ガソリンスタンドの開業に電話番号は必要？店舗運営に必要な電話環境を解説
ガソリンスタンドでは、給油だけでなく、洗車や車検、整備、法人向けサービスなどを取り扱う店舗があります。店舗によって提供するサービスは異なりますが、営業時間の確認や予約、契約に関する問い合わせなど、電話で顧客とやり取りする場面が想定されます。店舗スタッフは給油のサポートや接客、車両の整備などを担当するため、常に電話機のそばにいられるとは限りません。そのため、固定電話を置くだけではなく、電話を複数人で受けたり、対応できなかった着信を後から確認したりできる環境を検討するとよいでしょう。本記事では、ガソリンスタンドの開業で電話番号が必要になる場面や、電話対応で重視したいポイント、開業時に整えておきたい電話環境についてご紹介します。
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ガソリンスタンドの開業で電話番号が必要になる場面
ガソリンスタンドでは、店舗の営業情報から車検・整備などの予約まで、さまざまな問い合わせが発生します。提供サービスに合わせて、顧客が連絡できる電話窓口を用意しておくと便利です。
営業時間・給油サービスの問い合わせ
顧客から、営業時間や取り扱っているサービスについて確認の電話が入る場合があります。ガソリンスタンドによって営業時間やサービス内容は異なるため、Webサイトなどに情報を掲載していても、来店前に直接確認したい顧客もいるでしょう。ガソリンスタンド大手のENEOSでも、サービスステーションごとに運営会社や営業時間などが異なることが案内されています。店舗で問い合わせに対応できる電話番号を用意しておけば、その店舗で利用できるサービスを直接案内できます。
洗車・車検・整備予約
洗車や車検、整備などを提供する店舗では、予約や作業内容について電話で確認する場面があります。希望日時だけでなく、車種や依頼したい作業などを聞く場合もあるため、電話を受けたスタッフが必要な情報を整理できる環境が求められます。予約内容を複数のスタッフで扱うのであれば、担当者だけが情報を把握するのではなく、後から確認できる仕組みを用意しておくと管理しやすくなるでしょう。
法人契約
社用車を保有する企業などから、法人契約について問い合わせを受ける場合があります。法人とのやり取りでは確認事項が複数になる場合もあるため、一般の問い合わせと担当を分けて対応できる電話環境も検討したいところです。
燃料配達・灯油注文
灯油や燃料の配達を行う店舗では、注文受付や配達日時の確認などに電話を利用する場合があります。注文を受ける際には、数量や配達先、希望日時など複数の情報を確認するケースも考えられます。聞き間違いや伝達漏れを防ぐため、電話を受けた内容を記録できる体制を整えておくと安心です。ただし、燃料配達や灯油注文への対応状況は店舗によって異なります。自店舗で提供するサービスに合わせて電話窓口の運用を決めましょう。
緊急時の連絡
店舗で車検や整備などを受け付ける場合、預かった車両について顧客へ確認が必要になるケースもあります。また、顧客側から急ぎで店舗へ連絡したい場面も考えられます。こうした連絡を取りやすくするためにも、店舗の代表番号を明確にしておくと便利です。一方、営業時間外まで常にスタッフが電話に対応する必要はありません。受付時間を決め、時間外はアナウンスに切り替えるなど、無理のない運用を考える必要があります。
ガソリンスタンドの電話対応で重視すべきポイント
ガソリンスタンドの電話環境では、電話番号を取得するだけでなく、接客や作業と並行して運用しやすいかを確認する必要があります。
店頭業務をしながら対応できるか
ガソリンスタンドでは、スタッフが給油のサポートや接客、洗車、整備などを担当する場合があります。固定電話機が事務所内にしかないと、店頭にいるスタッフが電話を受けにくくなる可能性があります。スマートフォンなど複数の端末でも着信を受けられる環境なら、店舗内で担当者が移動していても対応しやすくなるでしょう。
不在着信を確認できるか
接客中や作業中には、すぐ電話に出られない場合もあります。そのため、着信履歴を確認し、必要に応じて折り返せる仕組みが重要です。どの電話に対応済みなのかをスタッフ間で把握できれば、折り返しの重複や対応漏れも防ぎやすくなります。
問い合わせ内容を担当者へつなげられるか
給油に関する問い合わせと、車検・整備、法人契約に関する相談では、対応するスタッフが異なる場合があります。電話を受けた後に担当者へ取り次げる仕組みや、問い合わせ内容に応じて最初から窓口を分けられる機能があれば、電話対応を整理しやすくなります。
電話内容を確認できるか
車検や整備の予約、燃料注文などでは、日時や数量などを電話で確認する場合があります。通話内容を記録できれば、後から予約内容などを確認する際に役立ちます。ただし、録音したデータには顧客情報が含まれる場合があるため、閲覧できるスタッフや保存方法についてルールを設ける必要があります。
ガソリンスタンド開業時に整えたい電話環境
ガソリンスタンドの電話環境は、現在のスタッフ数だけでなく、提供するサービスや今後の店舗運営も考えて選びましょう。
店舗用固定電話番号
ガソリンスタンドでは、店舗の問い合わせ窓口として固定電話番号を用意すると、Webサイトやチラシなどに連絡先を掲載できます。個人の携帯電話番号とは分けておけば、スタッフの異動や担当変更があった場合でも、店舗の問い合わせ先を維持しやすくなります。
複数端末での着信
事務所の固定電話だけではなく、複数の端末で店舗への着信を受けられると、電話対応を分担できます。たとえば、事務担当者が別の電話へ対応している間に、店長など別のスタッフが着信を受けるといった運用が可能になります。電話担当者を1人に固定しない店舗では、複数端末で利用できる仕組みを確認しておきましょう。
営業時間外アナウンス
閉店後の電話には、営業時間や翌営業日の受付時間を案内する方法があります。曜日や時間帯によって自動的にアナウンスに切り替えられれば、毎日スタッフが手動で設定を変更する負担を抑えられます。
通話録音
車検や整備の予約、法人契約など、確認事項が多い電話では通話録音も活用できます。電話終了後に内容を聞き直せるため、予約日時や問い合わせ内容を再確認したい場合に便利です。
着信履歴
着信履歴を確認できる環境なら、接客中などに受けられなかった電話への折り返しを管理できます。複数人で対応する店舗では、各スタッフの個人端末だけに履歴が残る仕組みよりも、店舗として確認できる環境のほうが対応状況を把握しやすくなります。
整備・車検・法人契約などの問い合わせ振り分け
取り扱うサービスが増えると、電話を担当者へ取り次ぐ機会も増えていきます。音声ガイダンスを利用し、「車検・整備」「その他の問い合わせ」など用件に応じて電話を分ける方法もあります。担当者へつながるまでの取次ぎを減らしたい店舗では、問い合わせ振り分け機能も確認しておくとよいでしょう。
ガソリンスタンドの電話対応にはナイセンクラウドが便利
ガソリンスタンドでは、事務所だけでなく給油スペースや整備エリアなど、スタッフが店舗内を移動しながら働く場合があります。そのため、固定電話機だけに問い合わせ対応を集中させない仕組みがあると便利です。ナイセンクラウドは、PC・スマートフォン・IP電話機を電話端末として利用できるクラウドPBXです。複数端末の一斉呼び出しや電話の取次ぎにも対応しています。
店舗番号をスマホ・PC・IP電話機で利用できる
ナイセンクラウドでは、03・06・050などの番号を利用できるほか、地域局番や既存番号を利用するためのプランも用意されています。店舗では事務所のIP電話機、店長はスマートフォン、事務スタッフはPCといったように、業務に合わせて端末を組み合わせられます。固定電話機だけを問い合わせ窓口にする必要がないため、電話を受けられるスタッフの選択肢を増やせます。
店長・事務・整備担当で電話対応を分担できる
ナイセンクラウドでは、会社の電話として登録した複数端末を一斉に呼び出せるほか、受けた電話を別の内線端末へ取り次ぐ機能も利用できます。最初に電話を受けたスタッフでは回答できない場合も、内容に応じて担当者へ取り次げます。店長や事務、整備担当など、複数スタッフで問い合わせへ対応する店舗では活用しやすい仕組みです。さらに、IVR・音声ガイダンスを利用すると、発信者のプッシュ操作に応じて問い合わせ先を振り分けられます。
録音や履歴で予約・注文内容を確認しやすい
ナイセンクラウドでは、電話履歴をWeb上から確認でき、自動通話録音も利用できます。車検・整備の予約日時や燃料注文などについて、後から電話内容を確認したい場合に利用できます。また、曜日や時間帯に応じた着信ルールを設定できるため、営業時間中は店舗の端末を呼び出し、閉店後はアナウンスに切り替えるといった運用も可能です。電話対応を特定の固定電話機やスタッフだけに任せるのではなく、店舗全体で管理できる環境を整えたい場合に検討しやすいサービスです。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
ガソリンスタンドでは、営業時間やサービス内容の確認をはじめ、車検・整備の予約、法人契約、燃料の注文など、店舗のサービスに応じて電話を利用する場面があります。接客や作業と並行して問い合わせに対応するためには、店舗用の電話番号を設けるだけでなく、着信を複数人で受けられる仕組みや履歴を確認できる環境も重要です。また、提供するサービスが多い店舗では、担当者への取次ぎや問い合わせ内容の振り分けについても考えておく必要があります。営業時間外の電話を自動アナウンスに切り替えられれば、受付時間も管理しやすくなるでしょう。ナイセンクラウドでは、店舗番号をスマートフォンやPC、IP電話機で利用でき、複数端末への着信や内線での取次ぎにも対応しています。通話録音や電話履歴、時間帯別の着信設定なども活用できるため、自店舗で扱うサービスやスタッフの配置を踏まえながら、必要な電話環境を検討してみてください。