固定電話で留守電機能を使う方法やメリット・デメリット、おすすめのクラウドPBXを解説
現代社会では電話はビジネスシーンにおいても、個人においても、欠かせないツールの一つです。しかし、常に電話に出られるわけではありません。そこで活躍するのが留守番電話機能です。
従来の固定電話とは別に、近年注目を集めているのがクラウドPBXと呼ばれるサービスです。クラウドPBXはインターネット回線を利用した電話システムであり、留守番電話機能をはじめ、さまざまな機能を提供しています。
本記事では、固定電話とクラウドPBXにおける留守番電話機能について、それぞれの特徴、メリット・デメリット、おすすめのサービスなどを解説していきます。
留守電とは
留守番電話とは、不在時に着信した電話のメッセージを録音できる電話機、またはサービスのことです。略称は「留守電（るすでん）」と呼ばれています。留守番電話は電話が着信すると自動的に応答し、あらかじめ録音しておいた音声でメッセージを流します。その後、相手からのメッセージを録音することができます。留守番電話の基本的な仕組みは以下の通りです。
- 受信:電話がかかってきたときに、一定の回数の呼び出し音の後に自動的に応答する。
- 応答メッセージ:あらかじめ録音されたメッセージが再生され、発信者にメッセージを残すように促す。
- 録音:発信者がメッセージを録音する。
- 通知:留守番電話にメッセージが残されたことを電話の所有者に知らせる。
- 再生:所有者がメッセージを再生して確認する。
現代のスマートフォンでは、留守番電話機能は通常、携帯電話キャリアによって提供されるボイスメールサービスの一部として利用されています。また、一部のインターネット電話サービスやアプリにも留守番電話機能が組み込まれています。
留守電機能の種類
ここでは、主な留守電機能の種類について紹介します。
固定電話機本体に機能があるタイプ
固定電話機本体に留守番電話機能が搭載されているタイプは、最も一般的な形態の一つです。このタイプの電話機には、録音と再生のための機能が内蔵されており、電話機自体が留守番電話メッセージを管理します。電話がかかってきて一定の回数の呼び出し音が鳴った後、あらかじめ録音された応答メッセージが再生されます。その後、発信者がメッセージを録音できるようになります。
このタイプの留守番電話機能の利点は、設定が比較的簡単で、特別な機器やサービス契約が不要な点です。また、メッセージは電話機本体のメモリに保存されるため、インターネットや外部サービスへの依存がありません。
ただし、メモリ容量には限りがあり、録音できるメッセージの数や時間が制限される場合があります。また、メッセージの確認は電話機の前で行う必要があり、遠隔地からのアクセスが難しいことがデメリットといえます。
主装置で留守電を設定するタイプ
主装置で留守番電話機能を設定するタイプは、オフィスや企業などで多く使用されるシステムです。このタイプでは、複数の内線電話が主装置（PBX：Private Branch Exchange）に接続されており、留守番電話機能もこの主装置により集中管理されます。電話がかかってきた際、一定の呼び出し音の後に、主装置が応答メッセージを再生し、メッセージを録音します。
このシステムの利点は、メッセージの集中管理と全体の効率的な運用が可能な点です。全てのメッセージが主装置に保存されるため、各内線電話でメッセージを個別に管理する必要がありません。また、主装置を通じて、遠隔地からのメッセージアクセスや、音声データの長期保存が可能な場合もあります。
一方で、このシステムの導入には初期投資が必要であり、設定やメンテナンスには専門的な知識が求められることがデメリットといえるでしょう。
後付け装置で留守電機能を付与するタイプ
後付け装置で留守番電話機能を付与するタイプは、既存の電話機に留守番電話機能を追加するための便利なソリューションです。このタイプの装置は、電話機と電話回線の間に接続され、留守番電話機能を提供します。電話がかかってきて一定の回数の呼び出し音が鳴った後、この装置が応答メッセージを再生し、発信者がメッセージを録音できるようにします。
このタイプの利点は、既存の電話機をそのまま使用しながら、留守番電話機能を手軽に追加できる点です。新しい電話機を購入する必要がなく、比較的低コストで導入できるため、特に家庭や小規模オフィスでの利用に適しています。また、設定も簡単で、特別な技術や専門知識を必要としません。
一方、後付け装置には、メモリ容量の制限やメッセージの管理機能が限定的である場合があります。また、装置の品質や機能は製品によって異なるため、選定時には信頼性の高い製品を選ぶことが重要です。後付け装置は、手軽に留守番電話機能を追加したい場合に最適な選択肢といえます。
固定電話で留守電機能を利用するメリット
ここでは、固定電話で留守電機能を利用するメリットを紹介します。
機会損失を防ぐ
留守電機能を導入することで、電話に出られなかった場合でも相手の用件を伝えてもらうことができます。例えば、外出先や会議中などで電話に出られない場合でも、留守電にメッセージを残しておいてもらえれば、相手は用件を伝え、折り返しの連絡を待つことが可能です。
もし留守電機能がなければ、電話に出られなかった場合、相手は用件を伝えられずに電話を切ってしまうでしょう。その結果、重要な連絡を取り逃がしたり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
複数の着信に対応できる
留守電機能があれば、複数の着信に同時に対応できます。例えば、電話が立て続けにかかってきた場合でも、留守電機能がそれぞれに対応してくれるので、電話に出られない間に大切な用件を逃してしまうことはありません。
また、留守電に録音されたメッセージを後から確認することで、どの順番で電話がかかってきたのかを確認することも可能です。
コスト削減
留守電機能を利用することで、電話代を節約できます。例えば、留守番電話サービスを利用すれば、月額料金で留守電機能を利用可能です。
また、留守電機能があれば、電話に出られない間に何度も電話をかけてくる相手への対応にかかる時間を減らせるでしょう。
固定電話で留守電機能を利用する際のデメリット・注意点
ここでは、固定電話で留守電機能を利用する際のデメリットを紹介します。
記録できる時間、通話数に限りがある
留守電機能には、記録できる時間や通話数に制限があります。サービスや機種によって異なりますが、一般的には数分～数十分の録音時間、数十件～数百件の通話数を記録することが可能です。録音時間や通話数が制限を超えると、古いメッセージが上書きされて消去されてしまう可能性があります。
重要なメッセージを逃さないようにするためには、定期的に留守電を確認し、不要なメッセージは消去することが大切です。
外出先からは確認できない
固定電話の留守電機能は、基本的には自宅やオフィスなどの設置場所にある電話機でしか確認できません。外出先から留守電を確認したい場合は、オプションサービスを利用する必要があります。オプションサービスには、以下のものがあります。
- 留守電転送サービス:着信した電話を携帯電話などの別の番号に転送し、音声で確認できます。
- 留守電お知らせサービス:留守電にメッセージが録音されたことをメールやSMSで知らせることができます。
ただし、オプションサービスを利用するには、月額料金がかかります。
固定電話で留守電機能を利用する方法
固定電話で留守電機能を利用するには、主に以下の3つの方法があります。
留守電機能付き固定電話を使う
留守電機能付きの固定電話を購入することで、簡単に留守電機能を利用することができます。留守電機能付きの固定電話には、さまざまな機種があります。録音時間や機能、デザインなどを比較して、自社に合ったものを選びましょう。
留守電装置を使う
すでに固定電話を持っている場合は、留守電装置を購入することで、留守電機能を追加できます。留守電装置には、電話回線に接続するタイプと、電話機に接続するタイプがあります。自社に合ったものを選びましょう。
クラウドPBXを使う
クラウドPBXは、インターネット回線を利用した電話システムです。留守電機能をはじめ、さまざまな機能を提供しています。クラウドPBXを利用すれば、外出先でも留守電を聞いたり、AIによる留守電の自動文字起こしが利用できたりするなど、他の方法よりも便利な留守電機能を利用できます。
固定電話で留守電を使うならナイセンクラウドがおすすめ
クラウドPBXサービスの中でも、特にナイセンクラウドがおすすめの理由は以下の通りです。
03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、03や06、0120などの希望の局番で発着信可能です。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズに行えるでしょう。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信可能です。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応ができます。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、幅広い端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べます。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用可能です。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
固定電話で留守電機能を利用することは、機会損失を防ぎ、複数の着信に対応し、コスト削減につながります。ビジネスシーンにおいても、個人においても、留守電機能は非常に便利な機能といえるでしょう。
ナイセンクラウドは、コスト削減、利便性、拡張性、豊富な機能、サポート体制など、多くの面で優れているクラウドPBXサービスです。固定電話の代替手段として、ぜひナイセンクラウドを検討してみてはいかがでしょうか。