事務所の電話番号を決めよう！番号を決める際のポイント
起業する際に必要になるのが事務所です。その中に設置する備品や必要なPCなどの機器も導入しなくてはなりません。そして電話番号を決める必要もあります。
今回は事務所の電話番号を決める際のポイントについて解説します。
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事務所の電話番号を決める際のポイント
事務所の電話番号を決める際にポイントがあります。ポイントを押させて電話番号を決めましょう。
語呂が良かったり覚えやすい電話番号を選ぶ
語呂がよく、覚えやすい電話番号というのは、集客力にも繋がります。そのため、電話番号を決める際は、事業に合わせた語呂を組み込むことによって、ターゲットに深く印象付けることができます。何かサービスと親和性が高い数字の語呂が思いついたという方は積極的に組み込むといいでしょう。
ただ、語呂が良い番号の多くはすでに使われているケースがあり、取得はなかなか難しい状況です。なかなか自分では思いつかないとい方のための、良番アドバイスというサービスを展開している企業もあります。良い語呂合わせを設定したいという方は、相談してみることも有効な手段の1つです。
事務所移転の際のことを考えて選ぶ
ほとんどの引っ越しの場合、市区町村もしくは移転によって電話局エリアが変わります。そのため、引っ越した際に電話番号が変わっても差し支えない番号を設定することも大切でしょう。
しかし「クラウドPBX」というサービスを使えば、離れた場所に移転したとしても電話番号を変えることなく使い続けられます。語呂の良い番号を取得したい企業にはぴったりのサービスと言えるでしょう。なお、クラウドPBXサービスの導入時に、従来の電話番号を引き継げるか否かは確認が必要です。導入の際には欠かさず確認しましょう。
クラウドPBXと従来型PBXの違い
従来のPBXとクラウド型のPBXの一番の違いは、主装置のあり方です。クラウド型は本来設置するはずの主装置やPBXをクラウド上に設定することで、物理的な装置と場所を伴わずに、音声データの保存環境や内線環境を構築できます。その結果、事務所を移転する際にも、最初に設定した電話番号を引き継ぐことが可能となります。
従来のPBXはオフィスや事業所に設置する必要があったため、どうしてもメンテナンスにコストがかかってしまったり、移転による再購入などが必要になったりする課題を抱えていました。また、運用面でも設定を変える際には全ての端末に変更を施す必要があり、業務的な手間も多い欠点もありました。
しかし、クラウドPBXではこれらのデメリットは全て解消されています。端末が不要なので工事やメンテナンスの費用もかからず、各種設定の変更も簡易です。
クラウドPBXの仕組みとしては、VoIPと呼ばれる技術を活用することにより、通話音声をパケットに変換します。そして、そのデータを受信者側に送ることで、主装置やPBXと同じ役割を果たしているのです。したがって、世界中どこにいてもネット環境さえ整っていれば、発着信ができます。その上、スマートフォンやパソコンもビジネスフォンと同様の役割を持たせることも可能です。LANケーブルと接続することでITツールと様々な親和性が生まれるので、さらなる効率化も見込めるでしょう。
事務所移転だけじゃない！クラウドPBXを利用するメリット
クラウドPBXが活躍するのは、事務所を移転するときだけではありません。ここからは、今注目されているクラウドPBXを導入するメリットをご紹介します。
コストが低い
ビジネスフォンの導入にあたって、最もネックとされがちなのがコスト面に関することです。新規の設置工事だけでなく、オフィスの規模が大きくなったり、従業員の数が増えたりすると、その都度、増築工事を行わなければなりません。また、設置工事が終わっても半永久的に維持費と増築の手間がついて回るため、頭を抱える経営者の方も少なくありませんでした。
しかし、クラウド型PBXによって購入・工事・メンテナンスの全てが半自動化されたことで、低コストが実現できるようになりました。スマートフォンとPCにインストールするだけで、導入時にかかっていた数十万円の工事費と、社員が増えるたびに発生していた追加購入・工事費用数万円が永久的に必要なくなったのです。
また、メンテナンスを行う際にはアップデートも同時に行われるので、常に最新のシステム環境で利用することが可能です。サービスベンダーによって様々な通信プランを用意している場合もあり、独自の通話料金を採用した電話回線・インターネット回線を、業務に適した形で選ぶこともできます。
導入スピードがはやい
従来のビジネスフォンの設置工事は、主装置・PBXのどちらを運用するにしろ、モジュラーケーブルという電話線で主装置やPBXと接続する工事を行います。この回線工事には専門的知識と技術を持った工事担当者が必要になるため、導入までにどうしても時間がかかってしまいます。
一方クラウドPBXの場合は、機器の設置や設定に複雑な処理は要りません。提供先のサービスにもよりますが、クラウドPBXサービスであれば最短即日～2週間程度で導入が済みます。今すぐに改善が必要な場合はクラウドPBXを選んでおいた方がいいでしょう。
複数の事務所で電話番号を共有できる
クラウドPBXを設置することで、国内外問わず無料で通話が可能になります。中規模の企業や、複数事務所をもつ企業は、事務所増設ごとに電話番号をつくり、手続きとコスト二重苦に辟易してしまうケースも少なくないでしょう。一方で、クラウドPBXを活用すれば内線電話としてどこでも自由に連絡を取り合え、1つの電話番号を複数の事務所で共有することが可能です。
事務所間で内線が利用できる
クラウドPBXは遠方の拠点をはじめ、海外拠点であっても内線通話を繋げることが可能です。また、その際にスマートフォンを登録設定すると、スマートフォンを使って内線に対応することができます。その結果、コミュニケーションを取るのに場所と時間の制約がなくなり、業務効率が格段に向上します。さらに従来型のネックポイントであった、簡単に電話機を増減することができないというデメリットも、同時に解決されています。
さらに海外に事務所を展開すると、1分あたり約70~150円という非常に高額な通話料が発生します。海外の拠点と国内での拠点での通話も内線に切り替えられるため、通話料を大幅にカットすることができます。
事務所外でも会社の電話番号で発着信できる
クラウドPBXの活用で場所による制約を受けることなく、電話業務が進められるようになります。こうした環境が整ったことで、在宅勤務をはじめとした各種テレワークが円滑に進められます。近年は国を挙げて働き方改革が推進されており、多様な生活環境に合わせた自由な働き方の実現が求められてきました。また、昨今は新型コロナウイルスの影響により、急速にテレワークが進みました。コールセンターに代表されるように、電話業務が日常的に行われるような部署では飛沫感染によるリスクも大きく、各企業に早急な対策が求められています。しかし、クラウドPBXを活用して在宅で勤務を行ったり、各人の生活環境に応じた業務環境にしたりすることで、より効率的でエコな仕組みが整うようになっているのです。
保守やメンテナンスの手間が不要
先ほどご説明したとおり、クラウドPBXには大がかりな導入工事は不要です。そのため、従来のビジネスフォンよりも格段に速く導入することが可能です。また、システム上のアップデートやメンテナンスはすべて自動で行われるため、保守点検に人員や時間を割く必要がなくなります。
多数の事務所で導入されているクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ここまでは、クラウドPBXを導入するメリットを解説してきました。クラウドPBXには様々なメリットがありますが、どのサービスを選べば良いか迷っているという方も多いのではないでしょうか。そこでここからは、弊社が提供するクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドとは
ナイセンクラウドは固定電話をクラウドサービス化した、企業向け電話サービスです。社員の携帯電話や遠隔地の事業所などを含む事務所に携わるすべての電話を内線化することで、固定電話番号からの発着信に自由に対応できるようになっています。
また、単に内線通話を実現するだけでなく、普段の電話業務を効率化するための便利な機能も多数搭載されています。では、まずナイセンクラウドの基本的な機能についてご紹介します。
ナイセンクラウドの基本機能
まず、ナイセンクラウドでは東京03・大阪06・北海道011など地域型の電話番号と、050・0120・0800といった非地域型の電話番号を使うことができます。
搭載されている機能としては、紹介しきれないほど沢山ありますが、大きく「業務効率化に役立つ機能」「導入をスムーズに進められる機能」に分かれています。
まず、業務効率化に役立つ機能には、複数端末で一斉に着信ができるようになったり、時間帯別に着信ルール・アナウンス設定ができたりする機能が搭載されています。そのため、取り逃しによる機会損失を生むことなく、作業効率や顧客満足を高められます。特に日中の対応が忙しくなりがちな業種や、営業時間の変更などが起こりやすい業種にはうってつけでしょう。
次に導入をスムーズに進められる機能として、複数の電話番号を一括運用できる機能や古いスマホ・iPodを活用できる機能などがあります。人材が少ない企業や端末購入費の余裕がない方にもおすすめです。
ナイセンクラウドのオプション
基本機能以外にも別途オプションを追加することで、自動音声録画・モニタリング・ウィスパリング・IVRや音声ガイダンス・着信時ポップアップ表示機能などが利用できるようになります。
詳しくは紹介動画やサービスサイトをご覧ください。
ナイセンクラウドの料金プラン
ナイセンクラウドの料金体系はライトプラン・ペアプラン・プロプランの3つで、すべて初期費用は10.000円です。
ライトプランは、個人事業主、もしくは1人で運営している企業向けのプランです。月額の費用は2.000円と最も安価ですが、個人用のため内線機能は利用することができません。そのため、外出や出張の際に追加でオプションを活用する必要があります。
続いて、ペアプランは2人以内で運円している企業に向けられたプランです。月額の費用は5.000円で、内線電話を利用することができます。そのため、社外にいてもオフィスにかかってきた電話をスマートフォンやPCで取り次ぐことが可能です。
最後のプロプランは、5人以上で運営している、もしくは中規模以上の企業向けのプランです。内線機能が利用可能で、月額費用は10.000円です。ちなみに内線は5つまで利用することができ、5内線以上活用する場合は内線1つにつき1.000円加算することで利用可能となります。内線数が多い場合は割引も適用されます。
詳しくは自動見積もりや個別見積もりをご利用ください。
事務所の電話番号を決めるときは将来のことも考えましょう
この記事では事務所の電話番号を決める際のポイントや、クラウドPBXの概要、導入メリットを中心に解説してきました。クラウドPBXはコストを大幅に削減できることに加え、リモートワークにも柔軟に対応できることからも、時代のニーズに沿ったツールだと言えます。今後ビジネスを拡大していきたい方はもちろん、顧客満足度を向上させたい方、業務効率化を実現したい方は、ぜひナイセンクラウドをお試しください。