト削減や業務効率で悩んでいる企業の方はぜひご検討ください。