クラウドPBXは小規模オフィスにも最適！その理由と選び方について紹介
小規模オフィスでも電話は必須ですが、従来のビジネスフォンだと、導入や運用に多額の費用が発生していました。そのため、コスト面や効率化を考え、クラウドPBXを選ぶ企業も増えています。では、クラウドPBXが小規模オフィスに適しているのはどのような理由があるのでしょうか。本記事では、クラウドPBXが小規模オフィスに最適な理由や選び方などをご紹介します。
クラウドPBXは小規模オフィスに適している理由
ここでは、クラウドPBXが小規模オフィスに適している理由についてご紹介します。
転送費用を削減できる
クラウドPBXを利用すれば、転送料金が不要になります。小規模オフィスの場合、オフィスに誰もいない時間帯があり、電話に出るためには転送機能を利用するのが一般的でした。転送機能を使う場合はオプション料金が必要なため、特に電話を転送する機会が多い職種の場合、大幅なコストがかかることも珍しくありませんでした。
クラウドPBXを導入すれば、スマホをビジネスフォン化できるので、外出中でも電話対応ができるようになります。転送機能にかかっていた料金が不要になるため、大幅なコストカットにつながるでしょう。コストカットをしつつ、転送よりも便利な電話環境を構築することができます。
レンタルオフィスでも使いやすい
クラウドPBXなら、レンタルオフィスやコワーキングスペースでも使いやすいでしょう。小規模オフィスや個人事業主の場合、レンタルオフィスを使っていることも多いです。多くのレンタルオフィスではWi-Fi環境が整っているので、パソコンやスマホを使って電話業務ができるクラウドPBXが適しているといえます。
ノートパソコンにクラウドPBXのソフトやアプリをインストールしているなら、作業しつつ電話対応も可能になります。ノートパソコンで検索をしたり、顧客情報を確認したりしながら効率的に会話ができます。
通話料金が安い
クラウドPBXは、固定電話と比較して通話料金が安いのが特徴です。一般的なNTTの固定電話の場合、以下の通話料金が必要となります。
固定電話から固定電話
市内通話料金(9.35円でかけられる秒数)
| 距離段階 | 昼間 | 夜間 | 深夜 |
| 区域内 | 3分 (9.35円） | 4分 (9.35円） | |
※昼間(午前8時～午後7時)、夜間(午後7時～午後11時)、深夜 (午後11時～午前8時)
※(）の数字は、3分間通話した場合の料金です。
同一県内の市外通話料金(11円でかけられる秒数)
| 距離段階 | 昼間 | 夜間 | 深夜 |
| 区域隣接・～20kmまで | 90秒 (22円） | 2分 (22円） | |
| 20kmを超え60kmまで | 1分 (33円） | 75秒（33円） | 90秒（22円） |
| 60kmを超え | 45秒 (44円） | 1分 (33円） | 90秒 (22円） |
参照：NTT東日本「固定電話から固定電話への通話料金」
https://web116.jp/phone/fare/k_to_k.html
固定電話から携帯電話
| 区分 | 通話料金 |
| 携帯電話への通話料金※1 | 17.6円／60秒 |
参照：「固定電話から携帯電話・PHS（0036を使用して行う通話）への通話料金」
https://web116.jp/phone/fare/k_to_kei.html
クラウドPBXの場合、多くのサービスが距離に関係なく一律料金で利用できます。たとえば、ナイセンクラウドの場合、3分8円で利用可能です。そのため、多くの電話をかける企業の場合、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
細かい設定ができる
クラウドPBXは、自社の環境に合わせて細かい設定ができます。たとえば、スタッフの増減があった場合でも、Web上や電話で簡単に契約数が変更可能です。
従来のビジネスフォンの場合、端末を使う人数が増えたら、それに合わせて端末を購入する必要がありました。大きく増減する場合は再度工事が必要ですし、ケースによっては主装置の変更も必要になります。クラウドPBXなら、柔軟に契約数の設定ができるので、手間がかかりません。また、数営業日で対応してくれるのもメリットです。
移転後も同じ番号が使用できる
条件が整っていれば、移転後も同じ電話番号を使用することができます。従来の固定電話の場合、同じ収容局内であれば電話番号は変わりませんが、収容局外となると電話番号の変更が必要になります。
収容局は、同じ市外局番の中でも細かく分かれています。一般的には、市区町村が変われば収容局が変わることが多いです。また地域によっては、同じ市区町村内でも収容局が変わる場合もあります。
クラウドPBXで取得した電話番号の場合、同じ市外局番エリア内ならどこに移転しても電話番号は変わりません。クラウドPBXで電話番号を取得した場合、番号はクラウドに紐付けられるため、収容局エリアの影響を受けません。そのため、全国どこでも同じ電話番号を使用できます。
多様なデバイスを使用できる
クラウドPBXは、パソコンやスマホ、IP電話機など、多様なデバイスを電話機として使用できます。従来のビジネスフォンの場合、電話機にしか対応しておらず、外出の多い会社には向いていませんでした。
パソコンやスマホなどが電話機として使用できれば、オフィスだけでなくコワーキングスペースや自宅など、さまざまな場所で電話対応が可能になるでしょう。個人のスマホもビジネスフォン化できるので、新しく機器を増やさないという対応も選択できます。
導入費用が安い
クラウドPBXは、導入費用が安いのも大きな特徴です。従来のビジネスフォンの場合、設置するためには、主装置と電話機の購入、回線工事などが必要でした。そのため、小規模オフィスでも数十万円単位の導入費用が必要になります。
クラウドPBXは、回線工事や主装置の購入が不要なため、導入費用を大きく削減することができます。
契約して数営業日で利用できる
サービスによっても異なりますが、クラウドPBXは契約後、数営業日で利用が可能になります。従来のビジネスフォンの場合、配線工事や電話工事が必要なため、使用できるようになるには1～2ヶ月ほどが必要でした。
クラウドPBXならスピーディーに導入できるため、小規模オフィスやスタートアップ企業にも適しているでしょう。
小規模オフィス向けクラウドPBXの選び方
では、小規模オフィスに適したクラウドPBXはどのように選べばいいのでしょうか。ここでは、小規模オフィス向けのクラウドPBXの選び方をご紹介します。
費用
まずは費用面をチェックしましょう。クラウドPBXを導入するには、導入費用やランニングコストが必要です。クラウドPBXは機器を購入する必要がないため導入費用は抑えられますが、月額・年額費用などのランニングコストが必要です。
導入費用、月額料金、通話料金などの費用を計算し、どのサービスが自社に適しているか確認しましょう。また、複数社から見積もりを取ることをおすすめします。サービスによっては最低契約期間が定められていることもあるため、確認しておきましょう。
設置環境
クラウドPBXを導入する場合でも、IP電話機などを使用したい場合もあるでしょう。そうした場合は、既存配線の有無などの設置環境も確認する必要があります。小規模規模オフィスの場合、予算やスペースに限りがあったり、運用管理に人員が割けなかったりなどの問題もあるでしょう。そのため、自社の設置環境を確認したあとで、何台分の契約をするのかを確認する必要があります。
また、既に社内で電話を使用している場合、クラウドPBXで既存回線の引き継ぎができるかどうかを確認しましょう。既存回線が使えるのであれば、電話番号の変更を関係各所に周知せずに済みます。既存の電話番号が引き継げるかどうかは、条件によって異なります。そのため、事前にベンダーに確認しておきましょう。
セキュリティ体制
ビジネスで利用する場合、セキュリティ体制も重要です。クラウドPBXは、データをクラウド上で管理するため、サイバー攻撃などの脅威にさらされています。そのため、どのようなセキュリティ対策を施しているのかは、サービスを選ぶ上で重要な要因となります。導入前に、ベンダーが施しているセキュリティ対策について確認しておきましょう。
また、万が一、問題やトラブルが発生した際に、どのようなケアを受けられるのかもチェックしておく必要があります。
個人事業主でもクラウドPBXは利用できる？
柔軟な対応ができるクラウドPBXは、個人事業主にもおすすめです。ただし、契約できるベンダーとそうではないベンダーがあります。ベンダーによっては最低契約台数を設けているため、個人事業主では契約できないケースもあります。
たとえば、コールセンター向けのクラウドPBXの場合、最低契約台数を数十台に設定されていることもあります。こうしたサービスを選ぶと、コスト的に無駄が生じる可能性があるので注意しましょう。
個人事業主に対応しているかどうかホームページ上で分からない場合、問い合わせることをおすすめします。
小規模オフィスに導入するならナイセンクラウドがおすすめ
小規模オフィスへの導入を考えているなら、ナイセンクラウドがおすすめです。ナイセンクラウドは、スマホ、パソコン、従来の電話機など、さまざまな種類をビジネスフォン化できます。外線の発信時は固定電話の発信料金となるので、3分8円～と低コストで利用可能です。サービスを利用している端末間の通話は内線扱いになるので、距離に関係なく無料で使用できます。従来のビジネスフォンよりも、電話業務の質を向上させながら、コストを削減できます。
また、ナイセンクラウドの料金プランは「ライト(1人用）」「ペア(小規模）」「プロ（中規模以上）に分けられます。業務形態によってプランを選べるので、無駄なく運用できるでしょう。また、必要な分だけオプションを付けることができます。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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クラウドPBXは小規模オフィスにも最適
クラウドPBXは、コストや環境面、効率面からみても、小規模オフィスに最適といえます。導入コストを抑えながら、利便性の高いツールや機能を使うことができます。さらに、契約数の増減もしやすいため、企業の成長に合わせて柔軟に対応できるのもクラウドPBXの魅力といえます。小規模企業は、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。