スマホを内線化できることを知っていますか?内線化する3つのメリット

2020年10月28日電話業務の効率化

固定電話の内線については、業務で日常的に使用している方は多いものの、内線化の仕組みまで理解している人は少ないでしょう。また、社員の外出が多かったり、テレワーク化を推進したりする場合には、固定電話の内線化だけでは効率的に電話業務を行うことができません。しかし、クラウドPBXを利用すればスマホを内線化することが可能です。

ここでは、スマホを内線化することで得られるメリットや仕組みについてご紹介します。

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スマホを内線化するメリット

スマホを内線化するとは、固定電話の内線と同じように、スマートフォンも内線の1つとして加えることができるということです。スマホを内線化することにより、会社のコストの見直しや多様な働き方、業務効率化といった業務の仕組みの見直しに対応することができるようになります。具体的なメリットについてまとめましたので、以下にご紹介します。

通話料を抑えられる

スマホを内線化する最大のメリットは、通話料を抑えられることです。スマホを内線化すれば、外出先でも自宅でも、スマホを使って内線で社内の人と連絡が取れます。本来は社外にいる社員に電話を掛けるには外線を使わなくてはいけないため、通話料が掛かってしまっていましたが、スマホを内線化すせば内線ですので通話料が掛かりません。

また、スマホを内線化できれば、オフィスに置いてある固定電話とスマホに違いがありませんから、外出中でも会社に掛かってきた外線の対応が可能です。外出中の社員に外線が掛かってきた場合、社内にいる社員が対応し、折り返しの希望や伝言を外出中の社員に伝えることになります。電話に出られなかった担当者は会社に帰ってから電話をかけ直すか、外出先からスマホを使って折り返す必要が生じ、手間もコストも掛かってしまいます。しかしスマホを内線化すれば、社内にいる人が取った電話をそのまま外出中の社員のスマホに取り次ぐことができるのです。社員の外出や海外出張が多い企業や部署にとって、スマホの内線化は業務の効率化とコスト面で大きなインパクトになるはずです。

多様な働き方に対応できる

次に挙げられるメリットとしては、固定電話やスマホを業務形態に合わせて内線化することで、多様な働き方に対応できるという点です。テレワークの場合、意思疎通が困難、打ち合わせが行いにくいといった、コミュニケーション面の課題や、電話業務を最適化できないという課題があります。

しかし、スマホの内線化によって、どこにいてもオフィスと同じように働くことができます。例えば、テレワークやリモートワーク、サテライトオフィスなど場所を問わない働き方ができるようになるでしょう。また、子育てや介護で出社が難しい従業員の在宅勤務にも対応できます。スマホを内線化することで、離れた場所にいたとしてもコミュニケーションを取ることができるので安心です。また、スマホに内線番号を割り振ることで、話したい相手に効率的に連絡が取れるようになります。つまり、どこで仕事をしていても平等に電話を発着信できるようになるのです。

さらに、従来の固定の内線電話を導入する際は、設置や配線工事が必要なのでレイアウトを検討し、PBXを置くスペース確保する必要がありました。しかし、スマホの内線化は工事不要のため、工事費や機器購入費もかかりません。オフィスのレイアウトも配線を気にしなくて良いため、自由にレイアウトができます。フリーアドレス制の導入も容易になります。

業務効率を改善できる

次に、業務効率を改善できるという点も見逃せないメリットです。スマホの内線化によって、スマホでも内線・保留転送・ピックアップ・自動転送などの機能が使えるようになるため、内勤・外勤による電話業務の偏りを防ぎ、自分の業務に集中する環境を整えやすくなるのです。そのため、直行直帰制度を導入してオフィスへの通勤時間なくし、自宅と営業先の往復で済むような働き方も実現できるでしょう。

また、通話録音機能を利用すれば、聞き逃した内容も録音した内容を聞けば確認できるので、大きなトラブルを未然に回避することができます。

スマホを内線化するにはクラウドPBXが必要

PBXとは構内交換機と呼ばれるもので、電話を外線と繋げたり、内線同士を繋げたりするのに必要な装置です。従来のビジネスフォンで使っているのはオフィスにPBXを設置するタイプとなり、スマホを内線化することができません。

それに対して、クラウドPBXはオフィスに設置する必要がなく、インターネットに繋がる環境さえあれば利用できるサービスで、スマホの内線化が実現します。ここでは、クラウドPBXについて概要やスマホの内線化以外に何ができるのかついて解説していきます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウドサーバー上に設置した構内交換機(PBX)です。

通常、オフィスでビジネスフォンを使う場合は、主装置と呼ばれる機器を設置します。固定電話のアナログ回線を用いて、オフィス内の外線・内線・転送機能を繋げる役割を果たします。従来型のPBXで使用する端末は、ビジネスフォン端末本体です。

そこから一歩進んだのがIP-PBXです。IP回線を用いた通話が可能で、社内LANで繋がっている固定電話やパソコンが利用できるようになります。社外でも、携帯電話のネットワークを介して接続可能です。専用回線を構築すればスマホの内線化も可能ですが、オフィス内に構内交換機やサーバーなどの機器を設置しなければなりません。

そして、従来型のPBXやIP-PBXをクラウド上で構築したシステムが「クラウドPBX」です。クラウドベンダーが提供している電話サービス・電話環境を、インターネットを介して利用します。クラウド上に構築するので、機器の購入や買い替えが不要になり、オフィス内に機器を設置せずに済むので工事費も不要です。そして、クラウドでサービスが提供されるので、メンテナンスしなくても常に最新機能を利用できるというメリットもあります。

スマホの内線化以外に何ができる?

クラウドPBXには、スマホの内線化以外にもさまざまな機能が備わっています。

まず、スマホが内線化できるということは、国内外にある拠点の電話も内線化できるということです。したがって、従来は外線通話として通話料がかかっていたところを、内線化することにより通話料を無料にすることができます。特に海外拠点があり国際電話によって通話料が高額になっていた企業は大幅なコストカットが期待できるでしょう。

また、各種の問合せ・予約センターへの入電を自宅PCのソフトフォンや、スマホで受けられます。短期的なコールセンター設置にも対応できるので、在宅勤務などテレワークの仕事の幅も広がります。通話録音機能が付いたクラウドPBXサービスを選べば、トラブル防止、情報共有に役立つでしょう。

スマホの内線化のためにクラウドPBXを選ぶなら

クラウドPBXはさまざまな会社からサービスが提供されていますが、どのような点に気をつけて選べば良いのでしょうか。ここでは、最適なクラウドPBXを選ぶための3つのポイントをご紹介します。

各種電話番号・回線に対応したクラウドPBXを選びましょう

新たにクラウドPBXを導入する際、現在使っている会社の電話番号を変更せずに済むかを確認しましょう。電話番号が変更となれば、名刺や企業HPを更新するほか、顧客への連絡も不可欠となり、手間がかかってしまいます。また、変更の通知をしても変更前の電話番号に掛けてしまう人は少なからずいます。そのため、無用なトラブルを避けるためにも、電話番号の維持が可能な回線が選択できるクラウドPBXを選びましょう。

導入実績のあるクラウドPBXを選びましょう

導入実績のあるクラウドPBXほど、充実した機能・サポートを提供しています。また、高い技術力をもつクラウドPBXかどうかも大切な判断基準です。固定電話や携帯電話と同等の音質を提供しているサービスであれば、快適に通話できます。導入実績とともに、安定稼働を継続している期間はどのくらいなのかも併せて確認するようにしましょう

なかなかクラウドPBXを導入した後の運用イメージが浮かばない場合は、口コミや導入事例をチェックしてみましょう。自社と同じような課題を抱えた企業が導入したことで、どのように課題を解決したのかが分かり、具体的な活用方法が分かります。

スマホの内線化以外の機能もチェックしましょう

利用可能な機能は、導入するクラウドPBXにより異なります。なお、機能は基本料金に含まれるかオプションとして別途料金が必要になるかで、ランニングコストが変わってきます。そのため、まずは自社の業務を棚卸ししてクラウドPBXに求める機能を洗い出しましょう。業務の棚卸しをすることで、必要な機能と不要な機能が明確になり、費用対効果の高いクラウドPBXを導入することができます。

スマホを内線化するなら「ナイセンクラウド」はいかがですか

スマホの内線化を検討しているのであれば、弊社が提供する「ナイセンクラウド」はいかがでしょうか?ナイセンクラウドは、導入実績は2,000社以上、安定稼働を8年続けているクラウドPBXです。ここでは、ナイセンクラウドの概要から活用事例、料金プランについて解説します。

ナイセンンクラウドとは

ナイセンクラウドでスマホを内線化することで、スマホから03や06などの全国の局番、0120・0800番号などのフリーダイヤルが利用できます。個人事業主から数千人規模の大企業まで幅広く活用できるクラウドPBX、それが「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドの特徴を、いくつかピックアップします。

  • 国内外の拠点間を内線化して電話番号が共有できる
  • スマホ・IP電話・PCの登録、利用が可能
  • 複数の登録端末で一斉着信が可能なうえに、着信する端末も選択・設定ができる
  • 発着信履歴をWeb上ですぐにチェックできる

スマホは、iPhone・Androidのどちらも利用できます。PCは、Mac・Windowsが利用可能です。

また、導入ハードルの低さも特徴です。ネット環境さえあれば、お申込から最短即日~10日程で開通できます。特別な機器のリースや設置・配線工事は要りません。利用する端末台数で月額料金が変わりますが、いずれのプランも初期費用は10,000円です。

ナイセンクラウドについて、短く1分にまとめた動画がありますので是非ご覧ください。

ナイセンクラウドの活用事例

在宅スタッフの多いWeb会社でナイセンクラウドを導入した事例をご紹介します。

この企業では、社内と在宅スタッフとの間で連絡をとる際に、毎回電話を切ってから次のスタッフに電話をかけ直していました。また、席を外している時や外出先にいる時に、電話があると連絡に気づかないことがあり、スムーズにやりとりができていませんでした。

そこで、ナイセンクラウドを導入することで、まるでひとつのオフィスにいるようなやりとりが可能になりました。3桁の内線番号を押して受話器を取るだけで相手と通話することができるようになり、スムーズなやりとりが実現。さらに、電話を自動的にスマホやPCに転送することができるようになり、外出先であっても必要な情報をすぐに知ることができるようになりました。

ナイセンクラウドのプラン

固定電話感覚で利用できるナイセンクラウドは、初期費用10,000円でスタートできます。料金プランは、利用する人数(端末台数)で分かれています。月額料金は以下の通りです。

  • ライト(1人用):2,000円
  • ペア(1~2人用):5,000円
  • プロ(上限5内線):10,000円(5内線以上は1内線1,000円加算、内線数による割引あり)

ナイセンクラウドは、専用機器の設置・配線工事、保守・運用を自社で行う必要がない分、イニシャルコスト・ランニングコストを抑えやすく、いつでも解約できるので気軽に利用を開始できます

サービスサイトで自動見積り、個別見積りが可能です。まずはお気軽にお問い合わせください。

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スマホの内線化で今よりもっと働きやすい環境へ

スマホを内線化することで、「通話料を抑えられる」「多様な働き方に対応できる」「業務効率を改善できる」という3つのメリットが得られます。スマホを内線化するためにはクラウドPBXというサービスを利用する必要がありますが、選ぶ基準としては、各種電話番号・回線に対応したものや導入実績のあるもの、スマホの内線化以外の機能についても検討すると良いでしょう。

ナイセンクラウドは、スマホから03や06、0120などの電話番号が利用できます。スマホの内線化以外にも、Web会議機能や発着信履歴をWeb上で確認できるなど、さまざまな機能が備わっています。スマホを内線化してより良い労働環境を整えるために、ナイセンクラウドの導入をご検討ください。