企業でも電話はスマホだけで十分？固定電話の必要性
固定電話があっても、使う機会があまりないという人は多いでしょう。プライベートだけでなく仕事上でも出先で使えるスマホの方が便利です。固定電話で電話を受けることはあっても、かけることはほとんどない人も少なくありません。
そのような事情からオフィスでも固定電話の必要性に疑問を抱く人もいるでしょう。もし、固定電話が不要なら、スマホだけにすれば経費を削減できそうです。本記事では、企業でもスマホだけで十分なのかどうか考察していきます。
固定電話の必要性が低下している理由
次のような理由から、固定電話の必要性が低下しています。
スマホだけでも間に合う
電話をかけるときに、オフィスの固定電話を使用せずにスマホを使う人も多いでしょう。通話をするのに固定電話でもスマホでも特に変わるところはありません。通話品質などを比べてみても、スマホと固定電話でほとんど同じでしょう。
大半の人にとって、仮に固定電話がなくなったとしても、スマホがあれば不便に感じることはありません。
オフィスにいるときにしか使えない
固定電話だと設置されている場所にいるときにしか使えません。営業などで外出が多い社員にとってはやや不便に感じられます。取引先と連絡を取るときなどに、スマホを使う機会の方が多いと、固定電話は不要に感じられるでしょう。
毎回取り次ぎをしなければならない
取引先などからの電話がオフィスの固定電話にかかってくると、担当者に取り次ぎをしなければなりません。電話を取る機会の多い内勤の社員にとっては、取り次ぎが面倒に感じられることも多いです。担当者が外出中などで、用件を伝達して後から折り返しかけ直すことなどもよくあるでしょう。
しかし、スマホなら担当者に直通であるため、取り次ぎの必要はありません。たまたま出られなかったときでも、他の社員が用件を伝達する状況になることはありません。
固定電話の契約件数は減少傾向
総務省の「電気通信サービスの提供状況・利用状況」によると、固定電話の契約件数は年々減少しています。2006年の契約数は5,515万件でしたが、2017年には2,135万件と、11年間で半数以上減少しました。
このことから、固定電話を使わなくなった人が多いことが分かります。
オフィス移転をすると番号が変わってしまう
固定電話の番号に付いている、市外局番と市内局番は地域ごとに決められているものです。そのため、オフィス移転をすると、必然的に固定電話の電話番号が変わってしまいます。
配線が邪魔になる
オフィスにはパソコンやコピー機など、さまざまなOA機器があり、配線が多いです。固定電話を廃止すれば、邪魔な配線が減ってスッキリすると考える人もいるでしょう。
固定電話を設置するメリット
オフィスに固定電話を置くことで、次のようなメリットがあります。
社会的な信用性が高くなる
固定電話のある会社は、コーポレートサイトや名刺などに会社の電話番号として、固定電話の番号を記載できます。市外局番のある固定電話の番号は、スマホの番号と違って、そう簡単にいくつも取得できるものではありません。
そのため、固定電話の番号を持っているということで社会的な信用性が高くなります。少なくとも、電話番号に付いている市外局番と市内局番に対応する地域に会社が実在するということが分かるでしょう。そのため、新規の取引先も獲得しやすくなります。
セキュリティの面で安心
スマホでは電話をかけたり受けたりする以外にも、非常に多くのことができます。例えば分からないことを調べたり、メモをしたりするでしょう。
しかし、インターネットにつながっているため、セキュリティリスクに晒されることもあります。ウイルスに感染するなどして、連絡先に登録していた情報が漏れてしまうこともあるかもしれません。
その点、固定電話なら電話のみの機能しか使えないため、スマホよりもセキュリティリスクは小さくなります。
代表番号を使用できる
固定電話なら代表番号があるため、会社に問い合わせなどの用事がある人にとって便利です。どの部署に問い合わせればいいのかよく分からなくても、代表番号にかけて用件を言えば、該当する部署に取り次いでもらえます。スムーズに対応できて、会社のイメージアップにもつながるでしょう。
内線電話を使用できる
同じオフィス内にいる社員同士でも、離れた場所にいるときには内線電話を使用すると便利です。わざわざ場所を移動しなくても済みます。また、内線電話は通話料がかかりません。
FAXを使用できる
企業によっては、FAXを使用しているところもあるでしょう。普段あまりFAXを使っていなくても、固定電話があればFAXが使用できるということで安心できる人も多いです。
停電中でも使用できる
固定電話は電気がないと使用できないイメージが強いかもしれませんが、停電中も使用可能です。そのため、固定電話があれば、災害時などに緊急の連絡を取りやすくなります。
また、災害時にはスマホで連絡を取ろうとする人が多いため、携帯電話の回線が混雑し、つながりにくくなる可能性が高いです。そのような点から見れば、固定電話は災害時の備えとして有用でしょう。
固定電話がないと困ることも
オフィスに固定電話がないと、次のようなときに困る可能性もあります。
法人口座が作れない場合もある
企業では、取引先から受け取る料金や代金などは、法人口座に振込をしてもらうでしょう。小売業などで現金売上が多い企業でも、売上分を自社の法人口座に毎日入金するのが一般的です。
しかし、法人口座は銀行に申し込みをすれば簡単に作れるわけではありません。申し込みをしても審査に通らず法人口座が作れない可能性もあります。審査の基準は銀行によって異なりますが、固定電話が使えることを必須としている銀行もあるため注意が必要です。必須とまではいかなくても、やや不利な扱いになってしまう可能性もあります。
また、銀行から融資を受けるときなどにも、固定電話の有無は大事です。
担当者が休みの場合に困る
固定電話と代表番号があれば、取引先が連絡を入れるときに、オフィスに電話をかけるでしょう。仮に担当者が休みを取っている日でも、その旨が取引先に伝えられます。取引先にとっては、後日再び連絡を入れればいいということが分かるため安心できるでしょう。また、簡単な用事なら、担当者以外の社員でも対応できることもあります。
しかし、オフィスに固定電話がないと、取引先は担当者のスマホに直接電話をするしかありません。担当者が休みを取っている日だと対応できず困ることもあります。
クラウドPBXなら固定電話とスマホのいいとこ取り
固定電話はスマホよりも使用頻度は低いかもしれませんが、オフィスに置いておかないと不都合なことも多いです。固定電話を完全に廃止してしまうのは難しいのが実情です。
そこで、クラウドPBXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。クラウドPBXは固定電話とスマホのいいとこ取りをしたようなサービスです。
では、クラウドPBXの具体的なメリットについて見ていきましょう。
固定電話と同じ電話番号が使える
クラウドPBXは、サーバー上でPBXを構築して、インターネットを通じてIP電話機やスマホを接続できるサービスです。接続したIP電話機やスマホは、同じ電話番号を使えるようになります。そのため、会社の代表番号にかかってきた電話は、オフィスの固定電話でも、スマホでも受けられるという仕組みです。逆にこちらから取引先などに電話をかけるときにも、スマホで会社の代表番号を使えます。
場所を問わず使える
クラウドPBXを利用するのに場所は関係ありません。インターネットに接続できる環境なら、外出先や自宅などからでも接続できて、会社の代表番号を使えます。そのため、営業などで外出している最中に、取引先から電話がかかってきたら、スマホを使ってその場で出られるでしょう。
また、台風や大雪などのときには社員が出社できない状態でも、会社にかかってきた電話を受けられます。交通機関が麻痺している中で、電話対応のために出社する必要はありません。
支店や営業所など、複数の拠点を設置している企業にとっても便利です。クラウドPBXは場所を問わずに使えるため、離れた地域にある支店や営業所からでも接続できます。電話番号は本社と同じ番号を使用し、パーク保留機能を使えば、拠点を跨いでの取り次ぎなども可能です。
スマホを内線電話にできる
クラウドPBXに接続している端末同士では内線通話ができるようになります。そのため、スマホをクラウドPBXで使用している場合には、スマホでも内線電話を利用可能です。営業で出先にいる社員やテレワークで自宅にいる社員と、オフィスにいる社員が内線で通話するようなこともできます。
内線通話は通話料がかからないため、コスト削減につながることも多いです。
専用の機器は不要
クラウドPBXでは、サーバー上にPBXを構築するため、専用の機器を必要としないのも大きな特徴です。導入時に専用の機器を購入したり工事をしたりすることがないため、安価な費用で導入できます。申し込みから利用開始までの時間もあまり長くはかかりません。安いところなら1万円程度の初期費用で済み、申し込みから数日程度で利用開始できます。
既存のスマホを使用すれば、新たに端末を購入する必要もありません。オフィス内で使用する端末としてIP電話機を購入する場合でも、それほど大きな負担にはならないでしょう。
会社の電話をもっと便利に！クラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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固定電話からクラウドPBXへの乗り換えを検討してみては？
スマホが普及した現在では、固定電話を使用する機会がかなり減りました。プライベートだけでなく、企業でも固定電話よりスマホを使うことの方が多いです。
しかし、固定電話の必要性が完全になくなったわけではありません。代表番号や信用性などの関係から、依然として固定電話が必要とされる場面もあります。そのため、固定電話を完全に廃止するのは難しいのが実情です。
一方で、クラウドPBXを導入すれば、会社にかかってきた電話をスマホで出るようなこともできます。固定電話を廃止したくてもできない場合には、クラウドPBXの導入がおすすめです。