クラウドPBXにクラウドPBXにデメリットはある？対策方法も解説します
「クラウドPBXに変更したいが、どんなサービスが合っているのか分からない」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。クラウドPBXは多くのベンダーが提供しており、サービス内容もさまざまです。サイトにはメリットが多く記載されていますが、「デメリットを知りたい」という人も多いと思います。本記事では、クラウドPBXのデメリットとその対策方法をご紹介します。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXには多くのメリットが存在しますが、デメリットもあります。ここでは、導入前に知っておきたいデメリットをご紹介します。
音質がネット環境に依存する
クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、音質がインターネット環境に依存します。そのため、インターネット環境が不安定になると、音質が悪化する可能性があります。インターネット回線速度がもともと遅い場合は、さらなる音質の悪化が懸念されます。
スマホを利用している場合は、電波が悪いと音質にも影響が出る可ケースがあるでしょう。アンテナが数本立っており、安定して通信環境になければ、声が途切れ途切れになったり、ノイズが入ってしまったりする可能性があります。特に、イベント会場や駅など人が多い場所など、通常のスマホでも影響が出やすい場所では、クラウドPBXも途切れやすいとされています。
また、Wi-Fiを利用している場合は、有線LAN接続時よりも通信が安定しないことが多いです。たとえば、外出時にフリーWi-Fiなどに接続していると、注意が必要です。フリーWi-Fiは多くの人が利用している回線のため、混雑しがちです。またセキュリティの面でも問題があるため、モバイルデータ通信に切り替えるなどの工夫をしましょう。
特殊番号に発信できない可能性がある
クラウドPBXは、電話回線を使用しないため、特殊番号に発信できない可能性があります。たとえば、110番や119番は位置情報が取得できないため、発信ができません。また以下の番号への発信ができないサービスも多いです。
110：警察への緊急通報
119：消防・救急への緊急通報
118：海上事件・事故の緊急通報
117：時報
177：天気予報
115：電報の申し込み
113：設定・トラブルサポート
144：迷惑電話お断り
0570：ナビダイヤル など
こうした番号に発信したい場合は、固定電話かスマホを使わなくてはいけません。こうした番号に発信できないリスクに対応するには、「緊急通報アプリ」をインストールしたり、最寄りの警察署や消防署の連絡先を登録したりなどの対策が必要です。
毎月費用が発生する
クラウドPBXは初期費用が抑えられますが、月額料金が発生します。月額料金が従来の固定電話と比較して安いのか高いのか、あらかじめ検討しておく必要があります。
ただし、社員の出張や外出、テレワークなどがある場合は、コストが少々高くてもメリットの方が上回る可能性があります。さらにクラウドPBXは、回線数やID数によって料金が異なります。自社の規模に合わせて必要な分だけ契約できるため、料金の無駄を抑えることができるでしょう。
提供会社によって品質にばらつきがある
クラウドPBXは、さまざまな事業者がサービスを提供していますが、品質にはばらつきがありあます。たとえば、音質の悪いクラウドPBXを導入してしまうと、「声が途切れる」「遅延する」「ハウリングする」などのトラブルが発生しやすいでしょう。
また、通話だけでなく、メーカーの保守やメンテナンスなどの品質も、事業者ごとにばらつきがあります。保守やメンテナンスに力を入れていないと、トラブルが起きてもスムーズな対応ができない場合があるでしょう。もしもトラブルが起きた時の復旧の早さや正確さなどに関わるため、保守管理も重視すべき点といえるでしょう。
電話番号が変わる可能性がある
クラウドPBXのサービスによっては、電話番語が変わる可能性があり、市外局番の取得ができない場合があります。現在使用している電話番号を引き継ぎたい場合は、引き継げない場合があるため注意が必要です。既に利用している電話番号があれば、クラウドPBX導入後にも引き継いで利用できるか確認しましょう。ベンダーに問い合わせればすぐに分かりますので、事前に問い合わせをしておくことをおすすめします。
セキュリティリスクがある
クラウドPBXは、クラウドサービスのため、セキュリティリスクが発生してしまいます。インターネットに接続しているサービスである以上、乗っ取りやデータ流出などが発生するリスクはゼロにはなりません。
また、スマホでクラウドPBXサービスを利用する場合、端末の紛失や置き引きなどが起こると、情報漏洩の可能性もあるでしょう。
クラウドPBXのデメリットへの対策方法
クラウドPBXのデメリットは、あらかじめ対策方法を知っておけば回避することが可能です。ここでは、クラウドPBXのデメリットへの対策方法をご紹介します。
インターネット環境を整える
クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、回線速度が遅いと音質にも影響が出てしまう可能性があります。まずは自社の通信速度を確認しましょう。そして、遅い場合は、回線速度の速い会社への切り替えやプラン変更などを検討します。
また、Wi-Fiを利用している場合はWi-Fiの環境の見直も必要です。2022年10月現在では、一般には「Wi-Fi6」が最新バージョンであるため、それ以前のバージョンであれば切り替えを検討しましょう。またデータを通す順番や量などを調整できる「QoS（Quality of Service）」の機能があれば、回線速度が変わる場合があります。設定できるルーターの導入も検討することをおすすめします。
Wi-Fiの環境を整えても安定しない場合は、有線接続に切り替えましょう。Wi-Fi通信はBluetooth機器や壁などの影響を受けやすいため、速度が低下する要因が多くなってしまいます。有線接続は、物理的なケーブルでモデムとデバイスを接続するため、通信が安定しやすいでしょう。オフィスや自宅など、デバイスを固定して利用する場合は、できるだけ有線接続を利用することで、安定した通信環境を作れます。
光電話を利用したクラウドPBXを選ぶ
通話品質が安定したサービスを選びたい場合は、光回線・光電話を利用したクラウドPBXを選ぶのがおすすめです。また、光電話を利用した場合は、緊急ダイヤルに発信することもできます。
自社に合った料金体系を探す
運用コストは必ず発生してしまいますが、自社に合った料金体系を探すことで、費用対効果の高いサービスになるでしょう。クラウドPBXはサービスによって、回線数・ID数ごとに料金を設定できるものがあります。たとえば、「1ID○○円」などのように、1IDごとの料金体系のものや、「20内線まで〇〇円」のように特定台数まで定額の料金体系のものなど、さまざまです。1ID化で使う場合は、1IDの方が安いですが、5ID以上になると定額プランの方が1IDあたりの料金が安い可能性があります。自社の利用規模に合わせ、必要な分だけ契約すれば、余計な費用を抑えることができるでしょう。
無料トライアルを行う
あらかじめ使い勝手が分かっていれば、導入後に失敗することは少ないため、無料トライアルは大切です。事前に、自社にどのようなサービスや機能が必要か洗い出しておいても、実際に利用してみると足りない機能や要らない機能が出てくることも多いです。また、気になる音声品質や使い勝手も、無料トライアルがあれば確認できます。
さらに、最大契約期間なども確認が必要です。ベンダーによっては契約期間中に途中解約を行った場合、違約金が必要になるケースもあります。そのため、事前に契約内容をしっかり確認しましょう。
定期的にパスワード変更する
乗っ取りなどの被害を回避するには、定期的なパスワードの変更なども有効とされています。さらに、端末からの情報漏洩を防ぐためには、社員へのセキュリティ意識向上のために、勉強会を開催するなどもおすすめです。
また、クラウドPBXのサービスによっては、端末側の情報はクラウド側で削除することで、閲覧できなくなるものもあるので確認してみましょう。
自社に合ったクラウドPBXの選び方
クラウドPBXを導入する際には、まず目的を明確にしましょう。目的が明確になれば、自社にとって必要な機能の選定がしやすくなります。クラウドPBXは、サービスごとに搭載されている機能が異なるため、自社にとって必要な機能がそのサービスにあるかどうか確認しましょう。
また、ビジネスで使うのであればセキュリティ対策も大切です。特に私物のスマホを利用する場合、私用で利用することも多いため、セキュリティ対策が甘いと情報漏洩につながる可能性があります。私物のスマホを利用する場合は、どのようなセキュリティ対策を取るのかなど、ルールやマニュアルを明確に定めておく必要があるでしょう。たとえば、「顧客の連絡先はアプリでのみ管理して端末には情報を残さない」など、セキュリティ対策が備わったサービスがおすすめです。
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クラウドPBXのデメリットはサービスの選び方で回避できる
クラウドPBXには、毎月費用が発生したり、インターネット回線に品質が左右されるなど、デメリットも存在します。しかし、これらのデメリットは、サービスの選び方次第で回避が可能です。たとえば、音質に不安があるのでしたらインターネット環境を整えたり、無料トライアルで品質を確かめたりなどの方法があります。事前にデメリットを把握しておくことで、自社にとって何が回避しなくてはいけないことなのかが分かりやすくなるでしょう。自社の目的を明確にし、最適なサービスを選びましょう。