ビジネスフォンをコードレス化する方法とは？スマホ内線化と比較
オフィスの電話環境を見直す際に、「デスクから離れると電話に出られない」「社内を移動するたびに電話対応が不便」といった課題を感じる企業も少なくありません。従来のビジネスフォンは、固定された電話機を利用するケースが一般的でしたが、働き方の変化に伴い、オフィス内で自由に移動しながら通話できる環境へのニーズが高まっています。
そこで検討されるのが、ビジネスフォンのコードレス化です。コードレス子機や無線端末を利用すれば、オフィス内で移動しながら電話対応できるようになります。一方で、近年はクラウドPBXを利用してスマホを内線端末として活用する企業も増えています。スマホ内線化であれば、オフィス内だけでなく外出先でも内線通話や代表電話の発着信が可能になる場合があります。
本記事では、ビジネスフォンをコードレス化するメリットや主な方法を紹介するとともに、スマホ内線化との違いについて解説します。
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ビジネスフォンをコードレス化するメリット
ビジネスフォンをコードレス化すると、電話対応の柔軟性が向上します。まずは、導入によって期待できる主なメリットを見ていきましょう。
オフィス内で移動しながら通話できる
デスク固定型の電話機では、着信があった際に電話機の近くまで戻る必要があります。コードレス端末であれば、会議室や倉庫、バックヤードなどへ移動している際でも電話対応しやすくなります。特に店舗や医療機関、物流施設など、広い施設内を移動する業種では利便性を感じやすいでしょう。
電話の取り逃しを減らしやすい
着信音が聞こえなかったり、席を外していて応答できなかったりすると、顧客対応に影響する場合があります。コードレス化によって従業員が端末を携帯できれば、電話に気づきやすくなり、対応機会の確保につながります。
業務効率の向上が期待できる
電話のたびに席へ戻る必要がなくなるため、作業を中断する時間を減らしやすくなります。例えば接客中や在庫管理中でも、その場で着信に対応できるケースがあります。電話応対と通常業務の両立を図りやすくなる点もメリットの一つです。
オフィスレイアウトの自由度が広がる
電話配線を前提とした座席配置ではなく、業務内容に合わせたレイアウトを検討しやすくなります。フリーアドレスを導入している企業でも活用しやすい仕組みです。
コードレス化による主なメリット
| 項目 | 内容 |
| 移動しながら通話 | オフィス内のどこでも電話対応しやすい |
| 着信対応 | 電話の取り逃しを防ぎやすい |
| 業務効率 | 席へ戻る手間を削減できる |
| レイアウト | 柔軟なオフィス運用につながる |
ビジネスフォンをコードレス化する方法は？
ビジネスフォンをコードレス化する方法はいくつかあります。導入環境や予算によって選択肢が異なるため、それぞれの特徴を確認しておきましょう。ここでは、主な方法を紹介します。
コードレス対応ビジネスフォンの子機を利用する
一般的な方法は、ビジネスフォンメーカーが提供するコードレス子機を利用する方法です。主装置と連携する専用子機を利用するため、既存のビジネスフォン環境を活かしながら導入できるケースがあります。社内の内線や保留転送などの機能も利用しやすい点が特徴です。ただし、利用可能範囲はオフィス内に限定されることが一般的です。
PHS型端末を利用する
従来は、オフィス向けのコードレス電話としてPHS型端末が利用されるケースもありました。構内アンテナを設置して利用する仕組みで、病院や工場などで導入実績があります。ただし近年はスマホやクラウドPBXの普及により、新規導入の選択肢として検討される機会は以前より減っています。
無線LAN対応端末を利用する
無線LAN環境を活用して通話するIP電話端末を利用する方法もあります。Wi-Fi環境を利用するため配線を減らしやすい反面、通信環境によって通話品質に影響が出る場合があります。
コードレス化の主な方法比較
| 方法 | 特徴 | 利用範囲 |
| コードレス子機 | 従来型ビジネスフォン向け | 主にオフィス内 |
| PHS型端末 | 構内アンテナ利用 | 主にオフィス内 |
| Wi-Fi端末 | 無線LAN利用 | ネットワーク環境による |
このように、従来のコードレス化は、基本的にオフィス内での利用を前提としています。
クラウドPBXならスマホを内線端末として使える
近年はコードレス子機の代わりに、スマホを内線端末として利用する方法も注目されています。その仕組みを実現するのがクラウドPBXです。クラウドPBXは、電話交換機の機能をクラウド上で提供するサービスです。従来のように、オフィスへ主装置を設置する必要がなく、インターネット経由で電話機能を利用できます。スマホに専用アプリをインストールすることで、社内電話機のような運用が可能になります。例えば、以下のような機能を利用できるサービスがあります。
- 内線通話
- 代表番号発着信
- 転送
- 保留
- 着信振り分け
- 複数端末利用
オフィスにいるときだけでなく、外出先やテレワーク中でも同じ電話環境を利用しやすい点が特徴です。また、新たな専用端末を大量に購入しなくても運用できる場合があります。
ビジネスフォンのコードレス化とスマホ内線化を比較
コードレス子機とスマホ内線化は似ているように見えますが、利用シーンには違いがあります。以下の表で比較してみます。
| 比較項目 | コードレス子機 | スマホ内線化 |
| オフィス内利用 | ○ | ○ |
| 外出先利用 | △ | ○ |
| テレワーク対応 | △ | ○ |
| 端末追加 | 専用子機が必要 | スマホ活用可能 |
| 内線通話 | ○ | ○ |
| 代表番号発着信 | ○ | ○ |
| 拠点間利用 | 環境による | 対応しやすい |
コードレス子機は、オフィス内の移動を快適にする用途に向いています。
一方、スマホ内線化は、オフィスの外まで利用範囲を広げやすい点が特徴です。例えば営業担当者が外出先で代表番号の着信を受けたり、在宅勤務中の社員が内線通話を利用したりする運用も可能になります。近年の多様な働き方に対応するため、コードレス化ではなくスマホ内線化を選択する企業も増えています。
おすすめのクラウドPBXは「ナイセンクラウド」
スマホ内線化を検討する場合、クラウドPBXサービスの比較も重要です。ナイセンクラウドは、スマホやパソコンを利用して電話環境を構築できるクラウドPBXサービスです。オフィス勤務だけでなく、テレワークや外出先での電話対応にも活用しやすい環境を提供しています。主な特徴をまとめると、以下のとおりです。
| 項目 | 内容 |
| 利用端末 | スマホ・PCなど |
| 内線通話 | 対応 |
| 代表番号運用 | 対応 |
| 外出先利用 | 可能 |
| クラウド型 | 主装置設置不要 |
また、社員ごとに専用の電話機を設置しなくても運用できる場合があり、設備構成の見直しを検討している企業にも選択肢の一つとなります。ビジネスフォンの老朽化やリプレースを検討している場合には、クラウドPBXへの移行もあわせて比較すると良いでしょう。
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まとめ
ビジネスフォンをコードレス化すると、オフィス内で移動しながら電話対応できるようになり、着信対応や業務効率の改善につながる可能性があります。従来はコードレス子機やPHS型端末などを利用する方法が主流でしたが、近年はスマホを活用した内線化も広がっています。特にクラウドPBXを利用したスマホ内線化は、オフィス内だけでなく外出先やテレワーク環境でも利用しやすく、働き方の変化に対応しやすい仕組みです。
コードレス化を検討する際は、単に社内移動を快適にするだけでなく、今後の運用方法も踏まえて比較することが重要です。電話環境の見直しを進める際は、コードレス子機とスマホ内線化の違いを確認しながら、自社の業務スタイルに合った方法を検討してみてはいかがでしょうか。