ビジネスフォンならVoIPを活用しよう！VoIPで内線構築するメリット
電話というのは、ビジネスシーンにおいては今もコミュニケーションツールとして主力であり続けています。個人規模ではスマートフォンが普及し、電話回線ではなくインターネット回線を使った通話も様々なアプリでできるようになる中、企業ではまだまだ固定電話による電話運用が主流です。そうした固定電話による企業向け電話運用において従来広く導入されていたのが「ビジネスフォン」です。
ビジネスフォンは複数の電話回線と固定電話機を一元管理するするシステムですが、近年ではこの仕組みをインターネット回線による運用に切り替えた画期的なシステムが話題になっています。
今回は、従来型のアナログ電話回線での運用の代表例であるビジネスフォンと、インターネット回線を利用した通話システム（VoIP）について解説します。今後新しく構築するならどちらがおすすめなのかや、現在ビジネスフォンを導入している企業に向けてビジネスフォンとVoIPを両立させる方法も含めて解説しますので、新旧それぞれの特徴を知った上でどの電話運用を選択するかを検討してみてください。
ビジネスフォンとは
従来企業に広く導入されていた「ビジネスフォン」とは、簡単に説明すると、企業が持つ限られた回線を複数の電話機で共有するシステムです。より詳しく説明するとするなら、複数の回線・電話機を一元管理する役割を持ち、システムの頭脳となる「主装置（PBX）」を社内に物理的に設置し、回線と電話機を全て主装置に有線接続することで、複数の回線を必要に応じて電話機に割り振ったり転送したりして、一元的に管理しながら運用できるというものです。
主装置を社内に設置し、固定電話機と電話回線すべてが有線接続されていることによって、便利な運用ができるようになります。たとえば、会社代表番号など特定の電話番号宛ての複数の問い合わせを複数の固定電話機で同時並行で捌いていくことが可能になったり、ワンボタンで電話を別の電話機に取り次いだり、社内の電話機同士で内線通話をしたりといった、私たちが何気なく行っている企業内での電話業務はすべてビジネスフォンの賜物といっても過言ではないのです。
VoIPとは
VoIPとは、「Voice over Internet Protocol」の略で、「ブイオーアイピー、ボイップ、ボイプ」などと読みます。
「Voice over」は通話を指し、「Internet Protocol」は、インターネット回線を使った通信規格や通信手順を意味する言葉で、IPアドレスやIPネットワークの「IP」も同様の意味合いを持っています。要は、VoIPとは名前そのまま「インターネット回線を使った通話」という意味です。
つまり、先ほど紹介したビジネスフォンがアナログ電話による、固定電話回線での電話運用であるのに対して、VoIPはインターネット回線を使った電話運用ということです。このVoIPの例としては「IP電話」や、「LINE」「Skype」などのオンライン通話アプリ、「クラウドPBX」などがあります。
現在では徐々にではありますがIP電話をはじめとしたVoIPによる電話運用を行う企業も増えています。しかし、数としてはまだまだ固定電話回線での運用が多数派です。
ビジネスフォンとVoIPを両立するならVoIPゲートウェイが必要
現時点では、上述の通りまだまだ固定電話での電話運用が主流ではあります。しかし、NTTが既に発表している通り、2025年までには設備の老朽化を理由としてすべてのアナログ固定電話が廃止され、VoIPに全移行するという計画が既に動き出していますから、近い将来には従来型のビジネスフォン運用は先細りしていくと考えられています。
そうした中で、どうせ廃止されるとしてもいきなり変換するのでは不慣れな運用がトラブルの素になってしまうでしょう。そこで、ビジネスフォンとVoIPを両立しながら段階的に導入しようという動きもあります。そうした時に必要になるのが「VoIPゲートウェイ」と呼ばれる機材です。
VoIPゲートウェイは、簡単に言うと電話の伝送経路の間に割り込んで、相手先の使っている回線に応じて、相手先でちゃんと通話音声に復元できる方式に変換してくれる機械です。
たとえば、ビジネスフォンからIP電話への通話だった場合に、ビジネスフォンのままでは本来アナログの音声信号を電話回線に載せて伝送するのですが、それではIP電話側では聞き取れない信号になってしまいます。そこでビジネスフォンとIP電話の間に入り、通話音声を信号に変えたあと、更にそれをIP電話で聞き取れる「音声パケット」と呼ばれるデジタルデータに再変換するのが、VoIPゲートウェイの役割です。逆にIP電話から固定電話への通話の場合も、音声パケットに変換されたデータをアナログ音声信号に再変換して、固定電話へと伝送します。
VoIPゲートウェイを設置しておけば、従来のビジネスフォンを維持したまま、一部の部署やコールセンターだけをIP電話に置き換えるといった、固定電話とIP電話を両立させて運用することも可能になります。
ビジネスフォンでVoIPを利用するよりクラウドPBXがおすすめ
現在、ビジネスフォンは色々な面で今の世の中にはそぐわなくなっています。すでに、個人間では携帯電話が普及し、LINE通話などVoIPを使った通話が一般的となっており、電話をどこへでも持ち運べるのが当たり前になっていることもそうですが、感染症拡大が懸念される世の中において、「オフィスへの出勤」というスタイル自体が時代に合わないことも大きくなっています。
「固定の主装置をオフィスに設置して、複数の固定電話を一元管理する」というのは、オフィスへの出勤が当たり前だった時代でこそメリットがありましたが、人々がグローバルに動き回ることが増え、多様な働き方のニーズが高まっている今では逆に不都合が多くなっているのです。そして、その不都合をすべて解消する方法こそがVoIPを利用した新たな形の企業向け電話システム「クラウドPBX」なのです。
ここでは、「クラウドPBX」の仕組みとメリットについて解説していきます。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、簡単に説明すると、既に説明したビジネスフォンのシステムを、クラウド環境での運用に転換したサービスです。具体的には、ビジネスフォンのシステムを担う主装置を社内に設置せずクラウド上に設置し、固定電話機をインターネット通信が可能なデバイス（携帯電話やスマートフォン）に置き換えています。物理的装置はその場に設置せず、運用には持ち運べるデバイスを使うことで物理的拠点に縛られない形でビジネスフォンと同様の運用ができる、これがクラウドPBXの特徴なのです。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXは、物理的拠点に縛られることなく、クラウド上にある主装置と、持ち運び可能なデバイスで運用するシステムであると説明しました。実はこの「場所に縛られない」というメリットこそ、クラウドPBXの最大のメリットであり、クラウドPBXのメリットすべてに通底する最大の特徴でもあるのです。
場所に縛られずに運用できるクラウドPBXには、以下のような様々なメリットがあります。
- 外出中や出張中でも会社用の電話番号での発着信や電話の取次ぎが可能
- 外線や国際電話を使用することなく、離れた拠点間や海外拠点との連絡で内線通話ができる
- 会社に縛られずどこででも電話運用ができるので、テレワークや在宅勤務などの導入も可能になる
- 物理的設備を設置しないので、工事など設置に際する費用やメンテナンス・修理といった保守管理の費用などがかからない
- VoIPを利用しているので通話料も固定電話より安く済む
- スマートフォンや携帯電話のほか、パソコンやタブレット端末など様々なデバイスに対応しているので柔軟な運用が可能
クラウドPBXの導入手順
さて、以上のように色々なメリットのあるクラウドPBXですが、これほどメリットがあるサービスならすぐにでも導入したいと思う方も多いのではないでしょうか。しかし、クラウドとかVoIPとか、とにかく用語が難しそうで、情報系の知識がないと設定とか導入が難しそう……という不安もあるかもしれません。しかし実際には、クラウドPBXの導入手順は驚くほど簡単です。ここからは、クラウドPBXの導入手順を解説していきます。
ベンダーと契約する
物理的設備が不要な分、パソコンやサーバーなどの設定が代わりに難しいんじゃないか、という誤解は多くあります。クラウドサービスというと、「SaaSやIaaSなど難しい言葉が色々出てきて理解が大変そうだし、会社に専門知識を身に着けたエンジニアを呼んで高度な技術でパソコンを駆使してあちこち設定をいじらなければならないんじゃないか……」など不安に思いがちですが、そこはご安心ください。
実際に必要な導入手順の第一歩は、「クラウドPBXを提供しているベンダーと契約する」これだけです。あっけにとられているかもしれませんが、携帯電話でいう大手キャリア、インターネットの固定回線でいうプロバイダなどと契約する感覚と一緒で、言ってしまえば本当に単純に契約書類にサインするだけです。専門知識は何も必要ありません。
開通までの日数は会社の規模やどのくらいの回線が必要かなどの契約条件によって異なりますが、早いベンダーでは1日～1週間程度で開通してくれます。
ベンダーの指示に従って端末の設定を行う
ベンダーとクラウドPBXの通信契約を締結し、開通のお知らせがきたら、同時に端末の設定の指示書が届くので、その通りに設定作業を進めましょう。システム管理者に任せるのか、社員自身が設定を行うのかは自由です。システム管理者は端末側の設定の他に、別途管理画面にアクセスして所定の設定が適用されているかを確認しつつ、管理画面上で会社の都合に合った着信設定などを行わないといけないので、端末については社員自身で設定を行うほうがいいかもしれません。
多くのクラウドPBXでは、スマートフォンでの運用が一般的となっており、スマートフォンなどの本来は電話回線を使って通話をするデバイスでVoIPでの通話ができるようにするために「ソフトフォン」と呼ばれるアプリをインストールする必要があります。基本的には端末の設定の大部分は、このソフトフォンのインストールと設定といっても過言ではありません。
まずは使用予定のデバイスにソフトフォンアプリをインストールしますが、インストールまでの流れは通常のSNSアプリやゲームアプリなどと同じで、AppStoreやGooglePlayストアなどからインストールするのが一般的です。
そして、アプリを開いて細かい通信設定を行いますが、それもベンダー側から送られてきた指示書通りの文字列を入力するなど、説明通りに行えばいいので、簡単です。
ビジネスフォンからVoIPに移行するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してクラウドPBXを導入することができます。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
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ビジネスフォンをより便利にするならVoIPを活用しよう
ビジネスフォンとVoIPについて解説しました。
アナログ電話回線とVoIPのどちらを使うかは、今の時点では会社の都合で選ぶことができますし、選択は自由です。しかし既に、2025年までに設備の老朽化を理由にすべてのアナログ電話回線を廃止し、VoIPに一本化する計画がNTTから発表されているので、アナログ電話でのビジネスフォンのような運用を選んだとしても、結局は近い将来、VoIPへの変更を迫られることになります。
また、ビジネスフォンの導入には安くて数十万～高くて数百万に及ぶ膨大なコストがかかることもネックです。いずれ終わってしまううえにコストなどのデメリットの多いサービスをわざわざ選ぶ理由があるかどうかは疑問ですよね。
もしクラウドPBXに興味をもっていただけましたら、他の記事も読んでみて情報を集めてから、クラウドPBXの導入を検討してみてください。