クラウドPBXの転送機能とは？使い方やメリットを解説
従来の固定電話には転送機能があり、オフィスにかかってきた電話をスマホなどに転送することができました。この転送機能によって、外出中でも電話に出られるようになりました。しかし、転送機能には基本料金とは別にオプション料金が必要なため、コストがかかっていました。
これをクラウドPBXに変えることで、どんな変化があるのでしょうか。本記事では、クラウドPBXの転送機能の概要やメリット、おすすめのシチュエーションなどをご紹介します。
クラウドPBXの転送機能とは
オフィスにかかってきた電話を社員のスマホに転送したい場合、クラウドPBXならばそもそも「転送機能を利用することなく」スマホでの着信を実現できます。
クラウドPBXなら、登録をすれば社員のスマホも内線として扱うことができます。転送ではないため料金がかかりません。また、クラウドPBXは通話にインターネット回線を利用しているため、複数拠点やテレワーク中の社員など、どこにいる人にもつなぐことができます。外出や出張の多い社員や顧客とのやり取りが多い社員には嬉しい機能となるでしょう。結果としてクラウドPBXなら、従来のビジネスフォンよりも低コストで利用できるという魅力があります。
クラウドPBXの転送機能のメリット
ここでは、クラウドPBXの転送機能のメリットについて、具体的にご紹介します。
転送料金が無料
クラウドPBXを用いると、転送料金が不要になるのが大きなメリットです。これまで、転送機能を使う場合は、オプション料金が必要でした。クラウドPBXなら、転送する必要がなくなるため、料金が不要になります。
さらに、クラウドPBXを導入した端末同士であれば、通話は内線扱いとなるため無料になります。たとえ海外にいたとしても内線として利用できるため、海外に拠点のある企業や海外取引が豊富な企業にもおすすめといえます。
会社番号で発信可能
クラウドPBXなら、スマホを使った場合でも会社番号で発信することができます。
スマホの電話番号は「090」「080」「070」などから始まっているのが一般的です。個人で使うにはこの番号でも問題ありませんが、ビジネスで使う場合は区別しにくいため信頼度が下がってしまうためあまり向いていないでしょう。
クラウドPBXを利用してスマホで発着信できるようになれば、外出中や自宅などどこにいても会社の電話番号を使用した電話応対が可能になります。
従来のオフィスに置いて使うタイプのPBXでは、固定の電話機しか使えませんでしたが、クラウドPBXならインターネット回線を利用するので、スマホやタブレット、パソコンなどの端末もビジネス用の電話として利用できるのが大きなメリットです。
インターネット回線につながってさえいれば、ほぼ端末の制限はありません。出張先や外出先、テレワーク中の自宅でも電話対応が可能になります。テレワークなどの新しい働き方に対応できるだけでなく、外出中でも電話に出られます。これにより、ビジネスチャンスを逃すことも減るでしょう。
クラウドPBXは、個人事業主など事務所に電話対応する人員を配置しておけない場合にも最適です。また、スマホで会社の電話番号も使えるため、自身のプライベートの電話番号を仕事に使う必要もありません。これにより仕事とプライベートのメリハリをつけることができます。
転送設定も柔軟にできる
クラウドPBXは柔軟な転送設定ができるのも大きな魅力です。
従来の転送機能は複数の端末を設定することはできませんでした。クラウドPBXなら、複数の転送先を設定できるため、部署やチーム全員への転送も可能になります。これにより、電話に出られないことによりビジネスチャンスを逃すことがなくなるでしょう。
また、IVRを使えば、営業時間外や休日は自動音声案内へと転送することができるため、時間帯や曜日に応じた対応が可能になります。
番号を見て電話に出られる
クラウドPBXがあれば、発信番号を見て電話に出られるようになります。クラウドPBXは、転送した電話機の番号ではなく、発信者の電話番号を直接確認することができます。発信番号が分かれば、誰からの電話か分かるため、対応がしやすくなるでしょう。
特に不特定多数からの着信が多い、不動産業界や人材派遣などの業界は、ミスやトラブルが少なくなるでしょう。誰からの電話か事前に分かるため、マナーや対応などの齟齬が出る可能性を少なくできます。
さまざまな働き方に対応できる
テレワークなどさまざまな働き方に対応させられるのも、クラウドPBXの特徴です。通常のビジネスフォンだと、テレワークをしている社員は会社番号を使用した電話業務が行えません。そのため、テレワークへの移行時、業務に支障が出ることもありました。
クラウドPBXであれば、インターネット環境があれば自宅、外出先、サテライトオフィスなど場所を選ばずに電話業務が可能になります。テレワークに対応しやすくなることで、育児・介護などの両立や、遠方の社員の採用など、社員に合わせた柔軟な労働環境を構築する際に役立つことが期待されます。
クラウドPBXの転送機能はこんな時におすすめ
クラウドPBXの転送機能は以下の場合に役立つとされています。
外出や出張が多い
外出や出張など、営業マンが多く社内に人がいない状態が多い会社におすすめです。クラウドPBXはスマホでも外出中に顧客からの電話に対応することができるため、ビジネスチャンスを逃すことがありません。
従来の電話回線の場合、転送には料金が必要でしたが、それも不要になります。
複数拠点・海外拠点がある
複数拠点や海外拠点がある場合も、クラウドPBXはおすすめです。転送機能ではなく、内線扱いになるため、通話コストを下げるのに役立ちます。
複数の拠点がある場合、拠点間で連絡を取る際に、通話料が高額になりがちでした。また、拠点ごとに別々の電話番号を使用しているため、管理や情報共有が複雑になってしまいます。さらに、情報を共有する際に、拠点間ごとに電話をかけ直す必要があるため、非常に手間でした。
クラウドPBXなら、拠点間でいくら通話しても通話料金が無料です。また、全社で1つの電話番号を使用できるので、顧客にも分かりやすくなるのがメリットです。
また、海外拠点がある企業もコストを下げられるでしょう。通常、海外の拠点とやり取りをする際には、国際電話を利用するため、国際電話料金が何万円、何十万円になってしまうことも多くありました。クラウドPBXにすることで、海外でも内線同士の通話扱いになるため、無料通話が可能になります。これは大幅な通話コストの削減につながるでしょう。インターネット回線がつながる場所ならどこでも通話できるため、まるで同じ社内にいるようなスムーズなやり取りができます。
テレワークを導入したい
クラウドPBXは、テレワークを導入したい会社にもおすすめです。自宅で業務をしている人に、オフィスにかかってきた電話を内線でつなぐなど、同じオフィス内にいるように簡単に電話を取り次げます。また保留転送や電話会議など、ビジネスで欠かせない機能も備わっているので便利です。
インターネット回線さえあれば利用できるので、新しい機器の導入や電話回線工事などもいりません。そのため、省コストでテレワークが始められるようになります。
問い合わせが多い
クラウドPBXは、コールセンターなど電話問い合わせが多い業種に向いています。
クラウドPBXには、「IVR（自動音声応答）」や「モニタリング」「ウィスパリング」など、コールセンター運用に役立つ機能が多く搭載されています。さらに、クラウドPBXはパソコンにも対応しているため、顧客データ情報などを閲覧しながらなど、効率の良い運用が行えるでしょう。
さらに、クラウドPBXは使う場所を問いません。そのため、特定の拠点にコールセンターを構築しなくても、在宅勤務者などを入れて遠隔でコールセンターを運用することもできます。離れた場所にいても、モニタリングやウィスパリングなどの機能を使えば、同じオフィス内にいるかのように問題なく業務を行えるでしょう。
クラウドPBXの転送機能を使うなら「ナイセンクラウド」
クラウドPBXの転送機能を使いたいなら、ナイセンクラウドがおすすめです。ナイセンクラウドは、スマホ、パソコン、従来の電話機など、さまざまな種類をビジネスフォン化できるサービスです。サービスを利用している端末間の通話は内線扱いになるので、距離に関係なく、内線同士は無料になります。
また、自動録音や音声ガイダンス、電話会議などさまざまな機能が搭載されているのも特徴です。従来のビジネスフォンよりも、電話業務の質を向上させながら、コストを削減できます。
ナイセンクラウドは、クラウドPBXなので、厳密にいえば「転送機能」はありません。内線利用も「取り次ぎ扱い」になるので、どこに取り次いでも受信側は料金を支払う必要がありません。さらに、利用しているすべての端末で同じ番号から発信することも可能です。外線の発信時は固定電話の発信料金となるので、3分8円～と低コストで利用できます。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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クラウドPBXの転送機能を利用してみよう
クラウドPBXを使うことで、同じシステムを使っている端末同士は内線扱いになります。そのため、転送機能を使わなくても、簡単に取り次ぐことができるようになるでしょう。
内線同士は無料で通話ができるため、コスト削減や業務効率化につながります。外出中の社員とのやり取りが多い、拠点間でのやり取りが多いなどの場合は、ぜひクラウドPBXを検討してみてはいかがでしょうか。