レンタルオフィスを契約する際に知っておきたい電話番号の話
現在、日本では「レンタルオフィス」が盛んに貸し借りされるようになっています。従業員の柔軟な働き方に対応するため、オフィスへの初期投資を抑えるため、短期間だけ利用する拠点にするため、などのさまざまな理由がその背景にあります。
しかし、レンタルオフィスのインターネットについては共用のLANが整備されていることから業務を遂行するうえで問題はないものの、電話業務を行うには課題があります。この記事では、前半でレンタルオフィスと電話の関係を整理し、後半では電話でのビジネスを効率化する便利なツールをご紹介します。
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レンタルオフィスを利用するとき電話番号はどうする？
レンタルオフィスを借りるときに、オフィスに置く固定電話の電話番号をどのように運用するかは物件によって異なります。ここでは、「レンタルオフィスを借りる場合、電話番号をどうすれば良いか？」という問題の解決策を5つご紹介します。
レンタルオフィスが契約している電話番号を利用する
まず、最も導入しやすい方法にレンタルオフィスが契約しているレンタルオフィスの電話番号を使う、というのが挙げられます。レンタルオフィスに回線を借りたいと伝えれば特別な工事も必要なく、すぐに利用できます。この場合、電話番号だけでなく電話機も貸してもらえることが多いので、新規の電話番号と電話機にかかるコストを抑えることが可能です。
しかし、電話番号と電話機のレンタル料および通話料が割高に設定されている場合が多い、外出中に電話を受ける場合は転送になるので通話料がかかる、外出中はこちらからレンタルオフィスの電話番号で発信することができない、といったデメリットがあります。
また最大の課題は、レンタルオフィスの電話番号を借りた場合は引っ越しでレンタルオフィスを引き払うと同時に電話番号が使えなくなり、新たに電話番号を取得しなければならないことです。電話番号の変更に伴ってさまざまな手続きが必要となり、顧客にも電話番号の変更を周知する必要が生じてしまいます。
レンタルオフィスの電話代行サービスを利用する
レンタルオフィスには「電話代行サービス」がオプションとして存在するケースが多くあります。これはかかってきた電話を専門のスタッフに代わりに受けてもらい、内容メールなどで転送してもらって必要に応じて自分から掛け直すことで対応するというものです。電話を受ける人はレンタルしている人の代理人として受けるので、「電話を受けるスタッフを雇う余裕がある」とみなされて会社の信用アップにつながる場合もあります。
また、電話を受けてもらう人に明らかな営業電話をシャットアウトしてもらうことで、業務効率を向上させることも可能です。発信をほとんどせず受信が多いという場合には、電話代行サービスを利用するのも良いでしょう。
デメリットとしては、サービスを利用するのにそれなりの費用がかかること、クレームや急な問い合わせへの対応が難しくなることが挙げられます。さらに、自分が直接連絡を取るには自分から電話を発信する必要があるので、タイミングによっては先方と連絡が取れずビジネスチャンスを逃すことも考えられます。
直接電話事業者と契約して利用する
通常のオフィスに電話回線を引く場合と同様に、電話事業者と契約してその回線をレンタルオフィスに引き込む、という形も考えられます。この場合、導入時に通常の電話を契約する場合と同様の費用が導入にかかりますが、運用コストはレンタルする場合より安くなるでしょう。
ただし注意点として、レンタルオフィスを運営する業者が契約した光回線しか引いていない場合は、自分が契約したい固定電話の会社の光回線を別途工事して引く必要が生じる可能性があります。工事の費用の負担も大きくなりますが、工事を行うには建物の所有者の許可が必要となるため現実的な解決策とは言えません。
固定電話を利用せず、携帯電話・スマホを利用する
会社の業務に必要な電話も全て携帯電話・スマホで受発信するという解決策は、ビジネスに関する連絡が全て携帯電話にかかってくるので、プライバシーがなくなるという問題があります。発信時も個人の携帯番号が相手に通知されてしまうため、個人事業主でない場合は一社員の個人情報を守るという観点でもなかなか導入が難しいのでしょう。
また、携帯電話は固定電話とは異なり、簡単に契約・解約が可能なため、コンプライアンスが声高に叫ばれている昨今は「固定電話を持っていない企業とは取引できない」という企業も存在します。携帯電話は簡単に電話番号を変更できるメリットがありますが、会社の電話番号として使う場合は番号の変更の度に登記の変更が必要となることから、このメリットは相殺されてしまうのです。
さらに、金融機関、特にメガバンクでは法人が口座を開設するには法人専用の固定電話番号が必要です。そのため、携帯電話・スマホを会社の電話として使用していると銀行に口座を開いたり、融資を受けたりすることができなくなり、ビジネスに大きな支障をきたします。
クラウドPBXと利用する
最後に紹介する解決策はクラウドPBXの採用です。PBXとはPrivate Branch eXchangeのことで、ビジネスホンの「主装置」とも呼ばれ、外部からの着信を内部の各電話回線へ振り分けたり、内線通話を可能にしたりする装置のことです。この機能をクラウド上で実現したものがクラウドPBXとなります。
クラウド上にシステムが存在するため、サービスを受けている期間は利用料金が発生するものの、上で述べてきた4つの対処法のデメリットを全て解決することが可能です。クラウドPBXの詳しい内容については次章でご紹介します。
レンタルオフィスの電話番号問題を解決するにはクラウドPBXがおすすめ
クラウドPBXは、「従来のレンタルオフィスにおける電話対応の対処法が持つデメリットを全て解決できる」とご紹介しましたが、ここからはクラウドPBXがどのようにデメリットをクリアしているのかを見ていきましょう。
オフィスを移転しても電話番号をそのまま利用できる
レンタルオフィスの電話番号や電話代行サービスを利用する場合、レンタルオフィスから移転すると電話番号も変わってしまうというデメリットがありました。また、この問題を解消するために従来のPBXを設置する方法は設置工事が必要で、物件の管理者の許可が下りない可能性もあり、現実的な手段とは言えません。
そこで、クラウドPBXであれば設置に工事は必要なく、全てオンライン上で設定が完了します。クラウド上にあるPBXが外線電話を受け取り、インターネットを介して登録された端末へと振り替えるため、スマホなどのインターネットに接続可能な端末があればどこでも電話を受けられるのです。オフィスが移転した場合も自社で電話番号を契約しているため、NTTの場合は同一局番のエリア内であれば電話番号か変わることはありません。
レンタルオフィスの電話を利用するより通話料が安い
クラウドPBXを採用した場合でも、外線を利用する通話には通話料が発生します。しかし、クラウドPBXの外線通話料は3分8円が相場となっており、3分20円が相場といわれるレンタルオフィスの話料より安価となっています。
また、外出中の場合は電話を転送してもらったり、レンタルオフィス内にいる社員へ連絡を取ったりする場合はその都度通話料が発生してしまいますが、クラウドPBXは登録した端末間であれば内線扱いとなり通話料は無料です。転送時にも通話料はかからないため、通話料を大幅にコストダウンできるでしょう。
固定電話番号を使用できるので顧客へのイメージが良い
クラウドPBXは、事務所の所在地に応じた市外局番で始まる固定電話番号の取得が可能です。また、固定電話の番号だけでなく、0120・0800・050といった電話番号も利用できます。
企業が固定電話番号を持つことは、金融機関で口座を開くうえでも重要なポイントであり、顧客から信頼を得るうえでも重要です。
電話機、スマホ、PCなどさまざまな端末で固定電話の番号での発着信が可能
クラウドPBXはインターネットを用いて内線電話網を構築します。そのため、ビジネスフォンが必要だった従来のPBXとは異なり、IP電話機やネット接続可能なスマホ、ソフトフォンを搭載したPCなど、ネット接続可能な機器を用いて固定電話の番号での着発信が可能となります。配線の工事も必要ないため、導入後はすぐに運用を開始できます。
外出中や海外でも会社の電話番号を使用できる
クラウドPBXは、インターネットに接続された環境であればスマホを使って外出先や海外からでも会社の番号で発着信可能です。携帯の番号が相手に通知されることがないため、社員のプライバシー保護にも役立ちます。
また、登録外の携帯番号からの着信は顧客に警戒されてしまい、電話を取ってもらえない可能性が高くなります。その点、いつでも会社の電話番号で架電できるクラウドPBXは、取引先とのやり取りをスムーズにするうえでも有用なシステムです。
電話転送サービスや音声ガイドなどの機能を別途契約する必要がない
従来型のビジネスホンは主装置と電話機によって使える機能が決まっており、転送や音声ガイドといったサービスは別途契約し、場合によっては機能追加のための機器の交換やその設置のための工事をする必要がありました。
しかし、クラウドPBXはウェブ上のサーバーが提供するクラウドサービスなので、業者と契約をすれば後はブラウザから設定を変更するだけで転送や音声ガイド、録音といったビジネスに求められるさまざまな機能を利用することが可能です。
また、従来型のビジネスホンでは主装置の性能という制約があるために不可能であった複雑な転送の設定などもクラウドPBXなら可能となります。
レンタルオフィスで利用可能！クラウドPBX「ナイセンクラウド」
レンタルオフィスを借りる際の電話の運用は、固定電話番号が継続して使用可能で通話料が安く、端末費の節約、外出中でも通話可能などのさまざまなメリットや機能を有したクラウドPBXがおすすめであることを解説してきました。
しかし、世の中にはたくさんのクラウドPBXサービスがあり、どれを選択したらよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。そのようなお客様はぜひ当社の「ナイセンクラウド」の導入をご検討ください。
ナイセンクラウドの基本機能
まずはナイセンクラウドの基本機能について説明します。
03や06などの全国の局番、050番号、フリーダイヤルの使用が可能です。通常のビジネスホンと同様に複数の端末で一斉着信を受けることができます。通話料は外線が3分8円～、内線通話は相手が国外の場合でも通話料無料です。
端末としてはIP電話機、PC、スマホ、iPodなどが使用可能で、これらをLANケーブルやWi-Fiでインターネットに接続するので、電話線は不要で設置工事を行う必要もありません。工事が不要なのでサービスを受けたくなったときにいつでもすぐ始められ、サービスを止めたいときに止められます。
また、ナイセンクラウドではどの番号に誰から電話がかかってきたのかが端末に表示され、非通知や特定の電話番号からの着信をブロックする設定も可能です。複数の電話番号を1つの管理画面で運用することで、営業の見える化に貢献します。
さらに、ナイセンクラウドでは留守番電話を録音し、メッセージをmp3ファイルでメールに添付して送信することも可能です。その他にも時間・曜日・着信番号ごとに詳細な着信ルールとアナウンスの設定により、業務の効率化が図れます。
ナイセンクラウドのオプション
次にナイセンクラウドのオプションについて説明します。
設定した電話に対して発着信共に全ての通話を録音する「自動通話録音」や、接客中の担当と顧客との通話内容を他のスタッフが確認しアドバイスをする「モニタリング＆ウィスパリング」機能があります。
また、コールセンターなどで使用されている「音声自動応答、音声ガイダンス」もオプションで使用できます。さらに、電話着信時に電話機を鳴らすのではなく、「PC画面にポップアップ通知」する機能を導入すれば、誰が取るべき電話なのかを分かるようにして、余分な取次を削減することが可能です。
紹介動画もありますので是非ご覧ください。
ナイセンクラウドのプラン
ナイセンクラウドは基本機能を使うための料金プランがシンプルなのも特徴です。
月額制で、1内線は月2,000円、2内線は月5,000円、5内線以上は月1万円～で、1内線追加ごとに月1,000円となっています。これに初期費用1万円、オプション機能についてはそれぞれ別途で料金がかかります。
詳しくは個別見積もりか自動見積もりをご利用ください。
クラウドPBXでレンタルオフィスの電話番号問題を解決しましょう
ビジネスの拠点を低いコストで柔軟に設置・運用し、多様な働き方を実践するにあたってレンタルオフィスは便利なものですが、ビジネスの基盤となる「電話番号」の運用がスムーズにいかないケースがあることも事実です。
そこで、レンタルオフィスの電話番号にまつわる悩みを解決する方法としておすすめなのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXを検討の際には、ぜひ当社のナイセンクラウドの導入をご検討ください。