クラウドPBXならBYODが可能！導入のメリット・注意点とは？
近年、働き方の多様化やコスト削減の観点から、企業における「BYOD（Bring Your Own Device）」の導入が注目されています。BYODとは、社員が所有するスマートフォンやタブレットなどの端末を業務利用することを指します。
このBYODをさらに一歩進めたのが、クラウドPBXとの組み合わせです。クラウドPBXは、電話回線をクラウド上で管理するサービスであり、従来のPBX装置とは異なり、場所を選ばずに電話利用が可能になります。つまり、社員自身が所有する端末にクラウドPBXアプリをインストールすることで、会社代表番号での通話や内線通話、外線着信転送などが可能になるのです。
本記事では、クラウドPBXによるBYOD導入のメリットと注意点について詳しく解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、従来のオフィスに設置していたPBX（主装置）をクラウド上に置き、インターネット回線を介して電話機能を利用するサービスです。PBXは、社内外の通話を制御する装置で、従来は電話回線と連動していました。クラウドPBXの主な特徴は以下の通りです。
・場所を選ばない
インターネット接続があれば、どこでも電話機やスマートフォン、パソコンを使って会社宛の電話を発着信できます。オフィス勤務だけでなく、リモートワーク、出張、移動中など、さまざまな場所で柔軟に業務を進められるようになります。
・コスト削減
従来のPBX装置の購入や保守費用、電話回線の基本料金などが不要になり、ランニングコストを大幅に削減できます。また、利用状況に合わせて柔軟にスケールアップ・スケールダウンできるため、無駄なコストを抑えることができます。
・機能拡張性
クラウドPBXは、常に最新の機能が提供されるため、追加費用なしで内線転送、録音・再生、自動音声応答（IVR）などの機能を利用できます。また、CRMやチャットツールなど、他のクラウドサービスとの連携も可能です。
・セキュリティ強化
クラウドPBXは、データセンターの高度なセキュリティ対策によって守られています。社内にPBX装置を設置するよりも、情報漏洩などのリスクを低減できます。
BYODとは
BYOD（Bring Your Own Device）とは、企業や組織が従業員に対して、個人所有のデバイス（スマートフォン、タブレット、ノートパソコンなど）を仕事で使用することを許可する方針を指します。BYODは、柔軟な働き方やコスト削減、従業員の満足度向上を目的として導入されることが多いです。BYODを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。
・コスト削減
企業は、社用端末の購入や配布、保守管理などの費用を削減できます。
・働き方改革
従業員は、場所や時間に縛られずに仕事をすることができるため、リモートワークやテレワーク、フレックスタイム制などの導入が容易になります。
・業務効率化
スマートフォンやタブレットなどの端末は、ノートパソコンよりも持ち運びが容易で、場所を選ばずに利用できます。また、各種アプリを活用することで、業務効率を向上させられます。
・従業員満足度の向上
従業員が自分の使いやすい端末を業務に利用できることで、仕事へのモチベーション向上や従業員満足度の向上につながるでしょう。
・迅速な導入
BYODは、社用端末を配布するよりも迅速に導入することができます。
社用スマホを配布する場合との比較
BYODと社用スマホ配布は、それぞれ異なるメリットとデメリットがあります。以下では、それぞれの方式を比較検討し、最適な選択を行うためのポイントを一覧表で解説します。
| 項目 | BYOD（Bring Your Own Device） | 社用スマホ配布 |
| 初期コスト | 低い：企業がデバイスを購入する必要がない | 高い：企業がデバイスを購入・配布する必要がある |
| 運用コスト | 低い：デバイスのメンテナンス・更新費用がかからない | 高い：メンテナンス・更新費用が発生 |
| 従業員の満足度 | 高い：使い慣れたデバイスを使用可能 | 中程度：新しいデバイスに慣れる必要がある |
| セキュリティ | 低い：セキュリティリスクが高く管理が難しい | 高い：企業がセキュリティ設定を完全に管理可能 |
| デバイス管理 | 複雑：多様なデバイスとOSの管理が必要 | 簡単：統一されたデバイスの管理が可能 |
| サポート体制 | 複雑：多様なデバイスに対するサポートが必要 | 簡単：特定のデバイスに対するサポートが可能 |
| 生産性 | 高い：従業員が使い慣れたデバイスで効率的に作業可能 | 中程度：新しいデバイスに慣れる時間が必要 |
| データ管理 | 難しい：個人デバイスで企業データの管理が困難 | 簡単：企業がデバイスとデータを一元管理可能 |
| リモートワーク | 容易：従業員がどこからでも自分のデバイスで作業可能 | 容易：企業が配布するデバイスを使用 |
| コンプライアンス | 難しい：多様なデバイスで規制遵守が難しい | 簡単：統一されたデバイスで規制遵守が容易 |
| プライバシー | 高い：個人デバイスのためプライバシー保護が容易 | 中程度：企業デバイスでプライバシーが限定される |
企業は、自社のニーズと状況に応じてBYODと社用スマホ配布のどちらを採用するかを検討する必要があります。BYODは初期コストや運用コストを抑えられる一方で、セキュリティやデバイス管理の課題があります。社用スマホ配布はセキュリティや管理面で優れている反面、コストが高くなる傾向があります。
クラウドPBXをBYODで利用するメリット
ここでは、クラウドPBXを私用スマホに導入するメリットを紹介します。
企業側のメリット
・導入コストの大幅削減
従来のPBX導入には、高額なハードウェアやソフトウェアの購入費用、設置・設定費用、保守管理費用などが発生していました。一方、クラウドPBXは初期費用が不要で、月額利用料のみで利用できます。さらに、BYODでは従業員が所有する端末をそのまま利用するため、端末購入費用もかかりません。
・柔軟な働き方の実現と生産性向上
クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば、どこでも電話を利用できます。オフィス勤務だけでなく、リモートワーク、テレワーク、モバイルワークなど、場所や時間に縛られない働き方を可能にします。
BYODと組み合わせることで、従業員は社内外問わず、時間や場所に縛られずに仕事を進めることができるようになります。これにより、業務効率の向上や、ワークライフバランスの改善につながります。
社員側のメリット
・使い慣れた端末で仕事ができる
BYODでは、従業員が普段使い慣れたスマートフォンやタブレット端末をそのまま業務利用できます。新しい端末に慣れる必要がなく、ストレスを感じることなくスムーズに仕事を始められます。また、私用と業務用の端末を分ける必要がなく、端末を持ち運びする手間も省けるでしょう。
・2台持ちしなくて良い
BYODでは、私用と業務用の端末を分ける必要がないため、2台持ちする必要がありません。1台で済むため、荷物も減り、端末管理の手間も省けます。
・自分の電話番号を使わなくて良い
クラウドPBXでは、専用の電話番号が付与されるため、自分の電話番号を業務に使用する必要はありません。私用の電話番号と業務用の電話番号を分けることで、プライベートな時間を守れます。
クラウドPBXをBYODで利用するデメリット・注意点
ここでは、クラウドPBXをBYODで利用するメリットや注意点を紹介します。
企業側のデメリット
・紛失・盗難による情報漏洩リスク
BYODでは、従業員が所有する端末を業務利用するため、紛失や盗難時に情報漏洩のリスクが従来よりも高くなります。特に、顧客情報や機密情報などを端末に保存している場合、被害は甚大となるでしょう。
・セキュリティ対策の運用・管理負荷
BYODでは、社用端末と異なり、端末の種類やOS、バージョンがバラバラになる可能性があります。そのため、セキュリティ対策の運用や管理が複雑化し、負荷が増大する場合もあるでしょう。
社員側のデメリット
・仕事とプライベートの切り替えが難しい
BYODでは、私用と業務用の端末を分ける必要がないため、仕事とプライベートの切り替えが難しくなる場合があります。常に仕事に追われるような状況になり、心身のストレスにつながる可能性があるでしょう。
・通信費用の精算が面倒
BYODでは、仕事とプライベートで利用する通信量を分ける必要があり、通信費用の精算が面倒になる場合があります。特に、私用と業務用の端末を分けている場合、どちらの端末で利用した通信量がどれくらいなのかを把握することが難しくなります。
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ナイセンクラウド導入のメリット
1.低コストで導入・運用できる
- 初期費用1万円～
- 月額2,000円～
- リース不要で初期投資を抑えられる
- 工事不要でスピーディーに導入できる
- ランニングコストも従来のPBXと比べて削減できる
2.場所や時間に縛られない柔軟な働き方ができる
- どこでも03や06、0120局番で発着信
- パソコン、スマホ、タブレットで利用可能
- テレワーク、リモートワーク、モバイルワークにも対応
3.使いやすいシンプルな操作画面
- 電話帳や通話履歴がクラウド上で管理
- 転送設定や外線着信設定も簡単
- スマホアプリでどこでも操作可能
- パソコンに詳しくない方でも使いやすい
まとめ
クラウドPBXとBYODは、企業と従業員双方にメリットをもたらす一方で、従来のPBX環境とは異なる課題や注意点も存在します。導入を検討している企業は、これらのメリットとデメリットを理解した上で、自社のニーズや働き方に合ったソリューションを選ぶことが重要です。
ナイセンクラウドは、低コストで導入・運用できる、場所や時間に縛られない柔軟な働き方ができる、使いやすいシンプルな操作画面、安心・安全なセキュリティ対策、充実したサポート体制など、多くのメリットを備えたクラウドPBXサービスです。企業の皆様の、電話環境の改善、働き方改革、コスト削減に役立つでしょう。ぜひ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。