クラウドPBXなら転送がもっと簡単に!内線転送・外線転送はそれぞれこう変わる!

電話業務の効率化

企業向けの電話システムとして近年画期的なサービスと話題の「クラウドPBX」。

クラウドPBXは様々なメリットで知られていますが、現在会社で利用している方も多いであろう電話の「転送機能」も、これまでより便利になる点は意外と知られていません。会社においてデスクの電話機宛ての着信をスマホに転送しているという方も多いでしょう。しかしクラウドPBXを導入すれば、従来の仕組みよりもよりお得に便利に転送機能を活用できます。

今回は、「クラウドPBXを導入すると転送がもっと簡単になる」ということについて解説していきます。そして、どういう企業の場合にクラウドPBXがおすすめできるのかも併せて解説しますので、より便利かつ低コストでの電話運用を考えておられる企業担当者様もぜひ参考になさってください。

クラウドPBXの仕組み

「クラウドPBX」は、企業向け電話システムの1つで、従来の固定電話による企業向け電話運用のいわゆる「ビジネスフォン」と原理的にはよく似ています。

ビジネスフォンは、主装置(PBX)と呼ばれる構内交換機を社内に物理的に設置し、外線・内線といった電話回線と、複数の固定電話機を一手に主装置に有線接続することで、一元管理する仕組みとなっています。会社で当たり前のようにやっている電話の取次ぎも、内線通話も、1つの電話番号宛ての複数の着信を複数の電話機で応対して捌くといったことも、こうしたビジネスフォンの仕組みで動いているのです。

これに対してクラウドPBXは、電話機や回線を一元管理する主装置を社内に物理的に設置せず、クラウド上、つまりインターネット回線上に仮想的に設置します。そして、クラウド上にある主装置と、固定電話やスマートフォン、パソコンなどとインターネット回線で相互接続して一元管理している仕組みです

こうした仕組みに変えることで、社内に物理的な設備を設置することなくビジネスフォンと同様の運用ができるという、非常に大きなメリットを得られます。つまり「場所を問わずに、ビジネスフォンと同様の環境を維持できる」ということです。このメリットこそが企業の電話運用を大きく変える画期的なものとなるのですが、その詳細や、電話転送をどう変えるかについては後述します。

クラウドPBXで転送はこう変わる!

ビジネスフォンの転送機能には、会社内の固定電話機から同じ会社内の別の固定電話機宛てに着信を転送する(いわゆる電話の取次ぎをする)「内線転送」と、外出中の社員の携帯電話などに着信を転送する「外線転送」があります。

外出時や出張時には、デスクの電話から自分の私用あるいは社用のスマートフォンに着信を転送しているという人もいるでしょう。上記に照らし合わせれば、これは「外線転送」ということになりますが、通常の固定電話回線で外線経由の転送をするためにはNTTが提供する有料の電話転送サービス「ボイスワープ」などを利用する必要がありますので、転送をするたび余計なコストがかかることになります。しかしクラウドPBXを導入すればこのようなデメリットが解消されます。

ここでは、クラウドPBXを導入すれば電話転送がどう変わるのかを、内線転送・外線転送それぞれ解説していきます。

内線転送の場合

上述の通り、ビジネスフォンで一元管理されている会社内の固定電話機同士の転送であれば、転送の際に内線を介するので「内線転送」となり、無料で機能を利用できます。しかしながら、無料で使える割に、あまりポピュラーではありません。それは、ビジネスフォンは会社内でしか使えない電話運用なので、「内線転送は会社内でしかできない」からでしょう。

ビジネスフォンで内線転送を使用するシーンとしては、会社内のデスクにいる担当者に電話の取次ぎをする時くらいです。転送している自覚もない、そういう方が多いのではないでしょうか。

それに対してクラウドPBXを使えば、会社内や拠点内といった制限がなく、どこででも電話運用が維持できますし、電話転送機能もクラウドPBX自体に備わっています。先ほどのロジックに従えば、つまりは「会社外でもどこででも内線転送が行える」ということになります。クラウドPBXの中枢を担うクラウド上の主装置に登録されているデバイスであれば、外出中だろうと出張中だろうと、無料の内線転送が行えるのです。

これは、クラウドPBXを使って自分のデスクのパソコンや据え置き型電話機から自分のスマホに着信を転送する場合にも同じことです。転送元と転送先が両方内線で相互接続されている状態であれば、どこにある電話機でも転送は内線扱いとなり無料になるのです。

従来のビジネスフォンで同じことをやろうとすると、自分のデスクの電話機しか内線接続されておらず、自分のスマホへは外線ネットワークを経由しないと転送できないので、NTTの電話転送サービス「ボイスワープ」などの利用料金と、転送した分の通話料が別途かかってしまいます。

また、ボイスワープには「転送先は1つの番号にしか設定できない」という制限があります。つまり、1台の転送元電話機に対して1か所しか転送先を指定できないので、転送先も都度都合にあう場所にある電話番号を指定し直さないといけません。

これに対してクラウドPBXでは、クラウド上の主装置に登録されている登録端末であれば、利用人数制限なく転送先を設定可能です。そのため、いちいち設定し直す手間がないばかりか、「社内の電話機で電話を取れなかった場合に、社員の携帯電話を一斉に鳴らす」などの鳴らし分けもできます。

外線転送の場合

先ほども説明した通り、ビジネスフォンで社内の固定電話宛ての着信をスマホや携帯電話等に転送するには、「外線転送」を利用しなければならず、かつ、外線転送を利用するためには、NTTが提供する「ボイスワープ」という電話転送サービスを利用する必要があります。ボイスワープを利用するには利用手続きが必要で、利用契約を結ぶと月額使用料と、転送元から転送先までの通話料を負担しなければなりません。

これは、外線転送の際にビジネスフォンが公衆電話網、即ち電話回線を利用しているからです。クラウドPBXでは、通話に利用するのはインターネット回線なので、外線であろうが内線であろうがもともと転送に通話料がかからない仕組みなのです。それに加えて、クラウドPBXではあらかじめ電話転送機能を備えているので、別途電話転送サービスを契約することも不要です。

つまり、ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換えるだけで、「電話転送サービスの利用料」も、「電話転送にかかる通話料」もすべてカットできて、非常にお得ということになります。

クラウドPBXはこんなときにおすすめ!

以上のように、クラウドPBXを利用すれば、電話転送のネックとなる費用面の問題はすべてカットできますし、転送に手間もかかりません。

こうした転送の面だけを見ても存分に魅力的に思えるクラウドPBXですが、それ以外にも色々なメリットがあり、相性のいい企業であればそのメリットを多面的に享受できるはずです。

ここでは、クラウドPBXの導入をおすすめできるのはどういう場合か、ということを中心に解説していきます。

外出や出張が多い場合

クラウドPBXは、先ほどからも何度か説明していますが、電話運用にあたってビジネスフォンのように会社などの拠点に依存しません。つまり、拠点に縛られることのない「場所を問わない運用が可能」であることが最大のメリットとなっています。

先ほどまで説明していた「転送」の場合もそうですが、ビジネスフォンでは拠点内でしか電話運用ができない制限がありますので、外出や出張している社員に対して社内から電話を取り次ぐことができないので、内勤者が用件をメモなどで控えておいたり外出先の担当者に外線で電話する手間が発生しますし、転送にも余計な手間とお金がかかるなどの問題がありました。

そのため、社員の外出や出張の多い会社では、クラウドPBXを導入するべきです。社員の出入りが頻繁な会社では、会社の電話システムを使うためにわざわざ一度帰社したり、会社に居続けなければならないビジネスフォンでは、あまりにも非合理的です。

複数拠点、海外拠点を持つ場合

複数拠点、特に海外拠点を持つ会社もクラウドPBX導入を強くおすすめします。

クラウドPBXを導入することで場所を問わない運用ができることは先に説明した通りです。場所の制限を受けずどこにいても主装置にアクセスできることで、拠点を跨いだ内線ネットワークの構築が可能になります。従来のビジネスフォンでは、別拠点への連絡は内線では出来ないので、同じ会社であっても外線で電話しなければなりませんが、クラウドPBXではどこにいても関係なく拠点間で内線通話ができ、通話料を大幅に削減できます。

ベンダーによって条件は違いますが、設定すれば海外拠点とも内線通話が可能になるサービスもあります。

在宅勤務を導入する場合

在宅勤務を導入したいなら、クラウドPBXの導入も併せて行ったほうがいいでしょうし、何ならクラウドPBXの導入こそ、在宅勤務導入への足掛かりになるかもしれません。

何度も言いますが、クラウドPBXは「場所の制限を受けない」ことが強みです。これは外出先や出張先といった仕事に関係する場所だけの話であるわけがなく、当然ながら自宅にいてもクラウドPBXの運用が可能です。自宅でインターネットさえ繋がれば、自宅にいても会社代表番号を用いた電話応対や、他の社員への電話の取次ぎ・内線通話もできます

日本では「出勤」が非常に強い意味を持っている企業文化が根付いていましたが、クラウドPBXを導入すれば、少なくとも電話業務に関して言えば自宅にいようが関係なく行える、といって間違いありません。「電話番を置かないといけない」理由から在宅勤務やテレワークの導入をためらっている企業にこそ、クラウドPBXをおすすめします。

コールセンターなど電話問い合わせが多い場合

クラウドPBXは、コールセンター構築にも役立ちます。クラウドPBXに備わっている機能には、「自動音声応答(IVR)」や「ウィスパリング」「モニタリング」などコールセンター運用を前提とした便利な機能もたくさん用意されているからです。また、クラウドPBXはパソコンにも対応しているので、パソコン内にある顧客データと組み合わせて効率の良いコールセンターシステムの構築を行うのにも向いています。

また、場所を問わない運用ができるクラウドPBXでは、特定の拠点にコールセンターを作らなくても、在宅勤務者を集めて遠隔でコールセンター的な運用をすることも可能です。全く別の場所にいる先輩社員が新人の問い合わせのモニタリングやウィスパリングを行うこともできますし、全く別の場所にあるオフィス・社員に一任することも可能です。

とにかくコストを削減したい場合

クラウドPBXの導入動機にも多いことですが、「とにかくコストを減らしたい」といった場合にクラウドPBXはまさにぴったりと言えるでしょう。

先ほどまで触れた転送の件1つとっても、本来ビジネスフォンであれば必要なはずだった費用を丸ごとカットできることはもう説明しました。これはクラウドPBXの導入費用についても同じことで、ビジネスフォン導入にかかる費用に比べると、数百万円レベルでコストカットできます

ビジネスフォンはどうしても拠点内に主装置や回線などの設備を設置しなければなりませんから、工事やメンテナンス費用が膨大にかかってしまいます。それに対してクラウドPBXは物理的な設置が不要なので設置・工事・メンテナンスにかかる費用は一切不要です。また、ビジネスフォンでは電話機も主装置に対応した純正の固定電話機でないと使えませんが、クラウドPBXでは手持ちのスマホやパソコン、タブレット端末など色々なハードウェアに対応しています。既に社用で支給しているスマホやパソコンがあればそれを転用するだけで、クラウドPBXは簡単に導入できてしまいます。

外線・内線の転送なら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、複数拠点・海外拠点でも使用可能なクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しており、海外からの発着信にも日本の電話番号を用いることができます。日本国内での通話として扱われるため、通話料の削減に繋がります。

複数端末での一斉着信や鳴らし分け、アナウンス設定などに対応しており、運用に応じて細かな設定が可能です。IVR・ガイダンス機能やボイスウィスパリング機能などコールセンターなどで役立つオプションも用意しています。

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内線数に応じて3つのプランから選ぶことができ、最低契約期間は1か月であるため、気軽に導入することができます。電話応対の多い時期だけ導入することも可能です。詳しい料金は自動見積もりや個別見積もりでご確認ください。

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クラウドPBXでもっと簡単に電話転送を利用しよう

クラウドPBXは電話転送をどう変えるのか、またそれ以外にどういったメリットがあるのかといったことを解説しました。

転送にお金がかからない、転送を簡単に行える、というだけでも非常に経済的といえる「クラウドPBX」。導入も比較的簡単ですし、実際の運用もビジネスフォンに比べ大幅に低コストでありながら、非常に柔軟に対応が行えます。特に内線構築の柔軟さをはじめ、場所を問わずに運用できる点は特筆すべきところで、うまくやれば通話料だけでなく導入費用や設備費・端末購入費などを大きく削ることが可能です。

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