クラウドPBXなら代表電話番号を使った発信や着信が可能！
現在、通常のビジネスフォンを利用している企業の中には、クラウドPBXの導入を検討しているところもあるでしょう。クラウドPBXでは、さまざまな便利な機能を利用できますが、そのうちの1つとして代表電話番号を使える点が挙げられます。では、代表電話番号が使えるとどのようなメリットがあるのか、現在使用している代表電話番号の扱いなども併せて解説していきます。
クラウドPBXでは代表電話番号も使える！
クラウドPBXでは、代表電話番号を使用できるのが大きな魅力です。ただ、そもそもクラウドPBXや代表番号がどのようなものなのかよく分からない人もいるかもしれません。では、両者について簡単に見ていきましょう。
クラウドPBXとは
クラウドPBXというのは、PBXの機能をクラウド上に置いて使用するシステムのことです。PBXというのは、ビジネスフォンの主装置のことで、電話を管理したり制御したりする役割を果たしています。
従来のPBXは社内に主装置を設置しなければなりませんが、クラウドPBXなら主装置は不要でどこからでも接続できます。コスト面でも従来のPBXより節約できるケースが多いです。
クラウドPBXを導入していれば、スマホやPCなどを接続して電話機として使用できます。接続するデバイスは自由に増やせて、多くなっても料金は変わりません。LAN接続に対応している固定電話機も使用できます。オフィス内で使用する際は、これまでのビジネスフォンとほとんど変わらない環境です。
代表電話番号とは
代表電話番号というのは、部署に関わりなく全体の窓口として企業が使用している電話番号のことです。会社に対して用事がある場合は、代表電話番号に電話をかけると担当部署につないでもらえます。担当部署の直通番号が分からない場合や、初めてその会社と連絡をする場合などに使われることが多いです。名刺やホームページなどにも、会社の電話番号として通常は代表電話番号を記載します。
クラウドPBXで代表電話番号が使えることのメリットとは？
クラウドPBXで代表電話番号が使えると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
会社への問い合わせにもスマホですぐに応答できる
クラウドPBXならスマホに専用のアプリをインストールすると、スマホで会社の電話番号が使用できます。また、使用する場所は問いません。インターネットに接続できる環境なら、どこにいてもオフィスにいるときと同じように会社の代表電話番号にかかってきた電話に出られます。
そのため、外出中に顧客から問い合わせが来たときにも、すぐに応答できるのがメリットです。これまでのように担当者が帰社してから折り返し電話をかけるような対応はしなくて済みます。売上アップのチャンスを逃してしまうことがなくなるでしょう。既存の顧客にとってもすぐに対応してもらえることで、顧客満足度の向上につながります。
スマホの番号ではなく固定電話番号が使える
顧客とすぐに連絡を取れるように、外出する機会の多い社員には会社でスマホを貸与して使わせているところも多いでしょう。しかし、スマホの電話番号は090や080、070などから始まり、固定電話の番号とは違うことが一目で分かります。一般的にスマホの電話番号は固定電話の番号ほど社会的信用度が高くありません。アドレス帳に登録していないスマホの電話番号からかかってきた電話には出ない人もいるでしょう。顧客にとっても、スマホの電話番号にはあまり折り返したくないと感じることもあります。
その点、クラウドPBXを利用していれば、外出先で顧客と連絡を取る際に、スマホの電話番号で発着信する必要はありません。スマホを使って通話する場合でも、電話番号は固定電話の番号を使えます。顧客にとっては、スマホの電話番号にかけて通話するよりも安心できるでしょう。
テレワークなど働き方が柔軟にできる
クラウドPBXはテレワークとの相性が良いのもメリットです。特に在宅でテレワークをする場合、社員間で連絡を取り合う必要があるときは個人のスマホを使用することもあるでしょう。顧客との連絡でも、個人のスマホを使わざるをえない場面に遭遇する可能性があります。
その点、クラウドPBXを導入していれば、スマホで内線通話も可能です。自宅にいるときでも内線通話で他の社員と連絡を取り合えます。内線通話なら通話料のことを気にすることもありません。テレワーク中に顧客から問い合わせが来たときにも対応できます。
また、サテライトオフィスなどを設置しているときに便利です。クラウドPBXはどこからでもアクセスできるため、LAN接続可能な電話機を設置すればサテライトオフィスでも使用できます。本社オフィスと同じ代表電話番号が使えて、本社のみの場合と比べて料金が高くなることはありません。顧客からの電話に受電できるのはもちろんのこと、本社オフィスにいる社員と内線通話もできます。複数のサテライトオフィスを設置している場合は、サテライトオフィス間での内線通話も可能です。サテライトオフィスで本社とは別に固定電話回線を契約するよりもコストを削減できます。
代表電話番号を使った発信も可能
クラウドPBXを利用していれば、外出先から顧客に電話をかける際に、会社の代表電話番号を使って発信できます。顧客から見れば、発信元として会社の代表電話番号が表示されるため、会社のオフィスから電話をかけているのと変わりません。営業などで外出しているときはもちろんのこと、テレワークで自宅やサテライトオフィスにいるときにも、会社の代表電話番号で発信できます。いつも同じ電話番号のため、顧客は安心できるでしょう。
現在の代表番号はそのまま使える？
クラウドPBXの導入を検討している企業の中には、既に通常のビジネスフォンで代表電話番号を持っているところもあるでしょう。その場合は代表電話番号が変わると不都合が生じることも多いです。既に取引関係にある顧客には代表電話番号が変わったことを通知する必要があります。
しかし、その点も心配はありません。クラウドPBXを導入する際は、電話番号の引き継ぎを行えば、現在の代表電話番号をそのまま使用できます。顧客から見れば、自社に電話をかける際も、自社から電話を受ける際も、これまでと変わることはほとんどありません。
ただし、クラウドPBXの種類によっては既存の固定電話番号の引き継ぎができないケースもあります。社内にVoIPゲートウェイを設置し、光回線で使用するタイプのクラウドPBXなら、既存の固定電話番号の引き継ぎが可能です。しかし、社内に専用機器を全く設置せずに利用できる完全クラウド型の場合は、既存の固定電話番号の引き継ぎには対応していません。新しく代表電話番号を取得する必要があります。
ただ、引き継ぎができない場合でも、市外局番から始まる固定電話の番号を取得可能です。そのため、前述のクラウドPBXのメリットが損なわれてしまうことはありません。
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まとめ
クラウドPBXは、スマホやPC、LAN接続に対応した固定電話機をビジネスフォンとして使用できるシステムです。インターネットに接続できる環境ならどこにいても、会社の代表電話番号で発着信できます。接続しているデバイス同士では、内線通話も可能です。外出先にいる社員やテレワーク中の社員も会社への問い合わせにすぐに対応できます。テレワークとの相性も良いので、ぜひ導入を検討してみましょう。