ビジネスフォン導入の前にしっかり比較を！比較のポイント
ビジネスにおいて電話は企業と顧客、社員間を結ぶ重要なツールです。ほとんどの企業ではビジネスフォンを導入していますが、ビジネスフォンは家庭用の電話機とは異なり、導入には機器の設置工事をする手間や費用がかかります。そのため、初めてビジネスフォンを導入する方の中には準備すべきものや比較すべきポイントが分からず、導入に高いハードルを感じている方もいるでしょう。
そこで、この記事ではビジネスフォンについて解説するとともに、従来のビジネスフォンよりお得な「クラウドPBX」と呼ばれるサービスについてご紹介します。
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ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは電話機単体のことを指すのではなく、PBX（Private Branch Exchange)という主装置と専用電話機を組み合わせた電話装置システムのことを指します。
ビジネスフォンは外部からの外線電話と、社員間で通話する内線電話の2つを制御する役割を担っています。一方、PBXに格納されている基板はユニットと呼ばれ、ユニットの追加変更によって、利用者の必要に応じた外線や内線の数、ドアフォンなどの便利な機能のカスタマイズが可能です。PBXと各電話機を接続することで、電話番号が1つしかなくても複数の電話機端末があれば、契約した回線の数だけ同時に着信ができるのです。例えば、3つの回線を契約している場合、同じ時間に3つの違う電話番号の電話から着信があっても対応ができます。
また、ビジネスフォンは各々の電話機端末に内線番号を割り当てることができるので、担当部署が異なる問い合わせ内容であっても内線で直接担当者へ電話を繋ぐことができ、スムーズな電話対応が実現できます。
さらに、内線電話は通話料金が発生しないため、リアルタイムに確認する必要が生じた場合は通話料を気にすることなく電話で確認が行えます。わざわざ確認のために相手のいる場所まで行く必要がなくなり、効率的に業務を進めることができるのです。
ビジネスフォン導入の際の比較ポイント
ビジネスフォンを導入する際には比較すべきポイントがあります。ここでは3つの比較ポイントを解説します。
購入かリースか
電話機端末を必要台数用意するためには電話機端末をカードや現金で購入する方法とリースで利用する方法の2パターンがあります。
購入は文字通り端末を自社で購入する方法ですが、初期費用が高くなってしまうデメリットがありますが資産としてビジネスフォンを保有できるメリットがあります。
リース契約とはリース会社と契約し、ビジネスフォンを一定期間利用する契約のことを指します。リース契約では購入費用にリース料金が上乗せされますが、毎月少額の出費で済ませられるというメリットがあります。また、リース契約すると通信費としての損金処理によって節税できます。
リースの契約の期間は法定耐用年数に合わせて決められています。法定耐用年数は機器を利用できる法律で決められている年数のことを指し、ビジネスフォンの法定耐用年数は5～6年です。そのため、リース契約の期間は多くの場合3～7年となっています。
ビジネスフォンのリース料率は契約期間によって変化し、契約期間が長いほど低下します。一般的に契約期間が5年の場合は2％、7年の場合は1.5％です。
ただし、リース契約は購入するビジネスフォンの代金にリース料率をかけて支払うため、購入した場合より支払い総額が高くなります。また、リース契約は契約満了時まで解約ができないため、会社や事務所が倒産した場合でも残りのリース期間分の料金を支払う義務が生じます。さらに、期間が満了した場合でもリース会社にビジネスフォンを返却する義務があり、企業の資産になりません。
新品か中古か
新品を購入したときのメリットは、新規に事業を展開する際に社員のモチベーションが向上することです。また、メーカーの保証も法定耐用年数に対応して6年と長いため、安心して利用できます。
一方、中古品を購入した時のメリットは、新品のビジネスフォンと比較すると4～5分の1程度の価格で購入できることと、販売開始から時間が経過しているので使用法や機能についての情報をインターネット上で入手しやすい点です。
ただし、中古品は年式によっては最新の機能が搭載されていないことがあります。また、ユニットと呼ばれる基板を入手することが困難で、故障した場合に修理できない可能性についても留意しておく必要があります。
2、3年前に発売された中古のビジネスフォンは、新型のビジネスフォンと性能面でほとんど差がありません。新品と比べれば故障のリスクは高まるものの、ビジネスフォン自体が故障しにくく機器なため、年式の新しい中古品であれば故障の心配はほぼありません。
低コストに抑えたい場合は中古品、最新鋭の機能を利用したい場合は新品を選ぶと良いでしょう。
ビジネスフォンかクラウドPBXか
クラウドPBXとは、従来オフィス内に置いていたビジネスフォンの主装置であるPBXをクラウド化し、インターネット上に配置したものです。
クラウドPBXはビジネスフォンと同様に、通話の転送、録音、複数の電話機端末で着信を共有できるなどの基本機能を備えています。また、内線網を構築するため、ビジネスフォンと同様に内線の通話料は無料です。クラウドPBXのメリットは次章で詳しく解説します。
運用の柔軟性やコストの面を考えるとクラウドPBXの方がおすすめ
運用時の柔軟性と導入コストの安さの観点からは、クラウドPBXの方がおすすめです。ここではクラウドPBXのメリットと、クラウドPBX導入時に気を付けるべき点について解説します。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXがビジネスフォンより優れているメリットについて3つ紹介します。
ビジネスフォンより安価
クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置するため、主装置であるPBXを購入する必要がありません。ビジネスフォンに必要なPBXの価格は機能や接続可能な電話機端末の数で変化しますが、小規模なタイプでも20万円以上します。また、ビジネスフォンのPBXの設置工事は電話機端末を1台ずつケーブルで接続する必要があります。レイアウト変更や電話機の数を増やす場合は、専門業者に工事を依頼する必要があり、電話機数台の設置工事でも10万円以上はかかります。
クラウドPBXの場合、設置工事には光回線を使うパターンとIP通信回線を使用するパターンの2つがあります。光回線を使うパターンはアダプタ設置工事に数万円程度かかり、IP通信回線を使うパターンはアプリをインストールするだけ設置が完了し、工事費用は0～10,000円程度で済みます。いずれにしても、クラウドPBXの工事費用はビジネスフォンより安価です。PBXの機器購入費用や工事費用が安いだけでなく、保守にかかる点検費用も必要ありません。
さらに、外線通話料もビジネスフォンより安価で利用でき、海外への通話料も国内の通話料金が適用されます。
複数拠点や海外でも利用できる
クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、内線電話として設定されたスマートフォンやPCなどの端末間の通話料が無料になります。また、ビジネスフォンのように拠点ごとにPBXの設置や配線工事をする必要はありません。
これにより、複数拠点を持っている企業や海外出張の多い企業は、大幅な通信費の削減が可能になります。
電話業務を効率化することができる
スマートフォンを内線化することは、外出中の社員宛ての電話もそのまま取次ぎができるということです。用件を聞いて伝言を伝えたり、折返し対応をしたりする必要がなくなるため、ビジネスチャンスの喪失も最小限に留めることができます。
また、電話業務をどこからでも行えることは、テレワークの推進にも役立ちます。今まで電話業務があるために出社を余儀なくされていた場合も、クラウドPBXによって場所に縛られない柔軟な働き方を実現できるのです。
クラウドPBXを導入する際に気をつけるべきこと
ここまでクラウドPBXのメリットについて解説してきましたが、注意すべきこともあります。ここではクラウドPBXを導入する際に気を付けるべきことを3つ説明します。
リース契約でビジネスフォンを利用中は契約期間を確認する
ビジネスフォンをリース契約している場合は、リース会社がビジネスフォンの所有者になるため、自分で勝手に処分することはできません。リース会社との契約期間満了時は再契約もしくは返却するかを決めます。なお、自社で破棄する必要がある場合は、廃棄証明書を取得しのちにリース会社へ提出します。
また、リース契約を中途解約する場合は、残りの使用料金、あるいは高額な違約金の支払いが発生するため、契約を結ぶ前に解約条件をしっかり確認しておきましょう。
社用携帯を契約している際も契約期間を確認する
社用携帯は数年間使わなければならないなど、契約期間に縛りがある場合があります。2019年10月に電気通信事業法が改正されたことで、「2年縛り」と呼ばれる契約期間途中に解約することで発生する9,500円の違約金を1,000円以下にすることを義務付けられました。
しかしながら、この条件が適用されるのは2019年10月1日以降に契約した方のみであり、それ以前の契約については9,500円の違約金が適用されます。
ただし、法人契約の場合は個人で使用する携帯電話とは異なる形態の契約を結んでいる可能性もあるため、契約期間や違約金についてしっかり確認しておきましょう。
クラウドPBXは機能や費用を比較して検討する
導入するクラウドPBXのサービスによって、導入・運用のコストも変わってきます。複数のクラウドPBXのベンダーから相見積もりを取って費用を比較検討しましょう。さらに、基本機能として備わっているもの、オプション扱いとなるものも比較し、トータルのコストで比較するようにします。
クラウドPBXの機能は自社で利用するイメージを想定して、必要な機能を搭載しているものを選びましょう。また、クラウドPBXには多様な追加のオプション機能がありますが、最初から多くの機能を追加しても使いこなせない可能性があります。導入後の機能拡張やプラン変更も可能なので、まずは必要最低限のサービスで運用して機能を追加する必要が生じたら追加するのがおすすめです。
ビジネスフォンと比較すべきクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ここでは、個人事業主から上場企業まで3,000社以上への導入実績を持つクラウドPBXの「ナイセンクラウド」を紹介します。
ナイセンクラウドの基本機能
ナイセンクラウドで使える端末はPC、スマートフォン、IP電話機などで、複数の電話機やPC、スマホなどの端末で一斉に着信します。また、特定端末のみ呼び出す設定も可能なため、フレキシブルに対応できるクラウドPBXです。
使用できる電話番号は03・06などの全国の局番、050番号、0120や0800のフリーダイヤルなどで、代表、通販窓口、支店など複数設定し、運用することができます。
拠点間、外出中の社員への内線通話が無料であることはもちろん、携帯電話・国際電話網を使用しないため、発信時の通話料金は固定電話への発信の場合3分8円からと格段に安く運用できます。
さらに、誰からどこの電話番号宛てにかかってきたかを表示する機能や、留守番電話に録音された音声をMP3形式でメール添付して送信する機能も基本機能として備わっています。
ナイセンクラウドのオプション
ナイセンクラウドは電話業務を効率化するためのオプション機能も充実しています。
モニタリング＆ウィスパリング機能は、お客様とスタッフのやり取りを聞きながらスタッフへアドバイスを伝えられる機能で、アドバイスの内容はお客様には聞こえません。
また、設定した電話の発着信ともに全通話を録音する機能もあります。音声データは3ヶ月間または100時間程度録音でき、ダウンロードも可能です。
さらに、音声ガイダンス機能も利用でき、商品についての質問は「1」を、採用についての質問は「2」を、などの要件別の設定を行えばスムーズに担当部署へ繋ぐことができます。
その他詳しくは紹介動画やサービスサイトをご覧ください。
ナイセンクラウドの料金プラン
ナイセンクラウドの料金プランはライト、ペア、プロの3種類あります。ライトは1人向けの企業、ペアは1～2人向けの企業、プロは中規模向けの企業に対応しています。
◎ライト
初期費用 10,000円
月額費用 2,000円
内線端末台数 1台
◎ペア
初期費用 10,000円
月額費用 5,000円
内線端末台数 2台
◎プロ
初期費用 10,000円
月額費用 10,000円
内線端末台数 5台～
5内線以上は1内線ごとに1,000円加算されますが、内線数に応じた割引率が適用されます。
実際にどのくらいの費用が掛かるか気になる方は自動見積もりや個別見積もりをご利用ください。
ビジネスフォンは導入前にしっかり検討を！
この記事ではビジネスフォンについて解説するとともに、ビジネスフォンよりお得なクラウドPBXと呼ばれるサービスを説明しました。ビジネスフォンは企業にとってなくてはならないツールですが、クラウドPBXを導入することでさらに柔軟な電話対応の環境を構築できるうえに、コストを抑えて運用できます。
数あるクラウドPBXサービスの中でも「ナイセンクラウド」は充実した機能とシンプルな料金体系が特徴のクラウドPBXです。これから自社の電話体制を構築しようと検討されている方は、ナイセンクラウドの導入をご検討ください。