ビジネスフォンの主装置とは？主装置がなくてもビジネスフォンは利用できるの？
企業のオフィスでは、電話機は「ビジネスフォン」と呼ばれるものを使用するのが一般的です。ビジネスフォンには、ビジネスシーンで効率的に業務を行うための機能が備わっています。ビジネスフォンを利用する際は、専用の電話機と「主装置」と呼ばれる機器が必要です。しかし、最近は在宅勤務の普及などにより、主装置を用いずにビジネスフォンを利用できる方法が注目を集めています。
ここでは、ビジネスフォンと主装置の説明・機能から、主装置を利用せずにビジネスフォンが利用できる「クラウドPBX」についてご紹介します。
ビジネスフォンとは？主装置は何のためにある？
ビジネスフォンとは、複数の外線・内線電話を共有することができる電話機です。オフィスで利用されるビジネスフォンは、あらゆる状況に対応できるようにさまざまな機能を備えています。
ここでは、家庭用電話機との違いとビジネスフォンを利用してできること、ビジネスフォンに不可欠な「主装置」の役割についてご紹介します。
家庭用電話機との違い
家庭用電話機は一般家庭で利用されている電話機で、「モジュラージャック」と呼ばれるコネクターにコードを差し込めば通話を始められます。中には個人事業主などで大規模な電話設備が必要ない場合、家庭用電話機を職場の電話機として利用しているケースもあります。しかし、家庭用電話機は1つの外線しか対応ができないため、外線使用中はその他の受発信ができません。
一方でビジネスフォンの場合は、「主装置」と呼ばれる制御機器を介して外線・内線を共有するため、1つの電話番号に対し複数の電話機による同時着信が可能です。
ビジネスフォンでできること
ビジネスフォンを導入することで、ビジネスにおける電話業務を効率化できます。ここでは、ビジネスフォンでできることとして代表的な機能を3つ紹介します。
◎保留転送機能
保留転送機能は、担当外の部署やスタッフにかかってきた電話を違う電話機に転送する機能です。保留転送機能を使用すれば、担当者ではない人が電話を取ったとしてもすぐに担当者へ取次ぐことができます。
また、わざわざ担当者から折り返したり、電話の相手に担当者への個別の番号にかけ直すよう依頼したりする必要がないため業務生産性が向上します。
◎内線機能
ビジネスフォンは電話機ごとに内線番号を振り分けることができます。内線電話を使用して社内で自身から遠い距離にいる人と通話したり、社員同士のコミュニケーションを図りやすくしたりすることが可能です。なお、内線電話はオフィス内の通話であるため通話料金はかかりません。
その他にも内線機能には、自身の声で相手に呼びかける「音声メッセージ」や、受話器を取らずに内線が繋がる「ハンズフリー」などの業務効率向上における便利な機能が搭載されている場合があります。
◎代表組機能
代表組とは、契約している複数の電話回線でグループを作り、事前に設定した親番号に着信が入った場合に、グループに属している電話機であれば着信に対応できる仕組みです。親番号の電話機が使用中であってもグループ内の電話機が対応できるので、相手側から着信が入った場合に通話中で出ることができない事態を防止することができます。
ビジネスフォンの主装置の役割
ビジネスフォンを利用するには、電話機のほかに主装置が必要不可欠です。
主装置とは、複数の電話機を1つにまとめて外線から内線、内線同士の共有や制御を行う機械です。限定された電話回線でも効率的に運用することで通信コストを削減する役割や、電話帳の番号のデータを記録する役割もあります。
主装置の収容可能回線数は、容量にもよって違いがありますが2回線から最大で300回線を収容することが可能です。
主装置がなくてもビジネスフォンの利用は可能？クラウドPBXとは
ここでは、主装置を利用しなくてもビジネスフォンは利用できるのか、そしてクラウドPBXとは何かについてご紹介します。
主装置がなくても利用可能
従来はビジネスフォンを使用するには主装置を用意しなければなりませんでした。しかし、最近では主装置を設置せずにビジネスフォンを利用する方法が2つあります。
1つが、「主装置内蔵型ビジネスフォン」を活用する方法です。
主装置内蔵型なので従来のビジネスフォンとは違い、主装置を設置する必要がなく、機器代金・工事費の削減ができます。主装置内蔵型ビジネスフォンは、小規模の会社や個人事業主を対象として作られているビジネスフォンなので、接続できる台数は1台～4台ほどです。
ただし、主装置内蔵型は、従来の設置型よりも機能が制限されている場合があり、機種が同じであっても設置型・内蔵型で機能が異なる場合もあります。
もう1つが、「クラウドPBX」を活用する方法です。
クラウドPBXも主装置内蔵型と同様に主装置を設置する必要がなく、サーバー上で主装置の基本機能を利用できます。なお、クラウドPBXを利用するにはインターネット環境が整っていることと、クラウドPBX対応機器が揃っていることが条件になります。
クラウドPBXについては次で詳しく説明します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXでは、ビジネスフォンの機器をネット回線で接続することで、外線・内線機能や転送機能などを利用できます。
従来のビジネスフォンでは、機能を追加するためにはユニットという機器を新たに購入して設置する必要がありました。また、機能についても主装置自体に何が備わっているかが把握しづらいという問題もありました。
しかし、クラウドPBXは、主装置がサーバー上にあるためユニットの新たな設置や追加が必要ありません。また、管理画面のメニュー一覧でどのような機能が備わっているかが確認できるため、会社にとって必要な機能を把握し、適宜機能を追加しやすいというメリットもあります。
クラウドPBXの初期費用は、サービスによって金額が異なり、10,000円～50,000円が相場です。大規模な会社や充実な機能を求める場合には、100,000円を超えるケースもあります。また、月額料金はサービス内容や使用回線数によって違いますが、5,000円～50,000円が相場です。
クラウドPBXを導入する審査条件
クラウドPBXを導入するには、審査条件を満たさなければいけません。審査を行う背景には、クラウドPBXを利用した詐欺電話が増加しているという理由があるためです。
クラウドPBXの審査は、1日～2日ほどで終わります。審査内容は、導入する通信事業主によって異なりますが、基本的には「数年以内の自己破産経歴の有無」「借金の未払いがないか」「申し込んだ個人事業主または法人が実在するかどうか」の3つが審査対象です。
また、個人事業主と法人では、必要書類が異なります。個人事業主は、運転免許証やパスポートなどの身分証明書が必要です。法人の場合は、現在から3か月前までの「履歴事項全部証明書」と、法人の代表者か責任者の身分証明書が必要です。
その他には、サービスによっては個人・法人ともに、取引銀行の取引履歴などを証明する「バンクリファレンス」または取引銀行の推薦状が必要になるケースがあります。
主装置いらずのクラウドPBXのメリット
主装置を設置しないクラウドPBXは、社員の外出が多い企業や、在宅勤務を推進している企業に有益なツールです。ここでは、クラウドPBXのメリットを3つご紹介します。
電話増設が簡単
従来の主装置の場合、従業員の増加に伴う電話の増設や機能の追加を行いたい場合、業者に依頼する必要があります。また、業者に即日で対応してもらえない可能性もあるため、すぐに電話増設や機能の追加が行えない可能性もあります。
しかし、クラウドPBXは管理画面から必要事項を設定すれば、回線の増減設定を自身で行うことが可能です。電話増設や機能の追加がネット上ですべて完結するため、業者に依頼する手間がかかりません。
オフィス移転も簡単
オフィスを移転する際は、電話番号も変わるのが一般的です。電話番号が変わってしまうと、取引先や顧客にオフィス移転とともに電話番号を変更したことを知らせる必要があるうえ、顧客が番号変更に対応できず問合せがもらえなくなるといったリスクもあります。
しかし、クラウドPBXは、電話番号をサーバー上に紐づけているので、オフィス移転を行っても電話番号が変わることはありません。
ただし、一部のクラウドPBXは、契約の際に現在使っている番号をそのまま利用できないケースもありますので事前に確認しておきましょう。
内線が社外でも利用できる
従来の主装置を導入している場合では、外出している社員や在宅勤務を行っている社員と、オフィス勤務の社員が電話でコミュニケーションを取るとには外線を利用する必要があるあめ、その都度通話料がかかってしまいます。また、海外出張中の社員と電話をすると通話料が高額になってしまうため、リアルタイムでの音声によるやり取りを諦めている企業もありでしょう。
一方、クラウドPBXの場合は、主装置がネット上にあるため、ネットに繋がる環境であれば社外にいる人とも内線を利用して通話が可能です。内線通話のため電話代が発生しません。
外線を社外にいる社員へ転送できる
担当者が社内に不在の場合は担当者からの折返し対応を行うのが一般的でしょう。しかし、クラウドPBXであれば外出などで担当者が不在の場合でも、スマホへそのまま外線を転送できます。
個人のスマホを社用スマホとして兼用している場合、折返し対応を行っていると通話料の清算に手間がかかるという課題がありました。クラウドPBXは外線も転送できるので、通話料は個人のスマホにかかるのではなく、クラウドPBXを管理している企業側にかかります。そのため、通信費を一元管理しやすいというメリットもあります。
主装置なしにビジネスフォンを利用するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、弊社が提供するクラウドPBXサービスです。
2012年にサービスを開始したナイセンクラウドでは、楽天やKDDI、NTTの全国局番などの電話事業会社に対応し全国の局番が利用できます。利用できる端末は、IP電話機・スマホ・パソコンの3種類と、さまざまなビジネスシーンで活用がしやすく、電話業務メインの企業でも柔軟な勤務体制に対応可能です。
ナイセンクラウドは内線が無料なので、全国各地の拠点間や海外への通話が気軽に行えます。
また、外出中にスマホで折返しするときは、スマホの電話番号が先方に通知されてしまいますが、ナイセンクラウドは「03」や「0120」といった会社で使用している番号で発信することができるので、着信相手に不信感を抱かれる心配がありません。さらに、通話履歴や通話時間をWeb上で確認できるため、対応できなかった電話へのかけ直しが容易となり、業務の見える化にも貢献できます。
外線通話は世界中どこでも固定電話宛であれば3分8円～と非常にリーズナブルです。また、通常の外線転送サービスを利用することなく外線と社外の社員のスマホを繋ぐことができるため、転送の際の通話料が掛からない分お得です。
また、外線からの着信は、通常のビジネスフォンと同じようにあらかじめ設定した端末に一斉に着信します。窓口別に着信先を分けるといった柔軟な対応も可能なので、在宅・外出中問わずスムーズな電話対応が可能です。
その他にも、曜日や時間帯ごとに着信ルールやアナウンスを設定でき、特定の番号を決められた内線に繋ぐといった設定も可能なため、より効率的な電話業務を実現します。
初期費用は10,000円からで、月額費用は1内線は2,000円、2内線は5,000円、5内線以上は10,000円～と非常にリーズナブル。設置や設定変更に工事が不要なので、申し込みから約10日前後で開通します。
▼1分でわかるナイセンクラウド
主装置を使わずともビジネスフォンを導入できる「ナイセンクラウド」、ぜひご検討いただけますと幸いです。
これからのビジネスフォンは主装置いらず！
今後も働き方改革によって在宅勤務などの柔軟な勤務形態は普及していくと予想されるため、社員がストレスなく業務を行える環境を整えることは企業の大きな課題です。
ビジネスフォンの導入を検討している方や複数拠点での運用を検討している方、すでにビジネスフォンを利用している方は、ぜひクラウドPBX「ナイセンクラウド」の導入をご検討ください。