クラウドPBXの評判とは？良い評判と悪い評判、注意点などをご紹介します
クラウドPBXはインターネット回線とデバイスがあればどこでも利用できるため、近年では一般的な固定電話に代わる便利なツールとして注目されています。従来のPBXやビジネスフォンよりもコストや機能面でメリットがあるため、導入する企業が増えています。しかし、クラウドPBXがなぜ評判が高いのか、評判が悪い部分はあるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、クラウドPBXの良い評判と悪い評判、注意点などをご紹介します。
クラウドPBXの評判が良い点
ここでは、クラウドPBXの評判が良い理由についてご紹介します。
コストカット
クラウドPBXの大きなメリットの1つは、コストカットができる点です。クラウドPBXを導入すれば、大きく分けて3つのコストを削減できる可能性が高いです。
1つ目は導入コストです。クラウドPBXはPBXのような、物理的な機器の導入が不要なため、高い導入コストがいりません。また配線工事なども不要なため、工事にかかるコストも削減できます。
2つ目は運用コストです。従来のPBXなら、万が一トラブルや故障があった際には、自社で対応する必要があります。また、古くなったら自社で交換対応などをしなくてはいけません。クラウドPBXなら、メンテナンスやトラブル対応などはすべてベンダー側が行ってくれます。そのため、運用コストをカットすることができます。
3つ目は通話・通信コストです。従来のシステムの場合、会社にかかってきた電話を外出中の社員に取り次ぐためには、外線でスマホにかけなくてはいけませんでした。クラウドPBXは内線同士の通話は無料になるため、外線通話にかかっていた通話コストを削減できます。また、これまでは転送サービスを利用する方法もありましたが、転送機能の利用には別途料金が必要です。クラウドPBXを利用すれば、転送料金にかかるオプション費用も不要になります。
またスマホを活用すれば、さらなるコストパフォーマンス向上も期待できるでしょう。たとえば、Wi-Fi環境を整えれば、テレワーク中の社員でも無料通話ができます。また、専用のアプリなどを利用するため、個人のスマホを利用しても、社員が料金を支払う必要はありません。
パソコンやスマホを電話機にできる
クラウドPBXは、パソコンやスマホ、タブレットなど、さまざまな端末に対応していることが多いです。そのため、働き方や社員の人数に合わせて、パソコンやスマホなど柔軟に端末を変えることができるでしょう。
増設や削減が簡単
クラウドPBXは従来のPBXよりも増減や削減が簡単にできるのが特徴です。従来のPBXの場合、増設や削減を行う際には端末の購入や配線工事が必要でした。さらに、PBXに接続できる端末に限りがあるので、それを超えた場合は新規に購入する必要があったため、手間や費用もかかっていました。
クラウドPBXは、ブラウザから増設や削減の申し込みが簡単にできます。即座に反映されることも多いので、手間がかかりません。また、物理的な機器も不要で、アプリを削除して契約数を減らすだけでいいので、対応が簡単です。
災害対策にもなる
クラウドPBXは、災害対策や「BCP」としても有効と考えられています。BCPとは「Business Continuity Plan」の略称で、日本語に訳すと「事業継続計画」となります。これは、災害などが発生した際に、いかにして事業を継続させるかの計画のことを指します。損害をできるだけ抑えながら事業を継続させるには、多拠点化、分散化などが有効といわれています。
特に日本では台風や地震などの災害リスクが高いため、2011年の東日本大震災の際には、多くの企業が事業を継続することが困難となりました。これを受け企業は、改めてBCPを重視するようになったのです。
クラウドPBXは、クラウド上に主装置が設置されるため、オフィスに物理的な機器を設置する必要がありません。そのため、自身や火事などの災害時でも、機器が損傷するリスクを防げるのです。
会社の規模に関わらず導入できる
クラウドPBXは、小規模から大規模企業まで多くの企業に対応しています。会社の規模に関わらず導入できるので、個人事業主や小規模オフィスなどの場合、費用を抑えながら事業をスタートできるでしょう。
また、クラウドPBXはオプション機能を業務形態に合わせながら選ぶことができます。無駄なコストをかけなくても良いのも大きなメリットでしょう。
クラウドPBXの「悪い評判」とは？
メリットの多いクラウドPBXですが、なぜ悪い評判が発生するのでしょうか。ここでは、クラウドPBXのデメリットや悪い評判についてご紹介します。
一部の電話番号が使えない可能性がある
クラウドPBXのサービスによっては、一部の電話番号が使えない可能性があります。たとえば、サービスによっては自社の電話番号に「03」などの市外局番が使用できない場合があるので注意が必要です。
特殊番号に発信できない
クラウドPBXは、電話回線を使用しないので、特殊番号に発信できないケースが多いです。たとえば、110番や119番は位置情報が取得できないので、発信自体ができません。さらに、以下の番号への発信ができないサービスも多いので注意が必要です。
110：警察への緊急通報
119：消防・救急への緊急通報
118：海上事件・事故の緊急通報
117：時報
177：天気予報
115：電報の申し込み
113：設定・トラブルサポート
144：迷惑電話お断り
0570：ナビダイヤル など
こうした番号に発信したい場合は、固定電話かスマホを使う必要があります。特殊番号に発信できないリスクに対応するためには、「緊急通報アプリ」をインストールする方法などが挙げられます。また、私用のスマホに、最寄りの警察署や消防署の連絡先を登録する、などの対策が必要です。
電話番号が変わる場合がある
クラウドPBXのサービスによっては、導入時にこれまで使っていた電話番号がそのまま使えず、変更しなければならない場合があります。これは、市外局番の取得ができないサービスがあるためです。
既に利用している電話番号がある場合、クラウドPBX導入後にも同じ電話番号を利用できる「番号ポータビリティ」サービスに対応しているかを確認しておきましょう。
クラウドPBXの比較ポイント
ここでは、クラウドPBXを選ぶ際の比較ポイントをご紹介します。
音質は問題ないか
音質は、スムーズに仕事をする上で重要な部分です。現状、クラウドPBXの音質はビジネスフォンと変わりない品質で利用できるとされています。ただし、利用環境やベンダーによっては音質に差が出る可能性もあるので注意が必要です
多くのベンダーでは、導入前に利用できる無料トライアルを実施しています。そのため、導入前に、まず無料トライアルで音質について確認しておきましょう。
サポートは充実しているか
サポート体制も確認しておきましょう。対応時間や問い合わせ方法の種類などを確認しておけば、いざという時に焦らなくて済みます。
特に、土日祝日も稼働している業種の場合は注意が必要です。もし、土日祝日にトラブルが起こった時に、ベンダー側が土日祝日に休みだと、対応をしてもらうことができません。そのため、自社の業務形態に合わせたサポートをしてくれるかどうかも確認が必要です。
コストが適正であるか
サービスの内容と比較して、コストが適正であるかどうかを確認しましょう。ベンダーによっては、「月額料金は格安だが通話料金が高い」「使える機能が少ない」と感じる可能性があります。そのため、導入費用などの初期コストだけでなく、維持コストも事前にしっかり計算しておく必要があるでしょう。さらに、自社に必要なオプション機能も確認しておき、割高ではないか確認しておくことをおすすめします。
使い勝手がいいか
クラウドPBXは毎日使用するものなので、使い勝手も重要です。特にIT機器に不慣れな方がいる場合、導入後に「使い方が良く分からない」という事態に陥ることもあります。そのため、導入前に導入の意義についてしっかり説明しておき、無料トライアルなどを積極的に利用しましょう。また、不安がある場合は、インターフェースがシンプルで分かりやすいものを選ぶのがおすすめです。
自社に合ったクラウドPBXを選ぶポイント
ここでは、自社に合ったクラウドPBXを導入するためのポイントをご紹介します。
導入目的を明確にする
まずは、「なぜクラウドPBXを導入したいのか」という導入目的を明確にするのがおすすめです。導入目的が明確でないと、自社に必要な機能や数が分かりにくいためです。導入目的をはっきりさせないままクラウドPBXを選んでしまうと、必要な機能が搭載されていなかったり、思ったような効果が上がらなかったりする可能性があるでしょう。そのため、資料請求や無料トライアルなどを行い、自社の導入目的に合ったものを選びましょう。
複数のサービスを比較する
サービスを選ぶ際には、複数社のサービスを比較検討することをおすすめします。機能や料金のバランスが取れているか、自社にとって必要な機能があるか、使いやすいかなどは、複数のサービスを比較してみないと分からないこともあります。
費用を比較する際には、導入費用だけでなく、維持コストも考えて見積もりを取ることが大切です。
無料トライアルを試してみる
多くのクラウドPBXサービスでは、無料トライアルを提供しています。資料だけでは分かりにくい部分も、実際に使ってみることで使用感が分かりやすくなります。具体的な運用方法なども確認できるでしょう。
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クラウドPBXの評判をチェックしてみよう
クラウドPBXは良い評判が多いものの、一部には悪い評判があるのも確かです。しかし、クラウドPBXに関する悪い評判の多くは、使い方や選び方によって解決できるものばかりです。そのため、自社に合ったクラウドPBXを適切に選べば、メリットの方が多くなるでしょう。
業務効率化できるように、自社にぴったりのクラウドPBXを選んでいきましょう。