弁護士事務所におすすめの電話代行サービス5選比較
弁護士事務所では、電話での問い合わせから成約につながるケースが多く、電話対応の重要度が高いのが特徴です。しかし、成約に結びつかない問い合わせを受けることもあります。限られた人員の中で上手く業務を回せていない弁護士事務所もあるでしょう。
そこで、電話代行サービスを利用するのがおすすめです。ただ、電話代行サービスにもさまざまな業者があります。自社の業務に合ったところを選ぶことが大切です。本記事では弁護士事務所向けに電話代行サービスの選び方を解説し、主な電話代行サービスを比較しながら紹介していきます。
弁護士事務所が電話代行を利用するメリット
電話代行サービスを利用していれば、電話に出る必要がありません。事務所宛にかかってきた電話は、全て電話代行サービスのスタッフが受電します。弁護士が電話に出なくても済ませられる内容の用事なら、電話代行サービスのスタッフが対応してくれるのがメリットです。電話代行サービスのスタッフは弁護士事務所とは別の場所で電話を受けているため、事務所内で電話のコール音が鳴ることもありません。書類作成や顧客との相談に集中して取り組めます。仕事のパフォーマンスが上がるでしょう。
また、弁護士は裁判所や法務局などに出向く機会も多いです。外出中に電話がかかってきて出られないと機会損失につながってしまいます。その点、電話代行サービスを利用していれば、かかってきた電話には漏れなく出てもらえるのもメリットです。これにより機会損失の防止につながります。
弁護士事務所が電話代行を選ぶポイント
弁護士事務所で電話代行サービスを選ぶ際にチェックしておくべきポイントを見ていきましょう。
対応の品質
弁護士事務所では顧客との信頼関係が大切です。聞き取りづらい話し方や不適切な言葉遣いなど対応の仕方が悪いと、問い合わせをした人は不安に感じてしまいます。別の弁護士事務所に依頼しようと思ってしまうかもしれません。そうならないためには、対応の品質に問題ない電話代行サービスを選ぶようにしましょう。
お試し期間のある電話代行サービスなら、実際に自分で電話をかけてみると、対応の品質の良し悪しがよく分かります。
セキュリティ
弁護士事務所では依頼者やその関係者などをはじめとして、多くの個人情報を取り扱っています。電話対応においても、個人情報を取り扱う機会があるため、セキュリティを重視している電話代行サービスを選ぶようにしましょう。
セキュリティの甘い電話代行サービスを選んでしまうと、情報漏えいのリスクが高まってしまうため注意が必要です。
ランニングコスト
電話代行サービスの料金体系を確認し、毎月どのくらいのコストがかかるのかチェックしてみましょう。プランごとに基本料金とコール数が決まっており、オーバーした場合に件数に応じて追加料金が発生する仕組みが一般的です。追加料金は割高に設定されているため、1ヶ月の平均的なコール数を考慮して最適なプランを選びましょう。
また、オプションに関しても考慮しておく必要があります。業者によって、基本料金で対応できる範囲が異なるため、オプション代を含めた金額で考えることが大切です。
対応実績
対応実績の豊富な電話代行サービスなら、さまざま企業が利用しているため、安心して利用できます。電話代行サービスを選ぶ際は、対応実績を必ずチェックしておきましょう。
ただ、十分な対応実績があっても、弁護士事務所の対応実績は少ないというケースもあるかもしれません。そのため、全業種の対応実績だけでなく、できれば弁護士事務所における対応実績をチェックすることが重要です。
また、継続率なども併せてチェックしてみるのが良いでしょう。優良な電話代行サービスなら、継続率も高めです。
弁護士事務所におすすめの電話代行サービス5選
弁護士事務所で電話代行サービスを利用するなら次の5つのサービスがおすすめです。では、それぞれのサービスの特徴を見ていきましょう。
セントラル・アイ
セントラル・アイはコールセンター業務を行っている企業で、電話代行サービスも提供しています。創業50年以上と非常に長く、導入実績も15,000社以上と豊富です。
また、法律事務所・弁護士事務所向けのパッケージも用意されています。弁護士事務所への問い合わせに慣れているスタッフが対応してくれるため安心です。
弁護士ドットコム
弁護士ドットコムは弁護士専用のWebサービスで、国内の弁護士の3分の1以上の人が利用しています。弁護士限定掲示板を利用したり法律関連のニュースなどを閲覧したりできるサービスです。
電話代行サービスも弁護士ドットコムのサービスの1つとして提供されています。通常の電話代行サービスとは異なり弁護士に特化しているため、法律用語に対応しており弁護士法の遵守が徹底されています。弁護士にとっては安心して利用できるでしょう。
また、日中プランと夜間プランが設けられており、両方利用することで24時間対応可能です。土日や祝日も稼働しているため365日いつ電話がかかってきても取りこぼしはありません。機会損失の防止を徹底したい人におすすめです。
fondesk
fondeskはシンプルさが特徴の電話代行サービスです。5,000社以上の導入実績があり、継続利用率も98％以上あります。
オペレーターが対応した内容はChatworkやSlack、LINEなどあらかじめ指定したチャットツールで通知されます。メールで通知を受けることも可能です。マイページで電話の履歴を確認したり、通知先を振り分けたりできる機能も備わっています。
ただし、基本的に平日の日中のみの対応です。また、相手や問い合わせ内容に応じた対応、クレーム対応などはできません。
ビジネスアシスト
ビジネスアシストは、品質の高さが売りの電話代行サービスです。対応にあたるスタッフは全員正社員なのが特徴で、希望に応じて柔軟な対応を実現しています。
弁護士・法律事務所専用プランが設けられているのも特徴で、300以上の弁護士や法律事務所で導入されています。また、全業種での導入実績も8,300社と豊富です。
ベルシステム24
ベルシステム24は一般企業に対して、さまざまなアウトソーシングのサービスを提供している企業です。その中に電話代行サービスもあり、「e秘書」というサービス名で提供されています。
コールセンター業務と合わせると35年以上の実績があり、延べ契約社数も約24,000社とかなりの数です。電話の一次受けのみを行うスタンダードコースと、簡単な対応も任せられるメッセージコースが設けられています。24時間受付や多言語サービスのコースも利用可能です。
電話の利便性向上にはクラウドPBXの利用もおすすめ
電話代行サービスを利用するなら、クラウドPBXも併せて利用するのがおすすめです。
クラウドPBXがあれば、事務所以外の場所からも事務所の電話番号で発着信でき、外出中に成約につながる電話や重要な電話がかかってきたときでもすぐに対応可能です。通話料金は3分で最安8円と非常に安く、遠方の地域でも高くなることはありません。
導入の際は工事が不要で、申し込みから数日程度で利用できますので、ぜひクラウドPBXの利用を検討してみてください。
転送設定も簡単！クラウドPBXの「ナイセンクラウド」
電話代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもあわせてチェックしてみてください。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
弁護士事務所で電話代行サービスを導入する際は、対応の品質やセキュリティを重視して選ぶようにしましょう。また、弁護士事務所における実績が豊富な業者なら安心して任せられます。
電話代行サービスがあれば、電話の取りこぼしによる機会損失を防止できます。業務効率の向上も期待できますので、日々の業務に追われて多忙な弁護士の方は導入を検討してみましょう。