業務用の固定電話機はどのくらい使える？買い替えのタイミングを解説
業務用の固定電話は、たいていの会社で毎日使用しているでしょう。顧客からの問い合わせの電話を受けるときや、逆にこちらから連絡をするときなど、活躍の場面は多いです。出先にいる社員と連絡を取るときや、他部署の人と内線通話をすることなどもあるでしょう。
そして、業務用の固定電話を長く使っていれば、調子が悪くなることもあります。そのようなときには、寿命が近いのかもしれません。使用中に故障してしまうと、大事な連絡が取れなくなることもあるため、寿命を迎える前に買い替えが必要です。
本記事では、業務用の固定電話の寿命や買い替えなどについて解説していきます。
業務用の固定電話機（ビジネスフォン）の耐用年数
業務で使用する道具には、耐用年数というのが定められています。耐用年数は資産価値などを考える上で基準とされるものであるため、業務で使用する道具の寿命を考える上で、目安にされることが多いです。
税法上の耐用年数は6年
業務用の固定電話はビジネスフォンと呼ばれており、税法上の耐用年数は6年と定められています。新品で購入したビジネスフォンは、6年間にわたって減価償却という経理処理が行われ、帳簿上の価値が減っていく仕組みです。そして、6年経過すれば価値が全てなくなったものとして扱われます。
そのため、現在オフィスで使用している固定電話を購入してから既に6年以上経過しているなら、寿命が近いかもしれません。ボタンを押しても反応しないときがあったり、音が聞こえづらくなったりなどの不具合が出ていることもあるでしょう。耐用年数を過ぎていると、どうしても不具合が発生しやすくなってしまいます。いつ故障して使えなくなってもおかしくはありません。
耐用年数はあくまで目安
耐用年数は同じ種類の道具に関しては、メーカーや機種などは無関係に一律同じ年数に定められています。しかし、同じ種類の道具でも、長持ちするものと、比較的短期間で壊れてしまうものがあるでしょう。固定電話に関しても、耐久性が良くないものだと2、3年程度で壊れるかもしれません。逆に不具合が出ることなく10年以上使い続けられるものもあります。
また、会社によって固定電話の使用状況もさまざまです。コールセンターのようにひっきりなしに電話がかかってくるところもあれば、1日に数回程度しか使わないところもあるでしょう。酷使するような使い方だとそれだけ寿命も短くなりやすく、負担の小さい使い方なら長持ちしやすいです。
そのため、耐用年数はあくまで目安と捉えておきましょう。
耐用年数を過ぎると修理が難しくなる
固定電話が故障したら、買い替えではなく修理して使い続けることはできないかどうか考える人もいるでしょう。購入してからまだあまり年数が経っていないければ、メーカー側でも修理に対応しています。そのため、買い替えではなく修理も選択肢の1つです。
しかし、メーカー側で新機種が発売されると、古い機種は製造が打ち切られてしまいます。そうなると、メーカー側で古い機種に使われている部品の在庫を保有することもなくなるでしょう。そのため、耐用年数を過ぎているくらいだと、修理への対応が難しくなる可能性が高いです。
耐用年数以外の買い替え目安
耐用年数以外でも、次のようなことが起こったときには、固定電話の買い替えを検討するのがいいでしょう。
不具合が出るようになったとき
まだ耐用年数が到来していない固定電話でも、音声が聞こえにくくなるなどの不具合が発生することがあるでしょう。コールセンターのような固定電話の使用頻度が高いところだと、あまり長く使っていない固定電話でも不具合が出やすいです。
そのようなときには、だましだまし使えるような状態でも、買い替えを検討するようにしましょう。不便でも使えるということで、そのまま使い続けると、突然全くつながらなくなる可能性もあります。
ただ、修理して使い続けるか買い替えるかは判断が難しいところです。修理をすればその後さらに4、5年程度使えるようになるでしょう。現在の固定電話をそれほど長く使う予定がないなら、修理ではなく買い替えの方がいいかもしれません。
機能面で不便に感じるようになったとき
固定電話を製造しているメーカーでは、2〜3年くらいのサイクルで、新しい機種を発売しています。そして、新しい機種の固定電話には、これまでの機種にはなかった機能が付いていることも多いです。そのため、古い機種の固定電話をずっと使い続けていると、不具合などはなくても、機能面で不便に感じることがあるかもしれません。特に10年以上前の機種と最新機種を比べてみれば、機能面でかなり差があるでしょう。
そのような機能面での不便さを感じたときにも、買い替えの時期だと言えます。機能の充実した新しい機種に買い替えることで、業務効率も上がるでしょう。社員のモチベーションアップにもつながります。
仕事上の大きな節目を迎えたとき
企業が順調に業績を伸ばして成長すると、業務量が増えます。社員を新たに採用して人員を増やせば、これまでのオフィスが手狭になることもあるでしょう。そのため、広いオフィスに移転することもあります。事業規模が拡大すると、遠方の地域での仕事も多くなるため、支店や営業所などを新設することもあるかもしれません。
オフィス移転や拠点の新設は企業にとって大きな節目になります。オフィスで使用する備品なども買い替えることが多いでしょう。固定電話を買い替えるのにもちょうどいいタイミングと言えます。これまでは比較的安価な機種の固定電話を使っていたなら、少しグレードの高いものに買い替えるのもいいでしょう。
ビジネスフォンの交換方法
オフィスで使用する固定電話を買い替えるなら、現在使用している古い固定電話を撤去しなければなりません。その上で、新しい固定電話を取り付ける必要があります。その交換作業を行う方法は、大きく分けて次の2つです。
業者に依頼する
固定電話を購入する際に、購入先の業者では設置作業も引き受けてくれるところが多いです。買い替えということであれば、古い固定電話を取り外す作業も行ってくれます。そのため、業者に依頼するのがもっとも楽に済むでしょう。
ただし、固定電話の購入代金とは別に設置・交換費用などがかかることもあります。
また、業者によっては、設置・交換作業は行っておらず販売のみを行っているところもあるでしょう。その場合には、設置作業を行ってくれる業者を別に探さなければなりません。
設置・交換作業を業者に依頼したいのであれば、設置・交換作業に対応している業者から購入するのが望ましいでしょう。
社内で行う
固定電話をただ古いものから新しいものに交換するだけの作業なら、それほど難しくはありません。配線などの知識がない一般の人でも無理なくできるため、社内でも設置・交換作業を行えます。
まず、固定電話の場合には電話線が差し込まれているため、古い固定電話から電話線を取り外しましょう。そして、新しい固定電話に電話線を差し込むという手順です。
これだけで、新しい固定電話を使えるようになります。設置・交換作業を済ませたら、携帯電話などで実際に会社の電話番号にかけてみましょう。着信音が鳴ればつながることが確認できます。
ただし、機能などについては別途で設定が必要です。
固定電話を買い替えるならクラウドPBXを導入しよう
固定電話を買い替えるなら、これを機にクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがしょうか。クラウドPBXはサーバー上でPBXを構築し、そこにインターネットで電話機を接続する仕組みのサービスです。
端末の交換・増減が簡単
クラウドPBXでは、オフィス内に物理的な装置を設置することはありません。サーバー上にあるPBXと電話機をインターネットで接続する仕組みです。そのため、端末がインターネットにつながってさえいれば、交換も増減も簡単にできます。
固定電話の場合には、主にIP電話機を使用することが多いです。IP電話機にはLANポートが付いており、そこにLANケーブルを差し込んで簡単な設定を済ませるだけでPBXに接続できます。
パソコンやスマートフォン、タブレット端末なども電話機として使用可能です。もちろん、接続に使用する回線はモバイル回線などでも問題ありません。そのため、会社にかかってきた電話に出先でスマートフォンを使って出ることもできます。
離れた場所で内線通話を利用できる
クラウドPBXに登録・接続した端末は、オフィスに設置している固定電話と同じ扱いになります。会社にかかってきた電話に出たり、会社の電話番号で発信したりできるのはもちろんのこと内線通話も可能です。
スマートフォンをクラウドPBXに登録していれば、営業で出先にいる社員やテレワーク中の社員も内線通話を利用できます。
また、支店や営業所など離れた拠点に設置している固定電話もクラウドPBXで利用可能です。そうすれば、支店や営業所との内線通話もできます。
安価なコストで導入・運用できる
クラウドPBXは、物理的な装置が必要ないため、導入コストも安いのが特徴です。初期費用は1万円程度で、月額料金は数千円程度です。通話料金も、多くの場合で通常の固定電話よりも安く済みます。
端末はIP電話機を新規で購入する場合でも1台で数千円程度です。パソコンやスマートフォンなどを使う分に関しては、新たに費用はかかりません。
導入費用も運用費用もかなり安く済みます。
固定電話からの乗り換えに最適なクラウドPBXはナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
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クラウドPBXなら業務効率アップも期待できる
固定電話は耐用年数の6年が買い替えの1つの目安になります。また、不具合が出るようになったり、機能的に不便に感じるようになったりするときも買い替えの良いタイミングです。
そして、固定電話の買い替えが必要なら、クラウドPBXへ移行するちょうど良いタイミングでもあります。クラウドPBXなら、初期費用も運用費用も安く、支店や出先など離れた場所でも内線通話が可能です。端末は通常のIP電話機からパソコンやスマートフォン、タブレット端末まで使用できて、交換や増減も簡単にできます。
非常に便利なため、業務効率アップも期待できるでしょう。固定電話を買い替えるなら、クラウドPBXの導入も併せて検討してみてください。