電話交換機をクラウド化するメリットとは?

2021年6月30日電話業務の効率化

多くの問い合わせや連絡を日々捌いていかないといけない企業にとって、大規模な電話システムの構築は不可避であり、オフィスには数十台~数百台、あるいはそれ以上に及ぶ大量の電話機が必要になります。そうした大量の電話機と、電話回線を一元管理するために必要なものが「電話交換機」です。

従来、多くの企業に導入されていた「ビジネスフォン」では、この電話交換機をオフィス内に設置し、固定電話機・電話回線を一手に接続することでシステムを成立させていました。しかし、現在ビジネスフォンに代わって台頭しているのが、電話交換機の「クラウド化」です。

今回は、この電話交換機のクラウド化の仕組みやメリットを、従来型の電話交換機とも比較しつつ、導入の注意点も交えながら解説していきます。

電話交換機とはどんな役割をもつもの?

結論から申し上げますと、電話交換機は、電話を発信する側と着信を受ける側の電話回線を相互接続して、通話網を成り立たせる役割のある機械です。簡単に言えば、発信側の回線と、発信側が打った番号に該当する回線とを電話交換機が繋ぐことで、相互通話を成り立たせているということです。

といっても、現在は電話交換機という存在をほとんど意識することなく、ワンプッシュで通話ができてしまいますから、そもそも電話するのに「電話交換機」が必要ということすら知らない方も多いかもしれません。

自動電話交換機が普及する前、日本でいうと1960年代頃までは、ただ友達や知り合いに電話するだけでも、「電話交換手」を介する必要がありました。電話をすると相手よりも先に電話交換局に繋がり、そこに配属されている「電話交換手」という職業の人に、誰に電話したいかを伝えて電話交換機を操作してもらい、相手と自分の回線を相互接続してもらっていたのです。しかし技術の発展により、今の電話交換機は、このオペレーターたる電話交換手の役割を担うことも含めてすべて自動で回線の割り当てを行っています。

特に外線と内線の2つの通話網を使い分け、大量の電話機を含め一元管理しなければならない企業の電話システムにおいては、外から内からひっきりなしに鳴り続ける電話に随時回線を割り当て、同時多発的に通話を成立させるため、非常に精密に作られた電話交換機が必要不可欠なのです。

このように複数の回線や電話機を一元管理する電話交換機があるからこそ、企業では電話の取次ぎや着信の転送、企業内の電話機同士での内線通話などが行えるのです。ちなみに、企業に置く電話交換機のことを、「主装置」とも呼び、英語では「PBX(Private Branch eXchange)」ともいいます。

従来型の電話交換機とクラウド化された電話交換機

以上のように、電話交換機は特に企業向けの電話システムには欠かせない存在です。その役割の重要性は変わることはありませんが、今では運用の仕方によって、従来型の電話交換機とクラウド化された電話交換機という2つの形態があります。前者が従来型のビジネスフォンであり、後者がいわゆる「クラウドPBX」と呼ばれる近年話題の画期的な電話システムです。

ここでは、従来型の電話交換機とクラウド化された電話交換機の違いについて解説していきます。

従来型の電話交換機

最初に、いわゆる「ビジネスフォン」に代表される、従来型の電話交換機について解説していきましょう。

企業の電話システムにおいて用いられる従来型の電話交換機の特徴は、会社やオフィスビルの中に1台あるいは複数台の電話交換機を物理的に設置して、複数の電話回線と固定電話機をすべて電話交換機に有線接続することで運用します

電話交換機も物理的なものを会社の中に設置するので、従来型の電話交換機の場合には設置に際し電話交換機の購入もしくはリース、および設置工事が必要になります。また、従来型の電話交換機に対応した純正の固定電話機も併せて購入・設置する必要があるので、導入に際するコストや手間がかかります。

ビジネスフォンでは、拠点内に設置する電話交換機をシステムの主軸としており、固定電話機とも有線の電話回線で接続されている分、会社など拠点内でしかその機能を使えない・活かせないという限界があります。その代わり、有線での相互接続である分、通話音質やオペレーションの効率の良さは非常に高品質で優秀です。

また、いったん電話交換機を購入してしまえば、保守管理の手間こそあるものの壊れるまでは使い続けられますし、所有権を持つことができるので限界まで使用を続けることができ、安心です。

クラウド化された電話交換機

それでは、クラウド化された電話交換機はどうでしょうか。

クラウド化された電話交換機は、いわゆる「クラウドPBX」において用いられるものですが、運用の要となる電話交換機を、会社内などの拠点内ではなく、クラウド上(インターネット回線上)に設置します。クラウド上に設置することで「仮想的」という言葉もよく用いられますが、その表現の通り、インターネット回線を介して接続こそできるものの、その場には置かなくてもよいので、物理的な手間はそのほぼ全てを省略できます。

「クラウドPBX」がそう呼ばれるのは、このように文字通り、電話交換機=PBXがクラウド上に設置されているからです。クラウド上に設置というと雲をつかむような話になってしまいますが、実機は確認・把握できずとも、どこか遠隔地に設置されているようなものと捉えるといいかもしれません。

しかし先ほども少し触れたように電話交換機の役割の重要性は変わりませんから、このクラウド上にある電話交換機に対し、電話機をどうにかして接続して運用しなければなりません。実際のからくりとしては、携帯電話・スマートフォン・PCなどのインターネット回線を接続できるデバイスを電話機代わりにして、全てインターネット回線を介して(携帯型デバイスなら無線で)遠くにある電話交換機と相互接続することで、ビジネスフォンと同様の環境を再現しています。

クラウド化した電話交換機のメリット

クラウド化した電話交換機においても、従来型の電話交換機と同じように、接続された回線や電話機の一元管理を担うという大切な役割は変わりません。つまり、クラウド化した電話交換機を用いるクラウドPBXも、従来のビジネスフォンと大枠では同じ仕組みでの運用となります。

しかし、従来型の電話交換機のように物理的設備の設置・固定や有線接続などの制約がない運用であることから、その使い勝手やコストに関しては大きな違いがあります。特に携帯電話・スマートフォンのように無線通信が可能なデバイスで運用できるところが、クラウド化した電話交換機の大きな強みといえるでしょう。

ここでは、クラウド化した電話交換機のメリットを5つ紹介します。

コストを削減できる

世間では、クラウドPBXを導入することでコストが大幅削減できるとよく宣伝されていますが、おおむねその通り、クラウド化した電話交換機に切り替えることは、大きなコストカットにつながります。

特に従来型の電話交換機を使った運用であるビジネスフォンと比べて大きな差が生まれるのが「導入コスト」です。まずオフィスに設置する物理的な電話交換機は、先ほども少し説明した通り購入ないしリースが必要ですが、その購入だけで安くとも数十万円、規模が大きい会社では数百万円という莫大なコストがかかります。

また、先ほども説明した通りビジネスフォンでは電話交換機に対応した純正の固定電話機しか使えないので、固定電話機も新たに購入しなければなりませんが、そのコストが1台あたり数万円(工事費込み)かかります。さらに、社内に設置した電話交換機の保守管理もユーザー自身が主導となって行わないといけないので、定期的に業者を呼んでメンテナンスを行う費用、保証期間(一般的には1年~2年)が過ぎれば、故障した際の修理にも費用が掛かります。

クラウド化した電話交換機では、これまで説明したビジネスフォンの導入コストのほぼすべてをカットできます

まず、物理的な電話交換機は購入・設置不要です。契約するクラウドPBXの事業者(ベンダー)がクラウド上に設置した電話交換機をそのまま借り受けられ、保守管理もベンダーが行ってくれますから、電話交換機の購入・設置だけでなく、工事・保守管理費用も一切不要です。

また、電話機に関しても、クラウド化した電話交換機であれば携帯電話やスマートフォンをはじめ、ノートPCやデスクトップPC、タブレット端末など幅広い端末に対応しているため、新規に電話機を購入する必要はありません。既に社用スマホや社用PCなどを配布していればそれらを転用するだけでいいですし、場合によってはBYOD(私用デバイスを仕事用に転用すること)を導入するのもいいでしょう。これで、電話機の購入費用も場合によっては一切不要となり、ビジネスフォンにおける導入コストのほぼすべてを一掃できました。

それだけではなく、通話料金も固定電話機より安くなります。クラウド化した電話交換機は電話回線ではなくインターネット回線を利用した電話なので、固定電話機のように発着信地の距離に応じて通話料が高くなることはありません。距離に関係なく全国一律での料金になりますし、時間ごとの通話料金も固定電話での通話の5分の1ほどです。それに加えて必要に応じて内線を使うことで、通話料が大幅に節約できます。

導入の手間や時間が少ない

先ほども説明した通り、物理的設備の設置・配線が不要ということもあって、クラウド化した電話交換機では導入に関するコストだけでなく、手間や時間も少なくて済むというのも大きなメリットです。

通常、会社内に設置が必要になり、社内すべての固定電話機に対して回線の配線が必要である従来型の電話交換機の場合では、導入に際して設置・配線工事も含めると数週間~1か月弱かかることもあります。各固定電話機を設置することを前提としたオフィスレイアウトも必要ですし、その分のデスクや配線スペースも用意しなければなりません。下手をすると導入前から数えると数か月かかることもあり得る事態となります。

これに対してクラウド化した電話交換機では、運用にとって最も重要な存在である主装置の物理的運用に対して一切ノータッチで導入できるので、最短即日、かかっても3日~2週間ほどで導入できますし、時間がかかったとしても電話番号の取得にかかる時間がほとんどですから、ユーザー自身が手間取ることはほぼありません。あったとしても、一般的には会社のシステム管理者が行う細かい通信設定や着信設定くらいのものでしょう。

もともとインターネット回線が敷かれている会社がほとんどでしょうから、新たな配線も不要ですし、携帯電話やスマートフォンをメインに運用すれば、手持ちのデバイスへのアプリインストールや簡単な設定のみで運用を開始できます。

オフィス移転や増設時の工事が不要

このように、拠点に物理的設置する必要もなければ保守メンテナンスも不要な、クラウド化した電話交換機の場合では、会社内に設置や配線がされないぶん、電話交換機と会社が物理的にはまったくの無関係となります。そのため、会社のオフィス移転や、会社の規模拡大の際にも特別な工事は何も必要ありません

従来型の電話交換機の場合、回線(特に内線)の増設が必要になった場合には、新たに増えた分の固定電話機との配線工事が必要になりますし、よりサイズの大きな電話交換機に丸ごと交換しなければならないこともあります。しかし、クラウド化した電話交換機の場合では、物理的には電話交換機に対しノータッチで済みますから、管理コンソールによって回線数を増やしたり減らしたりするだけで作業が終わります。

複数拠点や海外でも使用できる

クラウド化した電話交換機がなぜ画期的と言われるのか、その最も大きな理由といえるのが「場所を問わずに運用可能」であることです。

従来型の電話交換機の場合、何度も言うようですが会社内への物理的な設置が必要で、運用に用いる電話機もまた固定電話機ですから、会社用の電話番号を使ったり内線通話をしたりなど、ビジネスフォンの便利な機能を使うためには、会社内にいなければなりません。もっと言えば、その中でも特定の拠点内でしか運用ができないのです。

これに対してクラウド化した電話交換機は、電話交換機はインターネット回線上にあるので、インターネット回線さえ繋がればどこにいてもビジネスフォン的な運用が可能になります

たとえば、会社の他拠点(大阪支社・名古屋支社など)に連絡をする際は、従来型であれば外線を使う必要がありましたが、クラウド化した電話交換機であれば、大阪や名古屋のように東京から遠く離れた拠点とも、内線通話や電話の取次ぎが可能になるのです。設定すれば海外でも国際電話を使うことなしにそうした便利な機能が使用できます。

スマホやパソコンでも電話を利用できる

先ほども少し触れましたが、クラウド化した電話交換機では、携帯電話やスマートフォンといった持ち運び可能なデバイスをはじめ、ノートパソコンやデスクトップパソコン、タブレット端末などでも電話を利用できるという、対応デバイスの幅広さが特徴的です。

固定電話機だけでなく、スマホやパソコンで通話が利用できることで、非常に柔軟な電話運用が可能になります。たとえば、パソコン上の顧客情報管理が前提となっているコールセンターシステムとの併用もできますし、電話機のないパソコンルームでも通話が可能です。何なら会社拠点では電話機を一切使わずパソコンを使った通話運用を行うということでもできるでしょう。また、スマホであっても会社用の電話番号を使った通話も可能なので、施設内外を問わず移動中や作業中でも会社番号での発着信ができます。

電話交換機をクラウド化する際のポイント

クラウド化した電話交換機は従来型と比べて非常に便利であることがわかりました。「それではすぐにでも導入しましょう!」と言いたいところですが、しかしメリットが大きいからと飛びつくのはあまりおすすめしません。

まずはいったん冷静になって、特にクラウド化した電話交換機=クラウドPBXのベンダーを選ぶ上では、より慎重に考えて判断したほうが無難です。電話回線ではなくインターネット回線を使った通話であることによって条件が合わない場合もあります。

ここでは、クラウドPBXのベンダーを選ぶ上で考えるべき、意識するべきポイントを解説していきます。

既存の電話システムからの乗り換えにかかる費用を検討する

これからクラウド化した電話交換機を導入しようという方は、既存の電話システムからの乗り換えになる場合が多いのではないでしょうか。

特に現在、ビジネスフォンを導入されている企業の場合には、既存のビジネスフォンからの乗り換えに際して、どんな費用が掛かるのかを事前に計算しておくことをおすすめします。まず確認するべきは現状の契約についてです。ビジネスフォンの場合、電話交換機の購入をしている場合と、リースをしている場合で置かれた状況が全く異なります。特にリースでの契約になっている場合は、残存期間の確認は必須です

クラウドPBXに乗り換えるからと何も考えずに解約してしまうと、高額な違約金が請求されるだけでなく、設備費用の残債分を一括返済しなければならなくなります。それを覚悟したうえでというなら止めませんが、そうした費用をできる限り払いたくないなら、契約満了まで待ってから乗り換えるなどタイミングをしっかり見極めましょう。

また、ビジネスフォンの場合は、拠点内に電話交換機を設置しており、沢山の固定電話機も配線して設置していますよね。ビジネスフォンをやめてクラウドPBXにする場合、そうした設備の撤去費用もかかります。いつ、どのような費用が発生するのか、トータルコストを見極めて、慎重に検討することをおすすめします

基本機能やオプションに何があるのかを把握し使いこなすべき

クラウド化した電話交換機、すなわちクラウドPBXには便利な機能がたくさん用意されています。

ビジネスフォンに備えられた機能は大抵使えますし、別途オプション料金を払うことで、もっとレベルの高い便利な機能をオプション機能として利用できます。しかし、この機能面こそ曲者で、クラウドPBXはベンダーによって使える機能が違います。また、契約するだけで利用できる「基本機能」と、オプション料金を支払わないと使えない「オプション機能」の内容もまたベンダーにより異なるなど、判断材料が複雑になりがちです。

そのため、クラウドPBXを導入する前に、まずは「クラウドPBXで使いたい機能」を洗い出してリストアップしておきましょう。そして、そのリストを基準として、必要な機能を主軸においたうえでベンダーを選ぶほうが合理的ですし、より理想的な運用に近づくことができます。そしてせっかく導入するのなら、Webなどに公開されているマニュアルをしっかりと読み込み、実際の環境を想定して使いこなせるよう、勉強を怠らないことも大切です。

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電話交換機はクラウドの時代!

電話交換機のクラウド化について、従来型の電話交換機と比較しながら、その仕組みやメリット、導入の際の注意点までを網羅的に解説しました。

クラウド化といっても、電話交換機が果たす役割は同じです。しかし、運用の仕方の違いでこれだけ変わるのかと驚いた方も多いのではないでしょうか。それくらいクラウド化した電話交換機=クラウドPBXは画期的なシステムではありますが、普通の電話と仕組みが色々と違うこともあり、条件面や品質など判断基準が複雑になってしまいがちですよね。

クラウドPBXの導入を考える際には、そうした問題をできる限り整理して、実際の利用を想定したシミュレーションもしっかり行いながら、慎重に検討してみましょう。