オンラインスクールの開業に電話番号は必要？問い合わせ対応におすすめの電話環境を解説
オンラインスクールは、実店舗を持たずに自宅や小規模なオフィスから開業しやすいビジネスです。申し込みや受講をWeb上で完結できる一方、受講前の相談や料金の確認、無料体験の予約などでは電話による問い合わせが入る場合があるでしょう。個人で運営する場合、普段使っているスマートフォンの番号をそのまま仕事用に利用する方法もあります。ただし、個人番号を公開すると仕事と私生活の連絡が混在しやすく、スタッフが増えた際に問い合わせ対応を共有しにくい点には注意が必要です。本記事では、オンラインスクールの開業で電話番号が必要になる場面や、電話対応で重視したいポイント、用意しておきたい電話環境についてご紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
オンラインスクールの開業で電話番号が必要になる場面
オンラインスクールでは、メールや問い合わせフォーム、チャットなどさまざまな連絡手段を利用できます。そのため、すべての問い合わせを電話で受ける必要はありません。一方で、細かな相談をしたい人や、その場で確認したい内容がある人にとっては、電話窓口があると便利です。
受講前相談
受講を検討している人から、「自分のレベルでも受講できるか」「どのコースが合うか」といった相談が入る場合があります。Webサイトだけでは個別の状況まで説明しきれない場合もあるため、電話で質問を聞きながら案内できる窓口があると対応しやすくなります。
料金・コース内容の確認
複数の料金プランやコースを用意している場合、違いについて問い合わせを受ける可能性があります。受講期間や授業回数、サポート内容など、比較する項目が多いほど確認事項も増えます。電話なら、その場で質問に応じながら必要な情報を案内できます。ただし、料金や契約条件など重要な内容は、Webサイトやメールでも確認できるようにしておくと安心です。
無料体験の予約
無料体験や個別相談を実施している場合、予約日時の確認や変更について問い合わせを受ける場合があります。Web予約を導入していても、「今日予約できるか」「日時を変更したい」と電話で確認したい人もいるでしょう。複数スタッフで対応する場合は、誰が問い合わせを受けたのか把握できる仕組みも必要です。
受講トラブル
オンライン授業では、受講方法やログイン、接続方法などについて問い合わせが入る場合があります。通常はメールやチャットで対応できても、授業開始直前などは電話で確認したい受講者もいます。電話で対応する内容と、メールなどへ案内する内容をあらかじめ整理しておくと、問い合わせ窓口を運用しやすくなります。
法人研修の問い合わせ
法人向け研修を提供しているオンラインスクールでは、企業担当者から問い合わせを受ける場合があります。受講人数や実施期間、講座内容、料金など複数の条件を確認しながら話を進めるケースもあります。個人受講者と法人の問い合わせを別の担当者が受ける場合は、内容に応じて電話を振り分けられる環境が便利です。
オンラインスクールの電話対応で重視すべきポイント
オンラインスクールの電話環境では、電話番号を用意するだけでなく、運営方法に合った仕組みを選ぶ必要があります。特に、対応場所や営業時間、スタッフ間での情報共有などを考慮しておくと、問い合わせ対応を進めやすくなるでしょう。
場所を問わず対応できるか
オンラインスクールでは、スタッフ全員が同じ場所で働くとは限りません。自宅や別の拠点から業務を行う場合、固定電話機だけでは問い合わせ対応の場所が限られます。スマートフォンやPCから電話を受けられる環境であれば、固定オフィスに常駐しなくても問い合わせに対応しやすくなります。
事業用番号を利用できるか
個人の携帯電話番号をそのまま問い合わせ窓口として公開すると、仕事とプライベートの連絡が混在しやすくなります。固定電話番号や050番号などの事業用番号を用意すれば、個人番号を公開せずに問い合わせ窓口を設けられます。受講希望者への折り返しにも事業用番号を使える環境か確認しておきましょう。
営業時間を管理できるか
オンラインスクールのWebサイトは24時間閲覧できるため、電話受付時間外にも問い合わせが入る可能性があります。営業時間外は自動アナウンスに切り替えられる仕組みがあると、対応時間を明確にできます。仕事と私生活の境界を保つためにも、曜日や時間帯に応じて着信方法を変更できるか確認しておくとよいでしょう。
問い合わせ履歴を確認できるか
電話に出られなかった場合、誰から着信があったのかを確認できなければ、折り返し対応が遅れる可能性があります。着信履歴を確認できる電話環境であれば、不在着信や対応状況を把握しやすくなります。問い合わせ件数が増えた際の管理を考えても、履歴を確認できる仕組みは重要です。
複数人で電話対応を共有できるか
開業時は1人で運営していても、受講者の増加に合わせて事務スタッフや講師を追加する場合があります。複数のスマートフォンやPCで同じ事業用番号を利用できれば、対応可能なスタッフが電話を受けやすくなります。将来的に人数を増やす予定がある場合は、スタッフ追加後も電話を共有できるか確認しておきましょう。
オンラインスクールに適した電話環境は？
オンラインスクールでは、固定オフィスがなくても利用できる電話環境が向いています。開業時には、以下のような機能を確認しましょう。
- 固定電話番号・050番号などの事業用番号
- スマホ・PCでの発着信
- 営業時間外アナウンス
- 通話録音
- 着信履歴
- 問い合わせ内容別の振り分け
固定電話番号・050番号などの事業用番号
問い合わせ窓口には、個人の携帯番号とは別に事業用番号を用意する方法があります。事業用番号を設ければ、Webサイトや広告に個人番号を掲載せずに済み、仕事とプライベートを分けやすくなります。利用できる番号はサービスによって異なるため、市外局番を使いたいのか、地域が特定されない050番号がよいのかなど、自社の運営方法に合わせて選びましょう。
スマホ・PCでの発着信
オンラインスクールでは、問い合わせ担当者が自宅や別の場所で勤務する場合があります。スマホやPCから事業用番号を使えれば、固定電話機のある場所へ移動しなくても電話対応が可能です。ナイセンクラウドでは、スマートフォンやPC、IP電話機などを電話端末として利用でき、会社番号で発着信できます。
営業時間外アナウンス
Webサイトが24時間利用できても、電話まで常時対応する必要はありません。営業時間外は受付時間を案内する音声に切り替えれば、電話対応の時間を明確にできます。ナイセンクラウドでは、曜日や時間帯に応じて着信ルールやアナウンスを設定できます。
通話録音
受講前相談や法人研修の問い合わせでは、料金や希望条件など複数の内容を電話で確認する場合があります。通話録音を利用すれば、問い合わせ内容を後から確認できます。担当者間で内容を共有したい場合にも役立ちます。なお、録音データには個人情報が含まれる可能性があるため、保存方法や閲覧範囲はあらかじめ決めておきましょう。
着信履歴
問い合わせ件数が増えると、不在着信への折り返しや対応状況を管理する必要があります。個人のスマホだけで管理すると、私用の電話と仕事の問い合わせが混在しやすくなります。事業用の電話システムで着信履歴を確認できれば、折り返し漏れを防ぐための管理もしやすくなります。
問い合わせ内容別の振り分け
オンラインスクールでは、受講相談、既存受講者からの問い合わせ、法人研修など、内容によって担当者が異なる場合があります。その場合は、音声ガイダンスを使って問い合わせ先を振り分けられる仕組みが便利です。ナイセンクラウドではIVRに対応しており、発信者のプッシュ操作に応じて担当先を分けられます。
オンラインスクールの電話対応にはナイセンクラウドが便利
オンラインスクールは、授業から問い合わせ対応までオンラインで完結しやすいため、電話環境も固定オフィスに縛られない仕組みが適しています。ナイセンクラウドは、会社の電話番号をスマートフォンやPC、IP電話機などで利用できるクラウドPBXです。
固定オフィスがなくても事業用番号を運用しやすい
自宅やレンタルオフィスなどで運営する場合、電話対応のためだけに固定電話機を設置すると負担になる場合があります。ナイセンクラウドなら、対応する事業用番号をスマホやPCで利用できます。場所を固定せずに電話に対応できるため、オンライン中心の事業にも取り入れやすい仕組みです。
スマホ・PCで会社番号を使える
問い合わせ担当者が別々の場所で勤務していても、スマホやPCから会社番号で発着信できます。受講希望者へ折り返す際にも事業用番号を使えるため、スタッフ個人の番号を知らせる必要がありません。固定電話機を置かなくても、普段業務に使っている端末を電話として利用できます。
受講相談や法人問い合わせを複数人で管理可能
事業規模が大きくなると、受講前相談を担当するスタッフや法人研修を担当するスタッフなど、複数人で電話に対応する場面が増えます。ナイセンクラウドでは複数端末で着信できるため、対応可能なスタッフが電話を受ける運用が可能です。また、IVRを使えば、受講相談や法人問い合わせなど内容に応じて担当先を分けられます。通話録音や電話履歴も利用できるため、問い合わせ内容を管理したい場合にも役立ちます。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模ならスマコテもおすすめ
1人または少人数でオンラインスクールを始める場合は、「スマコテ」も候補になります。スマコテは、固定電話番号をスマホで利用するためのサービスです。開業時には利用人数や問い合わせ件数、必要な電話番号、通話録音や振り分け機能が必要かどうかを整理し、ナイセンクラウドと比較するとよいでしょう。現時点では少人数でも、将来的にスタッフを増やす予定がある場合は、事業規模が拡大した後の電話対応まで考えて選ぶのがポイントです。
まとめ
オンラインスクールでは、受講前相談や料金・コースの確認、無料体験の予約、受講中の問い合わせ、法人研修の相談などで電話が利用される場合があります。個人のスマホ番号でも対応できますが、事業用番号を用意しておけば、仕事と私生活を分けやすくなり、スタッフが増えた際にも問い合わせ対応を整理しやすくなります。オンライン中心で運営する場合は、固定電話機だけではなく、スマホやPCから会社番号を利用できる電話環境を検討するとよいでしょう。ナイセンクラウドなら、スマホやPCでの発着信に加え、営業時間外アナウンスや通話録音、着信履歴、IVR、複数端末での電話対応などを利用できます。スクールの規模や問い合わせ件数、今後の運営体制を踏まえ、自社に必要な機能を整理して電話環境を選びましょう。