クラウドPBXを工場に導入することで得られるメリットとは？
製造業を営む企業では、工場での作業だけでなく取引先とのやり取りも意外と多いです。取引先からの電話対応があまりスムーズではなく、業務効率が悪化しているところもあるでしょう。そのような課題を抱えている製造業の企業には、クラウドPBXの導入がおすすめです。
本記事では、工場・製造業でクラウドPBXを導入するメリットについて解説していきます。
工場・製造業における電話に関する課題
工場・製造業では、電話に関して次のような課題を抱えていることが多いです。
担当者に取り次ぐまで時間がかかる
工場では事務室などに電話を設置しているでしょう。取引先から電話がかかってきたら、担当者を事務室まで呼び出す必要があります。しかし、工場は面積が広いことが多いです。担当者が作業している場所から事務所まで距離があるため、取り次ぐのに時間がかかってしまいます。
また、工場での仕事は移動しながら作業する場合もあり、常に同じ場所にいるとは限りません。担当者がなかなか見つからないこともあるでしょう。取り次ぐまでに時間がかかりすぎるときは、電話をいったん切ってから折り返し電話をかけ直すことも多いです。
取引先にとってはストレスに感じていることもあるかもしれません。業務効率もあまり良くないため改善した方がよいでしょう。
複数の拠点を設けていて電話にコストが多くかかる
製造業では、拠点を複数設けているところも多いでしょう。拠点が複数あれば、それぞれの拠点で電話環境を整備しなければなりません。通常のビジネスフォンを利用する場合は、拠点ごとに電話番号を取得して契約も必要なため、どうしてもコストがかさんでしまいます。
拠点間で連絡を取るために電話を使うこともあるでしょう。通常のビジネスフォンでは、通話先が同じ企業の拠点でも通話料がかかります。特に距離が遠い場合は、通話料が高くなりがちです。
クラウドPBXの導入で工場の電話はこう変わる！
工場でクラウドPBXを導入すれば、どのように変わるのか見ていきましょう。
電話の取り次ぎにかかる手間を省ける
クラウドPBXがあれば、各社員が持っているスマホを電話機として使用できます。取引先から担当者宛に電話がかかってきたときは、担当者のスマホに切り替えをするだけです。作業中の担当者を探して、事務室まで来てもらう必要はありません。担当者はその場でスマホを使用して取引先と通話できます。これまでと比べると、電話の取り次ぎにかかる手間を大幅に削減できるでしょう。
電話をしながらの移動や作業ができるようになる
通常のビジネスフォンでは、作業中に電話がかかってきたら作業をいったん中断して電話に出る必要がありました。これに対してクラウドPBXを導入すれば、スマホで会社の電話に出られるため、作業をしながらでも通話が可能です。作業現場で実物を見ながら取引先の話を聞いて確認作業ができます。工場内を移動しながら取引先と通話することも可能です。
クラウドPBXを工場に導入するメリット
工場でクラウドPBXを導入すると次のようなメリットが得られます。
工場宛にかかってきた電話にスマホで出られる
クラウドPBXなら、LAN接続に対応している固定電話機の他に、スマホやPC、タブレット端末なども電話機として使用可能です。インターネットに接続できる環境なら、どこからでもクラウドPBXに接続して通話できます。
そのため、工場に電話がかかってきたら、事務室まで行くことなくスマホで電話に出られるのがメリットです。事務室まで往復する時間がかからなくなるため、その分を業務に回せるでしょう。業務効率アップにつながります。
複数の拠点があっても電話番号は1つで済む
クラウドPBXは、別の拠点からも接続できます。そのため、複数の拠点を設けている場合は、拠点ごとに電話番号を取得する必要はありません。クラウドPBXの契約も1つだけで済みます。電話にかかるコストが抑えられるのはもちろんのこと、電話の管理にかかる手間を減らせるのもメリットです。
他の拠点と内線通話ができる
クラウドPBXに接続しているデバイス同士で内線通話ができます。この場合、デバイス間の距離は関係ありません。同じ拠点内にあるデバイス同士はもちろんのこと、遠方の地域にあるデバイスでも内線通話が可能です。
そのため、他の拠点と内線通話できるのがメリットです。内線通話なら通話料金はかかりません。他の拠点との連絡調整などで通話をする機会が多い場合は、通話料金を大幅に削減できるでしょう。
メンテナンスにコストがかからない
クラウドPBXを利用する際は、従来までのPBXとは異なり物理的な主装置を自社内に置く必要はありません。主装置はクラウド上に構築され、ベンダーがメンテナンスやアップデートなどの管理を行います。利用者側はメンテナンスに関して特に何も行う必要はなく、利用料金とは別にメンテナンス費用がかかることもありません。通常のビジネスフォンを使用する場合と比べて、メンテナンスコストがかからない分も節約できます。
工場にクラウドPBXを導入するポイント
工場にクラウドPBXを導入する際は、次のようなポイントをチェックしておきましょう。
自社の規模に合っているかどうか
クラウドPBXにはさまざまなサービスがあり、サービスによって対象としている会社の規模が異なります。クラウドPBXのメリットを十分に享受するには、自社の規模に合っているサービスを利用することが大切です。接続するデバイスの台数などをあらかじめ把握した上でサービスを選ぶようにしましょう。
機能や操作性
クラウドPBXの基本的な機能に関しては、どのサービスでも大きく変わることはありません。しかし、細かな機能に関してはサービスごとに異なる面が多いです。例えば、音声案内機能や通話録音機能、構内放送機能などは、サービスにより利用できるところもあれば、できないところもあります。
また、スマホやPCを電話機として使用する際は専用のアプリを使用します。アプリが見やすいUIで使いやすいところもあれば、そうでないところもあるでしょう。使いにくいアプリだと慣れるまでに時間がかかってしまうかもしれません。そのため、機能や操作性などをチェックしておく必要があります。
サポート体制
クラウドPBXの使い方はそれほど難しいものではありません。しかし、導入直後は分からないことが多く、サポートを必要とすることもあるでしょう。そのため、サポートを利用するときの方法や対応している曜日・時間帯などをチェックしておきましょう。
セキュリティ
クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話する仕組みのため、セキュリティ対策が重要です。セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩の原因になってしまうこともあります。サービスを選ぶ際は、ベンダー側が行っているセキュリティ対策を確認しておきましょう。
通話品質
クラウドPBXを快適に使用するためには通話品質も重要です。雑音が入ったり途中で途切れてしまったりすることがないかどうか確認しておきましょう。また、自社のインターネット回線が安定しているかどうかも重要です。
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まとめ
工場・製造業では電話に関する課題を多く抱えており、その多くはクラウドPBXの導入で解決できます。工場宛にかかってきた電話にスマホで出られるため、取り次ぎが楽で作業や移動をしながらの通話も可能です。複数の拠点がある場合でも1つの電話番号だけで済みます。
工場・製造業で通常のビジネスフォンを利用しているのであれば、クラウドPBXへの移行を検討してみましょう。