クラウドPBXのコストはどのくらい？コストを抑えるには？
企業の電話運用として一般的に導入されている「ビジネスフォン」の機能性はそのままに、ビジネスフォンの限界やデメリットを解消してくれる画期的な電話システムとして近年話題を呼んでいる「クラウドPBX」をご存知でしょうか。
クラウドPBXはただ便利なだけにとどまらず、ビジネスフォンよりも大幅に安いコストで導入できることでも話題ですが、導入や運用に際してどのような費用がどのくらい掛かるのかをご存じない方も多いでしょう。
そこで今回は、クラウドPBXを導入・運用するにあたってどういった費用がかかるのかを具体的に解説していきます。また、クラウドPBXでできる限りコストを抑えるためのポイントも含めて解説していきますので、クラウドPBXの導入を検討していらっしゃる企業様はぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXのコスト内訳
クラウドPBXはビジネスフォンの便利な機能を、拠点内外を問わずどこでも使えるという大きなメリットでも知られていますが、導入・運用の際の費用面が非常に低コストであることもよく知られています。それでは、クラウドPBXの導入と運用にあたっては、どのような費用がどのくらいかかるのでしょうか。
ここでは、クラウドPBXを導入・運用する際にかかる費用の種類について解説します。
初期費用
まずは、クラウドPBXを導入する際にかかる「初期費用」が挙げられます。
クラウドPBXの「初期費用」は、基本的にはベンダー側から「初期費用」という名目で請求される費用のみで、ビジネスフォンのように色々な費用が重なっていくものではなく、コミコミで数万円というように一括で請求される場合が多いです。初期費用はどういったところにかかる費用なのかというと、「サーバーへの登録」や「主装置の設定」「回線の手配・接続」といったように、クラウドPBXの運用の要となる主装置や、サーバーの設定などの「クラウドPBXの環境構築」に対してかかるものです。
社内に主装置を設置しなければならないビジネスフォンと違い、クラウドPBX運用に必要な主装置や回線・サーバー等の手配や管理はベンダーがすべてやってくれるので、初期費用はその代行費用のようなものと考えていいでしょう。
また、当然ではありますが通話用デバイスは自身で用意する必要があります。クラウドPBX運用で一般的なのはスマートフォンですが、その他にもデスクトップPC・ノートPC・タブレット端末など色々な端末に対応しています。これらはクラウドPBX以外でも仕事で使えるデバイスばかりなので、既に社用デバイスとして配布している場合がほとんどかもしれません。
月額基本料金
クラウドPBXの利用料金は月額で請求がくるのが一般的となっていますが、ほぼすべてのベンダーが月々に変動する通話料などの実際の利用料のほかに、「月額基本料金」を設定しています。毎月上乗せされる月額基本料金は基本的には一定額ですが、電話番号の数（登録回線の数）や利用デバイス・ユーザーの数（ID数）に応じて金額が上下するので、回線の数が変化すれば当然変動します。
通話料
仕事で頻繁に電話をするなら、月額料金の中で最も高くつくのが通話料になるでしょう。クラウドPBXには通話料定額プランは基本的にはなく、通話料金が従量制で一定の利用時間ごとに積算されていくシステムなので、使えば使うほど料金が高くなっていきます。また、加算される通話料は、固定電話・携帯電話・フリーダイヤルを利用する場合などで料金が細かく変動します。
オプション料金
クラウドPBXは大手キャリア等の携帯電話契約と同じように、特定の機能を使う上で追加料金が加算される「オプション料金」が設定されています。別途オプション料金が必要になる機能を「オプション機能」といい、その機能に応じた「オプション料金」が毎月一定の金額で請求されます。オプション料金は使う機能ごとに違う額が設定されていますが、契約したオプションの内容や数が変わらなければ、毎月請求される金額が変動することはありません。
クラウドPBXでカットできるコスト例
クラウドPBXは、ただ料金が安いというだけでなく、よりスマートな運用スタイルとなっていることで、特に従来のビジネスフォンと比べた時に大幅にカットできるコストが多いことも大きな魅力です。ただでさえ安いのに、クラウドPBXならではの条件の違いなどもあって、ビジネスフォンでは別途加算されるコストを大きくそぎ落とせるというのですから、クラウドPBXの運用はかなり経済的といえます。
ここでは、クラウドPBXを導入することでどういった費用がカットできるのか、その代表的な例を紹介していきます。
工事費用
クラウドPBXでは、「工事費用」が一切かかりません。当然ながら、オフィスのインターネット回線環境から構築するといった場合には別途プロバイダとの契約において工事費用が加算されますが、すでにインターネット環境が整っている場合には、クラウドPBXの導入に際して一切の工事費が不要です。
従来のビジネスフォンの場合では、電話機と回線を一元管理する主装置、および、それに対応した固定電話機の購入費用が必要であるばかりか、設置工事・電話回線の配線工事に対してもコストを払う必要がありました。こうした導入費用だけでも、ビジネスフォンでは安くても数十万、高くて数百万に及ぶ高額な費用がかかります。またそれに加えて定期的なメンテナンスや修理を含む保守管理費用もかさんでいました。
対してクラウドPBXは、主装置の物理的な設置がそもそも不要ですから、こうした費用は一切不要です。正確には月額基本料などに上乗せされて請求はされていますが、全ユーザーで分け合う形となり、少なくとも特定のユーザーに対して高額な費用が極端に請求されることはありません。
端末費用
先ほども少し触れましたが、クラウドPBXには主装置の設置は不要ですが、当然ながら通話に使う端末だけは自分で用意する必要があります。たとえば携帯電話やスマートフォン・タブレット・デスクトップPC・ノートPCなどがもし仮に手元にない場合は、別途その購入費が必要になるということです。
しかし、こうした端末はクラウドPBXを導入しなくても仕事で使うものですから、一般的な会社では社用のデスクトップPCやノートPCがすでに設置・配布されているでしょうし、社用スマホやタブレットも支給しているという会社も増えてきているはずです。クラウドPBXは上述のように電話機だけでなくパソコンやタブレットでも通話ができるなど対応デバイスが幅広いことが特徴で、そうしたデバイスが会社内にあればクラウドPBXの通話にも使えるので、既にある資源を転用すれば端末購入費用が新たにかかることはありません。
通話料
クラウドPBXは先述の通り通話料が従量課金ですから、何も考えずに使えば非常に高額な通話料がかかるイメージがあります。しかし、クラウドPBXは電話回線ではなくインターネット回線を使ったいわゆる「IP電話」と同じ仕組みですから、電話回線での通話に比べるとそもそもの通話料が大幅に安いものです。
また、クラウドPBXでは、離れた拠点との間でも内線通話ができますし、海外対応しているベンダーと契約すれば海外拠点とも内線通話で連絡できるので、そうした時に本来使っていた外線や国際電話などを使う必要がなく、無料ないし市内料金で大幅に安く通話ができ、通話料も工夫次第で大幅にコストカットができます。
クラウドPBXでよりコストを抑えるためのポイントは？
以上、クラウドPBXの初期費用やコストを一通り解説しましたが、クラウドPBXには複数のベンダーが存在し、ベンダーによってかかる費用は大きく異なります。コストの中でも初期費用に関しては業界内で価格競争が進んだことによってある程度安い金額に落ち着きつつありますが（1万円～数万円程度）、それでもベンダーによって利用状況と比較した際のコストパフォーマンスの高さも変わってくるので、自社にとって最もコストパフォーマンスの高いベンダーを選ぶことでもっと実質的コストを落とすことができます。
ここでは、クラウドPBXをより安く導入・運用していくために意識するべきポイントを4つ挙げて解説していきます。
内線を積極的に活用しよう
クラウドPBXは非常に便利で画期的な電話システムですが、その中でも大きなメリットとして「社外でも内線が使える」ということがあります。内線を場所に関係なく運用できることは利便性の高さにも直結しますが、内線通話がどこでもできるということはつまり、無料通話がより柔軟に行えるという事でもあります。従来のビジネスフォンと同じように内線通話は無料ですから、可能な限り内線通話を行うことで通話料を大幅に節約可能です。
自社内の社員は勿論、これまで外線でしか連絡が取れなかった別拠点も、自社と同一の会社であれば頻繁に連絡をとって連携していかないといけませんから、どうせなら内線を構築してしまいましょう。
海外でも利用できるクラウドPBXを選ぼう
企業の規模が大きくなれば、生産拠点を海外に移したり、海外進出を試みることもあるでしょう。特に国内市場の頭打ちが目に見えており多くの企業がグローバル展開を前提として経済活動を始める傾向にあるこれからの時代には、商品にもよりますが海外進出は世界的な市場に打って出るために非常に重要になってくるはずです。
そうした海外進出をすでに果たしている企業にとって国際電話を利用しなければならない海外拠点との通話料はなかなか頭の痛いコストではないでしょうか。そこで海外でも利用できるクラウドPBXを導入することで、そうしたコストを極限まで減らせます。場所を問わずに内線を利用できるクラウドPBXですが、海外でも利用できるベンダーを選ぶことで海外拠点とも内線ネットワークが構築できます。こうすることで同じオフィス内にいるかのような気軽さで海外拠点とも迅速かつ気軽に連携が取れるでしょう。
様々な端末で利用できるクラウドPBXを選ぼう
ビジネスフォンが固定電話機しか利用できなかったのに対して、クラウドPBXの多くは、携帯電話やスマートフォンをはじめ、PC・タブレット端末といった様々な端末で利用できます。特にコストパフォーマンスが高いのは、マイクを接続しなくとも通話ができ、IP電話用のソフトウェアアプリケーションをインストールできるスマートフォンやタブレット端末といったマイク内蔵型デバイスですが、インターネット回線さえつなげればPCでもヘッドセットマイクを接続することでクラウドPBX用の通話デバイスとして使えます。
PCでないとデータベースの管理が難しいコールセンターシステムとの連携にあたってはPCのほうが適していることもあり、スマホ以外にも利用条件に適した色々なデバイスを使い分けることができるクラウドPBXを選ぶことで、最終的なコストパフォーマンスは上がります。ベンダーによっては特定のソフトフォンのインストールが必須であったり対応OSや回線面での条件から使用できる端末が限られる場合もあるので注意が必要です。
フリーダイヤルに対応したクラウドPBXを選ぼう
企業によっては顧客の問い合わせ窓口としてフリーダイヤルを契約しているケースも少なくないでしょう。フリーダイヤルには0120や0800といった番号がありますが、そうした番号に対応したクラウドPBXを選ぶことで、クラウドPBXとフリーダイヤルを掛け合わせて利用することが可能です。クラウドPBXを利用することで自社負担となるフリーダイヤルの通話料も、従来の固定電話で利用するよりも大きく節約できます。
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クラウドPBXを導入してコスト削減を！
クラウドPBXの導入・運用に必要な費用にはどういったものがあるのかを紹介しながら、クラウドPBXを導入する際によりコストを下げるにあたってどのようなポイントを意識するべきかといったことについて解説しました。
クラウドPBXをより安く運用していくにあたって色々なことを考えて工夫しなければならないことがわかっていただけましたでしょうか。しかし、クラウドPBXは従来のビジネスフォンに比べて使い方や運用の仕方も非常に柔軟になっていますから、知識を知れば知るほど、「ここも工夫次第で削減できるかも」という着眼点が多く見つかって、コスト削減も楽しくなってくるかもしれません。
この記事を参考にぜひ費用面を見直す意味でもクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。